會議方案的擬制及籌備

會議方案的擬制及籌備一、會議方案的研制到通知下發(fā)的全過程

(一)初稿擬定

一個(gè)大型、特大型的會議方案的初稿應(yīng)包括會議名稱、會議主題(內(nèi)容)、會議時(shí)間、會議地點(diǎn)、會議日程支配、參會人員、任務(wù)分工和組織領(lǐng)導(dǎo)(這在大型、特大型的會議中顯得尤為重要，首先要有單位某部門牽頭組織和統(tǒng)籌支配，成立相應(yīng)的工作領(lǐng)導(dǎo)小組。如負(fù)責(zé)撰寫文稿的及供應(yīng)相關(guān)材料的文件材料組，負(fù)責(zé)會場布置、會議通知下發(fā)、會議日程等詳細(xì)事務(wù)的會務(wù)組，負(fù)責(zé)會議報(bào)道、會場錄像的新聞宣揚(yáng)組，會議接待及后勤組等。其次各相關(guān)部門要做好任務(wù)分工的各項(xiàng)工作，并且牽頭部門要將任務(wù)分工詳細(xì)化，限定時(shí)限，督促相關(guān)部門按時(shí)完成;相關(guān)部門亦按要求樂觀幫助好。唯有如此，才不致使一個(gè)大型會議因組織不力等緣由而弄得一盤散沙)等內(nèi)容。

(二)經(jīng)費(fèi)預(yù)算

經(jīng)費(fèi)預(yù)算是指在開會前將所用到的會議經(jīng)費(fèi)做出一個(gè)和實(shí)際預(yù)算偏離不遠(yuǎn)的相對精確的估算。有人說預(yù)算對于部門財(cái)務(wù)管理或會計(jì)人員最擅長。但不管是財(cái)務(wù)/會計(jì)或非財(cái)務(wù)/會計(jì)人員，在做預(yù)算前都應(yīng)當(dāng)在大腦里有一個(gè)比較清楚的輪廓：在哪些項(xiàng)目、材料、物品、東西上會產(chǎn)生經(jīng)費(fèi)。不說是面面俱到，但應(yīng)當(dāng)考慮全面、細(xì)致。比如，既然有人來開會，確定要解決他們的吃飯問題，就會相應(yīng)產(chǎn)生食宿費(fèi)。再者，開會的場地必定是臨時(shí)租用，又會產(chǎn)生場地租金費(fèi)。又如，開會若需給參會人員派發(fā)一些會議資料、紙和筆等，又會產(chǎn)生資料物品費(fèi)。另外，假如是開一些針對性強(qiáng)、掩蓋面廣、理論性學(xué)術(shù)性強(qiáng)的會，邀請一些遠(yuǎn)道而來的專家來授課，專家的授課費(fèi)和在來回路途產(chǎn)生的費(fèi)用也都是要納入到經(jīng)費(fèi)預(yù)算范疇之列的。

所以綜合以上因素來做預(yù)算的話，就包括：

①食宿費(fèi)：每人每天(或每人每餐)的食宿費(fèi)開會總天數(shù)(總餐數(shù))總?cè)藬?shù)

②場地租金費(fèi)：看場地的租借方以怎樣的方式來收費(fèi)。假如對方以天數(shù)來算，則乘以開會總天數(shù);假如以次數(shù)來定，則乘以開會總次數(shù)。

③會議資料印發(fā)費(fèi)(含紙、筆等辦公用品費(fèi))

④專家的授課費(fèi)(每人的費(fèi)用人數(shù))、來回的差旅費(fèi)(每人的`費(fèi)用人數(shù))

⑤可能產(chǎn)生的其它費(fèi)用

(三)領(lǐng)導(dǎo)審批

領(lǐng)導(dǎo)審批是一個(gè)必需和重要的環(huán)節(jié)。在擬好會議方案的初稿、做好會前的經(jīng)費(fèi)預(yù)算后，再以請示的方式呈報(bào)上級相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審示。在領(lǐng)導(dǎo)審示后如對某些內(nèi)容作了較大幅度的修改(不僅僅是文本、字面上的簡潔修改，更是任務(wù)分工、會議主題變更、經(jīng)費(fèi)預(yù)算數(shù)額等重大內(nèi)容更改等)，需依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意思修改好后再呈報(bào)領(lǐng)導(dǎo)。假如只是對文本稍作改動，則視詳細(xì)狀況而定。只有經(jīng)各位領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后，才可以做下一步的事情。

(四)任務(wù)分工下發(fā)

在修改好并經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)審示無問題后，就可以將領(lǐng)導(dǎo)批示和任務(wù)分工一起印發(fā)給相關(guān)部門。

(五)通知下發(fā)

通知下發(fā)，這里的針對對象主要為會議主辦方的下一級單位;若需請會議主辦方的外部平行單位參會則以發(fā)邀請函的形式邀請其前來。

二、會議通知

(一)對象為本單位內(nèi)

包括會議名稱、會議主題(內(nèi)容)、會議時(shí)間、會議地點(diǎn)、會議日程支配、參會人員(留意事項(xiàng))等。

(二)對象為下一級單位

同樣涵蓋有會議名稱、會議主題(內(nèi)容)、會議時(shí)間、會議地點(diǎn)、會議日程支配、參會人員(留意事項(xiàng))等多項(xiàng)內(nèi)容。

(三)會議邀請函(針對本單位以外的平行單位)

以發(fā)邀請函的方式邀請本單位以外的平行單位參會。

三、模板

(一)會議須知模板見《辦公小技巧六》

(二)會議通知模板略

會議通知很簡潔，首從前言部分表目的,為什么而開會,因何需要而開會(為,依據(jù)，打算召開會議，現(xiàn)將有關(guān)事宜通知如下：)

其次是第一部分：會議時(shí)間

再次是其次部分：會議地點(diǎn)

然后是第三部分：會議內(nèi)容(也稱會議日程)

注：假如是開一些形式單一、內(nèi)容簡潔的會議，這一部分也可不必加到詳細(xì)的會議通知中。

接著是第四部分：參會人員

最終是第五部分：留意事項(xiàng)

注：留意事項(xiàng)旨在向與會者傳遞出"除了以上所說的還需另外提請留意的一些特殊事項(xiàng)'這樣一種信息。通常作為不行或缺的內(nèi)容被支配在會議通知的最終一部分。

(三)會議邀請函模板

例：

(單位)

為做好工作/為貫徹落實(shí)精神(表目的)/，經(jīng)討論/經(jīng)報(bào)領(lǐng)導(dǎo)同意，打算召開會議，誠邀貴單位蒞臨/特邀請貴單位派一名負(fù)責(zé)同志參與會議。

一、會議時(shí)間

二、會議地點(diǎn)

三、會議內(nèi)容(會議日程)

四、留意事項(xiàng)

四、開會前的預(yù)備工作

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