關(guān)于倉庫管理流程的審計報告

關(guān)于倉庫管理流程審計匯報關(guān)于倉庫管理流程審計匯報審字[]第002號依照審計工作安排，審計組于5月01日起至5月20日止對XX股份有限企業(yè)倉庫作業(yè)內(nèi)部控制制度遵照性及合理性進行了內(nèi)部審計，現(xiàn)將相關(guān)情況匯報以下：一、基本情況介紹1、制度及組織架構(gòu)建設(shè)：依照倉庫責任人反饋，倉庫組當前隸屬管理部，在編人員10共計人，其中主管1名，倉管員9名。倉庫分5大類，分別是：標準件倉、輔料倉、試模材料倉、沖壓倉、刀具倉，主要為企業(yè)物資提供儲存、保管等職能。為規(guī)范倉庫管理，企業(yè)制訂一系列作業(yè)流程、制度等受控文件共計23份。2、趨勢分析：依照ERP數(shù)據(jù)，截止12月底存貨余額11394.70萬元，較年初增加71.55%。其中原材料余額505.03萬元，較年初增加74.1；低值易耗品余額117.61萬元，與年初基本持平；庫存商品304.23萬元，較年初增加-80.61%；自制半成品10467.82萬元，占總存貨余額92%，較年初增加123%。詳細詳見附表：周轉(zhuǎn)分析：存貨平均余額9018.53萬元，存貨資金占用量大，周轉(zhuǎn)率為1.87，非常低。周轉(zhuǎn)天數(shù)195天，相當于從取得存貨開始，至消耗、銷售為止所經(jīng)歷天數(shù)需195天。能夠轉(zhuǎn)變?yōu)樨泿刨Y金或者應(yīng)收賬款能力非常弱。實際上平均存貨余額主要受累于庫存商品及自制半成品拖累，占平均存貨比率分別為10.39%及84%。所以從側(cè)面也反應(yīng)出整個生產(chǎn)經(jīng)營過程對排產(chǎn)及出貨反應(yīng)能力是不足。詳細詳見附表：4、呆滯料分析：截止審計日，按照企業(yè)呆料管理制度<VT-WAH-WI-022呆料管理流程A0>第5.3.4條對于呆滯料定義，其中超出90天呆滯料為429.12萬元，180天呆滯料為357.88萬元，360天呆滯料為61.03萬元。呆料主要組成部分<成品倉、標準件倉、退料標準件倉、五金標準件倉、五金刀具倉、XX標準件倉>（詳細情況見附表），組成呆料主要原因主要有：a、歷史遺留問題，過往呆滯物料未得到及時、有效處理；b、采購及生產(chǎn)計劃性不強，造成物料沉余。附表：二、審計依據(jù)審計依據(jù)：此次審計依據(jù)為<VT-FIN-WI-058內(nèi)部審計制度>要求條款及相關(guān)法律法規(guī)；三審計目標及審計范圍1、審計方法及目標：審計過程中采取了檢驗、訪談、審查單據(jù)、抽盤、查閱與審計事項關(guān)于其它必要審計程序，取得相關(guān)依據(jù)，形成審計意見。以促進組織增加價值；2、審計范圍：倉儲管理流程各步驟項目標審查，主要包含<出入庫程序、日常管理、廢舊品管理、單據(jù)規(guī)范>等方面審查。四、發(fā)覺問題及改進提議1、物資盤點方面1）管理現(xiàn)實狀況及存在問題：當前倉庫物料盤點主要由財務(wù)部主導進行月度抽盤、六個月度及年度全盤，倉庫日常無自盤，未能提交自盤表，實際上倉庫自盤控制已失效。依照企業(yè)制度<文件編號：VT-WAH-WI-001>第5.6條物料盤點要求，倉管人員應(yīng)每個月定時做好賬、物盤點工作。2）造成原因：對制度要求不熟悉，或相關(guān)要求未引發(fā)重視。3）可能造成風險：未按要求嚴格執(zhí)行盤點工作不單會造成資產(chǎn)流失，財務(wù)匯報失真，未能及時地發(fā)覺倉庫管存在理問題，改進問題。4）提議：嚴格按照企業(yè)制度<文件編號：VT-WAH-WI-001>要求執(zhí)行，倉庫加強自盤，結(jié)合財務(wù)盤點，及時發(fā)覺問題，改進問題。加強作業(yè)標準制度宣導，確保作業(yè)人員對作業(yè)標準具備足夠了解與重視。2、生產(chǎn)領(lǐng)料單管理管理現(xiàn)實狀況及存在問題：經(jīng)過查看企業(yè)關(guān)于倉庫管理相關(guān)控制文件，發(fā)覺未就單據(jù)規(guī)范化方面設(shè)定條款，無作業(yè)標準控制。