人本軸承新學(xué)員公文寫作培訓(xùn)

常見公文寫作TIMEWAYNECONSULTING文書溝通—文字溝通分析

三個(gè)問題一、文字溝通的類型？二、有效文字溝通的特點(diǎn)？三、文字溝通首要重點(diǎn)？信涵、備忘錄、報(bào)告、提議、記錄、和約、指示、議程、通知、規(guī)章、筆記、計(jì)劃、討論文件A。傳達(dá)必要的，精確的信息。B。文字的表述對(duì)特定的情況應(yīng)是恰如其分的。TIMEWAYNECONSULTING文書溝通—文字溝通分析明確目的------我想利用這份文書做什么？傳遞信息下達(dá)指示解釋事情事后補(bǔ)遺制定語(yǔ)氣和修辭策略TIMEWAYNECONSULTING寫作過(guò)程寫完后重讀修改文書，大膽刪減一口氣寫完整理寫作思路，考慮文書內(nèi)容檢查細(xì)節(jié)，確認(rèn)無(wú)誤，要與不要目的要明確信息要全面行文要簡(jiǎn)短使用短句強(qiáng)調(diào)最重要的段落分明總結(jié)和結(jié)論盡量生動(dòng)隨意開始寫寫停停被動(dòng)句雙重否定長(zhǎng)句無(wú)關(guān)信息錯(cuò)別字過(guò)長(zhǎng)文書溝通—文字溝通分析TIMEWAYNECONSULTING親愛的先生/女士：我已經(jīng)間接獲悉您在尋找一家公司為貴公司所有部門安裝新電腦。我確信作為一個(gè)完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。不管我們?cè)谫F公司業(yè)務(wù)方面經(jīng)驗(yàn)有限，曾經(jīng)為您服務(wù)過(guò)的人說(shuō)我們能勝任此項(xiàng)工作。我是個(gè)非常熱請(qǐng)的人，對(duì)于與您相會(huì)的可能性，除非另行通知，我在周一、周二和周五下午不能拜訪你處，這是因?yàn)椤瓌⒃贫讼壬茫哼@是來(lái)自微軟的信，繼我們上周的電話談話后，我很高興再郵給您一本我公司的最新宣傳冊(cè)。你曾表示過(guò)貴公司對(duì)安裝新型計(jì)算機(jī)軟件感興趣，我相信我們的服務(wù)符合你的要求，會(huì)讓您滿意的。期待您的回音，并期望很快能和您會(huì)面。此致敬禮比爾蓋茨

2002年10月1日

練習(xí)目標(biāo)：判別兩封信的高下，并說(shuō)明原因（5分鐘）形式：團(tuán)隊(duì)討論、形成理由、代表陳述。（5分鐘）文書溝通—文字溝通分析TIMEWAYNECONSULTING文書溝通—文字溝通分析親愛的先生/女士：我已經(jīng)間接獲悉您在尋找一家公司為貴公司所有部門安裝新電腦。我確信作為一個(gè)完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。不管我們?cè)谫F公司業(yè)務(wù)方面經(jīng)驗(yàn)有限，曾經(jīng)為您服務(wù)過(guò)的人說(shuō)我們能勝任此項(xiàng)工作。我是個(gè)非常熱請(qǐng)的人，對(duì)于與您相會(huì)的可能性，除非另行通知，我在周一、周二和周五下午不能拜訪你處，這是因?yàn)椤瓌⒃贫讼壬茫哼@是來(lái)自微軟的信，繼我們上周的電話談話后，我很高興再郵給您一本我公司的最新宣傳冊(cè)。你曾表示過(guò)貴公司對(duì)安裝新型計(jì)算機(jī)軟件感興趣，我相信我們的服務(wù)符合你的要求，會(huì)讓您滿意的。期待您的回音，并期望很快能和您會(huì)面。此致敬禮比爾蓋茨

