OA使用管理規(guī)定

------------------------------------------------------------------------OA使用管理規(guī)定OA使用管理規(guī)定總則為了提高公司工作效率，保障信息傳遞暢通，根據(jù)公司實際，制定本制度。公司辦公自動化系統(tǒng)（以下簡稱OA系統(tǒng)）是以通達OFFICEANYWHERE網(wǎng)絡智能辦公系統(tǒng)為管理平臺，采用服務器/客戶端/移動端/瀏覽器結(jié)構(gòu)，建立起來的覆蓋全公司所有人員的辦公信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)網(wǎng)上辦公和信息資源共享。OA系統(tǒng)是公司信息化建設的重要組成部分，是提高公司辦公整體管理水平的重要手段。為了加強對公司OA系統(tǒng)的管理，提高公司工作效率，有效降低和節(jié)約成本，加快辦公自動化建設，保障文件和各種信息傳遞快捷通暢，根據(jù)《計算機使用管理規(guī)定》、《文控管理規(guī)定》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際，制定本制度。組織職責OA系統(tǒng)的運行中，公司各部門各負其責，協(xié)同配合。職責如下：公司OA小組是公司辦公自動化OA系統(tǒng)的歸口管理部門。主要職責為：、負責制定OA系統(tǒng)規(guī)章制度；、負責OA系統(tǒng)核心工作流程設計、修改；、負責OA系統(tǒng)各職能部室工作流程設計的審核；、負責確定、監(jiān)管OA系統(tǒng)核心工作流程參與人員的權(quán)限；、負責監(jiān)控、檢查、督辦核心工作流程的工作流轉(zhuǎn)；、負責工作流程的歸檔，并為其他部門提供查詢；、協(xié)助各OA使用部門組織操作培訓；、協(xié)助各部門搜集、整理優(yōu)化系統(tǒng)的需求；、負責OA系統(tǒng)內(nèi)各大功能模塊信息內(nèi)容更新的監(jiān)督；、負責對系統(tǒng)內(nèi)的保密設置進行定期檢查；、負責對系統(tǒng)內(nèi)的信息按照公司保密要求進行定期檢查、監(jiān)督；2、信息部門（暫為OA小組）負責OA系統(tǒng)的建設、維護和服務支撐工作，負責服務器的管理維護和日常運行。主要職責為：、負責OA系統(tǒng)軟件的開發(fā)升級管理；、負責OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份；、負責制定OA系統(tǒng)應急方案和系統(tǒng)技術(shù)管理規(guī)章制度；、負責公司領(lǐng)導、OA管理員和相關(guān)人員的培訓和技術(shù)指導工作；、負責OA服務器、操作系統(tǒng)和硬件的維護，確保服務器安全運行；、負責系統(tǒng)用戶注冊、注銷等管理；、負責文件柜功能模塊各部門書寫權(quán)限的設置。3、人力資源部負責為OA辦公系統(tǒng)提供現(xiàn)行的組織機構(gòu)設置，提供OA辦公系統(tǒng)中用戶的流動信息。主要職責為：、負責現(xiàn)有用戶、及新增用戶的審核，修正等；、負責提供用戶（新建，變更或注銷）信息給OA小組。其他部門主要職責為：、負責制定本部門OA系統(tǒng)相應管理制度；、負責指定部門OA聯(lián)絡員，參與本部門工作流程的定制、文件夾的建立以及本部門OA系統(tǒng)終端的日常維護、人員培訓等支持工作；、部門OA聯(lián)絡員負責本部門參與OA系統(tǒng)人員權(quán)限變更時，及時提供給公司OA小組申請調(diào)整；負責處理OA系統(tǒng)中公文流轉(zhuǎn)工作及文件夾屬性和內(nèi)容的變更工作；（4）、負責根據(jù)本部門工作需要，提出優(yōu)化需求。