電子公文歸檔管理制度

電子公文歸檔管理制度一、摘要隨著信息技術的發(fā)展，電子公文在政府、企事業(yè)單位中得到廣泛應用，提高了工作效率，但也給信息管理和安全帶來了新挑戰(zhàn)。為此，建立電子公文歸檔管理制度，對于保護公文信息安全，加強信息管理、資料保護具有重要作用。二、管理范圍本制度適用于我單位所有使用電子公文的部門、單位及相關人員，包括文書檔案管理、信息化管理部門和相關人員。三、管理要求1.公文歸檔的備份電子公文的歸檔備份是企業(yè)中信息管理非常重要的一環(huán)，要求部門每個月對電子公文進行自動備份及手動備份，確保公文內(nèi)容的安全性和完整性。公文歸檔應備份至本部門服務器，并將其備份至相關文書檔案管理部門。公文檔案管理部門要收集并妥善保管所有的公文歸檔備份，以備日后查閱。2.公文歸檔的整理和歸類公文歸檔要按照主題、時間、部門、性質(zhì)等要素歸類，建立完整的檔案分類管理制度。3.公文歸檔的檢索公文歸檔信息化管理部門應設置專門的查詢系統(tǒng)，建立完整的歸檔檢索工具及安全機制，確保公文歸檔信息的安全性和及時查找。4.公文歸檔的保密公文歸檔涉及到政治、經(jīng)濟、科技等重要領域，因此一定要做好保密工作，遵循國家保密法律法規(guī)，對公文信息安全進行保護。信息被披露后，要及時采取相應措施，并按規(guī)定進行上報。5.公文歸檔的銷毀公文歸檔按照保密等級，嚴格執(zhí)行文件銷毀工作，未經(jīng)批準，任何人都不能擅自銷毀公文文件。銷毀時，必須先將其備份到特定位置，然后進行銷毀。四、管理流程1.備份每個部門要對電子公文進行自動備份及手動備份，備份至本部門服務器中，并將其備份至相關文書檔案管理部門對應的位置。2.整理和歸類文書檔案管理部門對所有歸檔的公文進行整理和歸類，按照主題、時間、部門、性質(zhì)等要素歸類，建立完整的檔案分類管理制度。3.檢索文書檔案管理部門應設置專門的查詢系統(tǒng)，方便公文歸檔信息的檢索。同時，要建立安全機制，保證信息的安全性。4.保密公文歸檔涉及的信息要做好保密工作，遵循國家保密法律法規(guī)，對公文信息安全進行保護。5.銷毀文書檔案管理部門對公文進行銷毀，按照保密等級，嚴格執(zhí)行文件銷毀工作。銷毀時，必須先將其備份到特定位置，然后進行銷毀。五、管理措施1.加強組織領導各級領導要高度重視公文歸檔管理制度的建設，加強對電子公文的管理和監(jiān)督，確保制度全面貫徹實施。2.專人負責每個部門要安排專人負責電子公文歸檔備份、歸類、檢索、保密、銷毀等工作。3.定期培訓為確保電子公文歸檔管理制度的順利實施，要定期組織相關人員進行培訓，提高其管理能力和技術水平。4.加強監(jiān)督檢查上級領導要定期檢查公文歸檔管理制度的實施情況，檢查備份的規(guī)范性、整理歸類的完整性、檢索的準確性、保密的保障性和銷毀的制度性等方面。六、總結電子公文歸檔管理制度是保障公文信息安全、加強信息管理、資料保護的重要手段。我們應當從組織領導、專人負責