2002年10月1日寫信者不原費(fèi)神查明聯(lián)系人語(yǔ)意含糊語(yǔ)法錯(cuò)誤與錯(cuò)別字無(wú)關(guān)信息文書過(guò)長(zhǎng)說(shuō)明寫信原因暗示下一步應(yīng)采取的行動(dòng)知道此信發(fā)給誰(shuí)表明積極的態(tài)度只寫了一頁(yè)表達(dá)不清，內(nèi)容缺乏全面考慮，錯(cuò)別字和標(biāo)點(diǎn)錯(cuò)誤，廢話連篇。內(nèi)容清晰，態(tài)度樂觀，簡(jiǎn)明扼要，切中要害，。判別兩封信的高下，并說(shuō)明原因TIMEWAYNECONSULTING文書溝通—技法概要寫完后重讀修改文書，大膽刪減一口氣寫完整理寫作思路，考慮文書內(nèi)容檢查細(xì)節(jié)，確認(rèn)無(wú)誤重溫寫作過(guò)程準(zhǔn)備準(zhǔn)備再準(zhǔn)備目標(biāo):who,what,why提綱：結(jié)構(gòu)、策略整理：信息、需求寫作檢查

肯定、否定、指示刪減:無(wú)關(guān)信息、大幅度注意錯(cuò)誤：語(yǔ)法、拼寫、描述細(xì)節(jié)：標(biāo)點(diǎn)、日期、稱謂TIMEWAYNECONSULTING文書溝通—技法概要1．

寫作準(zhǔn)備階段：

思考：寫給誰(shuí)？寫什么？為什么？提綱：主要點(diǎn)，使用索引卡整理：按邏輯排列各要點(diǎn)的位置，去掉無(wú)關(guān)信息。3．檢查①是否表述準(zhǔn)確。②是否有不適當(dāng)?shù)拿枋?。③有否文法、文字上的錯(cuò)誤。關(guān)的和重復(fù)的內(nèi)容2．寫作過(guò)程文字溝通有三種主要類型：①

肯定型直接給出好的消息解釋好消息用好的祝愿結(jié)束②

否定型用"緩沖"式的自然敘述開頭在給出壞消息之前加以解釋告訴壞消息如果可能，建議某些可能的選擇用好的祝愿結(jié)尾③

指示型以一種具有吸引受信人注意力的敘述開始表述建議或要求，及可能的利益清楚地指示受信者應(yīng)如何去做鼓勵(lì)克服困難，盡早完成工作。

TIMEWAYNECONSULTING辦公文書—介紹信介紹信：介紹信是把自方的同事或業(yè)務(wù)關(guān)系介紹給對(duì)方，進(jìn)行聯(lián)系和溝通的常用信函。格式：

１.稱謂。２.正文：被介紹人姓名及身份簡(jiǎn)況；說(shuō)明事由；后常用"望接洽為盼"等。３.署名、時(shí)間。練習(xí)：您代表公司前往**公司辦理回款事宜，請(qǐng)擬定一份介紹信。TIMEWAYNECONSULTING辦公文書—介紹信例：介紹信ＸＸ公司：茲介紹我司ＸＸＸ等貳位同志前來(lái)你處辦理銷售回款等事宜，望接洽為盼！此致敬禮

ＸＸ公司（蓋章）

Ｘ年Ｘ月Ｘ日TIMEWAYNECONSULTING辦公文書—賀信1、標(biāo)題——通常由文件名構(gòu)成，例如第一行正中寫“賀信”2、稱謂——定格寫被賀單位或個(gè)人的名稱和姓名，個(gè)人需要增加禮儀名稱，例如“先生、小姐、女士等”，加冒號(hào)；3、正文——賀信的正文要交待清楚以下幾項(xiàng)內(nèi)容：

3.1結(jié)合當(dāng)前的形勢(shì)狀況，說(shuō)明對(duì)方取得成績(jī)的大背景，或者某個(gè)重要會(huì)議召開的歷史條件。3.2概括說(shuō)明對(duì)方都在哪些方面取得了成績(jī)分析其成功的主觀客觀原因賀壽的賀信，要概括說(shuō)明對(duì)方的貢獻(xiàn)及他的寶貴品質(zhì)。總之這一部分是賀信的中心部分，一定要交待清祝賀的原因。

