員工宿舍管理制度

HR的春天里知識旗艦店第第頁員工宿舍管理制度第一節(jié)總則第一條目的為規(guī)范員工宿舍的管理，保證宿舍的安全、文明、整潔，切實幫助員工解決住宿問題，創(chuàng)建一個良好的住宿環(huán)境和生活環(huán)境，特制定本制度。第二條適用范圍XXXXXX公司員工宿舍管理第三條責(zé)任部門（一）公司行政管理部負責(zé)本制度的執(zhí)行，負責(zé)對員工宿舍進行管理，對宿舍的安排、調(diào)配、退宿、宿舍資產(chǎn)、租賃合同管理，以及宿舍的安全和住宿秩序的全面管理和維護。（二）公司人事部負責(zé)本制度的修訂和執(zhí)行監(jiān)督。（三）各部門/各店應(yīng)當(dāng)根據(jù)本制度的規(guī)定，給予配合。第四條宿舍管理部門（一）職能部門員工宿舍管理部門：公司行政管理部（二）門店員工宿舍管理：店長第二節(jié)入住宿舍條件及入宿、退宿流程第五條入住宿舍條件凡XX公司正式員工滿足以下任何一項條件可申請入住宿舍：（一）家庭住址非工作地所在城市的；（二）門店員工戶口為工作地所在城市，且家庭住址到工作地點超過10公里的；（三）職能部門員工戶口為工作地所在城市，且家庭住址到工作地點超過10公里的；（四）個人或家庭在工作地所在城市沒有購置房產(chǎn)的；（五）因業(yè)務(wù)拓展需求，新開業(yè)門店被正式錄用后尚未轉(zhuǎn)正的員工，滿足本條第（一）、（二）、（四）項任何一項條件的，也可以申請入住。第六條入住宿舍申請與流程（一）職能部門員工入住宿舍申請流程：1、員工填寫《員工住宿申請表》；2、員工將《員工住宿申請表》經(jīng)所屬部門負責(zé)人審批通過后，提交行政管理部主管審核；3、行政管理部主管按照入住宿舍條件審核批準(zhǔn)后，按照入住宿舍標(biāo)準(zhǔn)安排入住宿舍。（二）門店員工入住宿舍的申請流程：1、員工填寫《員工住宿申請表》；2、員工將《員工住宿申請表》提交店長審批；3、店長按照入住宿舍條件審核批準(zhǔn)后，按照入住宿舍標(biāo)準(zhǔn)安排入住宿舍。審核責(zé)任人審批員工入住宿舍申請，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行本制度規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，不可隨意變更相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和流程。第七條退宿（一）職能部門員工退宿職能部門員工退宿需向行政管理部提交書面申請，由行政管理部根據(jù)入宿時《員工住宿申請表》中所列項目核對、確認無硬件資產(chǎn)損壞、遺失之后，收回宿舍鑰匙，并辦理退宿手續(xù)。（二）門店員工退宿門店員工退宿需向店長提交書面申請，由店長根據(jù)入宿時《員工住宿申請表》中所列項目核對、確認無硬件資產(chǎn)損壞、遺失之后，收回宿舍鑰匙，并辦理退宿手續(xù)。（三）離職人員退宿，應(yīng)在遞交離職申請同時辦理退宿手續(xù)，并在離職前完成退宿手續(xù)，離職員工須在正式離職日后72小時內(nèi)搬離宿舍。第八條住宿期限為優(yōu)先滿足新入職員工需求，控制宿舍數(shù)量和公司成本，職能部門員工入住宿舍達到一定年限，應(yīng)當(dāng)辦理退宿手續(xù)，搬離宿舍：（一）BAND-6（含）以上員工：入住宿舍滿1年；（二）BAND-5（含）以下員工：入住宿舍滿3年；（三）入住期間BAND級發(fā)生變動的，BAND級變動之日起，按照變動后的BAND級重新計算住宿期限；（四）門店員工、公司職能外派員工不受本條住宿期限的限制。