Word教程-頁面排版及打印

Word教程—頁面排版及打印1、頁眉和頁腳頁眉和頁腳允許我們把文檔標(biāo)題和頁號自動加入到每一個頁。設(shè)置文檔的頁眉和頁腳時，你只需一次性輸入文字信息，這些文字信息就會出現(xiàn)在文檔的每一頁中。通常我們總是把文檔的標(biāo)題放入頁眉(頁面頂端)，把頁號放入頁腳(頁面底部)。要訪問有關(guān)頁眉和頁腳的命令，請先選擇菜單“視圖/頁面”，此時文檔就顯示為打印輸出的分頁效果。選擇菜單“視圖/頁眉和頁腳”，屏幕上就出現(xiàn)“頁眉和頁腳”工具條(如圖1)。開始時光標(biāo)位于頁眉區(qū)域，它是一個帶虛線邊框的區(qū)域。要切換到頁腳區(qū)域，請點(diǎn)擊“頁眉和頁腳”工具條上的“在頁眉和頁腳之間切換”按鈕。再次點(diǎn)擊同一按鈕你將返回頁眉區(qū)域。要為頁腳加上頁號，首先請切換到頁腳設(shè)置模式，然后雙擊插入頁號的位置，再點(diǎn)擊“頁眉和頁腳”工具條上的“插入頁碼”按鈕把頁號的域代碼插入文檔——此舉告訴Word頁號應(yīng)該出現(xiàn)在指定的位置。如果你在應(yīng)該顯示頁號的地方看到了域代碼{page}，這是因?yàn)槟汩_啟了域代碼顯示，按下“Alt+F9”可以關(guān)閉域代碼。2、定義印刷樣式的頁眉印刷制品的頁眉經(jīng)常是章節(jié)標(biāo)題加頁數(shù)，十分漂亮，其實(shí)word也可以達(dá)到這個功能插入頁碼：位置--頁眉，對齊方式--外側(cè)分別在奇數(shù)頁頁眉和偶數(shù)頁頁眉插入域代碼：STYLEREF"標(biāo)題1"(其中"標(biāo)題1"為你想使用的樣式名稱)通過制表位調(diào)節(jié)顯示位置使其美觀根據(jù)章節(jié)劃分應(yīng)用樣式后，頁眉自動顯示相應(yīng)的標(biāo)題如果你有雙面打印機(jī)，那打印出的成品將和印刷品一樣。3、Word中同一頁面顯示不同頁碼我們在寫論文或報(bào)告時常常在頁眉中用第×頁共×頁的形式，然后又要將該類文件集中起來裝訂成一本書，并在頁腳中顯示頁碼，表明該頁在整本書中的位置，這就出現(xiàn)了同一頁面顯示不同頁碼的情況，利用域可以方便地解決這一問題。假如某文件在整本書中的起始頁碼為101，按照下面步驟可以完成：設(shè)置頁眉。在頁眉中輸入“第頁共頁”，將光標(biāo)移動“第”后面，選擇菜單“插入→域(F)”，從域名中選擇Page，或者在“第”后面輸入Page，然后用鼠標(biāo)選擇Page并按Ctrl+F9。用同樣的方法在“共”后面插入域Numpages，這就完成了“第×頁共×頁”的設(shè)置。設(shè)置頁腳。按第一步的方法在頁腳中插入域Page，然后在Page前面輸入“=100+”，最后用鼠標(biāo)將剛輸入的“=100+”和插入的域一起選中并按Ctrl+F9，通過打印預(yù)覽就可以查看效果了。4、高級頁號設(shè)置在頁號旁邊加上文字和符號可以修飾頁腳中顯示的頁號。例如，你可以把頁號設(shè)置成“--第2頁--”這種形式。為此，你只需把文本加入到Word插入的頁號域代碼旁邊即可。另外，你還可以用鼠標(biāo)選中頁號，然后任意為頁號設(shè)置文本格式，比如不同的字體大小和字體類型。在單獨(dú)使用頁號的情況下，你可以把頁號調(diào)整為“第X頁共Y頁”這種形式。