前臺(tái)工作規(guī)章制度

前臺(tái)工作規(guī)章制度一、前臺(tái)人員的穿著及相關(guān)儀表要求1、前臺(tái)人員須每天著淡妝上班。

2、頭發(fā)干凈干凈，不油膩不披頭散發(fā)，燙染夸大的頭發(fā)須扎好在腦后。

3、上班期間留意著裝、服裝正規(guī)、干凈、完好、無污漬，扣子齊全不漏扣。

4、坐姿不得歪斜、懶散，應(yīng)保持良好的精神狀態(tài)。

5、不能佩戴過多的首飾，首飾應(yīng)和著裝相互協(xié)作。

二、環(huán)境衛(wèi)生、辦公設(shè)施的保持和檢查

1、每天早上9:00清掃前臺(tái)周邊衛(wèi)生，整理前臺(tái)物品，保持前臺(tái)環(huán)境清爽干凈、物品擺放整齊；

2、每天上午巡察公共區(qū)域的綠化狀況，保證舒適良好的工作氣氛，如有問剛好更新；

3、每月補(bǔ)充購(gòu)置后勤保障用品及辦公用品〔衛(wèi)生紙、紙杯、清潔用品、硒鼓、墨盒、辦公用品等〕，保障公司后勤配備；

4、每月繳費(fèi)水、電、公司座機(jī)費(fèi)用，并在每月月底為公司員工繳納次月移動(dòng)話費(fèi)。

5、下午下班前對(duì)辦公區(qū)的巡察，查看門窗、飲水機(jī)電源、電腦電源等關(guān)閉狀況。

三、辦公用品的出入庫(kù)管理

1、

填寫辦公用品領(lǐng)用表。

2、到綜合部文件柜中領(lǐng)取對(duì)應(yīng)要領(lǐng)取的物品，核對(duì)表格的信息。

3、讓領(lǐng)取人確認(rèn)物品，簽字。

4、月底剛好匯總，下月一號(hào)匯總完成。四、日常公司訂水以及統(tǒng)計(jì)1、每次訂水一般狀況一次性定2—4桶，在水只剩一桶的時(shí)候剛好給水站打電話送水；

2、每次定完水后把對(duì)應(yīng)的水票張數(shù)核對(duì)正確后交給水站送水人員。

3、簡(jiǎn)歷表格題目—年—月訂水統(tǒng)計(jì)表，內(nèi)容包括，序號(hào)，訂水時(shí)間，訂水日期，訂水?dāng)?shù)量，品名，剛好備檔。

4、月底剛好匯總，下月一號(hào)匯總完成。

五、快件、包袱、郵件、信件的收發(fā)

〔一〕收快遞

1、

全部快遞全部不允許進(jìn)入工作區(qū)域，全部由前臺(tái)簽收。

2、

定時(shí)發(fā)放，可以再中午和下午下班前統(tǒng)一發(fā)放，〔緊急文件除外〕。

〔二〕發(fā)快遞

1、全部的快遞統(tǒng)一由前臺(tái)與快遞公司聯(lián)系

2、須要供應(yīng)應(yīng)所需發(fā)快遞員工的資料有，快遞單。快遞信封。

3、員工會(huì)把整理好的文件物品包裝好放到前臺(tái)。

4、聯(lián)系快遞公司過來取件。

5、

假如是個(gè)人物品，請(qǐng)讓員工個(gè)人供應(yīng)快遞費(fèi)用，如是公司文件由公司供應(yīng)費(fèi)用。

6、

剛好做好收發(fā)快件的登記工作。

〔三〕郵件信件的收發(fā)

1、紙質(zhì)文件的收發(fā)

〔1〕前臺(tái)收/發(fā)文件應(yīng)剛好在《收文明細(xì)》、《發(fā)文明細(xì)》中登記文件收、發(fā)文件的時(shí)間、收/發(fā)單位、工程名稱、收/發(fā)內(nèi)容等；

〔2〕前臺(tái)向收/發(fā)件單位確定所收/發(fā)文件需轉(zhuǎn)交對(duì)象，并要求收發(fā)件人簽字；

〔3〕發(fā)件時(shí)要?jiǎng)偤猛ㄖ獙?duì)方，如需給對(duì)方送去，應(yīng)確定好送件時(shí)間、地點(diǎn)，并填寫《文件外送單》由收件人簽字后返回公司交檔案管理員歸檔。

〔4〕前臺(tái)依據(jù)簽收文件人留下的電話致電確認(rèn)文件的齊全及到達(dá)；

〔5〕將《收文明細(xì)》/《發(fā)文明細(xì)》以及《文件外送單》分別按工程分類交檔案管理員歸檔。

2、電子文件的收發(fā)

〔1〕前臺(tái)需詢問所收/發(fā)文件的相關(guān)內(nèi)容,文件名稱，需轉(zhuǎn)交對(duì)象等；〔2〕在電腦上建立新文件夾，如：“年月日_收發(fā)文件”；

