合同管理制度-(2018發(fā)布版)

合同管理制度一、總則為規(guī)范公司合同管理工作，明確管理職責(zé)，界定管理層面、提高管理效能。做到管理有規(guī)章、簽約有約束、履行有核查,有效防范與限制合同風(fēng)險，維護(hù)公司合法權(quán)益。依據(jù)《中華人民共和國合同法》及相關(guān)法律、法規(guī)，并結(jié)合公司實際狀況，制定本制度。二、定義本制度所稱的合同，是指公司與公司以外的自然人、法人、其他組織之間就設(shè)立、變更、解除民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系所簽訂的協(xié)議。三、適用范圍（一）本制度適用于公司的合同管理工作（勞動合同除外）。（二）本制度適用于公司所屬的各部門。（三）公司建立“統(tǒng)一管理、統(tǒng)一審查、分級負(fù)責(zé)、全程監(jiān)控”的合同管理體制。（四）除本制度另有規(guī)定外，公司的生產(chǎn)、經(jīng)營、項目建設(shè)等一切對外交易活動，均應(yīng)簽訂書面合同。四、合同管理職責(zé)（一）公司及所屬部門對外簽訂及履行合同時應(yīng)做到遵遵守法律律法規(guī)、誠懇守信、保守隱私、維護(hù)公司利益。（二）合同管理由合同主辦部門、財務(wù)中心及其他相關(guān)部門分別行使職權(quán)，各部門行使職權(quán)應(yīng)遵循職責(zé)明確、相互協(xié)作、嚴(yán)禁推諉等原則。（三）公司各部門為合同主辦部門。合同主辦單位（部門）是合同業(yè)務(wù)的干脆責(zé)任人，對合同的訂立、履行全過程負(fù)責(zé)。具體職責(zé)如下：1、負(fù)責(zé)確保合同項目支配經(jīng)公司有效審批；確保合同標(biāo)的內(nèi)容與支配一樣；確保合同申報的內(nèi)容精確；確保文本、資料規(guī)范、完整、真實；確保合同標(biāo)的滿意相關(guān)技術(shù)要求（產(chǎn)品的技術(shù)性能、標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量等）；2、負(fù)責(zé)審核合同相對方的簽約資質(zhì)和履約實力。合同相對人是法人的，應(yīng)驗證其相關(guān)資質(zhì)文件原件并索要復(fù)印件，并加蓋其公章；合同相對人是自然人的，應(yīng)驗證其有效身份證件原件并索要復(fù)印件、聯(lián)系方式、常常居住地等信息；3、負(fù)責(zé)進(jìn)行合同談判；4、負(fù)責(zé)本部門合同的起草，對報審的合同進(jìn)行初步審核，保證內(nèi)部合同管理規(guī)范、完備；5、負(fù)責(zé)對本部門業(yè)務(wù)所涉及的重要合同（如選購 合同、銷售合同、工程承包合同等）發(fā)起評審、會審工作，溝通相關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)看法，形成工作紀(jì)要，指導(dǎo)完成合同起草和擬定；6、負(fù)責(zé)辦理合同簽訂的內(nèi)部審批手續(xù)和外部登記、鑒證等工作。7、負(fù)責(zé)統(tǒng)計、監(jiān)督和跟蹤本單位（部門）合同簽訂及履行狀況；8、負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)合同糾紛工作；9、負(fù)責(zé)本單位（部門）合同管理的基礎(chǔ)工作，包括建立合同臺賬、檔案等；10、公司給予的其他職責(zé)。（四）公司業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé)與本部門職責(zé)有關(guān)的合同管理工作。1、財務(wù)中心：負(fù)責(zé)對合同履行的資產(chǎn)、資金、價款、結(jié)算等進(jìn)行審核監(jiān)督。