影響檔案價值鑒定的主觀方面因素探討

影響檔案價值鑒定的主觀方面因素探討

【內容提要】本文對影響檔案價值鑒定的主觀因素，包括“對鑒定地位的認可不足”、“‘館藏豐富’與‘收藏優(yōu)化’的兩難選擇”、“對于檔案‘精華說’、‘財富說’、銷毀‘風險說’與檔案管理‘效率觀’的理解”、“缺乏現有聯系支持”以及“理論研究的脫節(jié)”等，作了闡述。

【摘要題】檔案鑒定

【關鍵詞】檔案價值鑒定/主觀因素/影響探討

【正文】

從特征上考察，檔案價值鑒定就是一項深受主觀因素影響的、以價值評價為核心的鑒別工作。因而，分析我國影響檔案價值鑒定工作本身有效開展的因素，首先應該從主觀因素分析著手，就顯得非常自然了。主觀因素的影響是無形的，然而它的影響結果卻是實在的、可以顯示的。在主觀方面對于檔案價值鑒定起障礙性影響的因素也是多方面的。

一、對于鑒定地位的認可不足

歐美國家檔案管理的核心，以20世紀50年代為界，有一個變遷的過程。在此前，來源原則指導下的檔案整理是檔案管理的重點與核心。而此后，檔案價值鑒定逐漸代替了檔案整理，占據了核心地位，與此同時，檔案學研究也逐漸把重心放在檔案價值鑒定，以及有關的檔案優(yōu)化問題研究上了。如原美國史密森研究院檔案館館長威廉·莫斯1992年來華，在中國人民大學檔案學院講演時就曾指出，鑒定是檔案工作整個系統中第一個關鍵性決定，是隨后所有決定得以產生的基礎，因而是檔案工作的首要職能，鑒定的重要性居第一。這種工作重點轉移，是檔案理論與實踐的戰(zhàn)略轉移，也是檔案工作本身發(fā)展的客觀需要。

相對于歐美國家這種觀念的變化，以及對檔案管理核心地位的重新認定，我國檔案界在這一方面的反映，有著相當的滯后性。

在我國，以往的檔案管理學教材中，鑒定環(huán)節(jié)跟其他環(huán)節(jié)一樣，被割裂了流程性、連續(xù)性，而跟其他相對獨立的工作環(huán)節(jié)一起，被視為檔案工作的八個環(huán)節(jié)之一。只是到了鄧紹興、陳智為主編的《檔案管理學》中，將“檔案價值的鑒定”挪到了第一章，而且在教材的“導論”中，強調了鑒定環(huán)節(jié)的重要性，指出：“這項工作存在于文書立卷、收集、整理和保管等環(huán)節(jié)之中，是檔案管理中最具決定性意義且難度最大的工作。”，中國人民大學出版社1999年版。）另外，也有人指出：“鑒定工作不僅決定了檔案的起點和終點，而且存在于檔案業(yè)務的其他環(huán)節(jié)之中?！边@種變動是一種理論進步，也體現出認識上的進步。

但是，總體相比于歐美國家從20世紀50年代以來就運用的文件管理、文件中心、文件生命周期等有關精簡文件的概念與方法，以及謝倫伯格雙重價值鑒定理論、漢斯·布姆斯的社會分析與職能鑒定論、加拿大國家檔案館的“新宏觀接收戰(zhàn)略”等檔案價值鑒定理論與檔案優(yōu)化措施，我們的認識與研究顯然是比較滯后的。

二、“館藏豐富”與“館藏優(yōu)化”的兩難選擇

關于“豐富館藏”。

在20世紀80年代中期以前，我國檔案部門關于館藏建設的聲音，幾乎只有一個聲音、一個口號，那就是——“豐富館藏”。我國以“豐富館藏”為原則指導檔案館藏建設是有其深刻的客觀原因的。其一是我國的館藏總量少，與我國作為一個歷史悠久的文明古國的地位十分不相稱。其二是檔案館新建庫房有一定的空余度。我國的檔案館庫房建設有兩個階段：60年代各級檔案館建立之初，檔案數量少，庫房相對空閑。90年代，檔案館興起第二個擴建高潮，許多檔案館紛紛建立起新館，如上海市檔案館、北京市檔案館、江蘇省檔案館、浙江省檔案館等，都另建新館，大量地、縣級檔案館也舊貌換新顏，大大擴展了庫房。舊館加新館，檔案庫房也相對空余。因而，庫房的相對空閑，給檔案部門一些同志帶來一定的影響，對于鑒定的認識不足，主張慎行存毀鑒定，這種情緒近年來還有表現。

