公司費用報銷制度

年6月23日公司費用報銷制度資料內容僅供參考，如有不當或者侵權，請聯(lián)系本人改正或者刪除。公司費用報銷制度斯舒郞公司費用報銷制度第一條:為了嚴格公司管理制度,合理控制公司經(jīng)營費用,根據(jù)公司經(jīng)營活動的特點,特制訂制度。第二條:費用報銷的控制原則:計劃管理、分級負責、層層把關。由各部門經(jīng)理負責本部門人員費用報銷的實質性、合理性的一級審查;由財務經(jīng)理對報銷票據(jù)的合法性進行二級審查;由總經(jīng)理進行最后的審核批準。第三條:費用的控制實行計劃管理,由需要支付費用的部門或個人先行填寫”借款單”,列明:費用的性質、費用的用途、費用的預計金額、款項支付預計時間等要素,先報部門經(jīng)理審批同意后,報總經(jīng)理審批,待取得總經(jīng)理簽署同意的”借款單”后方能執(zhí)行。第四條:費用發(fā)生過程中,原則上必須由兩人或兩人以上同時參與或執(zhí)行,并互相監(jiān)督和共同承兌相關責任。第五條:費用發(fā)生過程中,當事人應充分取得費用的相關單據(jù),如:合約或協(xié)議、合法的票據(jù)等,如因未能取得合法(被稅務機關認可)的票據(jù)而遭受財務經(jīng)理剔除的部分支出,公司原則上不予以承擔,由當事人自行負責。第六條:費用發(fā)生完畢后,當事人應及時將收集到的費用單據(jù)加以整理歸類,采用公司統(tǒng)一印制的”費用報銷單”規(guī)范粘貼,粘貼過程中應區(qū)別費用性質(如:交通費、住宿費、餐飲費、招待費、辦公費等)分類粘貼,便于歸類計算和整理。第七條:當事人在填寫”費用報銷單”時,應遵照”實事求是、準確無誤”的原則,將費用的發(fā)生原因、發(fā)生金額、發(fā)生時間等要素填寫齊全,并簽署自己的名字,交共同參與的人員復查,并請其在證明人一欄上簽署其姓名?！辟M用報銷單”的填寫一律不允許涂改,特別是費用金額,并要保證費用金額的大、小寫必須一致,否則無效。第八條:當事人應將填寫完整、附件齊全的”費用報銷單”和已經(jīng)審批過的”用款申請單”一起送交本部門經(jīng)理進行審批,部門經(jīng)理應重點對費用發(fā)生的真實性、費用預算金額與實際金額的差異合理性進行審查,部門經(jīng)理審查無異議后,應在”費用報銷單”部門經(jīng)理一欄簽署審批意見并簽署部門經(jīng)理的名字。第九條:當事人將取得經(jīng)過本部門經(jīng)理審批簽署后的”費用報銷單”以及原審批的”借款單”送交財務經(jīng)理進行審核,財務經(jīng)理應重點對”費用報銷單”后所附的原始發(fā)票和單據(jù)進行合法性審查,對費用金額的計算進行復核稽查。財務經(jīng)理審查無異議后,應在”費用報銷單”財務部門一欄簽署審批意見并簽署財務經(jīng)理的名字。第十條:當事人將取得本部門經(jīng)理、財務部門經(jīng)理審核簽署后的”費用報銷單”以及原審批的”借款單”一起,經(jīng)過公司內部單據(jù)傳遞程序報送到公司總經(jīng)理處,由總經(jīng)理進行最后的審查和審批。總經(jīng)理一般僅從”費用報銷單”的形式要素上進行審查,看報銷審批程序和相關人員的簽字是否齊全、字跡是否真實。總經(jīng)理審查無異議后,在”費用報銷單”總經(jīng)理一欄簽署審批意見并簽名。第十一條:當事人取得審批齊全的”費用報銷單”以及”借款單”后,應在3天之內送交財務部門的出納員手上領取資金,出納人員應對”費用報銷單”進行審核,重點看報銷單是否有涂改、費用的計算是否正確、后附的發(fā)票是否齊全合法,審批手續(xù)是否齊備。出納人員在審核無誤后方能付款。公司費用報銷管理制度目的為了加強公司財務管理,強化費用控制。2、適用范圍×××有限公司員工費用報銷管理。3、職責3.1行政人事部負責制度的制定;3.2各部門負責按照制度執(zhí)行。