具體職責(zé)如下：（1）履行合同所需資金或所涉及資產(chǎn)的合理性及資金支配的可行性；（2）審核合同金額（類型、大小寫等）是否正確、精確；稅負(fù)、發(fā)票相關(guān)條款是否符合相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定；付款條款的正確性、合理性及適當(dāng)性；（3）認(rèn)為須要審核的其他內(nèi)容及公司給予的其他職責(zé)。2、信息中心：負(fù)責(zé)公司OA系統(tǒng)中合同申報、審批流程的系統(tǒng)維護(hù)。（五）法務(wù)負(fù)責(zé)人：全面負(fù)責(zé)公司的合同條款審核管理工作，主要擔(dān)當(dāng)以下管理職責(zé)：1、負(fù)責(zé)公司合同的法律審核；2、每年組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門對標(biāo)準(zhǔn)合同文本進(jìn)行修訂完善；3、負(fù)責(zé)公司范圍內(nèi)合同管理工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查工作；4、負(fù)責(zé)或協(xié)作外部法律顧問對公司合同糾紛的調(diào)查、調(diào)解、仲裁、訴訟工作；5、公司給予的其它職責(zé)；（六）合同主辦部門為最終簽約部門，其他部門應(yīng)當(dāng)在本部門職責(zé)和權(quán)限范圍內(nèi)對合同進(jìn)行審核，并幫助、協(xié)作、監(jiān)督合同的簽訂和履行。五、管控說明（一）合同主辦部門與他方達(dá)成合約意向，經(jīng)協(xié)商一樣，除即時結(jié)清者外，一律應(yīng)訂立書面合同，嚴(yán)禁口頭協(xié)議和非正式書面協(xié)議。（二）特殊狀況下，以傳真、公文信件或者電子郵件等方式簽訂合同的，應(yīng)當(dāng)隨即以正式的書面合同予以確認(rèn)。（三）合同主辦部門應(yīng)在交易起先前辦理完畢合同簽訂事宜。非遇突發(fā)事務(wù)等特殊狀況，堅決杜絕履行在先，簽訂合同在后的狀況發(fā)生；確遇特殊狀況需事后補(bǔ)簽合同的，應(yīng)在事后3日內(nèi)履行合同簽訂審批流程，并在OA系統(tǒng)合同審批流程中寫明合同補(bǔ)簽緣由。（四）原則上合同主辦部門應(yīng)運用公司發(fā)布的統(tǒng)一合同文本。如無統(tǒng)一合同文本又需多次重復(fù)運用的合同文本，由合同主辦部門負(fù)責(zé)起草，經(jīng)法務(wù)負(fù)責(zé)人審定后，公布運用。（五）公司所屬非獨立法人單位（部門），未經(jīng)特殊授權(quán)不得以本單位（部門）名義對外簽訂合同。（六）凡未經(jīng)OA系統(tǒng)合同審批流程審查過的合同，而由合同主辦部門私自簽訂的，由此導(dǎo)致的一切法律風(fēng)險及后果均由私自簽約的合同主辦部門負(fù)責(zé)。（七）國家法律法規(guī)或行業(yè)規(guī)范對供應(yīng)商、服務(wù)商等的從業(yè)資質(zhì)有規(guī)定的，必需選擇具有相關(guān)資質(zhì)的單位供應(yīng)商品或服務(wù)。六、合同起草（一）合同主辦單位（部門）在公司授權(quán)的職能范圍內(nèi)起草合同。（二）訂立合同時，必需做到充分協(xié)商，合同對當(dāng)事人權(quán)利、義務(wù)的約定必需明確、具體，合同文本用語應(yīng)當(dāng)精確、嚴(yán)謹(jǐn)、簡練、規(guī)范。合同一般應(yīng)包括以下條款（依據(jù)簽約須要，選擇適用）：1、合同標(biāo)題明確，各方當(dāng)事人的法定全稱、法定代表人、居處應(yīng)當(dāng)與各方當(dāng)事人的有效證件等資信材料載明的狀況一樣；2、簽約的目的和依據(jù)；3、合同標(biāo)的。