金達(dá)記錄控制程序

記錄控制程序1目的提供產(chǎn)品和過程符合管理體系有效運(yùn)行的客觀證據(jù)，為實(shí)現(xiàn)可追溯性和采取糾正、預(yù)防措施提供依據(jù)。2范圍適用于公司生產(chǎn)經(jīng)營管理過程中的所有記錄的控制。3職責(zé)各系統(tǒng)總監(jiān)審定格式化記錄。各單位負(fù)責(zé)相關(guān)記錄的設(shè)計(jì)、印刷、使用、監(jiān)督、整理、貯存、歸檔和移交。各單位負(fù)責(zé)本單位歸口管理和使用的記錄的監(jiān)督檢查。辦公室負(fù)責(zé)本程序的制定、修改和實(shí)施情況的監(jiān)督。4程序4.1記錄的范圍記錄是公司運(yùn)營管理體系連續(xù)運(yùn)行的證據(jù)。包括：關(guān)于適用的法律法規(guī)要求的記錄、產(chǎn)品或服務(wù)的記錄，產(chǎn)品或服務(wù)提供過程的記錄、有關(guān)供方或顧客的記錄、測量和監(jiān)視的記錄、檢測設(shè)備和儀器的校驗(yàn)記錄、產(chǎn)品或服務(wù)方面不合格記錄、人力資源管理方面的記錄、審核與評審方面的記錄、糾正和預(yù)防措施方面的記錄、根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營需要本單位應(yīng)有的記錄等。4.2記錄格式設(shè)計(jì)4.2.1記錄由各歸口單位負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)。應(yīng)盡可能使用格式化記錄，以便于產(chǎn)品、過程和活動的符合性、有效性評價(jià)，并促進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化。4.2.2記錄格式的設(shè)計(jì)應(yīng)考慮產(chǎn)品和過程的特性、控制的要求、證實(shí)策劃的安排所需的數(shù)據(jù)、可追溯性所要求的內(nèi)容等。4.2.3記錄設(shè)計(jì)過程中對記錄相對應(yīng)的文件一起編號，編號規(guī)則為文件編號-JL□□，□□為記錄序號。4.3記錄格式審定4.3.1各系統(tǒng)負(fù)責(zé)人審定設(shè)計(jì)的記錄。應(yīng)確保：a)所設(shè)計(jì)的記錄是經(jīng)營過程證實(shí)并有效追溯性；b)設(shè)計(jì)的項(xiàng)目合理，指標(biāo)正確；c)格式安排合理、適用，設(shè)計(jì)版式美觀；d)審定結(jié)果顯示于記錄設(shè)計(jì)樣張，審定人簽名認(rèn)可后報(bào)送企管部。4.3.2各部門、單位建立《部門記錄清單》（含記錄設(shè)計(jì)樣張），并交至企管部。4.3.3企管部依據(jù)各單位的記錄清單建立《公司記錄總清單》，并交至辦公室，以控制記錄最新狀態(tài)。4.4記錄印刷與領(lǐng)用4.4.1記錄印刷，各單位將完善的記錄印刷手續(xù)（含記錄設(shè)計(jì)樣張）經(jīng)歸口管理部門審核后報(bào)供應(yīng)部，供應(yīng)部負(fù)責(zé)印刷。4.4.2記錄的領(lǐng)用，由各使用單位根據(jù)需求按照領(lǐng)料程序到輔助庫自行領(lǐng)取，費(fèi)用列入使用單位。4.5記錄的控制及管理4.5.1各單位建立本單位的《部門記錄清單》并保持最新狀態(tài)。4.5.2記錄格式的修訂采用換版方式，審批手續(xù)、印刷同4.3，4.4條款，由企管部修改《公司記錄總清單》，交至辦公室。4.5.3記錄的填寫及修改記錄的填寫要及時(shí)、真實(shí)、完整、字跡清晰，應(yīng)用圓珠筆或鋼筆進(jìn)行填寫，并保證不容易被抹掉。4.5.4記錄一經(jīng)填寫不得進(jìn)行隨意修改，如因筆誤或數(shù)據(jù)錯(cuò)誤需進(jìn)行修改原數(shù)據(jù)時(shí)，必須劃改執(zhí)行。4.5.5劃改原數(shù)據(jù)時(shí)應(yīng)采用單杠線劃去原數(shù)據(jù)，在其上方寫上更改后的數(shù)據(jù)，加蓋更改人的印章或簽名及更改日期。不能使用涂改液進(jìn)行修改。4.5.6如在修改原數(shù)據(jù)時(shí),待修改區(qū)域空間不夠填寫時(shí),可用箭頭延伸至足夠空間處進(jìn)行修訂。4.5.7原則上一份記錄表上不得修改三次，如修改超過三次（含三次）時(shí)應(yīng)考慮進(jìn)行重新更換。