4、內容4.1費用報銷審批權限:4.1.1公司的費用開支均由各部門經(jīng)理、副總經(jīng)理負責審核,財務部核實,但最終批核權由總經(jīng)理審批。4.1.2如遇總經(jīng)理外出,又急需于支付時,可按下列情況處理:費用在500元以下的,經(jīng)副總經(jīng)理審批后,財務部可予以先行報銷;費用在500元以上的,先由副總經(jīng)理向總經(jīng)理報告,再由總經(jīng)理口頭(電話)或書面(傳真、E-mail)指示財務人員先行處理。以上兩種情況,財務部出納必須待總經(jīng)理回來時,再將有關單據(jù)交給補簽。4.1.3具審批權限的人員,不得簽涉及自己的費用,其費用由其上級主管負責簽批。4.1.4所有的費用開支必須先獲享有審批權人同意,才能實施。不得”先斬后奏”。4.1.5凡差旅費的借支應提前一天上報財務部。4.2費用報銷流程:4.2.1當費用發(fā)生后,受款人必須在三天內填寫有關的報銷憑證,并辦妥本部門的審批手續(xù),交本部門專人統(tǒng)計費用報銷清單,再送往財務審核,超出三天的費用不予報銷,責任自負。4.2.2.財務部必須認真、負責地審查有關的報銷憑證及原始單據(jù),重點要審查其內容是否真實合理,計算是否正確無誤,手續(xù)是否完備無缺,有無違反公司規(guī)定和作弊嫌疑。如有異議時,財務部應當拒絕受理,并退回當事人重新辦理。情節(jié)嚴重的,必須立即報至其部門經(jīng)理及總經(jīng)理。4.2.3由部門經(jīng)理審批無誤后,交副總經(jīng)理審批;經(jīng)財務部審核無誤的單據(jù),應由財務部主管送給總經(jīng)理簽批。4.2.4出納在收到經(jīng)獲總經(jīng)理,副總經(jīng)理(500元以下)批核的單據(jù)時,應當盡快,足額地支付有關款項給受款人,由受款人所在部門專人統(tǒng)一領取款項,并在費用統(tǒng)計表上簽收領取金額款項。4.2.5受款人到出納處領取款項,在收款時,應當面點清款項,并在費用統(tǒng)計表上相應領取的金額欄內簽字確認。4.3借款:4.3.1當事人因公辦理涉及到費用需借款,必須填寫借款申請單。4.3.2借款時寫清借款的理由或用途,當日借款金額在500元(含)以內的經(jīng)部門經(jīng)理審核,副總審批。借款金額超過500元時,除完成以上程序外,還須上報至總經(jīng)理報準后方可支付。4.3.3借款人在辦妥相應的事項后,應及時辦理報銷手續(xù),盡速與出納結算清楚。4.3.4、借款人在出納處已有借款沒有還清時,出納有權拒付二次借款。4.3.5當借款人不及時結清借款之項目時,出納有權從薪資中抵扣。4.4重點費用有關規(guī)定:4.4.1工資:4.4.1.1每月15日為寫字樓薪金發(fā)放日,15日為各商場薪金發(fā)放日。4.4.1.2薪資計算周期,每月1日至最后一日為一個月周期,每月25日后入職當月不發(fā)放薪資,計入下一個月薪資內。4.4.1.3行政部在每月5日前,將上月各部門員工的”考勤情況”上報財務部。4.4.1.4各商場的薪金核算必須在每月10日前,上報財務部核審。4.4.1.5財務部在每月13日前,將所有員工的工資計算完畢,并交總經(jīng)理簽批。4.4.2差旅費:4.4.2.1出差人員住宿費、伙食補助實行限額控制,部分包干的辦法,標準請見下表:類別地區(qū)類別交通工具手機補貼住宿補貼(元/天)餐費補貼(元)董事長/總經(jīng)理飛機經(jīng)濟倉實報實銷實報實銷實報實銷副總經(jīng)理/總監(jiān)級一級地區(qū)飛機經(jīng)濟倉20元/天20045二級地區(qū)18035三級地區(qū)15020經(jīng)理/主管級一級地區(qū)火車硬臥10元/天15035二級地區(qū)13025三級地區(qū)12015主管級以下員工一級地區(qū)火車硬臥5元/天13030二級地區(qū)10020三級地區(qū)8015注:(1)副總經(jīng)理級包括:副總經(jīng)理、總監(jiān)、項目經(jīng)理(2)經(jīng)理/主管級包括:公司各部門經(jīng)理(指部門第一負責人)。