合同標(biāo)的應(yīng)具有唯一性、精確性，標(biāo)的物應(yīng)具體約定規(guī)格、型號、商標(biāo)、等級等內(nèi)容；不動產(chǎn)應(yīng)注明名稱和坐落地點等內(nèi)容；不易確定的無形資產(chǎn)、勞動服務(wù)、技術(shù)轉(zhuǎn)讓、工作成果等描述要精確；4、數(shù)量條款。合同應(yīng)采納國家標(biāo)準(zhǔn)的計量單位、計量方法、計量工具，應(yīng)約定標(biāo)的物數(shù)量，常年合同無法約定準(zhǔn)確數(shù)量的應(yīng)約定數(shù)量的確定方式（如電子郵件、傳真、送貨單、發(fā)票等）；5、質(zhì)量條款。應(yīng)包括質(zhì)量檢測標(biāo)準(zhǔn)和方式，國家有強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)的，應(yīng)寫明該標(biāo)準(zhǔn)的代號全稱；如有多種標(biāo)準(zhǔn)的，應(yīng)約定與合同標(biāo)的相適應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)；應(yīng)寫明質(zhì)量檢驗的方法、責(zé)任期限和條件、質(zhì)量異議期限和條件等；6、價款或酬勞條款及可能發(fā)生費用的分擔(dān)條款。合同中應(yīng)明確約定支付方式、數(shù)額、票據(jù)、計算標(biāo)準(zhǔn)和程序、幣種等；7、履約期限、地點或方式條款。履行期限、履行地點應(yīng)具體明確；交付標(biāo)的物方式、服務(wù)供應(yīng)方式、結(jié)算方式應(yīng)具體明確；8、權(quán)利義務(wù)條款。應(yīng)明確約定履行過程中各方的權(quán)利義務(wù)及風(fēng)險責(zé)任的劃分；9、合同的擔(dān)保條款。合同中對方當(dāng)事人要求供應(yīng)擔(dān)保的，應(yīng)依據(jù)公司規(guī)定的程序報批且經(jīng)有權(quán)確認(rèn)人簽字確認(rèn)；要求對方供應(yīng)擔(dān)保的，應(yīng)當(dāng)審查對方供應(yīng)標(biāo)的物的真實狀況和保證人的資信狀況；10、違約責(zé)任條款。有法定違約金的，應(yīng)按規(guī)定在合同中寫明；法律沒有規(guī)定或規(guī)定不明確的，應(yīng)依據(jù)實際狀況具體約定違約金、賠償金的數(shù)額、比例及計算方法；11、解決爭議方式條款。可選擇協(xié)商、調(diào)解、訴訟或仲裁等方式；選擇訴訟方式的，簽約時應(yīng)優(yōu)先選擇我方所在地人民法院；選擇仲裁方式的，應(yīng)明確約定仲裁機(jī)構(gòu)的名稱；12、其他條款：合同文本份數(shù)；生效的時間和條件；聯(lián)系方式；附件名稱；簽約地點、日期；簽約各方開戶銀行及賬號；簽約各方公章或合同專用章；法定代表人（負(fù)責(zé)人）或代理人簽字。13、除上述條款之外，合同當(dāng)事人雙方可以在合同中增加協(xié)商約定的條款，但不得違反法律、法規(guī)及本制度的規(guī)定。14、合同各方當(dāng)事人共同認(rèn)為必需明確的其他條款。對技術(shù)類合同和其他涉及經(jīng)營信息、技術(shù)信息的合同，應(yīng)約定保密承諾與違反保密承諾時的違約責(zé)任；履約期限1年以上的重大合同應(yīng)當(dāng)約定雙方聯(lián)系制度。涉外合同的內(nèi)容依據(jù)有關(guān)法律規(guī)定確定。