檔案管理工作手冊

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XX公司

行政部

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作

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冊

目錄

一、檔案管理網(wǎng)絡圖3

二、檔案管理總那么4

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三、綜合管理部職能5

四、檔案管理工作職責7

1〕文件材料的收集管理7

2〕公司?！布妗硻n案管理員工作職責........8

五、檔案歸檔圍8

1〕部資料類8

2〕行政管理類9

3〕黨群工作類9

4〕經(jīng)營管理類、設備儀器類....9

5〕生產(chǎn)技術管理類、根本建立類..10

6〕會計檔案類..11

7〕平時歸卷..11

六、立卷〔案卷質量及要求〕..12

七、檔案室管理..........15

XX公司檔案管理組織機構圖

檔案主管領導：總經(jīng)理

檔案負責人：部門負責人

檔案室管理：兼職檔案員

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第一條根據(jù)檔案局國檔發(fā)〔1991〕20號文"關于印發(fā)<工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)

那么>的通知"，結合DA/T42-2009"企業(yè)檔案工作規(guī)"要求，為加強本公司文書立

卷工作，特制定本制度。

第二條歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位部機構在工作活動中形成的各

種有保存價值的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。

第三條公文承辦部門或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種一

律不準抽存)。結案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將

經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

行政部職能

一、行政文秘工作

1、組織并安排公司外的各類會議，并做好相關會議紀要。

2、完善和修訂公司的各項規(guī)章制度并催促各部門格遵照執(zhí)行。

3、負責起草、審核、發(fā)布公司有關文件，并完成公司各類重要文檔的收發(fā)

登記和歸檔工作。

4、負責公司各類書報的收發(fā)和傳遞，以及公司部各類業(yè)務憑證的印刷。

5、協(xié)調(diào)各部門關系，假設發(fā)現(xiàn)問題，做到及時反響，及時解決，促進公司

各項工作順暢開展。

二、后勤總務工作

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1、負責公司日常所需辦公用品、低值易耗品和固定資產(chǎn)的采購，做到貨比

三家，質量上乘，價格合理。

2、完成辦公用品、低值易耗品和固定資產(chǎn)的建賬、保管、發(fā)放及有關登記

工作；

3、公司車輛和駕駛員的管理工作。

4、格遵守工作制度，老實守信，不泄露工作中的。

5、完成公司領導臨時交辦的其他工作任務。

三、檔案管理工作

1、組織員工學習宣傳貫徹落實"檔案法"、"檔案法實施方法"、"省<檔案法>

實施方法"等檔案法律法規(guī)，格執(zhí)行檔案工作有關標準、規(guī)。

2、建立、完善并格遵照各項檔案管理制度，確保公司檔案的齊全完整、規(guī)、

有效利用。

3、對公司和各部門檔案工作進展監(jiān)視、指導，具體負責公司各種門類和載體的

文件歸檔前的監(jiān)視、指導工作以及歸檔檢查驗收和歸檔后的統(tǒng)一編目工作，促進

檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、編目與檢索、編輯與研究、保管以及提供利用

等項業(yè)務建立。

4、對檔案室做好防火、防盜、防塵、防光、防潮、防高溫、防有害蟲生物、

防污染等"八防〞工作。

5、在科學的開展觀指導下，組織檔案管理員認真學習和掌握檔案業(yè)務知識

和專業(yè)技術，不斷更新觀念，積極應用檔案管理新技術、新法，不斷提升檔案管

理水平。

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檔案管理工作職責

(一)文件材料的收集管理

第一條堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應指定專(兼)職文書人員，

負責管理本部門的文件材料，并保持相對穩(wěn)定。人員變動應及時通知檔案室。

第二條凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與、批復請示、轉發(fā)

文件含被轉發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。

第三條一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦

部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。

1、公司工作人員外出學習、考察、調(diào)查研究、參加上級機關召開的會議等公務

活動的相關人員核報差旅費時，必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手

續(xù)、檔案室簽字認可后財務部門才給予核報差旅費。

2、本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案

室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認可后財務部門才給予報會議費用。

〔二〕公司專(兼)職檔案管理員的職責：

1、認真貫徹執(zhí)行"人民國檔案實施方法"等有關檔案工作政策、法規(guī)，根據(jù)

公司開展的需求提出檔案室的開展規(guī)劃。

2、了解本部門的工作業(yè)務，做好公司、部門行政文件的收發(fā)、分類登記、編

號、傳閱及催辦等工作，掌握本部門文件材料的歸檔圍，收集管理本部門的文件

材料，并將已經(jīng)辦理完結的文件材料及時歸檔。

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3、對公司各部門的應歸檔檔案資料進展審定，同時給予科學分類組卷和準確地

