如何做好工程資料的管理

精心整理精心整理精心整理精心整理如何做好工程資料的管理在建筑工程中，工程資料是建設(shè)施工中的一項重要組成部分，是工程建設(shè)及竣工驗收的必備條件，也是對工程進行檢查、維護、管理、使用、改建和擴建的原始依據(jù)。由于工程項目一般都具有隱蔽性的，所以對于工程質(zhì)量的檢查以及規(guī)范，就要通過資料來體現(xiàn)，一個工程項目資料的完整與質(zhì)量的好壞，直接影響到這個工程項目的好壞，所以工程資料的管理是一個非常重要的組成環(huán)節(jié)。建筑工程資料是記載建筑工程施工活動全過程的一項重要內(nèi)容，它是城建檔案的重要組成部分，也是工程竣工交付使用的必備文件。建筑資料管理工作直接反映了一個建筑施工企業(yè)的管理水平。建設(shè)部要求建立并管好城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案，進一步加強對工程項目建設(shè)檔案管理的重要性和緊迫感的認識，并明確指出：任何一個工程，如果技術(shù)資料不符合有關(guān)標準規(guī)定，則判定該工程不合格，對工程質(zhì)量具有否決權(quán)。足見資料管理的重要性。一、建設(shè)工程項目及其基本程序建設(shè)工程項目是指具有計劃任務(wù)書和總體設(shè)計,經(jīng)濟工實行獨立核算,行政工具有獨立組織形式的基本建設(shè)項目。一個建設(shè)項目可以有多個單項工程，也可以只有一個單項工程。一個完整的建設(shè)工程項目一般包含以下幾個基本程序：1）基本建設(shè)前期準備階段:提出項目建議報告,進行可行性研究,編制設(shè)計任務(wù)書,制定總體規(guī)劃、初步設(shè)計,設(shè)計施工圖。2）基本建設(shè)后期建設(shè)階段:施工組織、交工驗收、組織竣工驗收。所謂項目管理，就是圍繞著建設(shè)項目而進行的規(guī)劃、組織、控制與協(xié)調(diào)工作。科學(xué)的基本建設(shè)程序是基本建設(shè)過程及其規(guī)律的反映，如何規(guī)范化、程序化、合理化地對基本建設(shè)工作進行管理，是建筑搞好建筑工程工作的基礎(chǔ)和命脈。同樣地，規(guī)范化、程序化、合理化地對建筑工程檔案進行同步管理,是做好建筑工程項目管理的一個重要基礎(chǔ)工作。二、建筑工程資料的內(nèi)容（一）綜合性文件資料主要包括上級批準文件；計劃任務(wù)書、工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項目的方案及初步設(shè)計文件資料；規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監(jiān)理中標文件及有關(guān)合同、協(xié)議書；工程竣工驗收及質(zhì)量鑒定文件資料；工程竣工結(jié)算及其審計報告等文件資料，工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤等。（二）土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件資料主要包括開、竣工報告；圖紙會審、設(shè)計變更、技術(shù)交底記錄及材料代用單等文件材料；項目的施工組織設(shè)計，監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報及工程例會紀要等，原材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證明文件或試驗資料，混凝土、砂漿等配合比及試驗報告，隱蔽工程驗收記錄；沉降拉移、變形等觀測記錄；工程質(zhì)量檢驗及評定文件材料，工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料；施工技術(shù)總結(jié)等。