(3)主管級以下員工:各部門普通員工及各專柜店長。4.4.2.2交通工具4.4.2.2.1普通人員不能乘坐飛機,如遇特殊情況確需乘飛機的,必須獲總經(jīng)理特批方可。4.4.2.2.2購買飛機票工作,由行政部負責訂購,盡量享受票價的優(yōu)惠。4.4.2.2.3凡獲可乘坐飛機者,在出入機場時一律乘坐民艦班車。4.4.2.2.4凡乘坐火車的,如遇可乘坐硬臥而坐了硬座時,可獲兩者之差額的60%補貼。改乘長途大巴不予補貼。4.4.2.3住宿費4.4.2.3.1住宿標準是以一個標準間同時住兩位同性同事為準,并以入住者最高職位的檔次為限。4.4.2.3.2員工出差時,如能自行解決住宿(由客戶提供住宿的除外),可按相應的標準之50%給予獎勵。4.4.2.3.3當天離開出差住地的,必須在當日中午12時前辦理退房手續(xù),公司不再報銷半天的住宿費。4.4.2.3.4一級城市為上海、北京、深圳;二級城市為省會城市;三級城市為一、二級城市以外的地方。4.4.2.3.5駐地之省內出差應盡量安排當天往返。4.4.2.3.6住宿費必須有附具住宿費用清單,公司只負責住宿費用,其它產(chǎn)生的雜費(如洗衣費,電話費,餐費)一概不予報支。4.4.2.3.7住宿費低于住宿標準的部分,按其差額給予80%的獎勵。4.4.2.4出差伙食補貼:4.4.2.4.1出差過程發(fā)生交際應酬餐費時,需扣除參與人員當天出差補貼的50%餐補。4.4.2.4.2出差補貼最小計算單位半天,計算方法為:出發(fā)日12:00前算1天;12:00~18:00算半天;18:00后不算;返回日12:00前不算;12:00~18:00算半天;18:00后算1天。4.4.2.5出差手機費(指漫游區(qū))補貼,非漫游區(qū)不另行補貼:如特殊情況需加手機話費補貼的,需提供充分的理由,總經(jīng)理批準后方能生效。4.4.2.6出差地的市內交通費(含的士費)定額:職位一級城市二級城市三級城市副總經(jīng)理/總監(jiān)級453525經(jīng)理/主管級352515主管級以下員工151010以上定額憑出差地的車票實報實銷,最高不可超過上述補貼標準,如本次出差累計數(shù)超出定額的由個人承擔。4.4.2.7、銷售部外派督導及專店裝修人員出差定義:是指員工到已設專柜所在地出差,不區(qū)分常駐和臨時外派公干。4.4.2.7.1住宿規(guī)定:在外派期間,公司統(tǒng)一安排外派員工居住于公司的宿舍中。若無公司宿舍情況下,住宿標準按公司差旅費報銷標準執(zhí)行4.4.2.7.2交通費用及其它費用報銷規(guī)定:外派員工在所派地的市內交通費及其它費用,財務部一律不直接受理報銷;該部分費用由該地專店負責人根據(jù)實際情況,按經(jīng)手人提供的合法發(fā)票實報實銷;財務部根據(jù)該專店負責人提供的費用報銷單,審核有效后,予以銷賬;否則,費用由該專店負責人承擔。4.4.2.7.3伙食補貼標準:凡外派員工均享有外派伙食補貼,標準與公司差旅費報銷標準一致。出差報銷起止日期算頭不算尾。4.4.3交際應酬費:4.4.3.1一般人員不能以任何理由請客送禮,確因需請客送禮,應當掌握分寸,發(fā)生金額在200元以下,事先須經(jīng)副總經(jīng)理同意。如發(fā)生額在300元以上/餐次的,必須先獲總經(jīng)理的批準。4.4.3.2一次的金額應控制在人均50元以內,如發(fā)生額在500元以上的,必須有證明人簽字。4.4.3.3一次發(fā)生的交際費,必須如實填寫清楚所應酬的項目方可報支。出差時發(fā)生的交際應酬費應在差旅費報銷中填報。4.4.3.4每月的交際實行總量控制,并與部門當月業(yè)績掛鉤。