企業(yè)檔案管理制度VIP

版本/修改：2/1檔案管理制度YT-051-20151、總則1.1為規(guī)范公司檔案管理工作，特制定本制度。1.2本制度所稱的檔案，是指公司在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的對(duì)企業(yè)、國(guó)家、社會(huì)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料等歷史記錄。1.3檔案工作是企業(yè)基礎(chǔ)管理工作的組成部分，是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。1.4公司檔案工作必需符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)并接受檔案行政管理部門(mén)的監(jiān)督和指導(dǎo)。1.5公司檔案工作列入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度安排，實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃。1.6公司各類文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作，納入公司有關(guān)部門(mén)職責(zé)范圍和各項(xiàng)管理程序，納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)議事日程，納入行政、生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營(yíng)等各項(xiàng)活動(dòng)和工作安排。2、檔案管理體制2.1公司檔案工作，實(shí)行集中統(tǒng)一管理的檔案管理體制，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一管理。公司設(shè)立檔案管理辦公室，負(fù)責(zé)對(duì)檔案工作的日常維護(hù)、檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)，接受行政部主管領(lǐng)導(dǎo)的管理；各部門(mén)應(yīng)明確檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)，并配備兼職檔案人員形成網(wǎng)絡(luò)，定期開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)。2.2依據(jù)有關(guān)檔案法規(guī)規(guī)定，各部門(mén)和所屬單位形成的文件材料由該部門(mén)負(fù)責(zé)立卷整理和歸檔，并定期向公司檔案管理辦公室移交保管。2.3公司配置庫(kù)房和必要的設(shè)施及愛(ài)護(hù)設(shè)備保管檔案，確保檔案的平安。3、歸檔管理3.1科技檔案3.1.1產(chǎn)品檔案應(yīng)形成資料的歸檔范圍3.1.2產(chǎn)品的生產(chǎn)工藝、操作規(guī)范、生產(chǎn)流程、產(chǎn)品技術(shù)圖紙、技術(shù)數(shù)據(jù)、質(zhì)檢標(biāo)準(zhǔn)、獎(jiǎng)懲措施、應(yīng)急預(yù)案等。3.1.3新品研制安排任務(wù)書(shū)；市場(chǎng)調(diào)研、技術(shù)經(jīng)濟(jì)可行性報(bào)告；新品試制大綱。3.1.4產(chǎn)品投產(chǎn)鑒定、定型報(bào)告、批示；新品研（試）制工作報(bào)告；工藝文件（技術(shù)操作規(guī)程、工藝路途、配方等技術(shù)參數(shù)、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)等），技術(shù)測(cè)試報(bào)告，專家、權(quán)威鑒定、評(píng)估看法。3.1.5產(chǎn)品創(chuàng)優(yōu)申報(bào)資料（上級(jí)主管批示，各級(jí)獲獎(jiǎng)證書(shū)）。3.1.6產(chǎn)品認(rèn)證資料（包括船級(jí)社認(rèn)證、用戶認(rèn)證、國(guó)家強(qiáng)制許可認(rèn)證、體系認(rèn)證等）。3.1.7產(chǎn)品生產(chǎn)重大惡性質(zhì)量事故分析報(bào)告等。3.2設(shè)備檔案應(yīng)形成資料歸檔范圍3.2.1項(xiàng)目前期資料：項(xiàng)目立項(xiàng)；項(xiàng)目合同審批；合同原件及技術(shù)協(xié)議；資質(zhì)材料；決算書(shū)（非閉口價(jià)）等。