（三）竣工圖等主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖，裝飾工程竣工圖；結(jié)構(gòu)工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖，強電弱電工程竣工圖；通風(fēng)、空調(diào)工程竣工圖以及其他特殊專業(yè)工程竣工圖。三、目前工程資料管理存在問題（一）技術(shù)資料不完整，缺項的問題資料不完整是建筑工程資料存在的主要問題。工程項目歸檔率較好的單位能達到80%左右，較差的單位情況就不同了。很多工程項目竣工后沒有工程資料，或只有工程主體資料，沒有配套工程資料，鍋爐房、地下管線、園林綠化等資料寥寥無幾。（二）工程資料填寫不規(guī)范不完整的問題1、工序質(zhì)量評定表，表中的檢查項目及外觀、實測項目及允許偏差、質(zhì)量等級、工程數(shù)量等均有遭漏現(xiàn)象。2、施工表格填寫中會簽欄簽名不全，各級審查意見填寫不全，或空白的。3、工程名稱有漏填的，或各個表格填寫不統(tǒng)一的現(xiàn)象。4、在竣工圖中存在標注不清晰，或有的關(guān)鍵尺寸未標注的現(xiàn)象，竣工圖中出現(xiàn)“設(shè)計”等字樣的。（三）裝訂問題1、原件、復(fù)印件出現(xiàn)混裝現(xiàn)象。2、分類不清晰，裝訂順序混亂。3、無頁碼的。無編號的。4、單冊厚度超過城建檔案館要求25m的。5、工程施工技術(shù)資料中無合同原件，預(yù)算書、中標通知書等裝訂入冊的現(xiàn)象四、針對以上問題的具體解決方法（一）做好工程開工前的準備工作1、熟悉施工圖紙，提出疑問并解決工程開工前的準備是最重要的，首先熟悉設(shè)計施工圖、設(shè)計說明，從事不同的工作就從不同的角度去看，抓住重點。2、填寫和準備工程開工必備的資料。填寫建筑工程施工安全開工條件驗評表、建筑工程文明施工開工條件驗評表、工程質(zhì)量保證體系審查表（附七大員責(zé)任制）、開工報告、見證取樣計劃表、施工組織設(shè)計、安全施工組織設(shè)計，資料準備齊全后就找相關(guān)單位辦理簽字、蓋章、審核的手續(xù)。3、分類存放各種資料。為便于日后竣工資料的整理，在平日的資料收集過程中就按照資料館的建筑工程竣工資料檢查清單順序分類歸檔；對于施工中與業(yè)主、監(jiān)理等相關(guān)單位的來往資料雖不歸檔，也應(yīng)分類整理；對于用于施工中的各種表格分編號、單位放好，便于使用時拿取。工程資料分為施工技術(shù)管理材料、工程質(zhì)量保證材料、工程質(zhì)量檢驗評定材料和竣工圖四部分。（二）工程開工后應(yīng)著手的工作1、原材料送檢。開工時原材料必須送質(zhì)監(jiān)站委托的檢測中心檢驗，取現(xiàn)場有代表性的土樣送實驗室做擊實試驗。送檢應(yīng)注意嚴把質(zhì)量關(guān)，檢測合格的材料才允許使用。2、同時可進行的收集工作。將工程預(yù)算、測量交樁復(fù)核記錄、圖紙會審記錄、技術(shù)交底記錄，與開工報告、施工組織設(shè)計、施工許可證一起歸檔。（三）施工過程中收集和填報資料的注意事項1、收集材料質(zhì)量證明文件。在施工過程中不斷會購進各種材料，就需要收集每種材料的出廠合格證及有效的檢測報告（有cMA標志的），必須是原件。有效證件的時間、數(shù)量及品種規(guī)格必須與材料進場的時間相符，特別是水泥要有28天強度的出廠檢驗單；鋼材的標識、規(guī)格與出廠合格證相符。2、填報資料。對于質(zhì)檢資料的填報需填寫監(jiān)理規(guī)范用表，書寫要求規(guī)范，不能涂改，采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水，或現(xiàn)在常用的中性筆。