（四）合同主辦部門應(yīng)就合同文本統(tǒng)一進(jìn)行合同編號：1、合同編號的格式為：公司代碼-部門代碼-簽訂日期-流水號。（1）公司代碼一律為“****”；（2）部門代碼：合同主辦單位（部門）代碼（3）簽訂日期：即合同簽訂日期，八位阿拉伯?dāng)?shù)字。（4）流水號：合同主辦部門該年度所簽合同的依次號，由四位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，是按合同簽訂先后依次編制的流水號，自“0001”起，至“9999”止。（5）補(bǔ)充協(xié)議、變更（解除）協(xié)議或長期合同項下的訂單與主合同共用一個合同編號，但在主合同編號的流水號后，依據(jù)補(bǔ)充協(xié)議、變更（解除）協(xié)議或訂單的簽訂次數(shù)及依次在合同編碼后用擴(kuò)號加兩位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，自“01”起，至“99”止。（五）合同文本除簽訂日期、合同編號或簽字欄內(nèi)容外，一律采納打印字體，不得手寫。七、合同的審批簽訂流程（一）原則上合同一律在OA系統(tǒng)合同審批流程中申報、審查、審批；對于個別特殊合同可以通過紙版進(jìn)行申報、審查、審批。（二）合同主辦部門負(fù)責(zé)合同的談判和合同文本的起草，并填制合同審批單，然后依次經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)中心、法務(wù)部及其他有關(guān)部門直至總經(jīng)理簽批看法，經(jīng)對簽批看法處理落實后形成的合同正式文本方可由公司法定代表人或負(fù)責(zé)人簽字蓋章。（三）合同主辦部門依據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)實際狀況，對合同審批部門的簽批看法無法落實的，應(yīng)在合同合同審批流程中進(jìn)行狀況說明，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，否則提出簽批看法的部門應(yīng)將該合同審批流程駁回合同主辦部門，不予審批通過。（四）運用法務(wù)供應(yīng)統(tǒng)一合同范本的，主辦部門僅需在合同中填寫金額、數(shù)量等基本狀況的，可以不經(jīng)過方法務(wù)審核。（五）涉及到重大經(jīng)濟(jì)、法律責(zé)任，有重大影響的合同，應(yīng)由合同主辦部門召集會議，經(jīng)相關(guān)的各部門探討確定。（六）合同簽訂時，須要辦理下列手續(xù)的，由合同主辦部門負(fù)責(zé)辦理：1、法律、法規(guī)、政策要求需辦理的手續(xù)。2、公證手續(xù)；3、擔(dān)保手續(xù)；4、合同約定須要辦理的其他手續(xù)。（七）對外簽訂合同，原則上由我方擬定合同文本，如對方供應(yīng)合同文本的，審批流程同上。（八）簽訂各類合同必需運用合同專用章或公章，公章由財務(wù)中心專人保管；憑簽批完成的合同審批單到印章保管部門加蓋印章；兩頁以上的合同必需加蓋騎縫章；未加蓋印章的合同，結(jié)算部門、財務(wù)部門不得辦理結(jié)算、付款事宜。（九）嚴(yán)禁在對外簽訂合同的空白文本上蓋章，對于不能在同一地簽訂的合同，應(yīng)由對方先簽字蓋章或各自簽署后互換文本。（十）申報審批的合同文本必需內(nèi)容完整，不得申報空白合同文本；任何單位或個人不得以合同相對人已蓋章為由，拒絕合同審核人員對合同提出修改看法。（十一）合同承辦部門申報審批的合同文本為外文格式的，須同時附翻譯的中文文本。（十二）未履行審查、審批手續(xù)或?qū)彶?、審批手續(xù)不符合規(guī)定的合同，一律不得簽訂。