文件管理公司各部門發(fā)出、報送的各類文件（包括發(fā)通知、請示、報告、簡報、報表、信息等）原則上統(tǒng)一采用公司辦公自動化OA系統(tǒng)發(fā)送。本系統(tǒng)暫不啟用電子印鑒。OA系統(tǒng)中的公文也稱電子公文，是通過公司統(tǒng)一配置的公司辦公自動化系統(tǒng)處理后形成的具有規(guī)范格式的公文的電子數(shù)據(jù)。電子公文傳輸，是指電子公文的生成、發(fā)送和接收過程。3、公司人事企管中心負責對電子公文傳輸工作進行指導和檢查。4、電子公文要素與紙質(zhì)公文基本一致，包括公文版頭、密級、發(fā)文字號、簽發(fā)人、公文標題、主送機關(guān)、正文、附件、成文日期、附注、主題詞、抄送部門等。電子公文與紙質(zhì)公文工作流程、行文關(guān)系、歸檔管理基本相同。5、電子公文與紙質(zhì)公文具有同等效力，暫不加電子印鑒。如需要對外提供紙質(zhì)文件，各部門可向公司人事企管中心申請正式文件。各類電子公文處理程序按照《文控管理規(guī)定》在公司辦公自動化OA系統(tǒng)中辦理。在OA系統(tǒng)中，公司收文辦理程序為公司人事企管中心起發(fā)領(lǐng)導批閱流程，公司領(lǐng)導批閱后轉(zhuǎn)公司分管領(lǐng)導閱批，再轉(zhuǎn)承辦部門批辦并擇具體辦理人辦理。各部門在OA系統(tǒng)中辦理公司領(lǐng)導批閱的文件由部門主管征求批閱文件的公司領(lǐng)導意見后歸檔。在OA系統(tǒng)中，公司發(fā)文辦理程序為各部門擬稿人發(fā)起發(fā)文流程，本部門領(lǐng)導審核，如需要會簽部門協(xié)助辦理由擬稿部門主管領(lǐng)導協(xié)調(diào)會簽，會簽后主辦部門交公司分管領(lǐng)導閱批，分管領(lǐng)導確認后轉(zhuǎn)公司人事企管中心審閱公文，由人事企管中心總監(jiān)交公司總經(jīng)理簽發(fā)。9、文簽發(fā)后，由公司人事企管中心編號、制作電子公文，使用OA系統(tǒng)文件分發(fā)流程發(fā)至公司各部門主要負責人和OA管理員各一份，并根據(jù)實際需要確認是否打印紙質(zhì)文件并歸檔。10、辦理工作業(yè)務使用本系統(tǒng)設定的工作流，根據(jù)文檔管理一體化的原則，做好電子文檔的歸檔，并妥善保管歸檔記錄，備查。直接發(fā)送電子郵件可用于小范圍內(nèi)的信息溝通。OA登陸規(guī)范OA系統(tǒng)正式運行后，系統(tǒng)所有用戶至少在每個工作日上午、中午的上班后一個小時內(nèi)，中午和下午下班前一個小時內(nèi)分別進入系統(tǒng)瀏覽一次，以保證公文系統(tǒng)的正常流轉(zhuǎn)和信息的及時傳送，最好能長期登陸進OA辦公。OA用戶必須建立個人密碼，填寫個人信息，保護好個人登陸密碼、電子簽名密鑰，并定期更換。多人共用一臺計算機，如暫停OA辦公需及時注銷或退出OA系統(tǒng)，以免他人進入工作環(huán)境。3、登陸OA系統(tǒng)用戶密碼應經(jīng)常更改并保守秘密，以防他人有意或無意打開系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫獲取信息，濫發(fā)電子郵件、惡意增刪資料或干擾公文運轉(zhuǎn)。安全保密所有用戶應認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國計算機信息系統(tǒng)安全保護條例》和公安部《計算機信息網(wǎng)絡國際聯(lián)網(wǎng)安全保護管理辦法》，嚴格遵守公司《計算機使用管理規(guī)定》有關(guān)規(guī)定。