資料室管理辦法

資料室管理辦法資料室管理辦法第一章總則第一條目的與基本原則為規(guī)范資料室的管理，保障資料室工作的順利進(jìn)行，制定本管理辦法。本管理辦法的基本原則是：按照國家法律法規(guī)的要求，加強(qiáng)資料室的管理，提供安全、順暢、高效的服務(wù)。第二條適用范圍本管理辦法適用于本單位資料室的管理工作。第三條職責(zé)分工（一）資料室負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)資料室的總體規(guī)劃、工作安排和日常管理工作；（二）資料室工作人員：負(fù)責(zé)資料的整理、分類、存儲(chǔ)、借閱、歸還等工作；（三）各部門負(fù)責(zé)人：各自職責(zé)，配合資料室工作。第四條服務(wù)性質(zhì)資料室為本單位的內(nèi)部服務(wù)性質(zhì)機(jī)構(gòu)，資料室內(nèi)所有資料僅供本單位工作人員使用。第五條規(guī)章制度資料室需要遵守本管理辦法以及其他相關(guān)規(guī)章制度，如違反則需要承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。第二章資料整理第六條資料整理的基本概念（一）資料整理：是指將各種不同形式和規(guī)格的文件資料進(jìn)行分類、標(biāo)注、裝訂等操作，使其成為可靠、易于查詢和使用的資料形式。（二）資料分類：是將文種不同、適合利用的資料劃分為不同種類，以便于管理、利用。（三）資料標(biāo)識(shí)：是對(duì)每一種類別文件的清洗、鑒定、編號(hào)、封裝等操作，以便于管理和查詢。第七條資料整理的具體操作方法（一）分類歸整資料室工作人員應(yīng)該按照資料種類，規(guī)格大小，內(nèi)容等標(biāo)準(zhǔn)，將各類文件資料進(jìn)行分類歸整，以便于管理、使用。（二）標(biāo)識(shí)編號(hào)在整理歸類完成后，資料室工作人員應(yīng)該對(duì)每一個(gè)文件進(jìn)行標(biāo)識(shí)編號(hào)，每一件資料都應(yīng)配備標(biāo)簽或者儲(chǔ)存盒，標(biāo)注編號(hào)。（三）封裝保管數(shù)字化和紙質(zhì)資料都需要進(jìn)行封裝保管，以防止資料受到損害或者丟失。第三章資料存儲(chǔ)第八條資料存儲(chǔ)的特性與注意事項(xiàng)（一）存儲(chǔ)條件數(shù)字化和紙質(zhì)兩種資料有不同的存儲(chǔ)條件與要求，請(qǐng)根據(jù)需求合理存儲(chǔ)。（二）定期檢查周期性、定期開展檢查資料歸屬、存放方式、封裝條件是否符合規(guī)定等情況。（三）數(shù)據(jù)備份數(shù)字資料的備份是當(dāng)前信息處理與管理中的一項(xiàng)必然，同時(shí)為保障資料室的數(shù)據(jù)安全和可靠性，建議資料室開展日常的數(shù)據(jù)備份活動(dòng)。第四章資料借閱第九條借閱的范圍（一）申請(qǐng)范圍本單位工作人員可申請(qǐng)借閱本單位資料室內(nèi)的各類文件資料。（二）借閱范圍除非特殊情況，一個(gè)人只能借閱一份文件。第十條借閱與歸還的操作（一）借閱的流程在資料室中選定相應(yīng)的文件資料后，填寫借閱申請(qǐng)單，經(jīng)過資料室負(fù)責(zé)人審核簽字后方可借閱。（二）歸還時(shí)間本單位工作人員應(yīng)按照規(guī)定期限將借閱的文件歸還資料室，否則將視為違反規(guī)定，需承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）注意事項(xiàng)避免超期借閱，歸還應(yīng)按時(shí)辦理。所有資料的借閱禁止外借。第五章資料處置第十一條資料處置流程（一）流程凡不再使用、防損性較差、不能修復(fù)的資料，應(yīng)當(dāng)按照單位規(guī)定的程序及時(shí)進(jìn)行處理；（二）處置方式包括燒毀、切碎、銷毀等方法，具體應(yīng)根據(jù)文件的安全保密性、存儲(chǔ)性及價(jià)值程度等因素綜合考慮。（三）保密性處理過程必須注意保密性，嚴(yán)防外部人員竊取。第六章監(jiān)督及處罰第十二條監(jiān)督（一）單位內(nèi)部監(jiān)督由單位領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，內(nèi)部進(jìn)行自查或舉報(bào)等內(nèi)部監(jiān)督方式進(jìn)行。（二）外部監(jiān)管由上級(jí)部門、審計(jì)部門、紀(jì)檢部門等進(jìn)行監(jiān)督。第十三條處罰對(duì)于違反規(guī)定的工作人員，視具體情況做出相應(yīng)處理，如口頭警告、行政處罰等。第七章附件及注釋1、所涉及附件如下：無。2、如下所涉及的法律名詞及注釋：法律名詞：民法典、《勞動(dòng)法》注釋：民法典中關(guān)于文件保護(hù)、利益維護(hù)、合同備份等規(guī)定?！秳趧?dòng)法》中關(guān)于禁止侵犯個(gè)人隱私以及合理規(guī)劃工作時(shí)間的相關(guān)條款。3、如下在實(shí)際執(zhí)行過程中可能遇到的困難及