要實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，請選擇菜單“視圖/頁眉和頁腳”，然后切換到頁腳區(qū)域。接下來不要點(diǎn)擊“插入頁碼”，而是選擇“插入自動圖文集/第X頁共Y頁”，“第X頁共Y頁”的域代碼就會出現(xiàn)在頁腳之中。對于大型文檔(實(shí)際上是任何文檔)，我們還可以把文檔的文件名字插入到頁腳。具體方法是：選擇菜單“視圖/頁眉和頁腳”，切換到頁腳，選擇“插入自動圖文集”，然后從菜單選擇“文件名”。如果你希望文件路徑也一同出現(xiàn)，請用“文件名字和路徑”代替“文件”。如果你覺得頻繁地選擇“視圖/頁眉和頁腳”菜單太麻煩，可以從Word的“頁面”視圖直接轉(zhuǎn)入頁眉或頁腳，從而跳過菜單選擇。方法是雙擊頁面的頁眉或者頁腳，頁眉或頁腳就立即處于編輯狀態(tài)。類似地，要返回文檔正文，你只需雙擊頁眉和頁腳之外的任意位置。頁眉和頁腳的顯示分別由“頁眉”、“頁腳”這兩個樣式格式化。如果你想要為頁眉和頁腳設(shè)置自己的樣式，請選擇菜單“格式/樣式”，選擇你想要修改的樣式，然后依次選擇“更改/格式/字體”。修改字體樣式，完成后點(diǎn)擊“確定”。對于大型Word文檔，我們常常希望取消第一頁的頁眉和頁腳(比如制作封面)。你可以按照如下步驟輕松地達(dá)到這一目的：在“頁眉和頁腳”工具條上點(diǎn)擊“頁面設(shè)置”按鈕，選擇“版式”選項(xiàng)卡，啟用“首頁不同”選項(xiàng)，然后點(diǎn)擊“確定”。要為文檔的剩余部分創(chuàng)建頁眉和頁腳，請移到第二頁，然后按照前面介紹的方法進(jìn)行設(shè)置。取消首頁的頁眉和頁腳之后，我們往往還要讓頁號從第二頁開始編號，即讓第二頁的頁號顯示為第1頁，徹底取消首頁或封面頁對頁號的影響。要實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，請選擇頁腳，然后用鼠標(biāo)選中頁號，再點(diǎn)擊“設(shè)置頁碼格式”按鈕。把起始頁號設(shè)置成0，然后點(diǎn)擊“確定”。這樣，文檔第二頁的頁號就變成了1。5、打印或預(yù)覽多頁的表格中每一頁都看到標(biāo)題遇到WORD中超過一頁的表格，可能會這樣處理：把標(biāo)題復(fù)制到每一頁的開始部分，以確保每一頁的表格都有標(biāo)題。但是如果你對文章內(nèi)容進(jìn)行增加或刪除，都會造成重新分頁，你先前復(fù)制標(biāo)題可能會跑到頁的其它位置。你可以這樣做：選中表格的主題行，在“表格”菜單中選擇“標(biāo)題行重復(fù)”選項(xiàng)。當(dāng)你預(yù)覽或打印文件時，你就會發(fā)現(xiàn)每一頁的表格都有標(biāo)題了。前提是表格必須是自動分頁的。6、雙面打印Word文檔在使用Word編輯打印文字資料時，常常需要將編輯出的文字資料打印在紙張的反正面上，其中一側(cè)的寬度要比另一側(cè)寬一些做為裝訂線。下面以使用激光打印機(jī)實(shí)現(xiàn)文字資料的雙面打印來介紹具體的設(shè)置過程。頁面設(shè)置。一篇文字資料輸入完畢后，通過選擇Word選單中文件選單下的頁面設(shè)置選項(xiàng)，設(shè)置紙張大小，如這里選擇的是b5紙，在字符數(shù)/行數(shù)頁框中，選擇每一頁打印的行數(shù)和每行要打印的字?jǐn)?shù)。