3.2.1.1交工資料：設(shè)計(jì)合同資料部分：全套設(shè)計(jì)圖、設(shè)計(jì)變更說(shuō)明及變更圖等；本公司立項(xiàng)報(bào)告；招投標(biāo)文件原件；報(bào)價(jià)匯總表[談判說(shuō)明]；回標(biāo)書(shū)[各單位商務(wù)報(bào)價(jià)單]；招標(biāo)項(xiàng)目商談打算表[招標(biāo)、議標(biāo)申請(qǐng)審批表]；談判過(guò)程表[投標(biāo)競(jìng)價(jià)表]；談判結(jié)果報(bào)告[評(píng)標(biāo)報(bào)告]；合同結(jié)算依據(jù)；資質(zhì)材料；項(xiàng)目合同審批；合同原件及技術(shù)協(xié)議。安裝竣工資料部門(mén)：初步設(shè)計(jì)；開(kāi)工報(bào)告；施工組織方案；設(shè)備報(bào)驗(yàn)及設(shè)備進(jìn)場(chǎng)報(bào)驗(yàn)；原材料試驗(yàn)質(zhì)保書(shū)；焊接、探傷、清洗、強(qiáng)度、防腐、密閉性記錄；中間交接驗(yàn)收記錄、分部分項(xiàng)工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定、隱藏工程驗(yàn)收記錄、自檢記錄、安裝調(diào)試記錄、竣工報(bào)告、竣工圖等；隨機(jī)資料部分：裝箱單、隨機(jī)資料清單、運(yùn)用說(shuō)明書(shū)、合格證、檢驗(yàn)記錄及試驗(yàn)報(bào)告、零部件圖書(shū)目、易損件圖書(shū)目、隨機(jī)設(shè)備圖紙、工藝流程圖、操作規(guī)程等。（特殊是壓力容器、行車等特種設(shè)備，壓力容器全部資料及圖紙必需交原件，隨機(jī)圖應(yīng)“設(shè)計(jì)章、壓力容器專用章、竣工章”三章并存）。3.1.1.2監(jiān)理資料：監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃、其他監(jiān)理資料（通知、聯(lián)絡(luò)單、周報(bào)、月報(bào)、專題報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、整改清單、進(jìn)度報(bào)表）、工程質(zhì)量評(píng)估、監(jiān)理小結(jié)、監(jiān)理總結(jié)報(bào)告等。3.3基建檔案應(yīng)形成資料歸檔范圍3.3.1主要工程項(xiàng)目的建筑物、構(gòu)筑物施工技術(shù)文件：合同協(xié)議書(shū)及審批報(bào)告、開(kāi)工報(bào)告、工程技術(shù)要求、圖紙會(huì)審記錄及施工企業(yè)資質(zhì)證明等；施工方案、組織設(shè)計(jì)及報(bào)批文件、施工安排等；全套設(shè)計(jì)圖、設(shè)計(jì)變更說(shuō)明及變更圖等；原材料構(gòu)件出廠證明、建筑材料試驗(yàn)報(bào)告等；施工定位測(cè)量復(fù)核記錄、地質(zhì)勘察報(bào)告等；土、巖試驗(yàn)報(bào)告、基礎(chǔ)處理、樁基工程記錄、地基驗(yàn)槽記錄等；3.3.2項(xiàng)目建議書(shū)及其報(bào)批文件；可行性探討報(bào)告及其報(bào)批文件；環(huán)境預(yù)料、環(huán)境影響報(bào)告書(shū)和批復(fù)；總體規(guī)劃設(shè)計(jì)、初步設(shè)計(jì)及其報(bào)批文件。3.3.3開(kāi)工報(bào)告；建筑材料試驗(yàn)質(zhì)保書(shū)；工程質(zhì)量檢查評(píng)定；隱藏工程驗(yàn)收記錄；申請(qǐng)竣工報(bào)告；監(jiān)理總結(jié)報(bào)告；施工中質(zhì)量大事日記等。3.3.4竣工文件：竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工驗(yàn)收證明、工程決算書(shū)、監(jiān)理評(píng)估報(bào)告、竣工圖等以及重要工程項(xiàng)目的“三同時(shí)”資料。3.3.5以上資料在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi)辦理歸檔手續(xù)。3.4科研檔案應(yīng)形成資料歸檔范圍3.4.1科研項(xiàng)目（課題）開(kāi)題報(bào)告，項(xiàng)目（課題）論證、調(diào)研報(bào)告、審批文件、任務(wù)書(shū)、托付書(shū)、協(xié)議書(shū)、合同書(shū)、重要的會(huì)議記錄和來(lái)往文函，項(xiàng)目（課題）探討安排或?qū)嵤┓桨浮?.4.2科研試驗(yàn)的主要原始記錄、源程序、設(shè)計(jì)文件、圖紙和技術(shù)工藝、基礎(chǔ)資料、計(jì)算材料、階段探討試驗(yàn)報(bào)告。3.4.3總結(jié)鑒定驗(yàn)收（課題）工作總結(jié)、探討技術(shù)報(bào)告、論文和專著、技術(shù)性能測(cè)試報(bào)告、參與人員名單、科研項(xiàng)目（課題）經(jīng)費(fèi)決算、科研成果鑒定證書(shū)、經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益證明。