【檔案室管理制度設(shè)計（論文）】

檔案室管理制度設(shè)計TOC\o"1-3"\h\u5569一、原則 12066（1）事由原則 122661（2）完整性原則 125706（3）動態(tài)管理原則 111954（4）專人管理原則 15347二、歸檔接收 19824（1）日常歸檔 111308（2）定期歸檔 16317（3）歸檔部門 24970（4）歸檔要求 229862三、檔案移交 226119（1）員工工作變動或離職 230293（2）檔案移交公司的流程 227915四、檔案借閱 321308（1）借閱權(quán)限 315900（2）借閱手續(xù) 328628（3）檔案外借只能借復(fù)印件 325495（4）檔案歸還 33519（5）檔案檢查 324164（6）外單位借閱檔案 38399（7）檔案借閱時間 35999五、檔案銷毀 410519六、檔案保管 417907七、獎勵與處罰 48856八、附則 514573附件 5一、原則（1）事由原則檔案管理人員應(yīng)按其內(nèi)容進行分類整理。（2）完整性原則檔案管理人員在管理過程中應(yīng)確保各類文件材料收集齊全、系統(tǒng)成套。（3）動態(tài)管理原則檔案管理員應(yīng)對本單位日常工作中形成的文件資料，進行動態(tài)管理并編制檔案管理目錄，檔案管理目錄要在檔案產(chǎn)生或變更當(dāng)周進行更新。（4）專人管理原則1.檔案室管理員1）負責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行與檢查工作，確保檔案保管的專一性。負責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理和項目檔案管理。2）學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案管理的法令、政策、規(guī)定。3）建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況。4）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料。5）負責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全。6）指導(dǎo)公司的檔案管理工作。2.各部門負責(zé)人負責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識，及時上交辦公室存檔。負責(zé)在工作變動時，做好或協(xié)助移交工作，并及時通知辦公室檔案管理員；3.常務(wù)副總經(jīng)理負責(zé)對公司檔案日常管理工作監(jiān)督檢查以及相關(guān)制度流程、方案、報告的審批。4.總經(jīng)理負責(zé)公司檔案管理工作的決策和考核等。二、歸檔接收（1）日常歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時歸檔：單位內(nèi)部大事記、重要會議文件及影像、工作流程總結(jié)、內(nèi)部管理文件、階段性工作成果、合同及協(xié)議；單位職能范圍內(nèi)如內(nèi)部管理、重要匯報、大事記、行政、人事、品牌宣傳、月刊、VI、財務(wù)憑證、會計賬簿、會計報表等檔案。（2）定期歸檔各單位應(yīng)以自然年為單位，整理本單位內(nèi)部檔案，電子檔案于次年3月底前上傳至部門網(wǎng)絡(luò)硬盤保管；紙質(zhì)文件須按照本辦法規(guī)定進行梳理存檔。（3）歸檔部門1.綜合部：負責(zé)管理項目竣工后，各單位移交至總部管理的檔案；2.財務(wù)部：負責(zé)保管但不限于如下文件：項目所有合同、契約、協(xié)議以及所有與付款有關(guān)的文件檔案；財務(wù)部其他檔案的管理規(guī)則應(yīng)按照財務(wù)規(guī)范要求自行定制。3.各二級機構(gòu)：負責(zé)本機構(gòu)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)檔案管理。4.綜合部需要對各單位檔案管理工作進行不定期抽查。（4）歸檔要求1.檔案管理人員要確保歸檔文件資料完整、真實、準(zhǔn)確，正本和附件等齊全。2.檔案管理人員要確保歸檔文件資料必須是原件，原件用于報批不能歸檔或在相關(guān)單位保留的，可保存復(fù)印件或掃描件，但需注明原因。對有時效性的前期文件，應(yīng)注明文件到期時間，若需辦理延期的，需在文件清單備注中注明辦理時間。3.檔案管理人員在歸檔紙質(zhì)文件同時，相應(yīng)的電子文件根據(jù)紙質(zhì)編號由主歸檔單位一并歸檔保存；檔案管理人員理應(yīng)確保電子文件和電子臺賬一致（接受檔案時、移交人簽字是項目負責(zé)人或者部門的經(jīng)理簽字）。4.在文件、合同資料登記時，檔案管理人員要確保信息登記盡可能詳細，并編制文件（合同/結(jié)算表）管理目錄（附件1《檔案管理目錄》），紙質(zhì)文件和管理目錄應(yīng)一一對應(yīng)，以便檢索和查閱。5.檔案人員在歸檔時，要確保文件資料、合同科學(xué)排列，按編號順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識，整齊排放在文件／檔案柜中，每個檔案盒需有單獨的文件目錄。