（十三）合同主辦單位（部門）打印簽訂的合同文本必需與審批流程中申報的合同文本保持一樣，不得擅自變更合同內(nèi)容，但修改合同文本中的錯別字除外；合同文本簽訂前，合同雙方就合同標(biāo)的、數(shù)量、價款、交付方式、運輸、驗收等實質(zhì)性條款作出重新修訂的，合同主辦單位（部門）須重新履行審批流程，不得仍以原審批流程作為新文本的簽訂依據(jù)。（十四）合同文本中約定須法定代表人簽字的，應(yīng)由法定代表人簽字或加蓋名章。（十五）未經(jīng)授權(quán)的單位負(fù)責(zé)人、部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)人員一律不得在合同“授權(quán)代表”處簽字；合同主辦部門的業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員可以在合同文本的“聯(lián)系人”處簽名和填寫聯(lián)系電話。（十六）合同簽訂后，任何單位（部門）和個人不得對合同文本進(jìn)行涂改。合同內(nèi)容的變更、合同主體的轉(zhuǎn)讓，必需簽訂書面變更協(xié)議或補(bǔ)充協(xié)議。（十七）合同經(jīng)我方簽字蓋章，但合同相對人尚未簽字蓋章時，如合同所涉及業(yè)務(wù)發(fā)生變更或取消，導(dǎo)致該合同文本作廢的，則我方合同主辦部門需將我方已簽字蓋章的全部合同文本交給印章管理部門，不得擅自進(jìn)行處理。（十八）合同相對人是法人或其他組織的，必需加蓋與合同相對人主體名稱完全一樣的公章或合同專用章，不得以其他業(yè)務(wù)章或部門印章代替；合同相對人是自然人的，必需是本人親筆簽名并摁手印，不得他人代簽。（十九）合同審查應(yīng)仔細(xì)、精確、剛好、高效。具體要求如下：1、合同主辦單位（部門）、審查部門應(yīng)在1個工作日內(nèi)完成合同申報、審查工作；2、對于審核中遇到問題須要進(jìn)一步核查的，應(yīng)在2個工作日內(nèi)完成；3、因公出、崗位調(diào)整或其它緣由不能剛好完成合同申報、審查等工作時，應(yīng)剛好做好工作轉(zhuǎn)托付、交接。八、合同的履行（一）合同在簽字、蓋章，且約定的生效條件成就前，不得實際履行。合同生效后，一切與合同有關(guān)的部門及人員應(yīng)全面、剛好履行合同，確保信譽(yù)；（二）公司任何部門及人員發(fā)覺合同相對人不依據(jù)合同約定履行的，應(yīng)當(dāng)馬上通報合同主辦部門，合同主辦部門應(yīng)當(dāng)在法定或合同約定期限內(nèi)以法定或合同約定方式向?qū)Ψ蕉酱俾男谢蛘咛岢鏊髻r。不依據(jù)合同約定履行，包括不能履行、不全面、不適當(dāng)?shù)穆男?。如需出具督促履行合同和索賠函件，應(yīng)由法務(wù)負(fù)責(zé)起草；（三）公司任何部門及人員收到合同相對人提出的督促履行合同和索賠的函件或告知，應(yīng)當(dāng)馬上送交或告知合同主辦部門，由合同主辦部門商同方法務(wù)負(fù)責(zé)人制定對策，經(jīng)合同主辦部門負(fù)責(zé)人簽注具體看法后執(zhí)行；（四）有關(guān)合同履行中的書面簽證、收發(fā)貨單據(jù)、結(jié)算文件、往來信函、文書、傳真等均為合同的組成部分，必需由雙方業(yè)務(wù)代表簽字或加蓋印章。各部門應(yīng)將相關(guān)資料保存?zhèn)浒?。合同?quán)利義務(wù)完全履行完畢后，合同文本及相關(guān)資料交由主辦單位存檔保管；（五）合同主辦單位（部門）或合同相對人將我方或雙方已蓋章的合同原件不慎損毀或遺失，須要補(bǔ)簽合同文本的，造成合同損毀或遺失的單位（部門）應(yīng)出具狀況說明，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可補(bǔ)簽。九、合同變更、解除和終（中）止與轉(zhuǎn)讓（一）合同簽訂后受法律約束，我方不得擅自變更、解除和終（中）止合同。