3.4.4成果和嘉獎(jiǎng)申報(bào)、科技成果申報(bào)表及附件、科技成果嘉獎(jiǎng)申報(bào)與審批文件、獲獎(jiǎng)憑證、專利文件。3.4.5成果推廣應(yīng)用方案、技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議書(shū)、推廣應(yīng)用中形成的技術(shù)文件及工作總結(jié)、用戶反饋看法和國(guó)內(nèi)、外學(xué)術(shù)溝通、宣揚(yáng)報(bào)道材料。3.4.6科研課題實(shí)施方案、技術(shù)資料、階段性成果、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、鑒定書(shū)、用戶報(bào)告及成果登記表、最終成果；3.4.7科研課題專題論文、報(bào)告、專著、工作總結(jié)，專家權(quán)威鑒定看法。3.5基建、設(shè)備、技改項(xiàng)目檔案驗(yàn)收、歸檔要求3.5.1凡是立項(xiàng)的項(xiàng)目（包括購(gòu)置設(shè)備）都必需由檔案室在工程驗(yàn)收?qǐng)?bào)告（設(shè)備驗(yàn)收單）上簽署竣工資料及隨機(jī)資料基本完整歸檔的看法，項(xiàng)目（設(shè)備）才賜予驗(yàn)收。3.5.2分廠各工程項(xiàng)目所歸基建、設(shè)備、技改資料必需由分廠兼職檔案員扎口管理，分廠專業(yè)工程師、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字后經(jīng)裝備部專職工程師進(jìn)行審核簽字，最終由檔案室綜合審核認(rèn)可，確保檔案資料歸檔率達(dá)100%，完整率達(dá)98%以上，精確率達(dá)100%。3.5.3每個(gè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收，首先由項(xiàng)目責(zé)任人列出該項(xiàng)目全部形成檔案資料的合同清單，檔案室按此清單接收各合同供應(yīng)的資料。事后，在供應(yīng)利用中發(fā)覺(jué)所列清單歸檔不完整、不精確，要作為月度考核依據(jù)報(bào)企管。3.5.4全部歸竣工圖紙必需供應(yīng)電子光盤(pán)，竣工圖在原施工圖上加蓋竣工章并簽名，竣工章按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，在施工過(guò)程中對(duì)圖紙中尺寸、文字說(shuō)明更改，必需保留內(nèi)容，更改圖紙必需重新出圖，并全部加蓋竣工章及簽名，全部變更內(nèi)容及說(shuō)明要在電子光盤(pán)中體現(xiàn)出來(lái)。3.5.5歸檔竣工資料做到不亂涂寫(xiě)，幅面整齊，保持圖樣清楚，盡量不用復(fù)印件，竣工圖除進(jìn)口部格外一律運(yùn)用藍(lán)圖，有利于長(zhǎng)期保存和工作利用。3.5.6凡是土建、設(shè)備安裝(制造)竣工資料、竣工圖歸檔兩份，隨機(jī)資料歸檔一份、隨機(jī)圖歸檔兩份，竣工圖和隨機(jī)圖電子版以光盤(pán)形式歸檔一份。3.5.7歸檔材料應(yīng)編制移交書(shū)目，一式二份，交接雙方清點(diǎn)簽字后各執(zhí)一份。3.6工程竣工圖章結(jié)構(gòu)竣工圖1550施工單位7編制人審核人7技術(shù)負(fù)責(zé)人編制日期7監(jiān)理單位7總監(jiān)現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理7202020203.6.1竣工圖章的內(nèi)容應(yīng)包括：“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、編制日期、監(jiān)理單位、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理、總監(jiān)。3.6.2竣工圖章尺寸：50mm×80mm。3.6.3竣工圖章應(yīng)運(yùn)用不易褪色的紅印泥，應(yīng)蓋在圖標(biāo)欄上方空白處。3.6.4利用施工圖改繪竣工圖，必需標(biāo)明變更修改依據(jù)；凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大變更，或變更部分超過(guò)圖面1/3的，應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖。3.7建設(shè)單位檔案應(yīng)形成竣工資料歸檔范圍3.7.1立項(xiàng)文件：項(xiàng)目建議書(shū)、項(xiàng)目建議書(shū)審批看法及前期工作通知書(shū)、可行性探討報(bào)告及附件、可行性探討報(bào)告審批看法、關(guān)于立項(xiàng)有關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話、專家建議文件、調(diào)查資料及項(xiàng)目評(píng)估探討材料、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告書(shū)及批復(fù)、通航平安、勞動(dòng)平安、衛(wèi)生防疫、防洪等部門(mén)、評(píng)估及審核看法、其他文件材料。