3.3表示熱烈的祝賀。要寫出自己祝賀的心情，由衷地表達(dá)自己真誠(chéng)的慰問和祝福。要寫些鼓勵(lì)的話，提出希望和共同理想。

3.4結(jié)尾——結(jié)尾要寫上祝愿的話。如“此致——敬禮”等。

3.5落款——寫明發(fā)文的單位或個(gè)人的姓名、名稱，并署上成文的時(shí)間。TIMEWAYNECONSULTING辦公文書—賀信例：賀信曼谷泰王國(guó)總理他信·西那瓦閣下:

在閣下就任泰王國(guó)總理之際，我謹(jǐn)向閣下表示熱烈的祝賀。

近年來(lái)，在我們兩國(guó)政府和人民的共同努力下，中泰友誼不斷加強(qiáng)，各領(lǐng)域的合作繼續(xù)深化。中泰友好關(guān)系符合兩國(guó)人民的利益，有助于地區(qū)和平、穩(wěn)定與繁榮。我相信，在閣下任期內(nèi)，在兩國(guó)二十一世紀(jì)合作計(jì)劃《聯(lián)合聲明》的指引下，中泰睦鄰互信的全方位友好合作關(guān)系必將取得更大發(fā)展。祝泰王國(guó)國(guó)家昌盛，人民幸福。中華人民共和國(guó)國(guó)務(wù)院總理朱镕基二○○一年二月九日于北京練習(xí)：浙江**電機(jī)有限公司專業(yè)生產(chǎn)高端工業(yè)電機(jī)，與人本集團(tuán)合作已有16年歷史，今年該公司成立30周年，請(qǐng)擬定一份賀信。TIMEWAYNECONSULTING辦公文書—邀請(qǐng)函邀請(qǐng)函：邀請(qǐng)信是為了增進(jìn)友誼，發(fā)展業(yè)務(wù)，邀請(qǐng)客人參加慶典、會(huì)議及各種活動(dòng)的信函。其一般格式為：1、稱謂。2、開頭：向被邀請(qǐng)人簡(jiǎn)單問候。3、交待時(shí)間、地點(diǎn)和活動(dòng)內(nèi)容、邀請(qǐng)?jiān)虻取?、參加活動(dòng)的細(xì)節(jié)安排。5、聯(lián)系人、電話、地址、落款、日期。TIMEWAYNECONSULTING辦公文書—邀請(qǐng)函例：邀請(qǐng)函尊敬的_________________：衷心感謝您長(zhǎng)久以來(lái)的支持和信賴！值此春意盎然之日，第十二屆上海國(guó)際汽車工業(yè)展覽會(huì)（AutoShanghai2013）在申城隆重舉辦。作為向世界汽車及零部件企業(yè)提供最廣泛汽車軸承解決方案的C&U，也實(shí)時(shí)參加為增進(jìn)與您的相互了解，特邀請(qǐng)貴公司前來(lái)參觀C&U展位。現(xiàn)將相關(guān)信息敬告如下：展覽地點(diǎn)：上海新國(guó)際博覽中心（上海浦東龍陽(yáng)路2345號(hào)）展覽時(shí)間：2013年4月22日－4月28日展覽時(shí)段：9：00～18：00C&U展位：上海新國(guó)際博覽中心E3館C010請(qǐng)您在4月10日之前填寫回執(zhí)傳真給我們，以便我們做好接待安排。人本集團(tuán)上海軸承有限公司年月日回執(zhí)單

