檔案管理制度及流程

..局部?jī)?nèi)容來(lái)源于網(wǎng)絡(luò)，有侵權(quán)請(qǐng)聯(lián)系刪除！局部?jī)?nèi)容來(lái)源于網(wǎng)絡(luò)，有侵權(quán)請(qǐng)聯(lián)系刪除！公司文件檔案治理制度及流程一、目的性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。供給符合公司需求和保證治理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。二、適用范圍三、術(shù)語(yǔ)和定義片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。四、職責(zé)1建立健全公司檔案治理制度，指導(dǎo)、監(jiān)視和檢查執(zhí)行狀況；收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管公司的檔案和其他資料；的安全；提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案治理方法、使用學(xué)問。2負(fù)責(zé)在工作變動(dòng)時(shí)，做好或幫助移交工作，并準(zhǔn)時(shí)通知行政人事部；向行政人事部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識(shí)、貯存、保管、利用、歸檔；財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)按規(guī)定獨(dú)立建檔保管財(cái)務(wù)檔案資料；31〕負(fù)責(zé)部門檔案的治理。4五、工作程序1》每季度向行政人事部移交。25日前。檔案資料的標(biāo)識(shí)各部門對(duì)各自保管的檔案資料編號(hào)，編號(hào)規(guī)章見后。檔案資料的日常治理：〔合同〕檢索利用。放在文件／檔案柜中。檔案借閱不能帶出；必需帶出公司查閱的，需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如覺察遺失或損壞，應(yīng)馬上報(bào)告直接上級(jí)；⑶借閱檔案用完后，應(yīng)準(zhǔn)時(shí)送還，如超過借閱時(shí)間，須重辦理手續(xù)；抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞；檔案銷毀總經(jīng)理批準(zhǔn)，批準(zhǔn)前方可銷毀。上簽字。最終，把銷毀名目和批準(zhǔn)手續(xù)文件，一并存檔永久保存。21〕檔案資料的歸檔范圍⑴公司對(duì)外發(fā)出的公文，如給政府的請(qǐng)示報(bào)告類公文等；決議、指示、打算、核準(zhǔn)文件、證書等文件；⑶本公司與其他單位來(lái)往的文書及權(quán)益文書等；⑷公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等；報(bào)、會(huì)議記錄等；⑹反映公司主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等；⑺公司的各種工作打算、打算考核/總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)；⑻本公司與有關(guān)單位、個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料；工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；⑽本公司公布的各類廣告、宣傳材料；⑾本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等；⑿外出公務(wù)活動(dòng)〔〕所獲得或形成的檔案資料；⒀財(cái)務(wù)檔案資料；⒁各種實(shí)物檔案；3、檔案資料的歸檔要求必需齊全。檔。經(jīng)辦部門依據(jù)實(shí)際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥當(dāng)保存，行政人事部以影印本歸檔。⑶聲像檔案攝錄必需具體記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必需是原版，在清楚、完整的特別狀況下可歸檔拷貝件。⑷子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲(chǔ)設(shè)備信息的備份工作?！勃?jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書、牌匾、饋贈(zèng)品等〕必需原件歸檔，并保持其完好無(wú)損。4、檔案資料的歸檔時(shí)間⑴即時(shí)歸檔以下文件〔含電子、聲像資料等〕應(yīng)在傳閱、辦理完畢或取得后即時(shí)歸檔：公司規(guī)定的密級(jí)文件；重要文件，如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等；合同、協(xié)議書等正本及過程資料；公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工嘉獎(jiǎng)、處分、考核的文件材料；其他認(rèn)為需要即時(shí)歸檔的資料。25日前整理歸檔當(dāng)月文件，編制檔案清單交行政人事部；3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政人事部；⑶電子聲像檔案的歸檔重要電子聲像檔案應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)展、隨辦隨歸。一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個(gè)月一次制成光盤脫機(jī)保管。事部核實(shí)后刻錄成光盤等載體脫機(jī)保管。5、歸檔文件的等級(jí)劃分及保管期限文件等級(jí)文件類型保管期限文件等級(jí)文件類型保管期限一級(jí)隱秘文件永久產(chǎn)核算，合同及司法文書等