按照公司《計算機使用管理規(guī)定》的規(guī)定，為了保證各單位的網(wǎng)絡暢通，嚴禁使用BT、電驢、迅雷、愛奇藝、騰訊視頻、pplive等占用網(wǎng)絡帶寬的軟件，嚴禁在線觀看與工作無關(guān)的網(wǎng)絡視頻；嚴禁對網(wǎng)絡軟件和硬件進行非法操作。系統(tǒng)用戶必須安裝殺毒軟件。OA系統(tǒng)的所有用戶，不得利用OA系統(tǒng)從事危害國家、集體和他人利益的活動，不得在系統(tǒng)上制作、傳播有礙社會治安和不健康的信息，不得制造和輸入計算機病毒以及其他危害系統(tǒng)安全的數(shù)據(jù)。OA系統(tǒng)中的所有用戶應按規(guī)定的權(quán)限閱讀和使用系統(tǒng)提供的信息。不得盜用他人用戶賬號，不得干擾其他用戶和破壞系統(tǒng)服務。未經(jīng)管理人員的同意，任何人不得隨意讓公司無關(guān)人員及外部人員查看OA系統(tǒng)中的內(nèi)容，更不許下載受控的內(nèi)容；6、發(fā)生泄密的情況，將按《員工手冊》及保密規(guī)定的內(nèi)容追究相關(guān)人員責任。網(wǎng)絡維護為確保網(wǎng)絡的正常運行，全體員工都有對OA系統(tǒng)維護的義務；公司OA管理員是公司OA系統(tǒng)欄目，版面變更唯一的指定人；禁止在OA系統(tǒng)上傳帶有病毒的文件、圖片等；未經(jīng)許可，不得私自改變OA系統(tǒng)的桌面內(nèi)容；4、不得對網(wǎng)絡運行進行人為設限。回復實現(xiàn)信息的暢通，實現(xiàn)“知情”管理：相關(guān)人員按照職責對于相關(guān)信息，必須及時給予回復；上級要求必須回復的，格式為（點擊回復）；涉及到全體員工或每團隊員工格式為（點擊全體回復）；具體回復時間根據(jù)4小時復命制及部門要求。公司通知、企業(yè)制度、指令等欄目內(nèi)容涉及全體員工的，每個員工必須在3日內(nèi)給予回復，涉及相關(guān)人員的必須在3日內(nèi)給予回復；其他欄目，若下級要求必須回復的，格式為（請回復）；并應在三天內(nèi)給予回復；急辦的內(nèi)容發(fā)布，內(nèi)容上應注明“急辦”，對急辦的內(nèi)容，相關(guān)人員必須在4小時內(nèi)給予回復；5、申請欄目內(nèi)容發(fā)布，應有部門負責人的審核意見；6、論壇、宣傳表格、人員去向、檔案等欄目，員工可自由參與，不強求回復。7、相關(guān)人員按照職責對于相關(guān)信息，必須及時給予回復；（相關(guān)處罰略）不良記錄為強化OA系統(tǒng)的健康運行，發(fā)揮其有效作用，實施考核管理。對未按規(guī)定及時回復的由人事企管中心進行記錄，每月進行公布，列入考核，對造成工作受到影響的將予以考核；不按期、按時報送信息的，如：工作日志、工作計劃、工作總結(jié)、項目簡報、管理周報等按漏報次數(shù)給予主要負責人經(jīng)濟考核；3、發(fā)生影響OA系統(tǒng)維護管理的，視情節(jié)給予相應的考核。應急措施應急措施是保證、文件信息、資料不丟失的有效措施。對公司制度、報告、考核、檔案等有價值的內(nèi)容、信息，在發(fā)布的同時，發(fā)布人還應進行備份，以避免信息丟失；需要進行歸檔管理的資料、信息由各部門負責人指定相關(guān)人員進行備份；3、OA管理員對OA系統(tǒng)要及時進行維護管理，防止發(fā)生系統(tǒng)失效，每周進行一次系統(tǒng)清理，每周進行一次資料備份，對服務器進行安全防護。其它要求鼓勵全體員工對OA系統(tǒng)的維護管理提出建議；在工作時間內(nèi)不得上網(wǎng)聊天，玩游戲，觀看與OA無關(guān)的網(wǎng)站，避免影響正常的工作；凡是違反此規(guī)定的，第一次予以10元經(jīng)濟處罰，第二次予以50元經(jīng)濟