若確需變更、解除和終（中）止合同，由合同主辦部門說明緣由簽訂相應(yīng)協(xié)議上報審批。審批流程與合同簽訂審批流程相同；（二）因合同履行狀況發(fā)生改變需變更合同條款的，主辦部門在征得合同相對人同意并經(jīng)公司審批后，以書面形式向合同相對人提出變更合同的要求；在未得到合同相對人書面答復(fù)前，除依法可以中止履行外，仍需按合同約定履行；合同主辦部門不得以對方的口頭（包括電話）答復(fù)作為合同變更的依據(jù)；（三）對方提出變更合同要求的，必需以書面形式提出。否則仍按原合同約定履行；（四）我方因不行抗力致使合同無法履行，須要解除合同的，須馬上由合同主辦部門提出處理看法并完成審批，向合同相對人提出書面解除要求，并供應(yīng)有關(guān)證明文件；（五）合同相對人因不行抗力致使合同無法履行，提出書面解除合同要求時，應(yīng)馬上中止合同的履行，并要求合同相對人供應(yīng)有關(guān)證明文件；（六）合同相對人未能在合同約定的期限內(nèi)履行義務(wù)，合同主辦部門在發(fā)出書面文函督促履約后仍未能履行合同，則應(yīng)解除該合同，并追究違約責(zé)任；（七）合同簽訂以后，經(jīng)協(xié)商一樣，合同一方當(dāng)事人將其合同權(quán)利、義務(wù)全部或部分轉(zhuǎn)讓給第三人的，應(yīng)當(dāng)由轉(zhuǎn)讓合同權(quán)利義務(wù)的一方、合同另一方以及受讓合同權(quán)利義務(wù)的第三人簽訂轉(zhuǎn)讓協(xié)議；（八）主辦部門必需妥當(dāng)處理合同變更、解除和終（中）止與轉(zhuǎn)讓的善后問題。相關(guān)書面資料和處理記錄保存?zhèn)浒?，并定期連同原合同一并送交秘書處存檔。十、合同糾紛的處理（一）合同發(fā)生糾紛時，合同主辦單位（部門）應(yīng)當(dāng)依據(jù)實際狀況提出糾紛處理看法，剛好支配人員與合同相對人協(xié)商解決。經(jīng)協(xié)商能夠達(dá)成一樣的，應(yīng)當(dāng)依據(jù)合同簽訂程序簽訂和解協(xié)議。雙方不愿協(xié)商或協(xié)商不成的，我方確定提起訴訟或合同相對人提起訴訟時，合同主辦部門應(yīng)將該合同糾紛的全部材料送交法務(wù)，并與其他部門共同主動協(xié)作法務(wù)商討解決方案，經(jīng)審批流程完成后確定提起訴訟或應(yīng)訴；（二）合同糾紛的提出，加上與對方協(xié)商處理糾紛的時間，應(yīng)在法律規(guī)定的時效內(nèi)（一般為2年）進(jìn)行；（三）對雙方已經(jīng)簽署的解決合同糾紛的協(xié)議書和有關(guān)主管機(jī)關(guān)或仲裁機(jī)關(guān)的調(diào)解書、仲裁書，在正式生效后，主辦單位（部門）應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)該文書執(zhí)行的跟蹤和履行狀況。對方逾期不履行已經(jīng)發(fā)生法律效力的調(diào)解書、仲裁確定書或判決書的，合同主辦部門應(yīng)剛好上報。經(jīng)協(xié)商無效者，由法務(wù)向法院申請執(zhí)行；（四）合同糾紛處理或執(zhí)行完畢，法務(wù)負(fù)責(zé)人應(yīng)剛好通知相關(guān)部門，并將有關(guān)資料整理歸檔。十一、合同檔案管理（一）合同主辦單位（部門）應(yīng)當(dāng)建立本部門合同臺賬及合同檔案資料管理工作。1、合同檔案是指合同談判、簽訂、變更、履行和爭議處理過程中形成的，具有查考利用價值的各種書面、電子資料等與合同有關(guān)的全部資料。包括但不限于：（1）調(diào)查資料；（2）合同正本及附件原件；（3）合同審核和審批資料；（4）合同談判、簽訂、變更和履行過程中的往來函件（信函、傳真、電子郵件）等；（5）合同談判、簽訂、變更和履行