〔3〕剛好將文件轉(zhuǎn)傳給相關(guān)工程負(fù)責(zé)人，并確認(rèn)對(duì)方收到；

〔4〕當(dāng)天工作完畢后，將接收/發(fā)送的文件發(fā)至檔案管理員；六、日常的打印、復(fù)印以及相關(guān)設(shè)備的運(yùn)用管理

1、每天早上上班時(shí)間準(zhǔn)時(shí)開啟并且檢查打印機(jī)、復(fù)印機(jī)，并剛好補(bǔ)充所需的紙

張；

2、負(fù)責(zé)公司日常的打印、復(fù)印。打印、復(fù)印重要文件、圖紙或須要發(fā)出的文件、

圖紙運(yùn)用白紙；公司內(nèi)部運(yùn)用或不重要的文稿圖紙運(yùn)用“二次紙”；

3、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)或其它設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，剛好聯(lián)絡(luò)辦公設(shè)施維護(hù)人員進(jìn)展檢

查修理；并填寫《設(shè)備報(bào)修記錄表》；

4、剛好將用完的《設(shè)備報(bào)修單》交由行政主管歸檔。

5、不得私自打印、復(fù)印與工作無關(guān)的文件、圖紙，特殊狀況下應(yīng)告知行政主管。

節(jié)約資源，疼惜紙張；

七、接待訪客

1、訪客進(jìn)門時(shí)起身迎接，應(yīng)當(dāng)表示出熱忱友好和情愿供應(yīng)效勞的看法。面對(duì)來訪者點(diǎn)頭微笑致意：“您好，請(qǐng)問您找哪一位？、請(qǐng)問您是哪家公司？、請(qǐng)問貴姓？”假如正在打字應(yīng)立刻停頓，即使是在打電話也要對(duì)來客點(diǎn)頭示意；

2、登記《客戶來訪登記薄》，弄清來訪者身份和意圖。知道找誰后，請(qǐng)來訪者稍等，立刻幫其聯(lián)系。假如要找的人正在忙，可以請(qǐng)來訪者稍等或引領(lǐng)來訪者到洽談室或會(huì)議室等候，用標(biāo)準(zhǔn)的儀態(tài)〔手勢(shì)指引或起身帶位〕引領(lǐng)來訪者入座，并倒水給客人。假如等的時(shí)間很長(zhǎng)，要照看一下來訪者并向其說明，然后再素來訪者要找的相關(guān)人員說明狀況。假設(shè)來訪者未預(yù)約或是初次探望，不得將公司領(lǐng)導(dǎo)的各種聯(lián)系方式隨意告知素不相識(shí)的人，假設(shè)有事宜，盡量選用轉(zhuǎn)告方式；

3、假如來訪者知道找誰，但未預(yù)約來訪時(shí)，不要干脆答復(fù)要找的人在或不在，而要告知對(duì)方：讓我看看他是否在，要打電話給相關(guān)同事或領(lǐng)導(dǎo)。XX單位XX來訪，不知道是不是便利接待，處于對(duì)來訪者的禮貌和便利拒絕時(shí)的得體處理，即使是要找的同事或領(lǐng)導(dǎo)親自接，都可以當(dāng)做是其他人接的電話，再詢問。這樣在來訪者聽來，即使電話那頭沒有容許接待，也不是他要找的人干脆拒絕的，為下一步的處理留下了余地。同時(shí)宛轉(zhuǎn)的詢問對(duì)方來意，假如對(duì)方?jīng)]有通報(bào)姓名那么必需文明，盡量從客人的答復(fù)中充分判定能否讓他與同事見面，假如客人要找的是公司領(lǐng)導(dǎo)更應(yīng)當(dāng)慎重處理；

4、假設(shè)來訪者要找的人不在，記錄下來訪者的聯(lián)系方式、需轉(zhuǎn)告事宜并在《客戶來訪登記簿》上登記，剛好通知相關(guān)人員做回復(fù)；假設(shè)來訪者表示下次再來，那么需在《客戶來訪登記簿》上注明；剛好轉(zhuǎn)告相關(guān)部門來訪者的聯(lián)系方式以及事由，并確保剛好回復(fù)；

5、每月將《客戶來訪登記薄》交由行政管理部檔案管理員歸檔。

八、帶著客人帶著客人到達(dá)目的地，應(yīng)當(dāng)有正確的引導(dǎo)方法和引導(dǎo)姿態(tài)

1、方向引導(dǎo)方法：接待人員在客人二三步之前與客人大約呈130度的角度，協(xié)作步調(diào)步伐與客人相同，讓客人走在內(nèi)側(cè)。

2、會(huì)客室里引導(dǎo)方法：當(dāng)客人走入會(huì)客室，接待人員用手指示，請(qǐng)客人坐下，等客人坐下后，行點(diǎn)頭禮后離開。假如客人錯(cuò)坐下座，應(yīng)請(qǐng)客人改坐上座〔通常靠近門的一方為下座〕