在頁邊距頁框中的設(shè)置決定著能否進(jìn)行雙面打印，在這里主要對頁邊距中的上、下、內(nèi)側(cè)、外側(cè)、裝訂線等值進(jìn)行設(shè)置，在這里筆者設(shè)置該頁面的內(nèi)側(cè)、外側(cè)值都為20毫米，同時設(shè)置裝訂線的值為10毫米，選擇對稱頁邊距，這樣雙面打印的頁面設(shè)置完畢，設(shè)置結(jié)果如圖1所示。打印設(shè)置。進(jìn)入打印設(shè)置窗口中，選擇雙面打印，由于激光打印機(jī)出紙的順序不同。這時要進(jìn)行的設(shè)置也有所不同，如使用打印機(jī)的上出紙，要進(jìn)入選項(xiàng)設(shè)置，即用鼠標(biāo)點(diǎn)擊選項(xiàng)按鈕，在雙面打印選項(xiàng)中，將打印順序2選中，即窗口上顯示順序?yàn)?、4、2。使用下出紙，不用這步設(shè)置。全部設(shè)置完畢即可進(jìn)行雙面打印了7、WORD打印到文件的應(yīng)用WORD文件打印時，在打印參數(shù)設(shè)置窗口中有一個選項(xiàng)，叫打印到文件。如果用鼠標(biāo)點(diǎn)一下使其選中，再點(diǎn)確定進(jìn)行打印，將彈出一個文件保存窗口，讓用戶選擇WORD打印文件的保存位置，再確定，WORD的內(nèi)容將輸出到一個打印文件中，默認(rèn)的文件擴(kuò)展名是.prn。那么什么情況下需要使用這個功能，又如何使用這個功能呢？7.1為什么要使用WORD打印文件？普通WORD文件的打印必須要相應(yīng)版本的WORD的支持，而打印文件不須要WORD的支持，甚至不須要漢字操作系統(tǒng)的支持，這就為WORD文件的異地打印提供了便利。你只要知道異地打印機(jī)的型號，就可以將保存的打印文件傳遞過去打印，而不必?fù)?dān)心是否有相應(yīng)的操作系統(tǒng)，是否有WORD以及是什么版本。在進(jìn)行文件傳送時，為考慮系統(tǒng)和編輯器的兼容性，常使用文本格式，但文本格式損失了全部的文字格式信息，不能處理圖片信息。而打印文件則克服了這個缺點(diǎn)，其中包含了打印控制、文字、圖片等全部相關(guān)信息。prn文件具有較小的體積，為文件交換提供便利。7.2生成打印文件打印操作與正常打印完全相同，在設(shè)置打印參數(shù)時要將“打印到文件”復(fù)選框選上，在彈出的窗口中填好打印文件保存的位置和文件名，確定即可(如圖)。7.3打印文件的使用使用打印文件需要先轉(zhuǎn)換到MSDOS方式下，然后用COPY命令將打印文件發(fā)送到打印機(jī)，命令格式如下：copy文件名prn／b命令共四個部分，其中prn指將輸出設(shè)備指定為打印機(jī)；／b指以二進(jìn)制方式輸出，如無此參數(shù)，圖片等信息可能無法正確打印。7.4需要注意的幾個問題WORD打印文件生成以后，就不能再用WORD等編輯工具打開和編輯了，只能直接發(fā)送到打印機(jī)。打印時，打印機(jī)必須先打開，并連機(jī)。生成WORD打印文件時，必須考慮用什么打印機(jī)打印這個文件，打印機(jī)的選擇可在打印參數(shù)設(shè)置窗口的打印機(jī)名稱下拉框中選擇。選擇不同的打印機(jī)，生成的打印文件是不同的，如果選用其它打印機(jī),可能打印不出正確的文字格式及圖片。