3.7.2建設(shè)用地、征地、拆遷文件：選址申請(qǐng)及選址規(guī)劃看法通知書(shū)、用地申請(qǐng)報(bào)告及縣級(jí)以上人民政府城鄉(xiāng)建設(shè)、用地批準(zhǔn)書(shū)、拆遷安置看法、協(xié)議、方案等、建設(shè)用地規(guī)劃許可證及紅線圖、劃撥建設(shè)用地文件、國(guó)有土地運(yùn)用證。3.7.3勘察、測(cè)繪、設(shè)計(jì)文件：工程地質(zhì)勘察報(bào)告、水文地質(zhì)勘察報(bào)告、自然條件、地震調(diào)查、建設(shè)用地釘樁通知單（書(shū)）、地形測(cè)量和撥地測(cè)量成果報(bào)告、申報(bào)的規(guī)劃設(shè)計(jì)條件和規(guī)劃設(shè)計(jì)條件通知書(shū)、初步設(shè)計(jì)及審批文件、專家看法及會(huì)議紀(jì)要、有關(guān)行政主管部門(mén)批準(zhǔn)文件或取得的有關(guān)協(xié)議、施工圖設(shè)計(jì)及審批文件、設(shè)計(jì)計(jì)算書(shū)。3.7.4招投標(biāo)文件：勘察設(shè)計(jì)招投標(biāo)文件、勘察設(shè)計(jì)承包合同、施工招投標(biāo)文件、施工承包合同、工程監(jiān)理招投標(biāo)文件、監(jiān)理托付合同。3.7.5開(kāi)工審批文件：建設(shè)項(xiàng)目列入年度安排的申報(bào)文件、建設(shè)項(xiàng)目列入年度安排的批復(fù)文件或年度安排項(xiàng)目表、規(guī)劃審批申報(bào)表及報(bào)送的文件和圖紙、建設(shè)工程規(guī)劃許可證及其附件、建設(shè)工程開(kāi)工審查表、建設(shè)工程施工許可證、投資許可證、審計(jì)證明、繳納綠化建設(shè)費(fèi)等、證明、工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)。3.7.6財(cái)務(wù)文件：工程投資估算材料、工程設(shè)計(jì)概算材料、施工圖預(yù)算材料、施工預(yù)算。3.7.7工程項(xiàng)目管理組織架構(gòu)等3.8其他類合同檔案應(yīng)形成的資料歸檔范圍：3.8.1合同審批表、合同、技術(shù)協(xié)議、工程驗(yàn)收單、招標(biāo)（議標(biāo)）申請(qǐng)審批表、投標(biāo)邀請(qǐng)函及回執(zhí)、會(huì)議簽到表、評(píng)標(biāo)原則、報(bào)價(jià)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、招標(biāo)（議標(biāo)）狀況匯報(bào)、中標(biāo)通知書(shū)、企業(yè)資質(zhì)介紹文件、招投標(biāo)資料。4、文書(shū)檔案4.1歸檔范圍（1）凡是上級(jí)機(jī)關(guān)的來(lái)文及在執(zhí)行過(guò)程中形成的一系列資料；本公司在黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理活動(dòng)中所形成的具有保存查考價(jià)值的各種文件、資料；與有親密聯(lián)系的有關(guān)單位的來(lái)往公函，都要?dú)w檔。（2）要求收集歸檔的文書(shū)資料有：公司立項(xiàng)項(xiàng)目的請(qǐng)示、批復(fù)及有關(guān)資料；重要會(huì)議紀(jì)要；年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表；生產(chǎn)狀況匯編；各種合同、協(xié)議、契約；各種證書(shū)及外出開(kāi)會(huì)的重要文件、資料等。4.2歸檔時(shí)限文書(shū)應(yīng)在其次年上半年將前年一年形成的文書(shū)材料歸檔；各部門(mén)兼職檔案員應(yīng)隨時(shí)將工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料收集齊全，經(jīng)公司文書(shū)處理后歸檔。4.3歸檔要求4.3.1每件案卷均注明保管期限。4.3.2歸檔材料應(yīng)編制移交書(shū)目，一式二份，交接雙方清點(diǎn)簽字后各執(zhí)一份。4.4、會(huì)計(jì)檔案4.4.1歸檔范圍4.4.1.1會(huì)計(jì)憑證：記賬憑證及各種原始憑證。4.4.1.2會(huì)計(jì)報(bào)表：財(cái)務(wù)成本決算及月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)等。