試論檔案管理信息化建設(shè)工作

PAGEPAGE1試論檔案管理信息化建設(shè)工作一、數(shù)字化包括對所存通過人工錄入或制成電子文件，也可將檔案歸入電子制成圖形文本，最后刻錄在光盤上，建成數(shù)據(jù)庫。檔案的數(shù)字化，將為自動化檢索，為開發(fā)利用、為實(shí)現(xiàn)檔案資源共享提供優(yōu)質(zhì)、高效、快捷的服務(wù)。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展，檔案數(shù)字化需求越來越多，專業(yè)化水平也越來越凸顯。利用檔案系統(tǒng)對檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，是實(shí)現(xiàn)信息資源共享和提高檔案利用水平的有效途徑。在數(shù)字化實(shí)踐過程中，檔案數(shù)字化并非十全十美，有些工作做得不盡如人意，常出現(xiàn)掃描質(zhì)量差、加工流程不合理、功能不全面、系統(tǒng)流程復(fù)雜、后期維護(hù)難以為繼等問題，影響了檔案管理質(zhì)量的長期性，這些都是檔案數(shù)字化實(shí)踐中需要解決的問題。做好檔案數(shù)字化實(shí)施前期的調(diào)研分析。調(diào)研本單位檔案和檔案工作現(xiàn)在狀況，是檔案數(shù)字化工作開展的前提和基礎(chǔ)。首先，調(diào)查本單位現(xiàn)存檔案的年代、數(shù)量、檔案類型、載體形態(tài)、管理現(xiàn)在狀況、庫房管理情況，用以確定檔案數(shù)字化項(xiàng)目所需資金，以及在檔案數(shù)字化加工中需要進(jìn)行的各項(xiàng)工作，如是否需要重新整理、排列立卷、裝盒等。其次，調(diào)查本單位檔案工作情況，如檔案信息化狀況，檔案歸檔、借閱及銷毀流程、文件的運(yùn)轉(zhuǎn)流程、秘密文件的管理、公文的信息化運(yùn)轉(zhuǎn)情況以及這些檔案工作中存在的問題等，這些情況將直接決定檔案數(shù)字化工作的任務(wù)和需要達(dá)到的目標(biāo)。通過兩方面的分析，針對現(xiàn)實(shí)管理情況，提出需要解決的問題，確定需要達(dá)到什么樣的目標(biāo)，如，是否需要開發(fā)檔案管理系統(tǒng)、是否需要信息部門的支持等，從而確定需要什么樣物質(zhì)、資金支持等。檔案數(shù)字化是一個系統(tǒng)工程，當(dāng)下，由于檔案數(shù)字化缺少統(tǒng)一指導(dǎo)，缺少各種標(biāo)準(zhǔn)，制約了檔案數(shù)字化的有序進(jìn)行，(紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范〕頒布實(shí)施后，這個規(guī)范有效地指導(dǎo)了紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作中的技術(shù)實(shí)踐，對我們開展檔案數(shù)字化提供參考的準(zhǔn)繩。有些地方根據(jù)實(shí)際需要，已經(jīng)制訂了或正在制訂各自的制度，如某省出臺的(浙江省省直單位紙質(zhì)檔案數(shù)字化實(shí)施細(xì)則〕及(浙江省檔案館紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果接收暫行辦法〕。北京市2011年4月1日起實(shí)施(檔案數(shù)字化規(guī)范〕，正式成為地方標(biāo)準(zhǔn)。通過熟悉、領(lǐng)會這些標(biāo)準(zhǔn)，將規(guī)范并促進(jìn)地方檔案數(shù)字化工作，對推進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用、保證檔案實(shí)體和信息安全具有指導(dǎo)意義。同時，還要對當(dāng)下的檔案數(shù)字化先進(jìn)技術(shù)有所了解。通過走訪檔案數(shù)字化工作優(yōu)秀單位，我們既能吸取他們的成功經(jīng)驗(yàn)，也能彌補(bǔ)他們的不足之處。通過了解他們檔案數(shù)字化的業(yè)務(wù)流程、檔案系統(tǒng)的功能和檔案數(shù)字化過程中的注意事項(xiàng)，熟悉檔案數(shù)字化最前沿的技術(shù)，了解當(dāng)下檔案數(shù)字化的最新進(jìn)展情況，總結(jié)檔案系統(tǒng)功能的優(yōu)缺點(diǎn)，為更好地做好檔案數(shù)字化工作提供借鑒和參考。檔案信息化建設(shè)符合需求與活動規(guī)律。信息化導(dǎo)致檔案數(shù)量劇增，檔案載體呈現(xiàn)多樣性，檔案內(nèi)容分散交叉，檔案部門必須改變傳統(tǒng)管理方法，一方面由于社會信息量的激增和新型載體的，不宜用傳統(tǒng)的方法來管理檔案；另一方面由于社會對檔案信息的需求不斷增加，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能完全滿足這種需要。國家行業(yè)電子政務(wù)和電子業(yè)務(wù)的普遍，大大拓寬了檔案信息的服務(wù)空間，對檔案資源服務(wù)的內(nèi)容和方式提出了更新更高層次層次的要求，促使檔案工作跳出傳統(tǒng)的狹窄思維，適應(yīng)社會發(fā)展，改變管理理念，創(chuàng)新服務(wù)方式，利用現(xiàn)代信息技術(shù)搭建數(shù)字化、化的信息服務(wù)平臺，有效積累和儲備國家信息資源，真實(shí)保存社會記憶，實(shí)現(xiàn)更大范圍和更多種類的檔案信息資源互補(bǔ)與共享，以適應(yīng)社會發(fā)展和國家信息化建設(shè)的需要。