監(jiān)理表格一般一式三份、隱蔽記錄與工序表格?式兩份。按照規(guī)范標準的相應(yīng)工序驗收內(nèi)容填寫表格，不同的監(jiān)理對資料的要求不完全一樣，填寫報驗資料前應(yīng)積極與監(jiān)理溝通，達成一致后填寫。3、收集試驗報告。試驗報告是工程資料的重要組成部分，屬工程質(zhì)量保證材料，7O%的試驗報告為自檢報告，3O%為見證取樣報告，由市政質(zhì)監(jiān)站委托的檢測中心出據(jù)，這30%為強制規(guī)定，在進入每道工序施工前后都有相應(yīng)的試驗，需要熟悉各種試驗，試驗完成后的試驗報告應(yīng)收集完整，跟資料中的樁號、時間、混凝土澆注記錄、施工記錄等相符合，工程中的大多數(shù)資料都相互聯(lián)系，不僅相符，匯總和評定記錄也需要根據(jù)試驗報告進行填寫。（四）工程接近尾聲時可提前進行的竣工資料整理工作1、匯總資料。檢查報驗資料中有無報漏、書寫錯誤等情況；將所有工序評定表的點數(shù)匯總并計算填寫工序質(zhì)量評定匯總表、部位質(zhì)量評定表、單位工程質(zhì)量評定表，所有工序、部位和單位工程的合格率都在這三種表格中反映，完成后需監(jiān)理及業(yè)主方的簽字蓋章手續(xù)。將所有施工技術(shù)、質(zhì)量保證、評定資料和竣工圖按城建資料館統(tǒng)一的資料清單順序整理、匯總到一起。2、復(fù)印裝訂。復(fù)印所需的套數(shù)（業(yè)主、接受單位各一套，監(jiān)理與設(shè)計只看不存檔），裝訂成冊。送備案館的一套需用牛皮紙裝訂，送資料館的一套為不裝訂的原件，且資料館對竣工圖有特殊要求，精心整理編制竣工圖目錄，有監(jiān)理蓋章。3、竣工圖的編制要求?？⒐D應(yīng)畫出所有變更內(nèi)容，如實反映竣工后的現(xiàn)狀，道路所處地段若有大型設(shè)施的也須標注，完成后加蓋竣工圖章，簽字手續(xù)完備。（五）工程竣工后的資料收集工作填寫工程竣工報告、工程交工驗收證書和質(zhì)量保修書，必須是原件，簽字、蓋章手續(xù)完備?？⒐を炇諘h結(jié)束后將竣工會議記錄放入竣工資料中，就基本是一套完整的工程竣工資料了。五、制度措施（一）建立健全工程資料管理制度1、在工程開工伊始，項目部就建立工程資料管理制度，使資料管理有章可循。2、根據(jù)工程特點進行單位、子單位工程、分部分項、檢驗批劃分，并依據(jù)劃分情況對所有使用的表格進行匯總，報監(jiān)理、甲方后執(zhí)行使用。這樣就避免在施工過程中遺漏應(yīng)使用的表格，而造成資料的嚴重滯后。3、建立健全施工資料管理崗位責(zé)任制。指定專人負責(zé)收集、整理,做到資料與工程進度同步。細化資料員崗位職責(zé)，具體到工作中的每個細節(jié),在職責(zé)明確后項目部掛牌實施,標于相關(guān)人員的辦公室,落實到人。另對其崗位進行月考核、季度考核及年度考核，獎懲結(jié)合，有利于提高工作效率。（二）熟練掌握相關(guān)法律、法規(guī)、施工質(zhì)量驗收標準和規(guī)范、工程合同與設(shè)計文件要想做好資料，使工程資料的填寫內(nèi)容和要求標誰化,相關(guān)規(guī)范的學(xué)習(xí)非常必要，因為每一張表格就是相關(guān)法律、法規(guī)、施工質(zhì)量驗收標準和規(guī)范、工程合同與設(shè)計文件的具體體現(xiàn),只有熟練掌握才能將其靈活運用到表格的填寫中,將標準規(guī)范與工程資料緊密地結(jié)合起來。表格的填寫才規(guī)范合理。規(guī)范用詞用語尺度的把握也是一個非常重要的方面。（三）工程資料管理制度的實施1、嚴格按施工資料管理流程管理資料。對施工技術(shù)資料（如施工組織設(shè)計、施工方案等）在施工單位進行內(nèi)部審批,手續(xù)齊全后進行報審，資料員登記發(fā)文記錄報建設(shè)（監(jiān)理）單位進行審批形成批復(fù)意見，施工單位依據(jù)批復(fù)意見與技術(shù)文件進行技術(shù)交底對形成的技術(shù)交底進行統(tǒng)一編號收集歸檔。