檔案信息管理工作情況匯報

檔案信息管理工作情況匯報檔案信息治理工作狀況匯報

201*年檔案工作狀況匯報

依據(jù)鑒江供水建立治理處下發(fā)的關(guān)于做好檔案治理工作的通知精神，積極迎省市水利部門及檔案局的檢查，我部對工程自開工以來的監(jiān)理檔案信息治理工作進(jìn)展了總結(jié)，現(xiàn)將自查狀況匯報如下：

一、檔案根本狀況：

1、根底設(shè)施狀況。為了加強(qiáng)檔案治理工作，我部檔案資料實(shí)行專人收集、專人治理，現(xiàn)有檔案文件柜2座，配備了微機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備。

2、檔案資料狀況。檔案室現(xiàn)有資料數(shù)量如下：

1）監(jiān)理規(guī)劃（1份）和各工程工序的監(jiān)理實(shí)施細(xì)則23份；2）工程形象進(jìn)度和完成的工程量統(tǒng)計報表累計20份；3）工程進(jìn)度款的計量支付證書累計19份；

4）工程質(zhì)量統(tǒng)計及進(jìn)度分析、存在問題和建議等專題報告5份；5）監(jiān)理旬報30份；6）監(jiān)理月報22份；

7）工程監(jiān)理工作總結(jié)報告2份；8）監(jiān)理批復(fù)30份；

9）各種會議的會議紀(jì)要61份；10）監(jiān)理通知累計48份；11)監(jiān)理文件累計23份；12）監(jiān)理報告11份。

3、對庫存檔案根本上錄入電腦，實(shí)行了電子信息化治理。二、主要作法：

1、要求全部歸檔資料應(yīng)清楚、字跡工整、表格完整，復(fù)印件不得消失歪斜、缺漏等現(xiàn)象，資料內(nèi)不得用涂改液、膠水。資料內(nèi)嚴(yán)禁一切金屬物，采納三孔一線法，三個孔保持正確間距，間距為9.9,裝訂線在距案卷左邊1至1.5處(以不影響查閱卷內(nèi)內(nèi)容及美觀堅固為原則)。橫寫的材料一律把文件頭放在裝訂線一側(cè)裝訂。

2、分部、階段、單位工程驗(yàn)收報告、驗(yàn)收簽證、鑒定書、竣工圖冊、竣工圖集、設(shè)計變更通知需印刷成冊，裝訂的資料封面顏色、封面格式由上級主管部門統(tǒng)一，資料應(yīng)寫明資料的詳細(xì)內(nèi)容及樁號，不得采納同一案卷題名不同卷數(shù)的問題。其它原始資料（施工資料、施工記錄、質(zhì)保資料、單元評定資料等）采納案卷封面、卷內(nèi)名目、備考表分置案卷首尾三孔一線裝訂，不需要用彩色封面印刷成冊。

3、建立工程信息編碼系統(tǒng)，保證工程信息的采集精確、全面和準(zhǔn)時，運(yùn)用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和P3軟件幫助快速處理和反應(yīng)，為工程建立的目標(biāo)掌握供應(yīng)準(zhǔn)時、精確的信息。

⑴監(jiān)理文件的建立和發(fā)送

監(jiān)理文件格式按本公司《信息治理規(guī)定》（ISO201*：201*監(jiān)理工作質(zhì)量保證體系文件）執(zhí)行，并按圖10.2的程序建立和發(fā)送。

擬稿核稿是否需要會簽否簽發(fā)是有關(guān)部門會簽文件編號、打?。ㄐ：耍┰鏅n文件的整理、移圖10.2監(jiān)理文件建立流程圖

⑵外部文件治理程序外部文件和資料包括來自發(fā)包人、承包人和其他有關(guān)各方如上級及地方單位的資料，其治理程序按圖10.2程序進(jìn)展。

簽收、登記、甄別設(shè)計文件（設(shè)計或設(shè)計監(jiān)一般文件報表（承包人）竣工文件（承包人）退回（閱）填寫文件處審批（承包格不合審查有關(guān)部門是否轉(zhuǎn)發(fā)（監(jiān)理是否退不合批閱格合（監(jiān)理是否需處轉(zhuǎn)發(fā)發(fā)回包人及有關(guān)部竣工驗(yàn)格合否門收監(jiān)理有關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)單位及監(jiān)理4、工程信息收集、整理、儲存⑴工程信息收集