4.4.1.3會(huì)計(jì)賬簿：總分類賬及財(cái)務(wù)成本各明細(xì)分類賬。4.4.1.4其他部門(mén)應(yīng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料4.4.2歸檔時(shí)限財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)整理、立卷、裝訂成冊(cè)，當(dāng)年會(huì)計(jì)檔案資料在會(huì)計(jì)年度終了后可暫由財(cái)務(wù)部保管一年，期滿之后，由財(cái)務(wù)部移交檔案室保存。4.4.3歸檔要求4.4.3.1歸檔材料要求內(nèi)容連續(xù)完整、精確。4.4.3.2組成會(huì)計(jì)檔案的原始憑證、賬冊(cè)、報(bào)表，應(yīng)按會(huì)計(jì)材料組卷要求，整理立卷，裝訂要規(guī)范化，封面書(shū)寫(xiě)齊全，并編上流水號(hào)。4.4.3.3歸檔材料由財(cái)務(wù)部編造清冊(cè)，一式兩份，交接雙方清點(diǎn)簽字后各執(zhí)一份。4.4.4保管期限4.永久保管4.定期保管。分5年、10年、15年、25年四類。4.5、聲像檔案4.5.1歸檔范圍4.5.1.1本公司召開(kāi)的重要會(huì)議的主要照片、錄像帶、錄音帶等。4.5.1.2中心、省、市領(lǐng)導(dǎo)和各界知名人士參與公司有關(guān)重大活動(dòng)的照片、錄像帶、錄音帶等。4.5.1.3本公司歷史活動(dòng)的照片、錄像帶、錄音帶等。4.5.1.4本公司外事往來(lái)活動(dòng)的照片、錄像帶、錄音帶等。4.5.1.5企業(yè)典型人物工作活動(dòng)的照片、講話錄音等。4.5.1.6本公司歷年的各種獎(jiǎng)狀、證書(shū)的照片及有關(guān)文字說(shuō)明。4.5.1.7本公司歷年產(chǎn)品、技術(shù)開(kāi)發(fā)成果的照片、錄像帶、錄音帶等。4.5.2歸檔時(shí)限相關(guān)部門(mén)攝影者待開(kāi)展的活動(dòng)及召開(kāi)的會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)剛好整理，向檔案室歸檔，一般不應(yīng)跨年度。4.5.3歸檔要求4.5.3.1照片歸檔，必需是照片和文字說(shuō)明材料同時(shí)歸檔，文字說(shuō)明應(yīng)寫(xiě)明照片形成的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、人物、事由；4.5.3.2具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值的文本或圖形的電子文件，如沒(méi)有紙質(zhì)等拷貝件，必需制成紙質(zhì)文件。歸檔時(shí)應(yīng)同時(shí)保存文件的電子版本和紙質(zhì)版本。4.5.3.3錄音帶歸檔，應(yīng)記載講話時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、講話人。4.5.3.4錄像帶歸檔，應(yīng)記載錄像時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、人物、盤(pán)數(shù)。4.5.3.5如是以電子媒介形式存在的聲像檔案，按電子檔案歸檔要求執(zhí)行。4.5.3.6歸檔材料應(yīng)編制移交書(shū)目，一式二份，交接雙方清點(diǎn)簽字后各執(zhí)一份。4.6、電子檔案4.6.1為適應(yīng)全公司信息化建設(shè)的須要，規(guī)范全公司電子文件歸檔和管理工作，確保電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性和平安性。4.6.2凡是本公司在生產(chǎn)、管理、經(jīng)營(yíng)、科研活動(dòng)中所形成的具有保存查考價(jià)值的各種電子文件都必需歸檔。任何個(gè)人不得拒絕歸檔或據(jù)為己有。4.6.3歸檔范圍：4.6.3.1用文字處理技術(shù)形成、與紙質(zhì)檔案定稿內(nèi)容完全相同的電子文件、字處理軟件及軟件的型號(hào)、名稱、版本號(hào)等說(shuō)明性的電子文件。4.6.3.2OA系統(tǒng)軟件及在業(yè)務(wù)流程中產(chǎn)生的各類數(shù)據(jù)、系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)文件。4.6.3.3用數(shù)碼相機(jī)拍攝的靜態(tài)圖像文件；用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)將照片檔案、其他各類紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，獲得的靜態(tài)圖像文件、文本電子文件；及所采納的圖像處理、文學(xué)識(shí)別軟件、解壓縮工具軟件。