然后進入施工質(zhì)量驗收報驗流程,施工單位依據(jù)圖紙、規(guī)范、方案、交底等組織施工,然后進行過程質(zhì)量控制檢查、檢驗。形成相關(guān)施工測量記錄、施工物資資料、施工記錄、施工試驗記錄等。在自檢合格后資料員登記發(fā)文記錄報建設(shè)（監(jiān)理）單位組織檢驗批質(zhì)量驗收,形成檢驗批質(zhì)量驗收記錄,合格后施工單位進入下一道工序施工。對返回的報驗資料及時對口歸檔登記,更新目錄。2、相關(guān)技術(shù)資料的處理流程做到及時準確無誤。以設(shè)計變更為例,在收到設(shè)計變更后首先進行設(shè)計變更收文登記,登記后依據(jù)變更內(nèi)容對相關(guān)管理人員、分包隊進行文件的發(fā)放,填寫《文件和資料發(fā)放登記表》,確保在兩天內(nèi)全部發(fā)放完畢,以免造成工程返工,增加成本。其后在施工圖紙上進行設(shè)精心整理精心整理計變更修改,修改完成后加蓋設(shè)計變更修改圖章進行標識。對于作廢的文件在加蓋“作廢”印章后統(tǒng)一回收處理。以上工作完成后進行資料統(tǒng)一流水編號歸檔,更新目錄。另設(shè)計變更為指導(dǎo)施工的技術(shù)性文件,必須在《有效文件控制清單》內(nèi)給予登記標識。3、資料的形成可按建設(shè)程序、專業(yè)、形成單位收集歸檔,使資料編目、組卷標準化。在檔案盒外側(cè)打上資料名稱、檔案盒號等標簽便于查閱,統(tǒng)一流水編號,且不能出現(xiàn)重復(fù)現(xiàn)象。同一類文件歸入統(tǒng)一的一個檔案盒內(nèi),每盒內(nèi)有完整清晰的目錄,目錄做成電子文檔,打印成文,做到條理化、標準化。當有資料歸檔應(yīng)及時登記更新目錄,做到項目齊全、準確、真實,體現(xiàn)文件的有效性、及時性。4、工程資料分類、編號標準化，對所有歸檔資料進行了統(tǒng)一的流水編號,做到查找快捷，使用方便,避免丟失,使資料更具實用性。5、工作中的協(xié)作溝通:為保證資料管理的流暢通順應(yīng)定期進行溝通工作。在每周一晚上的項目部會議中將出現(xiàn)的問題提出,在會上解決，以便進行后繼資料管理工作。6、工程竣工階段,歸檔資料的收集整理尤為重要，因為我們?nèi)粘９ぷ魇腔A(chǔ),是為了在工程竣工后向檔案管交驗合格資料。在整理過程中要特別注意整理資料原件,認真檢查資料原件上的簽字蓋章是否齊全,監(jiān)理單位監(jiān)理工程師是否簽字和簽章,相關(guān)人員簽字是否合法和合理，使資料做到齊全有效。在資料整理完畢后請當?shù)貦n案管工作人員到施工現(xiàn)場進行預(yù)查,對于提出的問題有針對性的進行整改落實,在基本通過后根據(jù)當?shù)貦n案管理體制規(guī)定，向相關(guān)單位移交、歸檔，共記四份。一份移交檔案館，一份移交建設(shè)單位，施工單位保留一份，最后一份留作工程“評優(yōu)、爭創(chuàng)”工作使用。（四）對工程資料的自查與他查項目部相關(guān)部門定期進行月度資料自查及公司內(nèi)部審查，以保證資料的真實性、完整性和準確性。對檢查中出現(xiàn)的問題及時整改,并在以后的工作中堅決避免。其次每個季度都有由建設(shè)方主持,監(jiān)理、施工方共同參加的季度勞動競賽考核,對于內(nèi)業(yè)資料檢查進行打分,排列名次,依據(jù)名次進行獎勵或處罰。最后安監(jiān)站、質(zhì)監(jiān)站等監(jiān)督職能機構(gòu)的監(jiān)督工作也是對資料管理工作的促進和完善,對其提出意見進行認真整改并給予回復(fù)。（五）加強學(xué)習(xí)，不斷總結(jié)，自我提高在竟爭如此激烈的今天,尤