劃分保管期限。

4、認真執(zhí)行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每季度最

后一月月末前應將歸檔文件材料歸檔完畢；指導公司各部門搞好檔案的歸檔、立

卷和統(tǒng)計工作，催促其將應歸檔的檔案資料按照案卷質量標準整理完畢，移交公

司檔案室統(tǒng)一保管，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。。

5、每季度接收檔案后，及時進展人庫登記、上架，做好保管和統(tǒng)計工作。格按

照有關規(guī)定履行職責，確保檔案平安，按照上級規(guī)定，對已無保存價值的卷宗及

時、按照程序規(guī)定進展銷毀。

6、積極參加上級組織的有關檔案工作的會議和培訓，不斷提高自身業(yè)務水平和

專業(yè)素質。同時組織公司專兼職檔案人員的業(yè)務培訓和檔案編研工作。

7、承辦人員借用文件材料時，應積極地提供利用，做好效勞工作，并辦理

臨時借用文件材料登記手續(xù)。

檔案歸檔圍

〔一〕部資料類

第一條上級機關發(fā)來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、

方案等文件材料。

第二條重要的文書材料與有關單位來往的文書，包括通知、報告、決議、申請、

留底文件、接收文件及交接文件等。

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第三條本公司的請示與上級機關的批復。

第四條本公司反映主要職能活動的報告、總結。

第五條本公司的各種工作方案、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報

表及簡報。

第六條以上所有文件部資料保管期限均為10年。

〔二〕行政管理類

第七條本公司對外的正式發(fā)文及重要文書材料，包括通知、報告、情況說明等。

第八條本公司相關人員任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。

第九條本公司職工勞動、工資、福利面的文件材料。

第十條以上文件資料保管期限均為10年。

〔三〕黨群工作類

第十一條上級機關關于黨務工作的文件，針對本企業(yè)重大問題的指示、批示文

件；對企業(yè)一般性、普發(fā)行的文件、各項規(guī)章制度、管理方法與條例等。

第十二條黨員代表大會、黨委〔黨支部〕會議及其他相關會議。

第十三條會議通知、報告決議、通報、紀要、簡報及黨員學習教育等形成的文

件。

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第十四條黨群機構設置、調(diào)整、人員編制等面的決定及通知。

第十五條團員及團組織管理面的決定、通知、批復及相關工作統(tǒng)計報表等。

第十六條以上文件資料保管期限均為10年。

〔四〕經(jīng)營管理類、設備儀器類

第十七條本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料，包括公司與外單

位的租賃合同、倉儲合同及運輸合同等相關文件。

第十八條公司綜合設備管理條例、方法、案、規(guī)定等。

第十九條公司單臺〔套〕設備購置申請表、批復文件、購置合同、協(xié)議等；

第二十條公司設備儀器保養(yǎng)、維修、重大事故分析出理報告、儀器報廢鑒定材

料、申請、批復及處理結果等相關資料。

第二十一條以上相關文件資料保管期限均為30年。

〔五〕生產(chǎn)技術管理類、根本建立類

第二十二條公司部相關生產(chǎn)調(diào)度、質量管理、產(chǎn)品檢驗、能源、設備管理等相

關工作形成的文件及管理文件。

第二十三條公司部平安生產(chǎn)，包括平安生產(chǎn)技術管理規(guī)定、事故報告、調(diào)查分

析、處理材料、平安教育活動的材料、平安生產(chǎn)、校面的材料等。

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第二十四條公司部統(tǒng)計報表，包括職業(yè)安康平安體系管理、運行、外審核等文

件按材料，特殊工作崗位技能考核、頒證、管理等材料。

第二十五條公司整體工程設備維護材料等相關文件資料。

第二十六條以上相關文件資料保管期限均為30年。

〔六〕會計檔案類

第二十七條公司會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證。

第二十八條公司會計賬簿類：總賬、明細表、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬

簿、銀行賬。

第二十九條公司財務報告類，包括月、季度財務報告及年度財務報告。

第三十條以上財務相關資料保管期限為15年。

(七)平時歸卷

第三十一條各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，

由專(兼)職文書集中統(tǒng)一保管。

第三十二條各部門應根據(jù)本部門的業(yè)務圍及當年工作任務，編制平時文件材料

歸卷使用的"案卷類目"。"案卷類目"的條款必須簡明確切，并編上條款號。

第三十三條公文承辦人員應及時將辦理完畢或經(jīng)領導人員批存的文件材料，收

集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職文書歸卷。

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第三十四條專(兼)職文書人員應及時將已歸卷的文件材料，按照"案卷類目"條

款，放入平時保存文件卷夾"對號入座"，并在收發(fā)文登記薄上注明。

立卷(案卷質量要求)

第三十五條為統(tǒng)一立卷規(guī)，保證案卷質量，立卷工作由相關部室兼職檔案員配

合，檔案室文書檔案員負責組卷、編目。

第三十六條案卷質量總的要：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有

機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。

第三十七條歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。

第三十八條在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與、印件與定稿、請示

與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，

文電應合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，

也可隨同絕密文電立卷。

第三十九條不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，

放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一

年立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開

幕年，其它文件的立卷按照有關規(guī)定執(zhí)行。

第四十條卷文件材料應區(qū)別不同情況進展排列，密不可分的文件材料應依序排

列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，在后；印件在前，定稿在后；其

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它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進展系統(tǒng)的排

列。

第四十一條卷文件材料應按非列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應統(tǒng)一在有

文字的每頁材料正面的右上角反面的左上角打印頁號。

第四十二條永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷文件目錄。填

寫的字亦要工整。卷目錄放在卷首。

第四十三條有關卷文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備考表。假設無情況

可說明，也應將立卷入、檢查人的XX和時期填上以示負責。備考表應置卷尾。

第四十四條案卷封面，應逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

第四十五條案卷的裝訂和案卷各局部的排列格式：

案卷裝訂。裝訂前，卷文件材料要去掉金屬物，對破壞的文件材料應按裱糊

技術要求托裱，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷，案卷應用三一線〔案卷

8頁以上〕封底打活結的法裝訂。

第四十六條案卷各局部的排列格式：軟卷封面(含卷文件目錄)一文件一封底(含

備考表)，以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜保存。

第四十七條檔案歸檔后，根據(jù)檔案類別、檔案號依次放于檔案室檔案柜保存。

檔案室管理制度

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1、檔案室是單位文書資料、人事檔案保存使用的