4.6.3.4用計(jì)算機(jī)協(xié)助設(shè)計(jì)或繪圖軟件制作的靜態(tài)圖形文件及所采納的協(xié)助設(shè)計(jì)或繪圖軟件。4.6.3.5用攝像機(jī)干脆獲得的動(dòng)態(tài)圖像文件。4.4.6.3.6用音頻設(shè)備獲得的并經(jīng)計(jì)算機(jī)處理的音頻文件。4.6.3.7各類管理系統(tǒng)軟件，及軟件中產(chǎn)生的書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)及相應(yīng)的電子文件；其它利用計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)進(jìn)行信息處理等過(guò)程中形成的各種數(shù)據(jù)、參數(shù)等；對(duì)數(shù)據(jù)來(lái)源進(jìn)行說(shuō)明的電子文件。4.6.4歸檔時(shí)限可實(shí)行實(shí)時(shí)進(jìn)行或依據(jù)各類檔案的歸檔時(shí)限規(guī)定執(zhí)行。4.6.5歸檔要求4.6.5.1電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性和平安性在歸檔前由形成部門(mén)負(fù)責(zé)。電子文件歸檔時(shí)應(yīng)由交接雙方對(duì)其真實(shí)性、完整性、有效性和平安性進(jìn)行檢驗(yàn)，經(jīng)雙方簽署看法后辦理移交歸檔手續(xù)。檢驗(yàn)不合格的應(yīng)重新制作，并再次進(jìn)行檢驗(yàn)。4.6.5.2歸檔電子文件同時(shí)存在相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體文件時(shí)，應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說(shuō)明及描述上保持一樣。4.6.5.3電子文件驗(yàn)收合格后，應(yīng)編制移交書(shū)目，一式二份，交接雙方清點(diǎn)簽字后各執(zhí)一份。4.6.6保管和利用4.6.6.1檔案室應(yīng)按檔案管理要求的格式將歸檔的電子文件拷貝到符合保管要求的載體上，一式三套，一套封存保管，一套供應(yīng)利用，一套異地保管。4.6.6.2檔案室應(yīng)配備相應(yīng)的處理設(shè)備，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行有效性檢驗(yàn)和轉(zhuǎn)存，發(fā)覺(jué)問(wèn)題應(yīng)剛好實(shí)行復(fù)原措施。4.6.6.3檔案室要求具備符合歸檔電子文件平安要求的保管條件，符合GB/T18894-2002《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中防磁、控溫等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。4.6.6.4電子文件的保管期限，參照各類檔案紙質(zhì)文件保管期限的規(guī)定執(zhí)行。4.6.6.5檔案室應(yīng)妥當(dāng)供應(yīng)歸檔電子文件利用，執(zhí)行有關(guān)權(quán)限規(guī)定；供應(yīng)利用保密電子文件，應(yīng)遵守公司的保密規(guī)定；通過(guò)網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)利用的應(yīng)有穩(wěn)妥的平安保密措施。4.6.6.6檔案室應(yīng)定期對(duì)電子文件的接受、檢測(cè)、保管、利用、鑒定銷毀等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，按規(guī)定作出分析，發(fā)覺(jué)問(wèn)題剛好向主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，作出妥當(dāng)處理。5、檔案保密管理5.1、保密范圍5.1.2國(guó)家批準(zhǔn)的獨(dú)創(chuàng)；5.1.3可以成為獨(dú)創(chuàng)的階段性成果；5.1.4屬保密的其他科研成果；5.1.5企業(yè)獨(dú)有的技術(shù)訣竅及傳統(tǒng)工藝；5.1.6帶“密”的上下文件；5.1.7企業(yè)經(jīng)營(yíng)資料，會(huì)計(jì)檔案、職工檔案的內(nèi)含資料；5.1.8各專業(yè)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)和企業(yè)內(nèi)部規(guī)定的重要資料。5.2、檔案的密級(jí)劃分5.2.1本企業(yè)特有的，一旦泄密會(huì)使企業(yè)遭遇嚴(yán)峻危害或重大損失的保密項(xiàng)目，列為“絕密”級(jí)。5.2.2超過(guò)同行業(yè)水平或有相當(dāng)水平，一旦泄密會(huì)使企業(yè)遭遇較大損失的保密項(xiàng)目，列為“機(jī)密”級(jí)。