辦公室行政事務管理制度

辦公室行政事務管理制度第一章總則為規(guī)范公司行政事務管理行為，理順內(nèi)部關(guān)系，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。本制度匯編了公司內(nèi)部的行政事務類管理辦法，以加強行政管理的有效性，并在公司內(nèi)部形成辦事有程序，工作有標準，事事有人管，人人有專責的局面。辦公室需協(xié)助總經(jīng)理做好各部門之間的綜合協(xié)調(diào)，加強對各項工作的督促和檢查，溝通內(nèi)外聯(lián)系，保證上情下達和下情上報；逐步建立并完善各項規(guī)章制度，促進公司各項工作的規(guī)范化管理。辦公室應加強對外聯(lián)絡(luò)，拓展公關(guān)業(yè)務，促進公司與社會各界的廣泛合作和友好往來，樹立良好的企業(yè)形象。本制度所指行政事務管理內(nèi)容是辦公室檔案管理；印信管理；圖書資料管理；辦公室設(shè)備管理、辦公用品管理制度、辦公室日常涉外公務及禮儀管理制度；辦公環(huán)境衛(wèi)生、辦公紀律管理；保密規(guī)定等。第二章辦公室檔案管理辦法檔案管理范圍：1．公司文件檔案：包括公司資質(zhì)、方針政策、決定、年度計劃等與公司整體發(fā)展相關(guān)的有長期保存價值的文件及資料；2．人事檔案：勞動合同、員工檔案、社保資料、考勤記錄等；3．行政檔案：辦公物資、設(shè)備、一般易耗品的購買、使用記錄等相關(guān)檔案、例會記錄等。4．項目檔案：項目資料、項目會議記錄等具有參考價值的文件資料。5．銷售檔案：合同、協(xié)議、對外宣傳資料等。公司的檔案介質(zhì)可以為紙質(zhì)檔案和電子檔案，由公司辦公室負責管理。管理職責：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。資料的收集與整理1.公司的歸檔資料實行“季度更新、年度歸檔”規(guī)則，“項目歸檔”根據(jù)項目進行進度情況分階段歸入項目檔案。2.在歸檔期，辦公室分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。3.原始資料應進行編號、登記，同時更新上次的歸檔目錄，各主管部門經(jīng)理應積極配合與支持。4.凡應該及時歸檔的資料，辦公室按其種類、密級負責及時歸檔。第九條檔案的借閱1．總經(jīng)理、總監(jiān)、辦公室主任借閱非密級檔案可直接辦理借閱手續(xù)。2．因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由借閱本人填寫《借閱檔案申請表》，部門經(jīng)理審批，辦公室主任核批后方可借閱。3．公司檔案密級分為機密與普通兩個級別，機密級檔案經(jīng)總監(jiān)級批準后方可借閱，但借閱時間不得超過2個工作日，普通檔案由部門經(jīng)理審批后至辦公室辦理借閱手續(xù)，借閱時間最長為一周。4．檔案借閱者必須做到：愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改；注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。第十條檔案的銷毀1．公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。2．公司檔案、項目檔案、銷售檔案、員工人事檔案為長期保存檔案；非長期保存檔案保存期為兩年。3．當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。4．經(jīng)批準銷毀的公司檔案，辦公室工作人員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。5．在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理或辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。第三章辦公室印信管理辦法第十一條印章是公司經(jīng)營管理活動中行使職權(quán)的重要憑證和工具，印章的管理，關(guān)系到公司正常的經(jīng)營管理活動的開展，為防止不必要事件的發(fā)生，維護公司的利益，制定本辦法。第十二條公司的印章由總監(jiān)級人員保存、發(fā)放、回收印章，監(jiān)督印章地保管和使用。第十三條公司印鑒一律由總經(jīng)理批準后方可用印，印章應在辦公室內(nèi)使用并由專管人員親自用印，力求做到印跡清晰、規(guī)范。第十四條建立《用印登記簿》，對印章使用情況進行登記備查。對各類介紹信存根，要妥善保管。第十五條公司一般不允許開具空白介紹信，證明如因工作需要或特殊情況需要，必須經(jīng)總經(jīng)理批示后方可開出，持空白介紹信外出工作回來必須匯報情況，未使用必須交回。第十六條辦公設(shè)備包括：辦公用計算機、復印機、空調(diào)、辦公家具、照相機等單位價值較高的實物資產(chǎn)。第十七條辦公設(shè)備的采購1．辦公設(shè)備的采購要本著節(jié)約、合理、適用的原則。采購大中型設(shè)備器具、大宗基建材料等，必須有兩人參加洽談，貨比三家，務求價廉質(zhì)優(yōu)。經(jīng)辦人在業(yè)務交往中嚴禁收受回扣、紅包及高額貴重饋贈；不得受賄，不得索取錢物。2．各部門根據(jù)實際需要申請購買辦公設(shè)備，單位價值1000元以上的需經(jīng)總經(jīng)理批準，單位價值在1000元以下的由部門經(jīng)理批準，辦公室審核，原則上由辦公室安排購買，或經(jīng)辦公室同意由申購部門自行購買。第十八條辦公設(shè)備的發(fā)放、領(lǐng)用與保管1．辦公設(shè)備（如計算機等）由辦公室統(tǒng)一安排發(fā)放，領(lǐng)用人簽字領(lǐng)用，并負責保證辦公設(shè)備的外觀整潔、功能完好。2．辦公設(shè)備必須詳細備案紀錄，登記造冊，由辦公室統(tǒng)一保管；第十九條辦公設(shè)備與用品的借用凡借用公司辦公設(shè)備、器材，需填寫設(shè)備借用單，并由部門經(jīng)理簽字認可。借用辦公設(shè)備時限最長為1周，超時未還的，辦公室有責任督促歸還。第二十條辦公設(shè)備的歸還1．短期借用的辦公設(shè)備，如照相機、硬盤等，在使用完后應及時歸還辦公室，辦公室應檢查辦公設(shè)備使用狀態(tài)良好后辦理歸還手續(xù)。2．個人領(lǐng)用及長期借用的辦公設(shè)備需在該員工離崗或調(diào)崗時歸還辦公室，由辦公室檢查設(shè)備的使用狀態(tài)良好后為其辦理交接手續(xù)。3．領(lǐng)用或借用設(shè)備發(fā)生損壞或遺失的，視具體情況照價或折價賠償。第二十一條公共辦公設(shè)備管理1．公共辦公室設(shè)備是指公司空調(diào)、飲水機、微波爐、冰箱、沙發(fā)等由辦公室負責管理，辦公室應保證設(shè)備的安全、完整、整潔、衛(wèi)生。2