按本條規(guī)定應(yīng)當(dāng)退宿的員工，如需要繼續(xù)住宿的，應(yīng)當(dāng)提交書面續(xù)住宿舍的申請，公司經(jīng)公司總經(jīng)理審批后，方可繼續(xù)入住。第三節(jié)住宿標(biāo)準(zhǔn)第九條住宿人數(shù)標(biāo)準(zhǔn)本條規(guī)定的是員工宿舍每間最低入住人數(shù)，宿舍管理部門可以針對常住人員、非常住人員、外派人員靈活搭配安排住宿。原則上不允許安排異性員工住同一宿舍，應(yīng)單獨設(shè)立男、女員工宿舍。（一）非外派人員：1、BAND-6（含）以上員工：2人/間；2、BAND-5（含）以下員工：4-6人/間。（二）外派人員：1、BAND-6（含）以上員工：1人/間；2、BAND-4、BAND-5員工：2人/間。僅有一名BAND-5（含）以下外派人員時，不可以安排入住單間。外派人員選擇根據(jù)外派制度的規(guī)定領(lǐng)取宿舍補貼的，不應(yīng)當(dāng)再按照本制度的規(guī)定入住員工宿舍。外派人員選擇按照本制度的規(guī)定入住員工宿舍的，不應(yīng)當(dāng)再根據(jù)外派制度的規(guī)定領(lǐng)取宿舍補貼。（三）特殊情況：因宿舍房型或宿舍內(nèi)格局限制，無法達到入住的最低人數(shù)的，宿舍管理部門可以根據(jù)實際情況和需求，靈活安排住宿。宿舍管理部門提交靈活安排住宿的書面申請，公司經(jīng)公司總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后，方可施行。當(dāng)申請員工滿足本辦法第五條規(guī)定的入住條件，但宿舍管理部門因為入住人個人原因或外界客觀原因無法安排入住時，不再支付任何經(jīng)濟補貼，由申請員工自行解決住宿問題。第十條租金費用標(biāo)準(zhǔn)及租賃宿舍要求（一）公司各城市宿舍租賃，應(yīng)本著經(jīng)濟節(jié)約、距離適中的原則，公司所有宿舍租賃費用均需在宿舍租賃前報行政管理部主管審核同意后方可租賃（費用不超過本條內(nèi)容（三）標(biāo)準(zhǔn)前提下）；（二）因業(yè)務(wù)拓展需要，公司新開發(fā)門店所在城市宿舍租金標(biāo)準(zhǔn)，由行政管理部主管依據(jù)當(dāng)?shù)亟?jīng)濟水平，擬定租金標(biāo)準(zhǔn)，按本條內(nèi)容（三）表格同步將租金標(biāo)準(zhǔn)報公司人事部、公司財務(wù)部存檔；（三）依據(jù)公司現(xiàn)有宿舍租金現(xiàn)狀，及公司各城市租金平均水平，特制定各城市2023租金參考標(biāo)準(zhǔn)如下（后期宿舍租金標(biāo)準(zhǔn)隨各地經(jīng)濟發(fā)展水平，每年3月份更新一次，由公司總經(jīng)理簽字后生效）：省份城市宿舍類型標(biāo)準(zhǔn)宿舍裝修類型宿舍租金上限（月）宿舍押金上限（月）宿舍租金/押金支付標(biāo)準(zhǔn)（四）各城市宿舍租賃，租金及支付形式原則上應(yīng)低于或等同于公司制度標(biāo)準(zhǔn)要求，如因客觀因素導(dǎo)致超過制度標(biāo)準(zhǔn)時，須由該宿舍管理部門負責(zé)人線下向公司總經(jīng)理申請審批后方可租賃。（五）宿舍租賃要求。為便于公司宿舍的管理及風(fēng)險管控，職能/門店在租賃宿舍時，須滿足以下要求：租賃宿舍距離門店/職能辦公室步行≤15分鐘為宜；租賃樓層為7層及7層以下宿舍時，禁止租賃一層和頂層；租賃樓層為7層及7層以下宿舍時，宿舍須具備防盜網(wǎng)；宿舍租賃，禁止租賃木地板宿舍；宿舍租賃，木質(zhì)家具以少為宜，盡量避免木質(zhì)家具。