5.2.3不屬于機(jī)密或絕密，一旦泄密會(huì)使企業(yè)遭遇肯定損失的其他保密項(xiàng)目，列為“隱私”級(jí)（包括企業(yè)內(nèi)部審計(jì)檔案及員工人事檔案等）。5.2.4上級(jí)來(lái)文，除上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)冠有密級(jí)的文件外，一般作為“內(nèi)部級(jí)”（包括企業(yè)經(jīng)營(yíng)，財(cái)務(wù)檔案等）。5.2.5不屬于上述保密級(jí)以外的一般性檔案，均屬于“開(kāi)放”級(jí)檔案。5.2.6企業(yè)資料密級(jí)的確定、變更和解密，由歸口部門(mén)或檔案室提出，報(bào)總工程師審批（其中絕密和機(jī)密級(jí)由總經(jīng)理批準(zhǔn)）。5.3、檔案的利用絕密級(jí)——僅限于由總經(jīng)理批準(zhǔn)，指定的干脆須要人員運(yùn)用；機(jī)密級(jí)——由總經(jīng)理部有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，只限于干脆須要的人員運(yùn)用；隱私級(jí)——只限本公司干脆工作須要的人員運(yùn)用；由檔案室負(fù)責(zé)人限制或由總經(jīng)理部領(lǐng)導(dǎo)同意；內(nèi)部級(jí)——運(yùn)用人員經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)同意，檔案室限制。5.4、保密措施5.4.1檔案管理人員和檔案利用者均應(yīng)樹(shù)立保密觀念，貫徹執(zhí)行《檔案法》和《保密法》，共同保守檔案機(jī)密。5.4.2絕密、機(jī)密、隱私的保密檔案，檔案室必需用鋼柜保管，庫(kù)房及柜上鑰匙，由檔案室指定人員駕馭。5.4.3經(jīng)批準(zhǔn)來(lái)檔案室查閱者，首先按各密級(jí)的規(guī)定，手續(xù)具全，至檔案室辦理登記后，由檔案人員陪伴進(jìn)行查閱有關(guān)內(nèi)容，不得超越指定內(nèi)容。5.4.4查閱保密檔案，只限于在檔案室內(nèi)進(jìn)行，需摘錄或復(fù)制的檔案內(nèi)容由批準(zhǔn)人限定，并規(guī)定運(yùn)用期限，由運(yùn)用者負(fù)責(zé)保密，用畢后，該摘錄、復(fù)制文件交檔案室保管，不得占為己有。5.4.5檔案室一般不接待外賓查閱檔案。5.4.6公司保衛(wèi)部門(mén)，在中、夜班時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)檔案室四周的巡邏。發(fā)覺(jué)不良狀況，馬上處理。5.4.7發(fā)生失密、泄密和檔案被盜事務(wù)時(shí)，要馬上報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)事者要寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告。對(duì)違反保密規(guī)定，造成失泄密和被盜密者，依據(jù)其情節(jié)輕重，賜予行政處分；構(gòu)成犯罪者，依法追究刑事責(zé)任。5.4.8利用者對(duì)所借檔案文件、圖紙等必需妥當(dāng)保管，剛好歸還，不得轉(zhuǎn)借他人，不準(zhǔn)攜帶探親訪友或出入公共場(chǎng)所。5.4.9對(duì)保管期滿、失去保存價(jià)值的檔案文件檔案室要按規(guī)定銷毀，并作好記錄。6、檔案利用管理6.1兼職檔案員、主任工程師和部門(mén)正職以上領(lǐng)導(dǎo)可干脆向檔案室懇求利用與本職工作相關(guān)的檔案資料。本公司其它人員，須持部門(mén)正職以上領(lǐng)導(dǎo)簽署的證明（重要資料持總經(jīng)理部領(lǐng)導(dǎo)證明），檔案室供應(yīng)利用。6.2為我公司辦事的外來(lái)人員需利用檔案，除持有部門(mén)正職或總經(jīng)理部出具的證明，還須由責(zé)任部門(mén)派員陪伴，檔案室供應(yīng)利用。非為我公司辦事的外來(lái)人員需利用檔案，須持有單位介紹信，并在介紹信上注明需查內(nèi)容，經(jīng)總經(jīng)理部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案室供應(yīng)利用。6.3利用檔案一般只限在閱檔室查閱，因特殊狀況確需外借者，一般檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人同意，重要的屬專有技術(shù)、專利、引進(jìn)技術(shù)、商業(yè)隱私等方面的保密檔案，須經(jīng)公司總經(jīng)理部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。6.4檔案利用者不得擅自進(jìn)庫(kù)房翻閱，要愛(ài)惜檔案資料，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽換、批注、污損、折皺等。