九、客人離開公司

客人離開后，應(yīng)立刻將客人運(yùn)用過的一次性杯子整理好，將洽談室或會(huì)議室桌椅整理好，以便接待下一批客人。

十、對(duì)內(nèi)接待

1、早上上班主動(dòng)向同事問好，下班時(shí)也主動(dòng)向同事道別。

2、有客人來訪時(shí)，也要留意公司接洽人員的接待問題，比方供應(yīng)茶水等。

3、前臺(tái)要隨時(shí)保持有人在位置上，如遇臨時(shí)有事要離開，需主動(dòng)交其他同事幫助接電話或接待來訪客人。

4、每天檢查前臺(tái)桌面清潔，設(shè)備的維護(hù)和干凈干凈。

十一、電話的接聽和記錄

1、接聽電話應(yīng)熱忱，運(yùn)用平凡話和禮貌用語。聲音要適度，并最終保持輕松愉悅的聲調(diào)，不得在電話中和來電者耍脾氣、使性子甚至說粗口。應(yīng)調(diào)整好表情，運(yùn)用禮貌用語如“感謝您”“請(qǐng)問有什么可以幫您嗎？”“不用謝”等。在電話響鈴的其次聲和第三聲的時(shí)候接起電話。首先要說“您好，要勤說“請(qǐng)問、請(qǐng)稍等”之類的謙詞。假如因故遲接，要素來電者說“對(duì)不起，讓您久等了”；2、轉(zhuǎn)接電話時(shí)，要禮貌的說“請(qǐng)稍等”，并立即轉(zhuǎn)接過去。對(duì)方假如要求轉(zhuǎn)接領(lǐng)導(dǎo)，又知道領(lǐng)導(dǎo)的姓名，就要禮貌的詢問：對(duì)方的姓名、單位。假如是做廣告的或變相做廣告之類的電話，應(yīng)用禮貌的借口掛掉電話，或轉(zhuǎn)接到相關(guān)部門；

3、在打電話和接電話過程中都應(yīng)牢記讓客戶先收線。因?yàn)橐坏┫葤焐想娫?，?duì)方必需會(huì)聽到“嗒嗒”的聲音，這會(huì)讓客戶感到很擔(dān)心適。因此，在電話即將完畢時(shí)，應(yīng)禮貌的請(qǐng)客戶先收線，這時(shí)再掛電話；

4、在與客戶進(jìn)展電話溝通過程中須要做必要的文字記錄，電話接聽完畢之前，不要遺忘復(fù)誦一遍來電的要點(diǎn)，防止記錄錯(cuò)誤或者偏差而帶來的誤會(huì)，使整個(gè)

作的效率更高。例如，應(yīng)當(dāng)會(huì)面對(duì)時(shí)間、地點(diǎn)、聯(lián)系電話、區(qū)域號(hào)碼等各方面的信息進(jìn)展核查校隊(duì)，盡可能的幸免錯(cuò)誤發(fā)生；

5、對(duì)方所要找的人不在時(shí)，應(yīng)詢問對(duì)方是否盼望留言或留下回電號(hào)碼并做記錄，切忌立刻掛斷電話；

6、沒有接聽到的電話應(yīng)依據(jù)來電顯示剛好回?fù)?，首先致歉，再詢問剛剛來電的目的?/p>

7、將須要轉(zhuǎn)達(dá)的內(nèi)容及來電人的根本信息剛好記錄在《電話記錄》上；

8、每月將《電話記錄》交由行政管理部檔案管理員歸檔。

十二、行政后勤人員外出登記〔前臺(tái)提示督促〕

1、將文件筐中的臨時(shí)外出登記表放在前臺(tái)打卡機(jī)旁邊。

2、員工填寫外出登記表時(shí)檢查所填信息，填寫的信息是否正確，不對(duì)的要對(duì)其進(jìn)展指導(dǎo)和改正。

3、行政后勤人員在外出前請(qǐng)?zhí)顚憽锻獬鋈藛T登記表》上登記啟程時(shí)間、目的地、知情人、事由等；

4、

回到公司在《外出人員登記表》上登記回來時(shí)間以及辦事狀況；

5、

特殊狀況，外出前未登記，需回公司后剛好補(bǔ)登；

6、前臺(tái)人員負(fù)責(zé)提示并督促其他員工，并于每月30/31日將外出狀況匯總，與考勤統(tǒng)計(jì)核對(duì)。

十三、考勤統(tǒng)計(jì)

1、熟悉門禁考勤系統(tǒng)的管理，依據(jù)公司人員狀況剛好增加或更改考勤人員信息；

2、每月30/31日將門禁考勤統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)備