第十一條宿舍費用報銷標(biāo)準(zhǔn)除公司總經(jīng)理宿舍租賃費用及宿舍相關(guān)費用全額報銷外，公司其他宿舍費用報銷，按以下標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行：外派人員宿舍外派宿舍費用報銷項目水費、電費、物業(yè)費、暖氣費、寬帶費外派宿舍各費用報銷標(biāo)準(zhǔn)4人以上宿舍4人以下（含4人）宿舍暖氣費、寬帶費暖氣費、寬帶費一般為年度支付，因各地存在差異，故實報實銷。外派宿舍各費用報銷流程限額內(nèi)水費、電費由公司支付，超額部分由宿舍員工平攤支付；每月20日前由舍長填寫報銷單，附上月水費、電費繳納憑證，未達基礎(chǔ)金額按實際金額報銷，超過基礎(chǔ)金額按基礎(chǔ)金額報銷。非外派人員宿舍按《廣東省XXXXXX公司員工宿舍管理制度》規(guī)定，除開通暖氣的宿舍，暖氣費由公司承擔(dān)并給予報銷外，其他如水費、電費、物業(yè)費等一切宿舍費用，均由當(dāng)月住宿人員平攤，門店防損助理負責(zé)監(jiān)督，宿舍長負責(zé)繳納。外派人員、非外派人員混住宿舍如遇到外派人員與非外派人員混住時，該宿舍外派人員費用報銷須按比例進行承擔(dān)，由門店防損助理/職能財務(wù)部進行監(jiān)督，標(biāo)準(zhǔn)如下：有標(biāo)準(zhǔn)限額的費用（水費、電費）當(dāng)每月實際人均費用高于標(biāo)準(zhǔn)限額時每月實際人均費用高于標(biāo)準(zhǔn)限額時，該外派人員費用按標(biāo)準(zhǔn)限額報銷。如7月份電費，實際人均60度，標(biāo)準(zhǔn)人均50度，則該外派人員可報銷費用標(biāo)準(zhǔn)為50度，其余費用宿舍成員分?jǐn)?。?dāng)每月實際人均費用低于標(biāo)準(zhǔn)限額時每月實際人均費用低于標(biāo)準(zhǔn)限額時，該外派人員費用按實際金額報銷。如7月份電費，實際人均40度，標(biāo)準(zhǔn)人均50度，則該外派人員可報銷費用標(biāo)準(zhǔn)為40度，其余費用宿舍成員分?jǐn)偂o標(biāo)準(zhǔn)限額的費用物業(yè)費、寬帶費支付，按費用支付時，宿舍人頭平均值費用報銷。如7-9月份物業(yè)費300元，7月份支付，同時7月份宿舍實際住宿6人，人均費用50元，則可報銷費用標(biāo)準(zhǔn)為50元。第十二條硬件資產(chǎn)配置標(biāo)準(zhǔn)外派人員宿舍1、臥室固定資產(chǎn)2、其他區(qū)域固定資產(chǎn)非外派人員宿舍1、臥室固定資產(chǎn)2、其他區(qū)域固定資產(chǎn)外派人員、非外派人員混住宿舍1、臥室固定資產(chǎn)2、其他區(qū)域固定資產(chǎn)（四）固定資產(chǎn)配置及報銷要求1、宿舍內(nèi)配置的所有設(shè)備都必須是正品，杜絕任何假冒偽劣產(chǎn)品。2、所有宿舍物品申購需提報《宿舍及宿舍用品新增(替換)申請表》，其中標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)“新增宿舍用品”職能須由人事經(jīng)理審批后方可報銷、門店須由區(qū)域經(jīng)理審批后方可報銷，超標(biāo)準(zhǔn)須由公司總經(jīng)理審批后方可報銷；常態(tài)“宿舍用品更換”（用品超過使用壽命報廢更換）需求職能人事經(jīng)理/門店區(qū)域經(jīng)理簽字后方可報銷。3、因涉及個人衛(wèi)生及要求，無論外派員工還是非外派員工（含儲干），公司不給予床上用品配置及個人用品配置。4、宿舍固定資產(chǎn)配置標(biāo)準(zhǔn)，以固定資產(chǎn)購買時的宿舍類型而定。