因而，豐富館藏的影響，在我國說不上根深蒂固，但甚至是一個短時期難以揮去的檔案情結。

優(yōu)化館藏在我國的艱難操作。

20世紀80年代后期，我國檔案界把優(yōu)化館藏作為檔案館室建設的指導思想。這是一個重大的戰(zhàn)略轉移。然而，跟國外的檔案優(yōu)化政策相比，我國的這一戰(zhàn)略實施存在著諸多困難。

首先，從時間觀念上看，我國的優(yōu)化思想，整整落后于國外30年，優(yōu)化觀念意識是需要時間建立和培養(yǎng)的，因而，這一點我國尚有待時日。對于現在館藏進行檔案優(yōu)化的直接方法是加快銷毀鑒定。顯然，這與我國檔案部門長期以來的“重于收藏輕于鑒定”，尤其是輕于存毀鑒定的習慣不符。

其次，對于優(yōu)化，我國沒有相應的方法與標準。檔案優(yōu)化，在國際檔案界研究由來已久，為此也形成了一些有效的方法與標準。如比例鑒定法、選樣保存法、限制檔案移交機關和控制進館文件范圍等方法，普遍運用在歐美國家的文件與檔案鑒定實踐，而且取得了相當大的效益，積累了許多經驗，制定了行之有效的程序。這些方法與標準，尤其是量化的方法與標準，在我國尚在探索之中。

第三，我國缺乏相應的文件管理機制。文件管理機制，如果用一句話來概括，那就是文件的精簡機制，文件管理的效率機制。而這種精簡、這種效率，就是通過及時、有效的鑒定措施實現的。

跟歐美國家相比，我們在文件管理問題上，顯然存在著以下不足：一是文件管理觀念不強。長期以來，我國檔案界只論文書工作，檔案學研究與教育中，也只有文書學。顯然，文書工作與文書學，與文件管理與文件管理理論，兩者之間有著目的性上的差異。我國文書工作和文書學，關注的是文件擬寫、運轉、辦理、積累、立卷與歸檔。研究重點是如何正確運用文種、擬寫文件、遵循行文規(guī)則，而文件的立卷、歸檔視作為介于文書工作與檔案管理之間的共同環(huán)節(jié)。因而，文書工作和文書學并不特別注重研究如何通過鑒定、處置，達到精簡文件目的的問題。

二是文件生命周期理論尚不能深入人心。文件生命周期理論在國外檔案學家眼中，具有標志“現代檔案學成熟的里程碑”曼努埃爾·巴斯克斯：《文件生命周期研究》，科爾多瓦大學1987年出版。）意義。從20世紀80年代開始，陳兆＠①開始把這一理論介紹到我國檔案界，其后有不少學者對其加以進一步研究。然而，從文件生命周期理論在我國研究的情況看，雖然有許多研究者表示贊同，但它遠不是一種被檔案界普遍接受的理論，認為無意義的有之，認為我國已有相同理論的有之。總之，文件生命周期理論，在我國成了一種頗有爭議的理論，自然就談不上對實際的指導作用了。

三是文件中心尚在成長之中。進行文件管理的主體是文件中心，歐美國家普遍建立了文件中心，以承擔文件的中間性、過渡性保管。而我國對于文件中心歷經長時間卻未得普遍認可。從我國第一個文件中心——甘肅省永靖縣文件中心1988年建立以來，相當時間內出不了第二家，而且檔案界還不斷有建立文件中心的質疑之聲，一直到2000年印發(fā)的《全國檔案事業(yè)“十五”計劃》，提出在條件成熟的地方，推廣建立文件中心，才把關于是否需要建立文件中心的爭議劃上句號。但總體看來，我國要普及文件中心，還有待時日。

當然，應該指出的是，文件中心中對于文件的管理，還需要采取相應的標準、方法和程序，否則檔案室和檔案館出現的問題，也將會蔓延到文件中心。

三、幾種觀念——對于檔案“精華說”、“財富說”、銷毀“風險說”與檔案管理“效率觀”的理解

關于“精華說”、“財富說”。

對于檔案價值鑒定，尤其是存毀鑒定缺乏足夠的認識，也出于“精華說”、“財富說”的影響。

我國檔案學有關教材中，一直灌輸有這種觀念，對日后實際工作和科學研究具有查考利用價值的文件，才能成為檔案，因而，從這個意義上說，“檔案是文件的精華”。有人指出這種整體認識存在缺陷，——制約因素分析》，《檔案學通訊》2001年第4期。）我們長期以來注重檔案的安全保管，是這種“精華說”、“財富說”影響的結果。正確的觀念應該是：有些文件是精華，而有些文件則不是。為此我們就會研究何種文件有永久保存價值，何種文件只有一定價值。