①監(jiān)理工作預(yù)備階段，由信息員負(fù)責(zé)向發(fā)包人收集工程設(shè)計文件及有關(guān)工程資料。②合同、造價監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)收集工程建立地區(qū)的原材料、燃料來源、水電供給、交通運(yùn)輸、勞力、工資標(biāo)準(zhǔn)等信息資料。

整理、歸檔圖10.2外部文件治理程序圖③施工過程，駐地監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)收集有關(guān)進(jìn)度、質(zhì)量、投資、合同等方面的信息，收集上級單位對工程建立的各種意見和指令。

④各專業(yè)監(jiān)理組負(fù)責(zé)收集各種工程工程自檢報告、質(zhì)量問題報告、質(zhì)量驗(yàn)收簽證等。⑤工地會議信息記錄將在參與會議的監(jiān)理人員中指定專人進(jìn)展收集整理。⑥現(xiàn)場每日的氣象資料收集由信息員進(jìn)展記錄。⑵信息整理和儲存制度

①監(jiān)理人建立的文件，屬內(nèi)部信息，由信息員按《信息治理規(guī)定》的格式整理歸類儲存。

②工序質(zhì)量驗(yàn)收簽證類外部信息，按分部工程類別，由各專業(yè)監(jiān)理組按工程檔案治理規(guī)定整理儲存。

③設(shè)計文件、一般文件、報表、竣工等文件信息資料按外部文件治理程序進(jìn)展整理儲存。

5、工程信息治理措施

⑴安排專職信息員負(fù)責(zé)信息治理

監(jiān)理人將安排專職的文檔治理員負(fù)責(zé)監(jiān)理文件和外部文件的治理，包括文件收發(fā)、保管、整理、歸檔、移交、無效文件的回收處理等。

⑵全部信息均編碼標(biāo)識

有效信息按編碼系統(tǒng)進(jìn)展編碼標(biāo)識，對復(fù)制的文件標(biāo)注“復(fù)印件”或“副本”標(biāo)記，被替代或作廢的文件標(biāo)注“作廢”標(biāo)記，全部信息均按編碼分類存檔。

⑶采納計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建立信息名目查詢系統(tǒng)

按信息編碼在電腦中建立信息名目查詢系統(tǒng)，全部存檔信息均錄入到名目查詢系統(tǒng)，使工程信息一目了然。

⑷準(zhǔn)時收集、傳遞和整理有關(guān)信息監(jiān)理人將依據(jù)工程的進(jìn)展?fàn)顩r準(zhǔn)時收集、傳遞和整理有關(guān)資料，保證信息資料與工程進(jìn)度同步，充分發(fā)揮信息在動態(tài)掌握中的作用，嚴(yán)禁在工程完工以后補(bǔ)做工程資料。監(jiān)理資料的整理應(yīng)以日常整理為根底，按編碼列出名目，分類整理。整理后的資料必需內(nèi)容完整、系統(tǒng)、精確，總監(jiān)理工程師應(yīng)對歸檔（歸卷）前的資料進(jìn)展審查。對于同一內(nèi)容的來函及批復(fù)，正本與底稿，正文與附件，轉(zhuǎn)發(fā)文與原件要合并一起歸檔（歸卷）。

⑸嚴(yán)格履行收、發(fā)文登記簽收手續(xù)

監(jiān)理人將建立收、發(fā)文登記本，來往文件均在收、發(fā)文登記本上記錄，并履行簽收手續(xù)。

⑹制定檔案治理規(guī)定，做好保密工作

全部信息文件一經(jīng)歸檔，任何人借閱均須按檔案治理規(guī)定手續(xù)辦理，保密資料需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能借閱。