及工程的文件等員工考勤，前臺(tái)的外出登記、管、核算、借閱、銷毀，后勤、選購(gòu)、出車及修理

五年以上三年6、檔案交接⑴部門內(nèi)檔案交接〔兼〕責(zé)人指定的接收人核實(shí)無(wú)誤后簽字，行政人事部見證。7、檔案移交公司的流程經(jīng)辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；行政人事部依據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對(duì)；〔一式兩份〕簽字，雙方各保存一份；8、檔案保管⑴檔案編號(hào)并且要有肯定范疇，不能籠統(tǒng)模糊。代表數(shù)字編號(hào)，用肯定挨次依次排列，以便查閱。任何部門和個(gè)人不得隨便修改。建立《檔案名目》存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。9、附則：本方法由公司行政人事部制定并負(fù)責(zé)解釋。六、相關(guān)記錄1、《文件〔合同〕治理記錄名目》2、《文件檔案移交名目》3、《檔案移交清單表》4、《檔案借閱審批單》5、《檔案分類編號(hào)表》6、《檔案治理流程》序號(hào)文件〔合同〕編號(hào)序號(hào)文件〔合同〕編號(hào)標(biāo)題需抄送的相關(guān)部門接 收部 門.文件〔合同〕治理記錄名目.記錄編號(hào):局部?jī)?nèi)容來(lái)源于網(wǎng)絡(luò)，有侵權(quán)請(qǐng)聯(lián)系刪除！..局部?jī)?nèi)容來(lái)源于網(wǎng)絡(luò)，有侵權(quán)請(qǐng)聯(lián)系刪除！局部?jī)?nèi)容來(lái)源于網(wǎng)絡(luò)，有侵權(quán)請(qǐng)聯(lián)系刪除！移交名目記錄編號(hào): 日期：序號(hào) 文件〔合同〕編號(hào) 標(biāo) 題 名稱 頁(yè)數(shù)原/復(fù) 備 注移交單位收件單位

移交人 日期日期注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份。檔案移交清單表記錄編號(hào):日期：檔案移交清單表記錄編號(hào):日期：移交性質(zhì)□離職 □調(diào)崗 □歸檔 檔案所屬檔案保管期限數(shù)量類別永久 長(zhǎng)期 短期合 計(jì)移交說(shuō)明移交人：接收意見接收人：移交人〔部門〕 接收人〔部門〕經(jīng)辦人：移交日期： 年 月 日

經(jīng)辦人：接收日期： 年 月 日見證人： 日期： 年 月 日注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份。..局部?jī)?nèi)容來(lái)源于網(wǎng)絡(luò)，有侵權(quán)請(qǐng)聯(lián)系刪除！局部?jī)?nèi)容來(lái)源于網(wǎng)絡(luò)，有侵權(quán)請(qǐng)聯(lián)系刪除！檔案借閱審批單記錄編號(hào): 日期：借閱部門總經(jīng)理使用目的

副總

借閱部門經(jīng)理行政人事部 部門經(jīng)理序 號(hào) 借 閱 內(nèi) 容 復(fù)印 借閱 歸還日期備注卷宗號(hào)：案卷挨次號(hào)

名目號(hào)：立卷類目號(hào)

部門： 日期：案卷標(biāo)題 起止日期 卷內(nèi)張數(shù) 保管期限 備注檔案分類編號(hào)表部門類別行政中心XZ財(cái)務(wù)采市場(chǎng)運(yùn) 食品技客服部質(zhì)管部部門類別行政中心XZ財(cái)務(wù)采市場(chǎng)運(yùn) 食品技客服部質(zhì)管部購(gòu)部 營(yíng)中心 術(shù)部KF ZGCW SC SP環(huán)境技術(shù)部HJ放射衛(wèi)職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)生技術(shù)部 部檢測(cè)中心外發(fā)公文WF收到公文SD會(huì)議資料HY進(jìn)展打算JH制度文件ZD合同協(xié)議HT月度文件YD財(cái)務(wù)檔案CW+賬目名稱前兩個(gè)字手寫字母編寫：例如本錢——CWCBFWZWXZWF——————————————————XZSD——————————————————XZHYCWHYSCHYKFHYZGHYSPHYHJHYFWHYZWHYJCHYXZJHCWJHSCJHKFJHZGJHSPJHHJJHFWJHZWJHJCJHXZZDCWZDSCZDKFZDZGZDSPZDHJZDFWZDZWZDJCZDXZHTCWHTSCHTKFHTZGHTSPHTHJHTFWHTZWHTJCHTXZYDCWYDSCYDKFYDZGYDS