內(nèi)部控制手冊- 應(yīng)付款管理

應(yīng)付款管理概述規(guī)定了XX市XX股份有限公司及其下屬公司有關(guān)涉及采購款項(xiàng)的申請、審批、付款、賬務(wù)記錄、對賬、賬齡分析的工作流程，旨在確保按時支付供應(yīng)商款項(xiàng)，確保應(yīng)付賬款財務(wù)信息真實(shí)性以及確保資金安全等。適用范圍適用于XX市XX股份有限公司及其下屬公司。相關(guān)制度《采購付款方式管理》《資金管理暫行規(guī)定（修訂）》職責(zé)分工采購部：負(fù)責(zé)與供應(yīng)商對賬，提交付款申請，并通知供應(yīng)商結(jié)款。財務(wù)部：負(fù)責(zé)應(yīng)付賬款核算，發(fā)票匹配與管理，并根據(jù)采購付款申請和銀行結(jié)算制度辦理應(yīng)付賬款的結(jié)算，確保應(yīng)付賬款、預(yù)付賬款的準(zhǔn)確性?？偨?jīng)理/分管副總：對付款申請單的付款事項(xiàng)、金額等的合理性進(jìn)行審核。

流程圖控制矩陣風(fēng)險編號風(fēng)險描述控制措施編號控制類型控制措施應(yīng)用系統(tǒng)控制控制頻率（隨時/日/周/月/季/年）控制實(shí)施證據(jù)對應(yīng)制度/管理辦法應(yīng)用系統(tǒng)控制所屬模塊系統(tǒng)控制措施7.6-R1采購付款時，會計人員未根據(jù)所購物品仔細(xì)核對相應(yīng)的請購單、采購合同、采購訂單、入庫單及發(fā)票等原始憑證，僅憑其中一份或部分單據(jù)就確認(rèn)付款，付款審批程序不嚴(yán)，可能導(dǎo)致財務(wù)審核單據(jù)不全，造成付款金額有誤，或采購人員偽造、與供應(yīng)商竄通編造相關(guān)票據(jù)騙取貨款，造成公司資金損失7.6-C2發(fā)現(xiàn)性采購人員應(yīng)根據(jù)采購合同規(guī)定時間申請付款，由部門領(lǐng)導(dǎo)及分管副總審批確認(rèn)（付款金額大的按權(quán)限須經(jīng)總經(jīng)理審批確認(rèn)），財務(wù)部會計人員應(yīng)仔細(xì)核對物流部提供的采購合同、采購訂單、入庫單及發(fā)票等所有單據(jù)以及經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)的審批單后提交財務(wù)經(jīng)理審批確認(rèn)，經(jīng)審核后移交出納進(jìn)行付款月采購合同；

采購訂單；

到貨單；

入庫單；

驗(yàn)收報告；

采購發(fā)票7.6-PR1貨款支付權(quán)責(zé)不清，可能導(dǎo)致貨款支付管理混亂，造成公司資金使用風(fēng)險7.6-C3預(yù)防性財務(wù)部對應(yīng)付款項(xiàng)的形成和支付履行會計監(jiān)督職能，定期同往來單位和業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員核對賬目，提示相關(guān)業(yè)務(wù)部門支付款項(xiàng)，并按會計制度進(jìn)行應(yīng)付款項(xiàng)的核算和管理年應(yīng)付賬款管理制度7.6-PR2貨款支付業(yè)務(wù)全程由一人負(fù)責(zé)辦理，無他人監(jiān)督檢查，可能導(dǎo)致資金截留風(fēng)險7.6-C4預(yù)防性明確應(yīng)付賬款的財務(wù)賬錄入、審核職責(zé)分工，明確應(yīng)付賬款付款申請及審批流程制度年財務(wù)人員職責(zé)分工；