⑺采納數(shù)碼照相與計算機(jī)結(jié)合進(jìn)展工程形象進(jìn)度治理

監(jiān)理人將實(shí)行數(shù)碼照相機(jī)的先進(jìn)技術(shù)，定期、定點(diǎn)對工程的形象進(jìn)度進(jìn)展拍照，并把照片附在監(jiān)理月報中報送發(fā)包人。

⑻采納EXP6.0和P3軟件幫助信息治理

采納合同事務(wù)軟件EXP6.0、工程規(guī)劃治理軟件P3建立進(jìn)度、投資、質(zhì)量、合同治理、文檔治理系統(tǒng)。

10.5工程信息編碼⑴工程文件信息編碼

工程文件信息采納三級編碼，第一級表示文件類別，取文件類別名稱中關(guān)鍵字的一個拼音字母；其次級表示文件名稱，取文件名稱中兩個關(guān)鍵字的拼音字母；第三級表示文件信息序號，從“1”開頭，按先后挨次編排。

文件信息的詳細(xì)編碼見表10.5.1例子：JTZ01第1號監(jiān)理通知監(jiān)理通知

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檔案治理工作狀況匯報

（宿遷市國家保密局）

在市委辦公室的正確領(lǐng)導(dǎo)下，在市檔案局的大力支持和指導(dǎo)下，我局仔細(xì)貫徹落實(shí)《中華人民共和國檔案法》，著力抓好檔案治理的各項根底設(shè)施建立，使我局檔案治理工作步入了科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的運(yùn)行軌道，各類檔案的治理、使用工作取得了肯定成效，現(xiàn)將我局檔案治理工作開展?fàn)顩r匯報如下：

一、領(lǐng)導(dǎo)重視、組織健全

由于保密部門工作的特別性，檔案治理顯得尤為重要，我局始終把此項工作放在重要位置，實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)干部責(zé)任制，明確專人負(fù)責(zé)保密局檔案的治理，不斷創(chuàng)新工作方式，健全治理體制，探究符合本單位工作實(shí)際的檔案治理模式。先后投入2萬余元購置檔案柜、檔案盒、檔案裝訂工具等，準(zhǔn)時將文件資料清理、歸檔、保存。重視對檔案治理人員的培訓(xùn)，除積極參與市檔案局組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)外，還屢次組織我局檔案治理人員到先進(jìn)單位、先進(jìn)地區(qū)學(xué)習(xí)閱歷，溝通心得，使檔案治理人員業(yè)務(wù)水平和工作力量有了明顯提高。

二、制度健全、治理標(biāo)準(zhǔn)

建立健全了各項檔案治理制度，使檔案治理工作得以有組織、有規(guī)劃、有程序的開展。在原有《規(guī)章制度匯編》的根底上，完善、細(xì)化了全局檔案治理的各項要求，標(biāo)準(zhǔn)、充實(shí)了《檔案治理制度》的內(nèi)容，使文件材料從制作、接收、傳遞、辦理到整理、歸檔都進(jìn)展嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)行文件一月一清理制度，具體整理每一年的各類文件資料，編制索引名目，對清理人、核對人進(jìn)展登記，明確責(zé)任。

三、創(chuàng)新方式、提高效率

我局按檔案標(biāo)準(zhǔn)化治理標(biāo)準(zhǔn)，要求全體工作人員都參加檔案的收集、整理，理順內(nèi)部關(guān)系，完善各個環(huán)節(jié)的工作，消退了各部門之間相互推諉、扯皮現(xiàn)象，解決了治理缺位、協(xié)調(diào)不暢的問題。要求檔案治理人員對未歸檔的文件準(zhǔn)時清理、歸檔，對已歸檔的文件進(jìn)展再次清理，建立名目索引，便于日后文件檢索。在此根底上，我局還充分發(fā)揮局域網(wǎng)的優(yōu)勢，應(yīng)用信息技術(shù)，建立電子名目索引，實(shí)現(xiàn)了文書檔案名目的快速查閱和快速傳遞，為各處室參閱文件資料節(jié)省了大量時間，提高了工作效率。

通過一系列的努力，我局檔案治理水平有了肯定的提高，檔案治理工作逐步走向標(biāo)準(zhǔn)化