姓名性別職務(wù)到達(dá)時(shí)間TIMEWAYNECONSULTING辦公文書—邀請(qǐng)函練習(xí)：浙江**變速箱有限公司專業(yè)生產(chǎn)汽車變速箱，并與國(guó)內(nèi)各大汽車主機(jī)廠配套，客戶開發(fā)2年一直未有明顯進(jìn)展，為了加快推進(jìn)業(yè)務(wù)開發(fā)進(jìn)度，特邀請(qǐng)?jiān)摴炯夹g(shù)部王部長(zhǎng)參考、考察上海泰耐工廠，請(qǐng)擬定邀請(qǐng)函。TIMEWAYNECONSULTING辦公棉文書—感謝重信1、標(biāo)嫂題1.侄1單獨(dú)菊由發(fā)脫文文剖種名聽稱組副成，悉如《感謝脫信》。1.返2由送趁達(dá)方秀和發(fā)露文方真構(gòu)成牙，如《致XX充X客戶舌單位野的感敘謝信》。2、稱嬌呼——感謝樸信的回稱呼敏應(yīng)放橫在開賣頭頂完格寫述清楚哨感謝梨機(jī)關(guān)打、單羊位、惱團(tuán)體受的名塔稱，府或個(gè)海人的親姓名確。3、正必文——感謝籮信的筑正文胞通常束由感疤謝事邁由，妙意義掛和感違謝語(yǔ)桶構(gòu)成正。3.兇1感謝愛事由泥。按葡照敘尾述要誼素，衡敘述元所感暑謝事盤件的棒前因掩后果刺。3.錫2意義胖評(píng)點(diǎn)辮：在顆敘事?lián)尩幕嫉A(chǔ)上頭特別鏈要指敗出受脂文者戒的關(guān)憶心、趟支持蘆、幫灘助對(duì)聰整個(gè)椅事件勉成功的重道要性茄以及戲他們番所體貓現(xiàn)的饅可貴激的精且神，侍所產(chǎn)強(qiáng)生的響深遠(yuǎn)鮮影響懂。3.保3誠(chéng)懇秒表示群向?qū)ο矸街铝林x、廢向?qū)α攴綄W(xué)督習(xí)等升愿望曬。最巷后用鎮(zhèn)上“此致圈敬禮”結(jié)束塔用語(yǔ)值。3.凍4落款漿：感高謝信故的落敬款署斗上發(fā)始文單走位或暈個(gè)人迎的姓懷名，穗及成樸文日裂期。TIMEWAYNECONSULTING辦公伐文書—感謝銹信例：感援謝爽信尊敬碌的李范經(jīng)理覽：感謝弊在訪攀問貴薄單位記時(shí)，獵您騰挖出寶師貴的鉗時(shí)間根給予填接待棋。那次報(bào)確實(shí)數(shù)是獲扭益匪望淺且巷令人湯愉快拴的協(xié)鎖商。警希望逼在今烈后的乳合作盡事業(yè)筋能夠您取得取成功爺。再鈔次對(duì)夏您紹的協(xié)溉助表飽示謝提意，杠懇請(qǐng)殺今后夕能繼吳續(xù)給喜予支桃持。期待榜再次曠與您盡見面針。此致敬禮切！人本衛(wèi)集團(tuán)紋：張來(lái)三2013社年8月1日練習(xí)雕：浙癢江*奧*變與速箱牢有限帽公司當(dāng)專業(yè)妙生產(chǎn)旦汽車針變速綢箱，追并與狡國(guó)內(nèi)絮各大霉汽車紋主機(jī)熱廠配汁套，臨客戶錢開發(fā)往2年攪一直疫未有削明顯卵進(jìn)展雷，經(jīng)靈過(guò)努邪力8進(jìn)月3較日邀桂請(qǐng)了品對(duì)方角技術(shù)柄部王手部長(zhǎng)熔對(duì)我鉗司上達(dá)海園銀區(qū)泰斯耐工連廠進(jìn)顛行了極參觀妄和審晝核，疤整體督達(dá)到莖了供寸應(yīng)商倚要求種，也鏈提出賞了一部些需公要改約善的壩項(xiàng)目肯，針餡對(duì)這屆次考劍察請(qǐng)與擬定外一感炭謝信誼。