如：6月1日宿舍租賃時，宿舍類型為：外派人員宿舍，則固定資產(chǎn)按“外派宿舍”標(biāo)準(zhǔn)配置，12月1日，因宿舍調(diào)整和合并，該宿舍變成“外派、非外派人員混住宿舍”，則該宿舍原先固定資產(chǎn)配置不進行清退。5、公司租賃的宿舍（含門店/職能），首次鎖芯更換，給予報銷鎖芯更換費用，其他情形不予報銷。第四節(jié)宿舍管理第十三條宿舍管理員職能部門由行政管理部主管或其授權(quán)人員擔(dān)任；門店由店長擔(dān)任。宿舍管理員負責(zé)統(tǒng)籌管理：宿舍安排、調(diào)配、入宿和退宿登記、舍長任命、宿舍資產(chǎn)管理、租賃合同管理及巡查等。第十四條舍長每套宿舍設(shè)舍長一名，舍長可以由宿舍管理員兼任，舍長需滿足以下條件之一：（一）每月累計入住達15天以上；（二）宿舍內(nèi)BAND級最高的員工。舍長負責(zé)宿舍日常管理：住宿秩序、值日生設(shè)置及日常監(jiān)管等。擔(dān)任舍長的員工申請退宿或離職前，應(yīng)當(dāng)完成工作交接。擔(dān)任舍長的員工每月補貼人民幣100元，隨工資發(fā)放。第十五條資產(chǎn)管理資產(chǎn)管理負責(zé)部門：行政管理部負責(zé)管理職能部門宿舍硬件資產(chǎn)；各門店負責(zé)管理門店宿舍硬件資產(chǎn)。（一）宿舍管理員應(yīng)當(dāng)擬定《宿舍硬件資產(chǎn)登記表》，將宿舍硬件資產(chǎn)登記入冊，與舍長雙方對宿舍內(nèi)硬件資產(chǎn)進行清點，并簽字確認；（二）宿舍硬件資產(chǎn)由房東提供的，宿舍管理員應(yīng)當(dāng)在《宿舍硬件資產(chǎn)登記表》注明；（三）出租方未提供或提供不全的，公司依照本辦法第十二條的規(guī)定出資配備；（四）宿舍硬件資產(chǎn)（含出租房提供、公司提供）損壞、滅失，需要維修或更換的：宿舍長須每月按照《員工宿舍核查表》進行宿舍固定資產(chǎn)和設(shè)施的盤點，當(dāng)月出現(xiàn)人為損壞的，能查清責(zé)任人的，由責(zé)任人賠償；無法確定責(zé)任人的，由當(dāng)月宿舍住宿人員平均分?jǐn)傎r償（購買或維修費用）。宿舍出現(xiàn)人員搬入或搬出時，宿舍長須按照《員工宿舍核查表》進行宿舍固定資產(chǎn)和設(shè)施的盤點，當(dāng)月出現(xiàn)人為損壞的，能查清責(zé)任人的，由責(zé)任人賠償；無法確定責(zé)任人的，由當(dāng)月宿舍住宿人員平均分?jǐn)傎r償（購買或維修費用）。宿舍硬件（制度標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)的）資產(chǎn)自然損壞或折舊（如電器隨時間延長折舊），或因不可抗力因素（地震、火災(zāi)等）滅失的，維修或更換的費用由公司承擔(dān)并給予報銷。維修或更換申請單須由公司總經(jīng)理線下審批。宿舍硬件資產(chǎn)人為損壞或遺失的，由當(dāng)事人承擔(dān)維修費用或賠償；如無明確責(zé)任人，則由同一宿舍內(nèi)的住宿人員共同承擔(dān)維修費用或賠償。無法界定責(zé)任原因的固定資產(chǎn)及零配件的維修/更換費用，公司不予報銷。第十六條資源調(diào)配（一）原則上按照外派人員、非外派人員宿舍分開住宿；職能部門按部門集中住宿；門店按各店集中住宿；（二）同一城市兩個以上門店的宿舍可以進行整合，根據(jù)距離遠近適當(dāng)合并；（三）門店外派人員不足，外派員工宿舍應(yīng)當(dāng)與非外派員工宿舍合并；（四）職能部門員工應(yīng)當(dāng)服從因合并宿舍而做出的調(diào)配。