打印文件的打印質(zhì)量和打印參數(shù)的各項(xiàng)設(shè)置有關(guān)。8、怎樣取得與真實(shí)打印完全一致顯示效果當(dāng)我們在套打單據(jù)表格及進(jìn)行某些特殊的版式排版時，很希望屏幕上顯示的大小與打印結(jié)果完全相同，以便進(jìn)行精確的套打操作。但能夠“所見即所得”的Word顯示的結(jié)果與打印出來的結(jié)果雖然格式上能夠做到看到什么得到什么，但由于各人所用的顯示器的尺寸不同，而且相同尺寸的顯示器其可視面積也有所不同，因此顯示與打印結(jié)果的大小比例很難做到完全一致。如果能夠給Word添加一個1：1全真顯示的工具按鈕就好了!這樣即使我們不需要進(jìn)行精確的套打，也可以在文稿完成后按一下這個按鈕，看看最終輸出的字體大小設(shè)置是否合適，我們可以用一個宏命令來解決這個問題。8.1取得與真實(shí)打印完全一致的屏幕顯示比例。由于各人使用的顯示器尺寸不同及畫幅調(diào)整的習(xí)慣不同，因此在此無法給出一個固定的數(shù)據(jù)。請先將顯示器的畫幅調(diào)整妥當(dāng)，以能夠最大限度地顯示出完整的全屏幕窗口為準(zhǔn)。找一張A4紙，用尺子量下紙張的寬度，要求精確到毫米，因?yàn)闃?biāo)稱為某種開本的紙張，其實(shí)際大小并不一定與標(biāo)稱值相同。然后，新建一個空白文檔，單擊“視圖”工具欄，選擇“頁面”，再單擊“文件”菜單欄，選擇“頁面設(shè)置”，在“頁面設(shè)置”對話框中將打印設(shè)置中的“紙型”設(shè)置為與準(zhǔn)備的紙張相同的紙型，如在此為A4，再將“紙型”選項(xiàng)卡中的紙張寬度設(shè)置為與剛才量好的值完全一致，確定后返回編輯界面?，F(xiàn)在我們就以這張紙為依據(jù)，確定屏幕顯示比例。在工具欄的“顯示比例”輸入框中反復(fù)手工調(diào)整顯示比例的大小，注意系統(tǒng)本身只提供若干種固定的顯示比例，其實(shí)我們完全可以直接輸入任意一個整數(shù)，比如14英寸顯示器在設(shè)置為78%后，屏幕上的頁面大小與真實(shí)紙張完全一致，這個“78”就是我們下一步需要的數(shù)據(jù)。8.2編寫一個宏命令單級“工具”菜單欄，選擇“宏”，再單級“宏”命令，或者直接利用組合鍵“Alt”+“F8”打開“宏”對話框，在“宏名”編輯框中輸入一個宏名如“真實(shí)顯示”，然后單擊“創(chuàng)建”命令，打開VisualBasic編輯器在代碼編輯窗口輸入下列代碼：PublicSub真實(shí)顯示（）ActiveWindow.ActivePane.View.Zoom.Percentage=78EndSub（注意：代碼中等于號后面的數(shù)字應(yīng)靈活更改為與用戶的顯示器對應(yīng)的真實(shí)比例數(shù)字）8.3創(chuàng)建工具欄按鈕單擊“工具”菜單欄，選擇“自定義”命令，或者利用組合鍵Alt+V+T+C，調(diào)出工具欄“自定義”對話框，選擇“命令”中的“宏”，右邊的列表框中會顯示出所有已經(jīng)存在的宏。找到剛才編輯的那個“真實(shí)顯示”的宏，將它拖入Word主界面的工具欄中的任意位置，這時工具欄中會出現(xiàn)一個與宏名對應(yīng)的按鈕，單擊“關(guān)閉