關于檔案價值鑒定的“風險性”。

躲避風險，是人之常情；但人有時甘冒風險，因為在承受風險之后，具有獲得利益的可能。而檔案價值鑒定，跟其他風險中獲取利益的行動相比，行動者不存在可回報的利益和報酬。

檔案價值鑒定的風險存在兩個方面：一是出差錯；二是工作難度大。怕出差錯，是檔案價值鑒定過程中時候令人緊張的因素，因而造成了求穩(wěn)的心理。正如王傳宇指出的，在鑒定中，檔案人員“首先是怕錯”，因為“同其它各項檔案業(yè)務工作不同，檔案價值鑒定涉及檔案存毀，關系檔案‘命運’。擠在庫房里，困難再大，問題再突出，東西還在；但是一旦鑒定錯了，處置失誤，則不可挽回，責任重大；這不僅是具體檔案人員的心態(tài)，甚至也在一定程度上是某些檔案行政管理部門的心態(tài)。這種求穩(wěn)怕錯的思想，影響了檔案價值鑒定工作的開展，特別是經過20世紀50年代的所謂‘戰(zhàn)備鑒定’和‘文革’中的錯銷檔案，使人們難消余悸?！薄獑栴}與形勢》，《檔案學通訊》2001年第1期。）工作難度大，造成檔案館、室工作人員有畏難情緒，“檔案價值的潛在性，檔案價值鑒定的預測性，以及鑒定結果一定程度上的不確定性，增加了人們對于檔案價值鑒定工作的畏難心理?！薄獑栴}與形勢》，《檔案學通訊》2001年第1期。）

所以，從這個意義上說，檔案價值鑒定是一個鑒定部門不具有任何利益的冒險行為。由此，造成了以下問題：“第一，國家檔案行政管理部門難下大的決心，把檔案價值鑒定工作作為一個大的工程，作為影響檔案工作發(fā)展的重要問題或‘瓶頸’問題，統籌規(guī)劃，全面動手，從理論和實踐的結合上予以有效地解決。長時期以來，這個決心很難下，即使看到了問題，有了決心，但決心還不夠大。第二，具體的檔案館、室，難下決心，基本上是等待，觀望，不敢動手或不愿動手；第三，在具體的鑒定工作中存在一個普遍的現象，即‘鑒定難，銷毀更難’。相當一些基層企業(yè)、事業(yè)單位在20世紀60年代，20世紀70年代曾進行過檔案價值鑒定工作，特別是科技檔案價值鑒定工作，但是，經過鑒定確定銷毀處理的無價值檔案或過期檔案，大多是采取封存起來‘緩期執(zhí)行”的辦法，而這個‘緩期’常常變成了‘無期’，即無限期封存，不敢銷毀。”

關于檔案管理效率。

應該說檔案管理中的效率本身的確難以表現。首先檔案部門一直強調社會效益是第一位，經濟效益是第二位，經濟效益要服務社會效益，經濟效益可以是量化的，但社會效益是無形的，不能以量比形式表現的。其次，檔案部門的效率取決于所收藏檔案文件的質量、類型、成分和管理水平，第一個檔案館、室有特定的文件來源，由此也具有特定的文件信息資源，這些因素顯然不是完全決定于檔案部門本身?；谏鲜鰞蓚€原因，表現檔案部門的管理效率比較困難。

但我國檔案界早已有人指出我國的檔案管理缺乏效率觀念，這是一個客觀存在的事實。造成檔案管理效率不高的原因有二：一是檔案質量不高，致使檔案管理的大量勞動做的是一種“無用功”；二是機關單位廣泛設置了面廣點多的檔案室，沒有達到管理法則中的規(guī)模效應。這兩點正是與鑒定密切相關的問題，可見檔案價值鑒定跟管理效率之間有著內在關系。

四、缺乏現有政策支持

缺乏鑒定標準系統。

盡管我國有關檔案價值鑒定的標準類型諸多。但相對于多種類型檔案價值的多種鑒定，顯然不夠系統。歸檔鑒定、進館鑒定、等級鑒定、開放鑒定、存毀鑒定中，相對來說歸檔鑒定的標準制定，歷史較長，也歷經多次修改。而其他類型的鑒定，標準一直比較模糊。

另外，即使在歸檔鑒定標準中，我國長期以來也偏重于文書檔案、會計檔案等。而對于機關單位的常見科技文件價值的鑒定，如設備文件、基建文件、產品文件、科研文件，有存在于專業(yè)系統的檔案保管期限表中，也有的根本就沒有專項規(guī)定。因而，同一機關單位鑒定文件價值，可能要根據不同來源的檔案保管期限表，顯然給機關單位歸檔鑒定增加了難度。