三、檔案移交（1）員工工作變動或離職檔案人員在移交時，要確保員工是否已填寫“檔案移交申請表”，確定由部門負責(zé)人指定的檔案接收人核實無誤后簽字，部門檔案管理人員（兼）見證。部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫“檔案移交申請表”，由部門負責(zé)人指定的接收人核實無誤后簽字，公司檔案管理員見證。（2）檔案移交公司的流程1）經(jīng)辦部門檔案管理員檢查文件或檔案，編制移交清單；2）公司檔案管理員根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對；3）檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；4）檔案管理員按公司檔案保管要求整理建檔。四、檔案借閱（1）借閱權(quán)限1.機密級：機密檔案需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。2.重要級：重要級檔案需經(jīng)副總經(jīng)理及以上管理批準(zhǔn)。3.一般級：一般級檔案借閱由部門經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱其他部門的檔案除本部門經(jīng)理審核外，還需其他部門經(jīng)理審核。（2）借閱手續(xù)借閱檔案時必須填寫《文件借閱登記表》。借閱檔案原件只限在檔案室內(nèi)，不能帶出，必須帶出檔案室查閱的，需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（3）檔案外借只能借復(fù)印件檔案室需注意，需要借閱原件者必須經(jīng)過總經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱的檔案要說明歸還時期，必須當(dāng)面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報告直接上級。（4）檔案歸還借閱檔案用完后，應(yīng)及時送還，檔案室應(yīng)提前聯(lián)絡(luò)提醒檔案歸還。如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù)。（5）檔案檢查接受檔案時，檔案室一定要當(dāng)面查清檔案，確保檔案的完整性。確保準(zhǔn)確無誤后才能查收，如有損壞或涂改等行為，應(yīng)立即上報。（6）外單位借閱檔案檔案室人員應(yīng)在確定單位介紹信之后，并聯(lián)絡(luò)介紹人親自確定，按檔案密級再經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能借閱，但是不允許外單位借閱人將檔案帶離檔案室。特別注意，如外單位要摘抄檔案時，應(yīng)經(jīng)過總經(jīng)理批準(zhǔn)，檔案管理人員對摘抄材料進行反復(fù)審查、簽章確定后才能允許。（7）檔案借閱時間檔案管理人員要確保借閱時間最長為7天，并履行借閱登記手續(xù)（附件4《文件借閱登記表》）。逾期未歸還者，由檔案管理員責(zé)令限期歸還，下次不予借閱。五、檔案銷毀檔案管理人要確保任何單位或個人非經(jīng)允許不得隨意銷毀檔案資料，對已失去利用價值的檔案，銷毀時，須填寫銷毀登記表（附件5《檔案銷毀登記表》），并通過審批后方可銷毀。檔案管理員要確保在銷毀檔案時，不少于兩位檔案管理員在場，文件銷毀后，銷毀登記表須永久保存。六、檔案保管1）已歸檔公司文件，應(yīng)由檔案管理人員統(tǒng)一編號，根據(jù)文檔的重要性和相關(guān)性做好歸檔保存。2）已歸檔公司文件、資料，由檔案管理人員填寫《文檔管理登記表》，并按指定的專柜分類進行存放和保管，并注意防潮濕、防霉、防火、防丟失、防蚊蟲叮咬。3）檔案管理人員做好文檔的歸檔、發(fā)放、借閱、銷毀等記錄。七、獎勵與處罰1）公司有權(quán)定期對檔案管理工作進行檢查，各級檔案管理人員必須認(rèn)真落實檔案管理制度，工作表現(xiàn)優(yōu)異的，每月績效考評予以通報表揚并給予績效加2-5分；部門檔案管理工作成績突出的，公司年終給予部門負責(zé)人表彰及現(xiàn)金獎勵。2）各級檔案管理員未認(rèn)真督促和執(zhí)行檔案管理制度的，總裁辦給予責(zé)任人通報批評一次，扣績效2分。3）經(jīng)辦人員未按本制度規(guī)定經(jīng)辦、歸檔和使用檔案的，公司給予責(zé)任人通報批評一次，并扣罰經(jīng)辦人和部門負責(zé)人績效2分/次；連續(xù)兩月檢查不達標(biāo)的，處罰加倍。4）部門檔案未按本制度要求歸類建檔的，給予部門負責(zé)人通報批評一次，并扣罰經(jīng)辦人和部門負責(zé)人各績效3分并要求整改；整改不合格的，經(jīng)辦人和部門負責(zé)人當(dāng)月績效按照減半。5）檔案遺失或不完整的，視檔案密級和緊急、嚴(yán)重程度，給予經(jīng)辦人及其直接領(lǐng)導(dǎo)通報批評一次，并各扣罰績效1-5分；涉及公司利益損失的，保留追究責(zé)任人相關(guān)法律責(zé)任的權(quán)利。6）檔案在歸檔期間發(fā)生丟失或損壞時，檔案管理員應(yīng)當(dāng)及時采取補救措施，若出現(xiàn)補救措施不及時而造成損失的，責(zé)任由檔案保管