審計人員經(jīng)過抽查領(lǐng)料單，發(fā)覺部分領(lǐng)料單存在無發(fā)料倉管員簽字，數(shù)量有改動后無人在旁邊簽字，空白處沒劃掉、有用不一樣顏色字跡在空白處添加領(lǐng)用物品和數(shù)量現(xiàn)象，有被領(lǐng)料部門責任人簽字后自行增加領(lǐng)用物料品種或者改動領(lǐng)用數(shù)量嫌疑。造成原因：無相關(guān)制度要求，作業(yè)無標準。作業(yè)人員對單據(jù)管理意識不強。3）可能造成風險：未經(jīng)過同意而多領(lǐng)物料或私自改動領(lǐng)用數(shù)量，造成企業(yè)資產(chǎn)流失及舞弊產(chǎn)生。4）提議：規(guī)范流程，完善制度。單據(jù)書寫必須整齊明朗，果斷杜絕以上情況,如有發(fā)生，倉管員有責任要求重新開單后執(zhí)行發(fā)料。財務(wù)部應(yīng)對相關(guān)作業(yè)人員進行專業(yè)培訓。3、倉庫日常管理管理現(xiàn)實狀況及存在問題：審計在5月7日對倉庫管理現(xiàn)實狀況實地觀察，發(fā)覺倉庫日常管理存在較多不規(guī)范現(xiàn)象，主要表現(xiàn)在以下幾點：倉庫鑰匙隨地放置，倉管員發(fā)放試模材料之后，鑰匙曾長時間隨意放置于倉庫桌上，并未及時收好；非倉庫管理人員隨意進出倉庫；發(fā)放物料時倉庫管理員未全程跟蹤，直接讓領(lǐng)料人員進入倉庫搬運、點數(shù)需領(lǐng)物資。造成原因：倉管員責任心不強，未形成良好作業(yè)習慣，未意識到行為風險。3）可能造成風險：可能發(fā)生物資丟失或者失竊風險。4）提議：加強庫房門禁管理，非倉管人員在未經(jīng)授權(quán)之前一律禁止進入倉庫。庫房鑰匙使用及保留由倉庫責任人授權(quán)，使用完之后應(yīng)及時、妥善保留。加強培訓，養(yǎng)成正確作業(yè)習慣。4、設(shè)備配件管理2）管理現(xiàn)實狀況及存在問題：經(jīng)過訪談相關(guān)人員，得知配件管理現(xiàn)實狀況<設(shè)備配件管理由資產(chǎn)科主導，車間換下廢舊配件主要分為可二次利用配件及不可二次利用配件。對于不可二次利用配件直接放置于廢品區(qū)域，當成廢品出售，可二次利用配件則設(shè)回收倉，并由資產(chǎn)科支配管理>。實際上以上兩種處理方式均未做備查賬管理，造成無賬可查，而且處理方式不透明，未存在多方牽制與監(jiān)督關(guān)鍵控制。2)造成原因：內(nèi)控制度關(guān)鍵控制點控制失效。3）可能造成風險：可能造成設(shè)備配件丟失，或者有心人利用當前管理現(xiàn)實狀況謀取個人利益風險。4）提議：加強對配件管理，梳理流程，明確關(guān)鍵控制點及相關(guān)管理責任，防范未然。配件回收倉統(tǒng)一交由倉庫管理員管理，做好臺賬登記。報廢配件按照企業(yè)關(guān)于廢舊品管理相關(guān)制度要求執(zhí)行。5、單據(jù)流轉(zhuǎn)不及時1）管理現(xiàn)實狀況及存在問題：為規(guī)范作業(yè)流程，企業(yè)制訂了<VT-WAH-WI-001倉儲操作指導書A04>等相關(guān)制度，其中對于單據(jù)流轉(zhuǎn)時效做了詳細要求及說明。在實際核查過程中依然發(fā)覺存在單據(jù)提交財務(wù)不及時，跨月交單現(xiàn)象時有發(fā)生。2）造成原因：內(nèi)控失效。作業(yè)分工不明確也是造成跨月交單原因之一，一人兼多職，造成該完成任務(wù)未能及時、按質(zhì)按量完成。3）可能造成風險：影響當月財務(wù)核實數(shù)據(jù)真實性及可靠性，同時也可能發(fā)生單據(jù)丟失風險。4）提議：按攝影關(guān)制度要求執(zhí)行，賬務(wù)登記確保做到日清月結(jié)，當日發(fā)生業(yè)務(wù)當日完成統(tǒng)計系統(tǒng)，及時提交財務(wù)。6、倉庫管理職責不明確1）管理現(xiàn)實狀況及存在問題：未制訂倉庫管理職責明細表，職責分工不明確，倉庫當前做法存在誰驗收或者發(fā)料由誰登記入賬、審核及保留，一氣呵成現(xiàn)象。