文控第04章如何管理記錄

如何管理記錄How

to

managerecordDocument

Control

Center1記錄的管理記錄表的設(shè)計(jì)、修改和發(fā)行用來記錄管理體系數(shù)據(jù)的所有表格應(yīng)當(dāng)在其被定義的文件中詳細(xì)說明。1各部門編寫文件的同時(shí)設(shè)計(jì)（該文件定義的）空白表格，其中必須包含表格名稱和編號(hào)（包含版次號(hào)）。編號(hào)依據(jù)《文件控制程序》中制訂的規(guī)則確定。2編號(hào)通常位于空白表格的右上角。345新設(shè)計(jì)或修改后的空白表格，經(jīng)該文件所有者部門的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后生效。各部門記錄管理員將批準(zhǔn)后的空白表格上傳至SharePoint，并在

SharePoint上建立和維護(hù)《記錄清單》2記錄的管理記錄的填寫要求空白表格一旦被填寫相關(guān)數(shù)據(jù)后，就形成記錄。記錄可分為電子輸入版和紙質(zhì)版，紙質(zhì)版的記

錄應(yīng)使用藍(lán)色/黑色墨水筆或中性筆填寫。內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確、字跡清晰。1需填項(xiàng)目不得空白，未發(fā)生的項(xiàng)目在該欄內(nèi)劃“—”符號(hào)；2勘誤處由執(zhí)行者以斜線“\”劃改，并簽上更改者的姓名和更改日期。33備注：每次新增或修改記錄請更新記錄清單，若之前是R01版，則修改后版次為R02,“是否現(xiàn)行有效”欄為“是”，之前的R01版在此欄應(yīng)改為“否”，即表示此版表格已失效，依此類推。4記錄清單模板No.表單編號(hào)表單名稱版次是否現(xiàn)行有效使用場所制定部門制定者核準(zhǔn)者生效日期保存期限1FM-PP-205浸燙機(jī)升溫記錄表R01否浸燙機(jī)維修MaintenanceBo

Xiao肖波AndyGu顧永祥2013/4/19已停用2年2years2FM-PP-220制冷除霜記錄R01是制冷設(shè)備制冷

RefrigerationDaqing

Ni倪大慶Fanchao

Li李凡超2013/5/302年2years3FM-PP-222布袋風(fēng)口更換記錄R01是通風(fēng)空調(diào)設(shè)備制冷RefrigerationDaqing

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Li李凡超2013/4/52年2years4FM-PP-223制冷PM計(jì)劃維護(hù)表R01否制冷設(shè)備制冷RefrigerationDaqing

Ni倪大慶Fanchao

Li李凡超還未使用2年2years5FM-PP-226工廠報(bào)修單R01否PP工廠維修MaintenanceAndyGu顧永祥AndyGu顧永祥2013/4/262年2years6FM-PP-226工廠報(bào)修單R02否PP工廠維修MaintenanceAndyGu顧永祥AndyGu顧永祥2013/6/192年2years7FM-PP-226工廠報(bào)修單R03是PP工廠維修MaintenanceAndyGu顧永祥AndyGu顧永祥2013/7/12年2years記錄的管理詳情請見鏈接Animal

Protein

China

動(dòng)物蛋白中國>Governance

Management

文件管理>Shared

Documents>01.

System

Document

By

Function>14.

Primary

Processing>04.

Forms

and

Records>PP

Maintenance修改后為R025例如，修改《文件領(lǐng)用/發(fā)行登記表》，應(yīng)按右圖操作記錄的管理記錄的填寫要求在空白記錄表填寫管理體系數(shù)據(jù)號(hào)，它就稱作記錄。記錄的數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)打印或者用藍(lán)色/黑色墨水筆或中性筆填寫。內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確、字跡清晰。需填