TIMEWAYNECONSULTING辦公禿文書—催款獲函催款宇信可混以通生過(guò)郵次寄或較傳真臺(tái)發(fā)送富，目駕的是追為了琴追回英過(guò)期抓未付擋的款甲項(xiàng)。唇寫催將款信泊要講甜究技立巧，昌既要描有分蘭量，慚又要導(dǎo)和客盛戶保訓(xùn)持友幅好的治業(yè)務(wù)匆關(guān)系老。一沒封好巨的催紡款信隙不會(huì)標(biāo)冒犯拍對(duì)方縮慧，卻設(shè)又能倘使垮他們望感受適到你映的堅(jiān)泥決態(tài)熄度。叼催款欠信的饒語(yǔ)氣賭應(yīng)該旅堅(jiān)決島、有綿說(shuō)服慘力，率卻又葵親切嘆、公爆正有腹理、蟻不鉤失禮紐奉貌；艱絕不直能讓金人覺界得你改咄咄譽(yù)逼人烈、粗艦魯無(wú)腸禮，趕也不貢要使樂用嘲窄諷或債帶侮字辱性愛的語(yǔ)臥言。催款就函要候注意深的幾泉個(gè)細(xì)清節(jié)：1、賤客戶懲所欠村金額；2、蔬拖欠御的時(shí)川間；3、航客戶量應(yīng)采哪取的負(fù)行動(dòng)；4、掘鼓勵(lì)欠對(duì)方莊迅速酷回復(fù)遍，與晴你取言得聯(lián)蔥系；TIMEWAYNECONSULTING辦公次文書—催款朗函例：催搏款輕函尊敬霞的客戶弄：非常陰感謝詢貴公店司給算我公遠(yuǎn)司的愈支持悶與幫倍助！截止年月份細(xì)，貴追公司砌所欠扒貨款元，摔大寫，飄我公難司至素今仍社未收且到。由于略欠款戴時(shí)間分已達(dá)約1田年挽以上沖，按矛我們崇雙方凍的協(xié)毅定現(xiàn)酒已嚴(yán)方重超喬出了另付款咳期限徐，財(cái)毛務(wù)不料能結(jié)也賬咱?；蛑煸S貴棗司領(lǐng)執(zhí)導(dǎo)由花于工徹作繁習(xí)忙，勝一時(shí)饅耽擱匙未付旺，請(qǐng)娛貴公擱司接睜到此扣通知秀后及殿時(shí)支眨付貨炭款。誠(chéng)信剛是基倚石，耗雙贏秤是動(dòng)懶力，科望貴袍公司華收到更此函報(bào)后能階及時(shí)恐將所璃欠貨姐款匯員至我繭公司品賬戶繞。收款近單位千：人科本集該團(tuán)上田海軸悠承有醫(yī)限公軋司帳辨戶：賬耗號(hào)：順祝油商褀借！人本相集團(tuán)腸上海復(fù)軸承遍有限攪公司20狗13砌年擺8非月昂1云日TIMEWAYNECONSULTING辦公周文書—催款痕函練習(xí)恩：浙誕江*適*紡狹織機(jī)龍械有唇限公評(píng)司合曠同約棄定交樓貨后蹄第二巾月付舉款，久但已疏連續(xù)費(fèi)5月箭未要令貨和獻(xiàn)付款口，5茶月為藥年度早審計(jì)猾月，呼截止中20赤13沒年4突月，井已累賴計(jì)欠餡款3蕉0萬(wàn)含元，耀你作施為業(yè)掀務(wù)員事針對(duì)訓(xùn)該情險(xiǎn)況擬銷定一遞封催情款函品。TIMEWAYNECONSULTING辦公蜂文書—報(bào)價(jià)旅函1、豈報(bào)價(jià)優(yōu)函的谷概念肢：報(bào)造價(jià)，療是指奪賣方刑向買沉方提臨供商扇品的而有關(guān)恰交易族條件椅的信買函。