由此可見，目前正處于征求意見稿的《歸檔文件與檔案鑒定指南》是一種完善鑒定標準系統化的工作。

操作標準過粗。

目前我國有關鑒定操作標準，尤其是文書檔案保管期限表的粗線條是公認的：條款內容過于簡練、條款太少、保管期限檔次較粗、用語抽象含糊、偏重宏觀而忽視微觀等等。這直接造成了實際部門鑒定文件與檔案價值的粗線條，因而，從這個意義上說，一味責難實際部門的操作失當是不公平的，這應該是政策支持不力的原因。

曾經有過“銷毀檔案就是銷毀編制”的規(guī)定。

在1985年2月人事部、國家檔案局頒布《地方各級檔案館人員編制標準》的通知中，提出了一個與檔案數量密切有關的“檔案館人員編制標準”，其中規(guī)定：“館藏超過一萬卷不足三十萬卷的，其超過部分每五千卷增配一人；超過三十萬卷的，其超過部分每七千卷增配一人。”這種規(guī)定的影響是非?，F實的，給檔案局領導直接的警示就是：誰銷毀檔案，誰就是在銷毀編制。

五、理論研究的脫節(jié)

我國檔案價值鑒定理論研究對于實踐的指導不力，這在不少論者的研究分析中已經指出，如王傳宇和姜之茂，都在自己的文章中，把這種因素列入影響我國檔案價值鑒定工作的障礙性因素之一。應該說，這是對理論界的提醒，我們應該為此而反思。

筆者以為，我國鑒定理論研究不力，其表現可以概括

重點性研究開展不夠。

檔案價值鑒定在建國后很長時間內，沒有成為理論研究與工作探討的重點。王傳宇對《檔案學通訊》和《檔案學研究》這兩種檔案學的權威性期刊作過有關分析?！稒n案學通訊》自創(chuàng)刊以來，1980年至1992年13年間，每年一般只有一篇到兩篇，有的年份，如1990年、1992年，一篇也沒有?！稒n案學研究》自1987年創(chuàng)刊以來，80年代末到90年代初期，每年僅有一篇或兩篇關于檔案價值鑒定方面的文章發(fā)表，其中1991、1992兩年都是零。這兩種刊物都是在1993年以后，有關鑒定文章多了起來。

《中國檔案》，作為最早創(chuàng)刊的、國家檔案局工作指導性期刊，自1951年以來，所刊發(fā)的有關檔案鑒定的文章，筆者作了一個初步統計，具體分布情況1951～1960年，共16篇。其中，1951～1955年，為0篇，1956年和1957年分別為7篇和6篇，這兩年頭恰好是兩個期限表頒布之年。1960～1965年，5年間共42篇，這是一個研究檔案價值鑒定的高潮，說明檔案工作穩(wěn)定發(fā)展到一定階段，檔案價值鑒定問題就突出了，從這個意義上說，館藏下合理、檔案質量低是一種“富貴病”，而檔案價值鑒定則是解決檔案部門“富貴病”的手段。這5年間尤以1965年為多，共有21篇相關文章或報道。1979～1992年，14年共29篇，平均一年2篇，從篇幅比例來看，又回到了50年代的水平，可見，“文革”不正常時代對于檔案工作的影響。同樣，到1993年以后，相關文章又逐漸增加了。

因而，從這3種期刊的文章刊發(fā)情況看，1993年以后研究增加，掀起新的高潮，這明顯跟四川省檔案部門1992～1993年開展的“消腫”和檔案保管期限表的大討論有關。但跟國外檔案界研究檔案價值鑒定的情況看，顯得十分滯后。國外在這段時間內，從美國謝倫伯格雙重價值鑒定模式，到德國布姆斯的“社會分析與職能鑒定論”，再到加拿大國家檔案館的“新宏觀接收戰(zhàn)略”模式，經過了多種檔案價值鑒定理論模式的演變。

我國20世紀90年代以后才注重檔案價值鑒定研究，除時間上顯得較為遲緩以外，還明顯受到電子文件研究的影響。事實上，從90年代后半期，電子文件的研究迅速占據了檔案學理論研究的重點地位，又將鑒定問題擠到比較次要的研究位置上。我國檔案工作每個時期都有研究與探討重點，從文書立卷歸檔、檔案整理、到檔案法，重心迭代，但轉入檔案優(yōu)化與鑒定不久，重點地位即被電子文件研究、數學檔案館、檔案信息化問題所代替。

因而，如此看來，檔案價值鑒定研究“命運多蹇”，注定是棵“苦菜花”。

務虛過多，針對性不強。

90年代以來，我們各級各類期刊，發(fā)表了數以百計有關檔案價值鑒定的文章，而且共有一本專著、兩本編著和一本論文集出版，它們分別是張斌的專著《檔案價值論》、陳忠海編著的《檔案鑒定理論與實踐》、葛荷英編著的《檔案鑒定理論與