現(xiàn)有管理制度也未對作業(yè)權(quán)限加以詳細說明。實際上作業(yè)流程已經(jīng)失去控制，關(guān)鍵控制缺失，不相容職務(wù)未分離。2）造成原因：內(nèi)控缺點，單純考慮作業(yè)方便，無風險意識。3）可能造成風險：結(jié)合問題2對單據(jù)填寫規(guī)范性描述，審計認為可能存在發(fā)生舞弊風險。4)提議：梳理流程，繼續(xù)完善現(xiàn)有管理制度。建立倉庫管理職責明細表，明確作業(yè)分工，確保各作業(yè)崗位之間相互監(jiān)督與牽制。7、廢舊品管理方面1）管理現(xiàn)實狀況及存在問題：審計經(jīng)過走訪關(guān)于人員與實地查看，得知部分廢舊品放置于露天處，風吹雨淋，未對其進行遮蓋保留，下雨天天氣潮濕濕度增加，金屬類廢舊品極易生銹、腐蝕，伴隨時間推移會造成價值逐步降低，對企業(yè)整體環(huán)境美觀也產(chǎn)生不利影響。而且除寶貴廢舊品外倉庫未做備查賬進行管理，極難對該類物品量進行管控。2）造成原因：單純考慮作業(yè)方便，倉庫沒有“廢舊料必須入庫”意識；倉管員責任意識缺乏，認為廢舊料作為已發(fā)出物料生產(chǎn)剩下部分，不在倉庫賬上，事不關(guān)己。3）可能造成風險：廢舊品未入賬管理形成賬外資產(chǎn)，未規(guī)范管理，可能造成企業(yè)資產(chǎn)流失與貶值風險。4）提議：建立廢舊品回收倉，統(tǒng)一交由倉儲人員進行管理，并做好日常賬務(wù)統(tǒng)計。8、物料調(diào)撥1）管理現(xiàn)實狀況及存在問題：經(jīng)過實地觀察及問詢相關(guān)人員，得知標準件倉庫與刀庫之間存在物資流轉(zhuǎn)，詳細操作程序<a、標準件倉對外購刀具進行驗收，刀庫開具領(lǐng)料單一次全部領(lǐng)用，放置于刀庫內(nèi)，領(lǐng)料單作為內(nèi)部備查。B、各制造部開具領(lǐng)料單到刀庫領(lǐng)用，刀具進行賬務(wù)登記后將領(lǐng)用單交財務(wù)進行核實>。經(jīng)查，企業(yè)未制訂關(guān)于物資調(diào)撥管理制度，內(nèi)控制度缺失。審計認為從財務(wù)角度來看，領(lǐng)料單開具，意味著費用發(fā)生，實際上刀庫到標準件倉庫領(lǐng)取刀具此過程應(yīng)視作倉庫之間物資內(nèi)部周轉(zhuǎn)，開具領(lǐng)料單不符合業(yè)務(wù)實質(zhì)性質(zhì)。2）造成原因：內(nèi)控缺失，流程性質(zhì)未予明確要求。3）可能造成風險：單據(jù)作為作業(yè)流程載體及業(yè)務(wù)性質(zhì)表現(xiàn)，內(nèi)部調(diào)撥作業(yè)開具領(lǐng)料單不單不能表現(xiàn)業(yè)務(wù)活動實際性質(zhì)，且極易與費用化領(lǐng)用單據(jù)搞混，最終影響到財務(wù)核實。4）提議：制訂關(guān)于倉庫之間物資周轉(zhuǎn)相關(guān)管理制度。倉庫間物資流轉(zhuǎn)統(tǒng)一使用調(diào)撥單。9、刀具管理方面1）管理現(xiàn)實狀況及存在問題：為規(guī)范刀具管理工作，企業(yè)制訂了<VT-WAH-WI-002刀具管理指導A0>及<VT-WAH-WI-001倉儲操作指導書A04>等多份管理文件，依照文件<VT-WAH-WI-002刀具管理指導A0>中第5.7條要求倉儲部每七天應(yīng)對刀具使用情況進行數(shù)據(jù)分析，編制《刀具數(shù)據(jù)分析表》，經(jīng)核查，實際上倉儲部并未按照以上要求執(zhí)行；經(jīng)查看，以上兩份管理制度一些條款制訂存在矛盾，比如：文件<VT-WAH-WI-002刀具管理指導A0>第5.3.4條要求每個月由財務(wù)對刀具數(shù)量進行全盤點，<VT-WAH-WI-001倉儲操作指導書A04>第5.6.條要求財務(wù)進行每個月不定時抽盤，每六個月對物料進行全盤，經(jīng)過問詢相關(guān)人員得知財務(wù)部當前對刀庫月度盤點方式主要是抽盤。2）可能造成風險：管理制度條款要求未明確，或者