2、毀報(bào)價(jià)典函的蹈結(jié)構(gòu)縫及寫聲作方獸法。報(bào)價(jià)藍(lán)應(yīng)包濤括產(chǎn)鑼品的籍價(jià)格撕、結(jié)舉算方粱式、昂發(fā)貨跑期、扎產(chǎn)品照規(guī)格疫、可屆供數(shù)蘇量、味產(chǎn)品輔包裝錯(cuò)、運(yùn)憲輸方淹式詞等內(nèi)漁容。鬧報(bào)價(jià)世不同紋于國(guó)歡際貿(mào)眼易中奴的報(bào)堅(jiān)價(jià)。診報(bào)價(jià)每起通儉知買赤方價(jià)巖格的滅作用販，對(duì)他賣方檔沒有跡約束體力可加更改撇。TIMEWAYNECONSULTING辦公獸文書—報(bào)價(jià)蔬函TIMEWAYNECONSULTING辦公濟(jì)文書—通知御函1、脖通知捏緣由鞭：說(shuō)江明發(fā)排通知趁的原啊因、殘目的妄或根貍據(jù)，決不必磚寫的黎很詳冒細(xì)，所一般廣以簡(jiǎn)油明扼糊要的垮文鴨字寫其發(fā)該敵通知舌的原熄因、顏必要臣性，畜然后燦用承谷啟用母語(yǔ)“顫特作度如下組通知趕”基“現(xiàn)亮將有憑關(guān)事麗項(xiàng)通黨知如堵下”搶等饞轉(zhuǎn)入序通知建事項(xiàng)斯部分渣。2、屑通知毫事項(xiàng)塌：主騎要是螞部署椒工作授任務(wù)腹，闡另述工富作意肉見、疤措施興、辦暫法及渠需要隨注意漁的問蛛題。擾一綢般以押分段遷式或拉分條羽列項(xiàng)罰寫，睛要求對(duì)寫得聰具體勿明確苗、條培理清嘆楚，劉以便京通知鴨對(duì)象伐或下丹級(jí)貫閣徹執(zhí)出行。3、廢執(zhí)行呀要求律：是考正文球的尾格。一劉般以氏“以刺上通午知，兼望認(rèn)束真執(zhí)蕩行”兼。TIMEWAYNECONSULTING辦公授文書—通知藥函TIMEWAYNECONSULTING辦公殊文書—客戶秀參觀漁相關(guān)衛(wèi)表單TIMEWAYNECONSULTING辦公舟文書—?dú)g迎餓詞歡迎法詞是愛在接帥待迎領(lǐng)送賓秩客開費(fèi)始時(shí)初對(duì)其駕光臨蒼表示灶歡迎偶的致乓詞。格式雞：１.憤稱謂悠。２.責(zé)向出逐席者待表示育歡迎物、感蛋謝和登問候眨。３.碌概括籌已往恒取得磁的成公就以膛及變瞧化和晴發(fā)展掃。４.峽放眼漲全局您，展旨望未貴來(lái)。５.遇結(jié)尾督再一怪次表利示感鑄謝。例：歡迎**董事每長(zhǎng)親留臨指守導(dǎo)尊敬趁的Ｘ微ＸＸ億董事鵝長(zhǎng)先令生，終尊敬庸的貴鑰賓們竄：ＸＸ橋Ｘ董淚事長(zhǎng)削先生抓與我上們合舟資建皆廠已套經(jīng)兩忘年，股今天燃親臨掛我廠曠對(duì)生倡產(chǎn)技件術(shù)、寫經(jīng)營(yíng)著管理向進(jìn)行密指導(dǎo)總，我沙們表擺示熱潮烈的攝歡迎細(xì)。兩年多來(lái)我掃們感蔬到高職興的刪是，繞我們竊雙方陳合資府建廠汁、生攏產(chǎn)、照經(jīng)營(yíng)馳管理小中的櫻友好圖關(guān)系摔一直費(fèi)穩(wěn)步祥向前沙發(fā)展蘭。我應(yīng)資當(dāng)滿想意地砌指出婦