付款審批流程7.6-PR3款項(xiàng)支付未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批，可能導(dǎo)致公司資金流失，影響資產(chǎn)保全目標(biāo)7.6-C5預(yù)防性采購付款申請應(yīng)當(dāng)進(jìn)行會簽，確認(rèn)付款供應(yīng)商、金額、銀行資料，并提交采購部負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理審核后方可提交財務(wù)部請求付款年付款申請單7.6-PR4款項(xiàng)支付前未核對相關(guān)表單票據(jù)，可能導(dǎo)致付款金額與相關(guān)單據(jù)不匹配，造成公司資金損失7.6-C6A預(yù)防性訂有采購合同的，由采購人員參照合同規(guī)定的時間、方式及金額申請付款年采購合同7.6-C6B預(yù)防性申請付款時，由采購人員填寫物資采購付款申請單，交部門負(fù)責(zé)人與公司領(lǐng)導(dǎo)審核，審核確認(rèn)后移交財務(wù)部確認(rèn)年付款申請單7.6-C6C預(yù)防性應(yīng)付賬款會計核對物資采購付款申請單及相關(guān)表單（包括采購訂單、采購合同、供應(yīng)商發(fā)票、驗(yàn)收入庫單等）確認(rèn)之后，提交財務(wù)經(jīng)理及分管領(lǐng)導(dǎo)年財務(wù)記賬憑證及附件7.6-C6D預(yù)防性經(jīng)財務(wù)經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理審核后，在付款申請單上簽字確認(rèn)同意付款年領(lǐng)導(dǎo)審批單7.6-PR5緊急付款審批無領(lǐng)導(dǎo)書面審批單據(jù)且事后未補(bǔ)辦審批程序，可能導(dǎo)致重復(fù)支付款項(xiàng)，造成公司資金損失7.6-C7A預(yù)防性因財務(wù)部門負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)不在且發(fā)生緊急付款時，應(yīng)由會計人員電話通知財務(wù)經(jīng)理及分管領(lǐng)導(dǎo)并獲取領(lǐng)導(dǎo)口頭付款確認(rèn)年7.6-C7B預(yù)防性付款人員辦理付款手續(xù)并保管好所有相關(guān)付款憑證及審核資料年財務(wù)記賬憑證及附件7.6-C7C預(yù)防性待財務(wù)部門負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)回公司之后，付款人員將所有該筆付款記錄有關(guān)的付款憑證及辦理付款手續(xù)的資料提交領(lǐng)導(dǎo)審核并補(bǔ)辦領(lǐng)導(dǎo)審批程序年付款申請單7.6-PR6貨款支付不及時，可能導(dǎo)致供貨方扣押貨物，影響企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營以及供應(yīng)商合作關(guān)系7.6-C8A預(yù)防性采購部門和會計人員應(yīng)定期核對付款信息，包括采購合同付款日期，應(yīng)付款往來賬等，確認(rèn)已到期貨款支付完畢年應(yīng)付賬款明細(xì)賬7.6-C8B預(yù)防性收到供應(yīng)商或客戶催款通知的，采購部門應(yīng)及時向部門領(lǐng)導(dǎo)及分管領(lǐng)導(dǎo)審批付款年付款申請單7.6-C8C發(fā)現(xiàn)性因逾期未付款造成公司損失的，追究相關(guān)人員責(zé)任并視損失情況給予相應(yīng)的懲罰年7.6-PR7發(fā)生采購?fù)素洉r，采購部門未及時與財務(wù)部溝通，可能導(dǎo)致財務(wù)部多支付款項(xiàng)，造成公司資金損失7.6-C9A預(yù)防性因所購物資產(chǎn)生質(zhì)量問題等原因發(fā)生退貨時，由使用部門填寫退貨通知單通知采購人員辦理退貨年退貨通知單7.6-C9B預(yù)防性采購人員辦理退貨的同時應(yīng)及時通知供應(yīng)商或客戶以及公司財務(wù)部門，確認(rèn)退貨數(shù)量及金額年退貨通知單7.6-C9C預(yù)防性退貨后由采購人員將退貨單據(jù)交給財務(wù)，財務(wù)部核對單據(jù)確認(rèn)后進(jìn)行會計處理年財務(wù)記賬憑證及附件7.6-PR8應(yīng)付賬款核算不準(zhǔn)確、不及時，可能導(dǎo)致公司財務(wù)信息不真實(shí)、不完整7.6-C10A預(yù)防性采購部在收到供應(yīng)商或客戶發(fā)票后應(yīng)當(dāng)及時提交給財務(wù)部并申請付款年購貨物資發(fā)票7.6-C10B預(yù)防性會計人員須審核采購合同、供貨發(fā)票、驗(yàn)收單等原始憑證，審核無誤后進(jìn)行賬務(wù)處理，編制應(yīng)付賬款憑證，主管會計復(fù)核記賬憑證的金額與所附單據(jù)是否相符、使用會計科目是否正確，復(fù)核無誤后簽章確認(rèn)年財務(wù)記賬憑證及附件7.6-C10C預(yù)防性會計人員對資金支付審批表、供應(yīng)商發(fā)票或收據(jù)以及支票存根或銀行轉(zhuǎn)賬單等相關(guān)原始單據(jù)審核無誤后編制付款憑證，經(jīng)財務(wù)經(jīng)理復(fù)核付款憑證并簽章確認(rèn)年財務(wù)記賬憑證及附件7.6-PR9財務(wù)人員未定期與業(yè)務(wù)人員核對應(yīng)付款發(fā)生額及余額，可能導(dǎo)致應(yīng)付款項(xiàng)賬實(shí)不符，資金管理混亂7.6-C11A發(fā)現(xiàn)性每月由采購人員將采購訂單等臺賬記錄與會計人員應(yīng)付賬款余額及發(fā)生額進(jìn)行核對月采購訂單；

應(yīng)付賬款明細(xì)賬7.6-C11B發(fā)現(xiàn)性核對無誤后由主管會計簽字確認(rèn)后進(jìn)行結(jié)賬，核對存在差異的原因及時查找差異原因并進(jìn)行調(diào)賬，調(diào)整后經(jīng)主管會計確認(rèn)無誤后結(jié)賬年應(yīng)付賬款明細(xì)賬；

差異原因分析7.6-PR10財務(wù)人員未定期與供應(yīng)商核對付款信息，可能導(dǎo)致應(yīng)付款項(xiàng)賬實(shí)不符，資金管理混亂7.6-C12A發(fā)現(xiàn)性采購部應(yīng)當(dāng)定期與供應(yīng)商對賬年應(yīng)付賬款對賬單7.6-C12B發(fā)現(xiàn)性在對賬前應(yīng)當(dāng)先和財務(wù)部應(yīng)付賬款明細(xì)賬核對，確保對賬單上金額與財務(wù)賬面金額一致年應(yīng)付賬款對賬單；

應(yīng)付賬款明細(xì)賬7.6-C12C發(fā)現(xiàn)性供應(yīng)商的對賬單應(yīng)當(dāng)及時反饋至財務(wù)部。如果有差異，財務(wù)部門負(fù)責(zé)聯(lián)系采購部人員查明原因年差異原因分析7.6-C12D發(fā)現(xiàn)性經(jīng)雙方對賬人員簽字確認(rèn)的對賬單應(yīng)由采購部及財務(wù)部人員保管年應(yīng)付賬款