會議方案的擬制及籌備

會議方案的擬制及籌備一、會議方案的研制到通知下發(fā)的全過程

(一)初稿擬定

一個大型、特大型的會議方案的初稿應包括會議名稱、會議主題(內容)、會議時間、會議地點、會議日程支配、參會人員、任務分工和組織領導(這在大型、特大型的會議中顯得尤為重要，首先要有單位某部門牽頭組織和統(tǒng)籌支配，成立相應的工作領導小組。如負責撰寫文稿的及供應相關材料的文件材料組，負責會場布置、會議通知下發(fā)、會議日程等詳細事務的會務組，負責會議報道、會場錄像的新聞宣揚組，會議接待及后勤組等。其次各相關部門要做好任務分工的各項工作，并且牽頭部門要將任務分工詳細化，限定時限，督促相關部門按時完成;相關部門亦按要求樂觀幫助好。唯有如此，才不致使一個大型會議因組織不力等緣由而弄得一盤散沙)等內容。

(二)經費預算

經費預算是指在開會前將所用到的會議經費做出一個和實際預算偏離不遠的相對精確的估算。有人說預算對于部門財務管理或會計人員最擅長。但不管是財務/會計或非財務/會計人員，在做預算前都應當在大腦里有一個比較清楚的輪廓：在哪些項目、材料、物品、東西上會產生經費。不說是面面俱到，但應當考慮全面、細致。比如，既然有人來開會，確定要解決他們的吃飯問題，就會相應產生食宿費。再者，開會的場地必定是臨時租用，又會產生場地租金費。又如，開會若需給參會人員派發(fā)一些會議資料、紙和筆等，又會產生資料物品費。另外，假如是開一些針對性強、掩蓋面廣、理論性學術性強的會，邀請一些遠道而來的專家來授課，專家的授課費和在來回路途產生的費用也都是要納入到經費預算范疇之列的。

所以綜合以上因素來做預算的話，就包括：

①食宿費：每人每天(或每人每餐)的食宿費開會總天數(shù)(總餐數(shù))總人數(shù)

②場地租金費：看場地的租借方以怎樣的方式來收費。假如對方以天數(shù)來算，則乘以開會總天數(shù);假如以次數(shù)來定，則乘以開會總次數(shù)。

③會議資料印發(fā)費(含紙、筆等辦公用品費)

④專家的授課費(每人的費用人數(shù))、來回的差旅費(每人的`費用人數(shù))

⑤可能產生的其它費用

(三)領導審批

領導審批是一個必需和重要的環(huán)節(jié)。在擬好會議方案的初稿、做好會前的經費預算后，再以請示的方式呈報上級相關領導審示。在領導審示后如對某些內容作了較大幅度的修改(不僅僅是文本、字面上的簡潔修改，更是任務分工、會議主題變更、經費預算數(shù)額等重大內容更改等)，需依據(jù)領導的意思修改好后再呈報領導。假如只是對文本稍作改動，則視詳細狀況而定。只有經各位領導審批簽字后，才可以做下一步的事情。

(四)任務分工下發(fā)

在修改好并經上級領導審示無問題后，就可以將領導批示和任務分工一起印發(fā)給相關部門。

(五)通知下發(fā)

通知下發(fā)，這里的針對對象主要為會議主辦方的下一級單位;若需請會議主辦方的外部平行單位參會則以發(fā)邀請函的形式邀請其前來。

二、會議通知

(一)對象為本單位內

包括會議名稱、會議主題(內容)、會議時間、會議地點、會議日程支配、參會人員(留意事項)等。

(二)對象為下一級單位

同樣涵蓋有會議名稱、會議主題(內容)、會議時間、會議地點、會議日程支配、參會人員(留意事項)等多項內容。

(三)會議邀請函(針對本單位以外的平行單位)

以發(fā)邀請函的方式邀請本單位以外的平行單位參會。

三、模板

(一)會議須知模板見《辦公小技巧六》

(二)會議通知模板略

會議通知很簡潔，首從前言部分表目的,為什么而開會,因何需要而開會(為,依據(jù)，打算召開會議，現(xiàn)將有關事宜通知如下：)

其次是第一部分：會議時間

再次是其次部分：會議地點

然后是第三部分：會議內容(也稱會議日程)

注：假如是開一些形式單一、內容簡潔的會議，這一部分也可不必加到詳細的會議通知中。

接著是第四部分：參會人員

最終是第五部分：留意事項

注：留意事項旨在向與會者傳遞出"除了以上所說的還需另外提請留意的一些特殊事項'這樣一種信息。通常作為不行或缺的內容被支配在會議通知的最終一部分。

(三)會議邀請函模板

例：

(單位)

為做好工作/為貫徹落實精神(表目的)/，經討論/經報領導同意，打算召開會議，誠邀貴單位蒞臨/特邀請貴單位派一名負責同志參與會議。

一、會議時間

二、會議地點

三、會議內容(會議日程)

四、留意事項

四、開會前的預備工作

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