如發(fā)覺(jué)上述狀況，檔案管理人員應(yīng)剛好制止并追查當(dāng)事人的責(zé)任。6.5檔案利用者未經(jīng)允許不得摘抄、復(fù)制檔案。確需摘抄、復(fù)制檔案者，須經(jīng)檔案管理部門(mén)和相關(guān)責(zé)任部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，重要檔案須經(jīng)公司總經(jīng)理部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。6.6檔案借閱時(shí)間以一周為限，到期后仍需利用的，應(yīng)向檔案室說(shuō)明狀況，重新辦理借閱手續(xù)。累計(jì)借閱時(shí)間不得超過(guò)一個(gè)月，如的確須要長(zhǎng)期借閱，應(yīng)由總經(jīng)理部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。6.7退還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)面核點(diǎn)，確認(rèn)無(wú)誤后方可注銷登記，如發(fā)覺(jué)有缺頁(yè)、缺卷等現(xiàn)象，應(yīng)馬上追查處理。6.8利用者利用完檔案后，檔案管理人員要幫助做好利用登記工作。對(duì)利用效果比較突出的，請(qǐng)利用者填寫(xiě)《檔案利用效果登記表》。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案利用狀況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。6.9凡調(diào)離本單位人員，離職前須歸還所借檔案，否則不予辦理有關(guān)手續(xù)。6.10網(wǎng)上查閱檔案，由檔案管理部門(mén)依據(jù)部門(mén)與職位統(tǒng)一設(shè)置查閱權(quán)限。7、檔案鑒定與銷毀7.1檔案鑒定應(yīng)以國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本公司《檔案保管期限表》等為依據(jù)，全面分析檔案的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，精確劃定檔案的銷毀范圍。7.2檔案鑒定一般實(shí)行逐卷逐件審查的干脆鑒定法。7.3檔案鑒定工作一般每5-10年進(jìn)行一次。7.4檔案鑒定工作按以下程序進(jìn)行：7.4.1檔案管理部門(mén)擬寫(xiě)檔案鑒定工作申請(qǐng)，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。鑒定工作申請(qǐng)包括鑒定目的、內(nèi)容、參與人員、所需時(shí)間等。7.4.2成立檔案鑒定小組、由分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)詳細(xì)負(fù)責(zé)，檔案部門(mén)和相關(guān)部門(mén)人員參與。7.5科技檔案的鑒定銷毀由生技部門(mén)或裝備部與檔案室一起聯(lián)合鑒定后監(jiān)督銷毀。7.6會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀7.6.1對(duì)保管期滿，須要銷毀的會(huì)計(jì)檔案，由檔案室編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，與財(cái)務(wù)部共同鑒定，提出申請(qǐng)，報(bào)經(jīng)上級(jí)批準(zhǔn)后，會(huì)同財(cái)務(wù)部、治保部共同銷毀，并在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章。7.6.2打算銷毀的會(huì)計(jì)檔案中，如有未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)事項(xiàng)，其原始單據(jù)（憑證）應(yīng)抽出，另行立卷，由檔案室保管到債權(quán)、債務(wù)結(jié)清為止。7.6.3電子文件的鑒定銷毀參照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。對(duì)確認(rèn)銷毀的電子文件在辦理審批手續(xù)后，在符合平安保密的前提下進(jìn)行刪除，對(duì)存儲(chǔ)在不行擦除載體上的連同載體一起銷毀，同時(shí)列出銷毀文件書(shū)目存檔備查。7.7按國(guó)家有關(guān)規(guī)定，統(tǒng)一檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。7.7.1鑒定小組成員對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定看法。對(duì)失去保存價(jià)值，需銷