4.4.3.5市內交通費(出差時發(fā)生的按4.4.2.6條辦理):(1)因公事外出的車費可實報實銷;(2)交通工具均以公交車、專線、小巴、地鐵為主;4.4.3.6出租車費一般不予報銷,但以下情況除外:陪同客戶辦事(如:看板、看貨、看場)的,先向副總經(jīng)理申請:提款在現(xiàn)金壹萬元以上的:其它特殊情況,總經(jīng)理批準的。4.5費用報銷的有關規(guī)定:4.5.1每次報銷費用,必須在事項結束起3日內,特殊情況一周內完成,過期財務部可不予報銷。4.5.2有關費用必須按相關”費用報銷憑證”準確、如實地填寫,具體要求如下:4.5.2.1報銷憑證一律使用鋼筆或簽字筆填寫:4.5.2.2受款人姓名一律使用中文字書寫,字體要清楚。4.5.2.3所屬部門按受款人所在部門的名稱填寫:4.5.2.4填報日期按填寫當日的日期填寫:4.5.2.5附件張數(shù)按所附單據(jù)數(shù)量填寫:4.5.2.6大、小寫金額必須填寫一致,不得涂改:4.5.2.7發(fā)票、收據(jù)必須分開填寫有關”費用報銷憑證”;4.5.2.8凡涉及購物或非本人事項的報銷,必須有本部門同事作驗收或證明人的簽名;4.5.3如填報未符合上述要求,財務部有權要求經(jīng)辦人重新填報。4.5.4所有費用報銷,必須憑”發(fā)票”或”收據(jù)”為原始憑證,如確實無法取得原始票據(jù)的,須以”支付證明單”代替,并必須注明未能取得票據(jù)的原因。4.5.5如遇有票據(jù)丟失的,將視同沒有發(fā)生費用,相關的損失由票據(jù)丟失人承擔。4.5.6所有票據(jù)必須真實,如發(fā)現(xiàn)作弊時,財務部將按票面金額的兩倍處罰當事人。4.6出差管理辦法4.6.1員工因公出差,應填寫《出差申請單》,明確工作任務、出差地點、路線、時間及出差費用預算?！冻霾钌暾垎巍酚刹块T負責人批準后報總經(jīng)理審批,員工憑審批單據(jù)到財務部辦理借支手續(xù)后交行政人事部備案。4.6.2出差期間,在不影響公務前提下就近回家省親辦事的,其繞道車船費及其它非因公開支的一切費用均由個人自理。4.6.3出差期間若公休日加班未休息的,跨度1次周末假日的能夠在返程兩日內申請補休一日,跨度2次周末假日的則可補休兩日,以此類推。4.6.4出差期間除因工作需要或其它不可抗力,需要延時可電話請批外,不得因私事或其它原因借故延長出差時間,否則額外費用由個人承擔,并以事假處理。4.6.5員工出差費用,應據(jù)實提供真實票據(jù),不得虛報。對出差報賬有弄虛作假者除扣回虛報金額外,并按嚴重過失予以處罰。4.6.6出差人員出差完畢應及時回公司報到,在行政人事部辦理銷差考勤登記,否則按曠工處理;同時應在兩天內到財務辦理費用報銷手續(xù)。4.6.7出差期間,出差人員應每天用出差所在地電話及短信形式向直接上級匯報工作情況;出差結束后,出差人員應就本次出差工作任務完成情況提交《出差工作反饋表》。4.7關于辦公用品的采購及維修:4.7.1各業(yè)務公司所需辦公用品必須于每月3日前上報行政部,由行政部進行審核匯總,上報總經(jīng)理審批。4.7.2行政部根據(jù)審批采購計劃,填寫”借支單”,到財務部借支采購。4.7.3所采購的物品必須統(tǒng)一保管,領用物品時填寫領用表。4.7.4辦公設備的維修,要求事先申請到行政部備案,由行政部負責,請專人維修及購置維修所需物件,各部門無權自行處理。5、引用文件無6、記錄《出差申請單》《出差工作反饋表》7、其它7．1本規(guī)定由行政部制訂并歸口管理;7．2本規(guī)定將會根據(jù)公司實際情況隨時修訂;7．3本規(guī)定自簽發(fā)之日起實施。出差申請單申請日期:年月日出差人姓名部門職務職務代理人出差事由出差地點日期自年月日時起至年月日時止共天預支旅費人民幣:萬仟佰拾元整備注經(jīng)總經(jīng)理簽字后,出差人憑本單向財務部預支差旅費,然后存行政部備案。部門主管:行政部主管:總經(jīng)理:出&nbs