二、制定實(shí)際可行的檔案電子化前期實(shí)施方案是開展檔案數(shù)字化工作的重要環(huán)節(jié)，該項(xiàng)工作直接影響到檔案數(shù)字化工作的效果。檔案管理人員可以從以下方面來進(jìn)行強(qiáng)化：一是與服務(wù)商共同研究編制需求方案。通過分析調(diào)研報(bào)告、工作內(nèi)容，安排好時間、人員，雙方共同進(jìn)行需求調(diào)研、需求分析、需求規(guī)劃，分析并落實(shí)具體內(nèi)容、方式、方案等等，作為檔案管理部門，一方面要核查在技術(shù)層面的先進(jìn)性，這個可以和本單位的信息部門協(xié)同完成。另一方面，是對檔案系統(tǒng)功能、流程及外包的各個微觀目標(biāo)等的溝通和確定?？傊?，業(yè)務(wù)需求，既要符合實(shí)際，又要具有前瞻性和全面性。在功能方面，既要考慮功能滿足自身的要求，又要突出重點(diǎn)，把握關(guān)鍵。在檔案管理系統(tǒng)的功能上要注意如文檔一體化管理、歸檔流程、借閱利用流程、長期保管、安全性能、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等方面內(nèi)容，在微觀目標(biāo)上，對數(shù)據(jù)加工流程各環(huán)節(jié)、著錄格式要求、檢索方式、文件保存格式、查詢等等都需要做詳細(xì)的規(guī)定。同時，應(yīng)該征求各方意見，特別是信息部門和重要業(yè)務(wù)部門的反饋意見，以加強(qiáng)檔案管理的適應(yīng)性。加強(qiáng)檔案數(shù)字化的質(zhì)量，不僅需要對技術(shù)把關(guān)，還需要進(jìn)行制度和管理上的約束，提高檔案管理數(shù)字化的工作質(zhì)量。檔案管理的數(shù)字化涉及到人員、安全、財(cái)物等方方面面的工作，在進(jìn)行檔案數(shù)字化時，檔案部門根據(jù)單位情況制定相應(yīng)的制度，有一套規(guī)范的操作程序。第一，檔案部門應(yīng)要制定出外包工作需要遵循的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，如根據(jù)(關(guān)于移交進(jìn)館檔案質(zhì)量檢查辦法〕(紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范〕等標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)地方標(biāo)準(zhǔn)，制定檔案數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)、著錄細(xì)則、加工流程等，以便外包單位有章可循。檔案部門人員要積極參與數(shù)字化現(xiàn)場的工作，以便發(fā)現(xiàn)問題后及時處理問題，提供各個環(huán)節(jié)工作質(zhì)量和效率。建立第三方審核和三方溝通機(jī)制。第三方審核，類似工程項(xiàng)目中的監(jiān)理方。這個第三方，往往是具備有檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)指導(dǎo)能力的團(tuán)體或個人，一般是檔案行政業(yè)務(wù)人員或檔案學(xué)、信息管理方面的專業(yè)人員。第三方可以采取臨時抽查和不定期檢查的方式進(jìn)行審核，對項(xiàng)目進(jìn)行評估、召開會議、短期培訓(xùn)，對存在的問題提出要求和解決辦法，要求外包商進(jìn)行改正。檔案部門和外包商，在遇到疑難問題時，也可以由第三方來統(tǒng)籌考慮，統(tǒng)一解決。對檔案的出入庫、檔案交接、外包的人員出入、作息時間、工作注意事項(xiàng)，進(jìn)行規(guī)定，建立檔案出入庫表單、工作量表單等，創(chuàng)造良好有序的工作。三、檔案數(shù)字化工作業(yè)務(wù)的流程。檔案數(shù)字化加工的程序繁多，流程大致可分為：提卷、登記、檢查檔案、拆卷、組卷、編頁碼、擬標(biāo)題、核標(biāo)題、整理、掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、掃描數(shù)據(jù)質(zhì)檢、修改、二次質(zhì)檢、著錄標(biāo)引、打印目錄、裝訂〔裝盒〕、還檔、登記、歸檔、備份、抽檢等。由于各個單位的檔案情況不一致，各個環(huán)節(jié)可能是一起進(jìn)行，也可能是分開進(jìn)行，依據(jù)實(shí)際情況確定。但業(yè)務(wù)流程必須能把握環(huán)節(jié)之間的有效銜接，確保各環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)縝密，保證錯誤最小化。項(xiàng)目實(shí)施中，針對每個流程的各個環(huán)節(jié)，形成數(shù)據(jù)表格，形成文本，以便查證。如提卷，需要有提卷單；擬標(biāo)題，需要按規(guī)范擬定，條目清晰，形成