4.5.8日常生產(chǎn)和工作過程記錄的數(shù)據(jù)，歸口管理部門收存后應(yīng)按數(shù)據(jù)分析的要求進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。4.5.9辦公室每季度重新發(fā)出《公司記錄總清單》，以供各單位核對最新版本。4.5.10記錄監(jiān)督管理a)質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體系和食品安全管理體系記錄的監(jiān)督管理，辦公室負(fù)責(zé)公司行政公文記錄的監(jiān)督管理，技術(shù)部負(fù)責(zé)生產(chǎn)過程工藝技術(shù)指標(biāo)記錄的監(jiān)督管理，供應(yīng)部負(fù)責(zé)物資供應(yīng)方面記錄的監(jiān)督管理，安環(huán)部負(fù)責(zé)職業(yè)健康安全管理和環(huán)境管理體系記錄的監(jiān)督管理，設(shè)備部負(fù)責(zé)設(shè)備管理記錄的監(jiān)督管理等，以上記錄監(jiān)督管理單位定期對各單位的文件及記錄的管理進(jìn)行檢查,每月至少1次。b)各單位負(fù)責(zé)本單位使用記錄的監(jiān)督管理工作,每周至少1次檢查。c)每次記錄檢查必須填寫記錄檢查記錄，由檢查人、記錄使用人進(jìn)行簽名確認(rèn)，對填寫不完整、沒有簽名、更改不符合規(guī)定、版本不符、缺失等問題進(jìn)行查處。4.5.11辦公室每月不定期對記錄監(jiān)督管理單位的檢查記錄進(jìn)行檢查，對單位使用的記錄進(jìn)行抽查，對檢查記錄少于規(guī)定次數(shù)、簽名不完整、偽造記錄等問題進(jìn)行查處，抽查單位使用記錄發(fā)現(xiàn)4.5.10所列示的問題，對使用記錄單位及其記錄監(jiān)督管理單位都要進(jìn)行查處。4.6記錄的保管4.6.1各類記錄的保存期限如下：a)反映本公司基本狀況的基礎(chǔ)性記錄（如員工名冊、基礎(chǔ)設(shè)施登記表、物料賬冊、數(shù)據(jù)分析資料，供方和客戶目錄、重大事故追溯等）——由單位永久保存；b)管理評審、體系審核、體系驗(yàn)證、目標(biāo)考核、外部檢測報(bào)告等記錄——由歸口管理部門保存，保存期10年；c)其他記錄由歸口管理單位保管，保存期依據(jù)記錄對產(chǎn)品和體系的重要性確定1-3年的保存期，其中已做統(tǒng)計(jì)分析的記錄保存期可定為1年，生產(chǎn)記錄保存3年，其他記錄依據(jù)記錄清單規(guī)定保存期限執(zhí)行。d)法律法規(guī)和合同對其保存期限有明確要求的記錄，其保存期從其規(guī)定。4.6.2各單位應(yīng)每月15日前對上月記錄按日期進(jìn)行整理，使記錄方便易找。4.6.3各單位的記錄應(yīng)指定本單位檔案專員進(jìn)行管理。4.6.4單位負(fù)責(zé)人應(yīng)審驗(yàn)整理的記錄，根據(jù)記錄的性質(zhì)和保存期限分類整理、安全貯存。4.6.5記錄的保管按以下方式進(jìn)行：a)采用文件夾或其他方式進(jìn)行貯存；b)分種類進(jìn)行存放；c)放在使用起來方便的場所，并進(jìn)行目錄及標(biāo)識區(qū)分，看起來一目了然。d)對于網(wǎng)絡(luò)資源應(yīng)由各單位自行采用磁盤、硬盤進(jìn)行定期備份處理，防止資源破壞丟失。4.6.6電子記錄以紙質(zhì)版和電子版兩種形式保存，以紙質(zhì)版記錄內(nèi)容為準(zhǔn)。以電子版保存時(shí)，嚴(yán)禁存放在電腦C盤。4.7記錄的貯存4.7.1記錄的貯存應(yīng)存在專門場所，保證通風(fēng),不易潮濕,并防蟲害，防止損壞和丟失。4.7.2對于多媒體資料的拷貝，其貯存的磁盤、硬件應(yīng)妥善保管，涉及到公司機(jī)密時(shí)應(yīng)設(shè)專人管理，多備份，防止他人盜賣。4.7.3每年各單位應(yīng)按辦公室的檔案整理計(jì)劃，將上年度的記錄分類整理成冊，交檔案室貯存。4.8記錄的借閱4.8.1各單位應(yīng)保證記錄便于檢索,借閱記錄時(shí)需填寫《資料借閱登記表》作好記錄,并及時(shí)歸還。4.8.2內(nèi)部人員借用歸檔記錄應(yīng)具借條，經(jīng)由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。外部人員借閱記錄應(yīng)獲得管理者代表批準(zhǔn)。4.8.3如工作需要,需外借的記錄應(yīng)爭得管理者代表的批準(zhǔn)后方可進(jìn)行，并作好記錄。4.9記錄的銷毀處理檔案室根據(jù)《檔案管理制度》定期對公司記錄進(jìn)行