第五節(jié)新增（替換）宿舍第十七條新增（替換）宿舍的條件（一）職能部門宿舍人數(shù)已達到本制度規(guī)定的上限人數(shù)，且無調(diào)配床位的；（二）門店宿舍人數(shù)已達上限人數(shù)，且同城店無法調(diào)配提供床位的；（三）原宿舍租約到期，無法續(xù)租的；（四）原宿舍租約未到期，出租方提前解約，收回房屋的；（五）因不可抗力，無法繼續(xù)使用原宿舍。出現(xiàn)本條任何一項情形的，可以提交新增（替換）宿舍的申請。第十八條新增（替換）宿舍的申請流程已有宿舍入住人數(shù)只有在達到本制度第九條規(guī)定的上限時，才能新租宿舍，且新租宿舍入住人數(shù)應(yīng)達到本制度第九條規(guī)定的下限標(biāo)準(zhǔn)。（一）職能部門新增（替換）宿舍的申請流程：1、行政管理部主管填寫《宿舍及宿舍用品新增（替換）申請表》；2、新增宿舍由公司總經(jīng)理根據(jù)本制度第十七條的規(guī)定審核申請、替換宿舍由公司人事經(jīng)理根據(jù)本制度第十七條的規(guī)定審核申請；3、審核批準(zhǔn)后，行政管理部即可新增（替換）宿舍。新增宿舍入住員工人數(shù)不能達到本制度第九條規(guī)定的人數(shù)下限時，應(yīng)當(dāng)與同城門店合并提出新增宿舍申請。（二）門店新增（替換）宿舍的申請流程：1、店長填寫《宿舍及宿舍用品新增（替換）申請表》（見附表3）；2、新增宿舍經(jīng)區(qū)域經(jīng)理初審后提交公司總經(jīng)理根據(jù)本制度第十七條的規(guī)定審核申請、替換宿舍由區(qū)域經(jīng)理根據(jù)本制度第十七條的規(guī)定審核申請；3、審核批準(zhǔn)后，門店即可新增（替換）宿舍。新增宿舍入住員工人數(shù)不能達到本制度第九條規(guī)定的人數(shù)下限時，應(yīng)當(dāng)與同城門店/職能部門合并提出新增宿舍申請。第十九條新增（替換）宿舍產(chǎn)生費用報銷標(biāo)準(zhǔn)資產(chǎn)搬遷（除空調(diào)外）因無法核定搬遷費用標(biāo)準(zhǔn)，公司固定資產(chǎn)及個人資產(chǎn)搬遷，均不給予搬遷費用報銷。公司職能總部或區(qū)域職能總部所在地宿舍搬遷，有配置公務(wù)車輛的城市，可向行政管理部申請用車?？照{(diào)移機及加氟等費用空調(diào)移機、加氟、更換銅管等費用花費，應(yīng)本著經(jīng)濟節(jié)約的原則進行更換。因空調(diào)移機產(chǎn)生的相關(guān)費用，均需線下提前申請審批，職能宿舍新增（替換）產(chǎn)生費用由行政管理部主管負責(zé)審核，門店宿舍新增（替換）產(chǎn)生費用由區(qū)域經(jīng)理負責(zé)審核。第六節(jié)房屋租賃合同管理第二十條《房屋租賃合同》簽訂負責(zé)人行政管理部主管或其授權(quán)人（門店需為店長、職能需為外務(wù)主任）作為簽約負責(zé)人，與出租方簽訂房屋租賃合同。第二十一條合同審核行政管理部按照《XXXXXX公司合同管理制度》和《房屋租賃合同管理辦法》的有關(guān)規(guī)定，對出租方進行產(chǎn)權(quán)調(diào)查，并將合同按規(guī)定流程進行審批。第二十二條《房屋租賃合同》的保管《房屋租賃合同》原件須報銷時，作為附件交送公司財務(wù)部；行政管理部負責(zé)職能部門、門店宿舍的《房屋租賃合同-復(fù)印件》保管；《房屋租賃合同-復(fù)印件》使用專用文件盒統(tǒng)一存檔，文件盒應(yīng)有明確標(biāo)識；《房屋租賃合同-復(fù)印件》應(yīng)至少保留至租賃期滿之后二年。第七節(jié)監(jiān)督核查第二十三條宿舍核查登記宿舍管理員應(yīng)當(dāng)每月至少核查一次宿舍情況