淺談如何做好辦公室管理工作

淺談如何做好辦公室管理工作辦公室是公司決策參謀部、工作督查部、形象展示部和后勤保障部，是公司的“中樞”、“耳目”和“窗口”，具有上傳下達(dá)、管理服務(wù)、綜合協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)、參謀咨詢(xún)等多項(xiàng)職能。辦公室工作的好壞直接關(guān)系到公司工作效能的高低、管理水平的優(yōu)劣和全年目標(biāo)任務(wù)的完成與否，直接影響到公司的對(duì)外形象。辦公室工作既有規(guī)律性，也需要不斷優(yōu)化、創(chuàng)新，追求進(jìn)步。在公司快速發(fā)展的今天，辦公室工作也應(yīng)該順應(yīng)變化，不斷完善和提升。一、更新觀念，不斷實(shí)現(xiàn)辦公室工作的新轉(zhuǎn)變辦公室工作的管理創(chuàng)新不僅僅是管理方式的創(chuàng)新，更重要是管理理念和管理過(guò)程的創(chuàng)新，是辦公室工作管理創(chuàng)新的核心，也是提高執(zhí)行力的有效途徑。一是要把工作重心由管理事務(wù)為主導(dǎo)向參與政務(wù)為主導(dǎo)轉(zhuǎn)變。辦公室是公司的綜合協(xié)調(diào)部門(mén)，是領(lǐng)導(dǎo)指揮全局的中樞，是聯(lián)系上下、溝通左右的紐帶，是貫徹落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)決策、意圖的核心力量。辦公室的這一性質(zhì)決定著政務(wù)服務(wù)是主導(dǎo)的，事務(wù)管理是從屬的。必須創(chuàng)新工作思路，把工作的重心轉(zhuǎn)變到為領(lǐng)導(dǎo)決策參謀服務(wù)上，把大量的精力、精干的力量放在貫徹落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)決策和意圖上，即協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)的決策，包括協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)調(diào)查研究、綜合分析、參謀決策、落實(shí)意圖、督察督辦等，逐步實(shí)現(xiàn)從一個(gè)傳統(tǒng)的事務(wù)管理部門(mén)向一個(gè)以輔助決策為主的參謀機(jī)構(gòu)演變。二是要把工作方式由被動(dòng)承擔(dān)任務(wù)向主動(dòng)思考轉(zhuǎn)變。規(guī)定完成的任務(wù)就去做，領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作就去完成的被動(dòng)承擔(dān)任務(wù)式的服務(wù)，遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上時(shí)代的步伐、達(dá)不到領(lǐng)導(dǎo)的要求。在公司加快發(fā)展的時(shí)期，辦公室工作必須徹底拋棄事情等待領(lǐng)導(dǎo)布置、工作等待領(lǐng)導(dǎo)安排的被動(dòng)服務(wù)理念，樹(shù)立主動(dòng)作為的服務(wù)理念，積極調(diào)查研究，揣摩領(lǐng)導(dǎo)意圖，對(duì)事關(guān)全局性的問(wèn)題和領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的事情要超前思考、提前介入、預(yù)先謀劃，做到比領(lǐng)導(dǎo)想在先、做在前、“快半拍”，時(shí)刻把握工作的主動(dòng)權(quán)，主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)排憂解難。三是要把工作方法由墨守成規(guī)向開(kāi)拓創(chuàng)新轉(zhuǎn)變。要在當(dāng)前快節(jié)奏的工作環(huán)境中高效率、高質(zhì)量地完成領(lǐng)導(dǎo)和公司交辦的任務(wù)，必須破除條條框框的束縛和定勢(shì)思維的影響及單憑經(jīng)驗(yàn)和慣例辦事的做法，定期對(duì)辦公室工作進(jìn)行總結(jié)，在優(yōu)化提高、積極創(chuàng)新的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)抓好工作機(jī)制、制度建設(shè)、服務(wù)方式等方面的創(chuàng)新，主動(dòng)探索和研究辦公室工作的新規(guī)律、新經(jīng)驗(yàn)、新方法。二、強(qiáng)化細(xì)節(jié)管理，提高辦公室執(zhí)行力和工作效能細(xì)節(jié)管理就是落實(shí)管理責(zé)任，將管理責(zé)任具體化、明確化。辦公室工作要走上科學(xué)化精細(xì)化管理的道路，首先，要在細(xì)節(jié)上下功夫，忽略細(xì)節(jié)，可能招致嚴(yán)重后果，甚至造成無(wú)法補(bǔ)救的損失。通過(guò)抓細(xì)節(jié)以提升執(zhí)行力，平時(shí)養(yǎng)成嚴(yán)密一是重視人文關(guān)懷。讓辦公室人員充分感受到他們是被重視的，讓大家充分參與決策，積極采納大家提出的合理化的意見(jiàn)和建議，推進(jìn)決策的公開(kāi)化、民主化和科學(xué)化，努力創(chuàng)造團(tuán)結(jié)、和睦、奮進(jìn)、活潑的工作氛圍，讓辦公室人員在輕松、愉悅的環(huán)境下工作。拋棄只關(guān)心工作，不關(guān)心生活的思想的做法，例如通過(guò)設(shè)立意見(jiàn)箱、開(kāi)展談心活動(dòng)、召開(kāi)民主生活會(huì)等方式，深入了解辦公室人員想什么、要什么，關(guān)注辦公室人員的思想動(dòng)態(tài)，積極引導(dǎo)辦公室人員保持積極、樂(lè)觀、向上的心態(tài)，引導(dǎo)他們正確對(duì)待領(lǐng)導(dǎo)的批評(píng)、正確面對(duì)困難和挫折。二是善于激發(fā)人的潛能。讓辦公室人員對(duì)工作目標(biāo)有個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)，對(duì)發(fā)展的前景和藍(lán)圖有個(gè)清晰的概念，激發(fā)大家工作的熱情和愿望。通過(guò)不斷創(chuàng)新工作方法和管理理念，制定明確的獎(jiǎng)懲措施，及時(shí)捕捉和發(fā)現(xiàn)辦公室人員的閃光點(diǎn)，對(duì)他們?nèi)〉玫某煽?jī)和每一個(gè)新的進(jìn)步及時(shí)給予表?yè)P(yáng)和肯定，對(duì)他們遇到的困難和挫折給予鼓勵(lì)和支持。三是齊心協(xié)力搞好合作?！叭齻€(gè)臭皮匠賽過(guò)一個(gè)諸葛亮”、“眾人拾柴火焰高”。辦公室是一個(gè)小團(tuán)體，辦公室工作既要通過(guò)細(xì)密的分工，各司其職，各負(fù)其責(zé)，來(lái)提高工作效率；又要圍繞同一個(gè)目標(biāo)、任務(wù)，互相溝通，加強(qiáng)合作，形成強(qiáng)大合力，形成互相幫助、互助合作的工作氛圍，避免出現(xiàn)“各自為政”、“一盤(pán)散