JDDC-WI-XZ02 印章管理作業(yè)指引

修訂記錄日期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人印章管理作業(yè)指引編號(hào)：JDDC印章管理作業(yè)指引編號(hào)：JDDC-WI-XZ02版號(hào)：A/0頁碼：第1頁共6頁適用于公司公章、法定代表人名章、公司合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、公司各部門章及其它各類業(yè)務(wù)專用章的管理使用。3.1本文所指印章是指公司在對(duì)外經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，為明確公司權(quán)利義務(wù)關(guān)系、承擔(dān)民事法律責(zé)任以及在對(duì)內(nèi)管理過程中，為行使職權(quán)而作為重要憑證和工具使用的各類印章、印鑒。3.2印章管理是指公司對(duì)各類公司印章的刻制、發(fā)放、保管、使用及廢止進(jìn)行規(guī)范和監(jiān)督的行為。3.3公司法定名稱章(公章)：刻有公司名稱的印章。3.4公司合同專用章：刻有公司合同專用的印章。3.5公司法定代表人名章(法人章)：刻有公司法定代表人姓名的印章。4.1總裁辦4.1.1負(fù)責(zé)按權(quán)限對(duì)公司印章進(jìn)行刻制、發(fā)放、廢止、備案管理。4.1.2負(fù)責(zé)公司公章、公司合同專用章的保管及使用。4.1.3對(duì)公司各部門自行保管的印章的使用情況進(jìn)行監(jiān)管。4.2資金管理中心4.2.1負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章、公司法定代表人名章的保管及使用。4.3其他印章保管部門4.3.1負(fù)責(zé)按規(guī)定保管使用部門章。5.1印章管理的原則5.1.1印章是公司權(quán)力的代表，是證明公司公文及憑證生效的標(biāo)志。公司所使用的印章都是經(jīng)過合法手續(xù)進(jìn)行刻制，并有嚴(yán)格的領(lǐng)用和交回手續(xù)，印章一經(jīng)領(lǐng)用，各執(zhí)印部門和相關(guān)負(fù)責(zé)人都要對(duì)公司及本部門的用章情況高度負(fù)責(zé)，嚴(yán)格執(zhí)行印章管理制度,并認(rèn)真遵守本制度的各項(xiàng)要求。5.1.2各執(zhí)印部門有依據(jù)本制度制定本部門印章管理制度的權(quán)利，并由公司總裁辦監(jiān)督執(zhí)規(guī)范公司印章管理，明確刻制、發(fā)放、保管、使用及廢止公司各類印章的工作程序，確保公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)規(guī)范、健康開展。印章管理作業(yè)指引編號(hào)印章管理作業(yè)指引編號(hào)：JDDC-WI-XZ02版號(hào)：A/0頁碼：第2頁共6頁。。5.1.3印章保管人不得擅自用印。凡是違反本規(guī)定，給公司造成損失或可能造成損失者，公司將視其情節(jié)輕重進(jìn)行處理，并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。5.2印章的類別及使用范圍1)公司法定名稱章。主要適用于政府立項(xiàng)、報(bào)批、報(bào)建，報(bào)規(guī)劃、國(guó)土、建設(shè)、消防等政府部門的申報(bào)批文；以公司名義制發(fā)各類證書、對(duì)外報(bào)送報(bào)表的；開具公司證明、介紹信的；法人證明書及法人委托書；向銀行等金融機(jī)構(gòu)辦理貸款等融資手續(xù)；向稅務(wù)局申報(bào)、繳交有關(guān)稅項(xiàng)的證明文件、報(bào)表等；及向其他有關(guān)機(jī)構(gòu)提供的財(cái)務(wù)報(bào)表及相關(guān)資料；公司員工因私需要開具有關(guān)個(gè)人證明材料等。2)公司法定代表人名章。與法人代表簽字具有同等法律效力，由資金管理中心負(fù)責(zé)人保管。3)公司合同專用章。適用于公司對(duì)外簽署各種合同、協(xié)議，須按合同審批程序?qū)徟?，法人代表或委托代理人簽字后方可加蓋合同專用章。原則上委托代理人應(yīng)與最終審批人一致。4)公司財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章。適用于公司正式的財(cái)務(wù)文件、報(bào)告、證明、票據(jù)等，使用時(shí)由資金管理中心部門負(fù)責(zé)人或公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，公司財(cái)務(wù)管理制度另有規(guī)定的從其規(guī)定。5)公司各部門專用章。適用于各部本身業(yè)務(wù)或內(nèi)部范圍使用，使用該章必須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。被授權(quán)部門負(fù)責(zé)人認(rèn)為用印事項(xiàng)重大或超出本人職權(quán)范圍的，應(yīng)報(bào)請(qǐng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。5.3印章的刻制5.3.1公司各類印章的刻制應(yīng)符合公司機(jī)構(gòu)設(shè)置、名稱變更及工作職能變化等需求。5.3.2公司各類印章的刻制須由各需求部門提出申請(qǐng)，填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，并按申請(qǐng)表的要求提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。1)公司法定名稱章在公司經(jīng)工商行政管理部門核準(zhǔn)注冊(cè)或名稱變更后，經(jīng)政府主管部門批準(zhǔn)刻制。內(nèi)部審批由公司法定代表人批準(zhǔn)刻制。2)公司特定業(yè)務(wù)專用章和法定代表人名章由公司法定代表人批準(zhǔn)刻制。3)冠以公司法定名稱的內(nèi)設(shè)部門印章由公司總裁批準(zhǔn)刻制。5.3.3刻制印章申請(qǐng)經(jīng)批準(zhǔn)后，由總裁辦根據(jù)《印章刻制申請(qǐng)表》的具體要求統(tǒng)一刻制，其它部門和個(gè)人均不得私自刻制公司各類印章。印章管理作業(yè)指引編號(hào)：印章管理作業(yè)指引編號(hào)：JDDC-WI-XZ02版號(hào)：A/0頁碼：第3頁共6頁行5.5.3.4公司各類印章刻制完成之后，由總裁辦負(fù)責(zé)在《印章備案?覽表》上對(duì)刻制的印章進(jìn)行備案登記。5.3.5印章如遇丟失、損毀或被盜時(shí)，保管人、代管人或借用人應(yīng)及時(shí)向部門領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并提交情況報(bào)告書。在辦理登報(bào)掛失等有關(guān)手續(xù)后，填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，經(jīng)公司批準(zhǔn)后，由總裁辦辦理補(bǔ)刻。5.4印章的發(fā)放和領(lǐng)用5.4.1印章啟用事先須由總裁辦發(fā)布啟用通知，注明啟用日期、發(fā)放部門和使用范圍。啟用通知由執(zhí)行總裁和總裁聯(lián)名簽發(fā)。5.4.2印章申請(qǐng)部門領(lǐng)用印章時(shí)，領(lǐng)用人、領(lǐng)用部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總裁辦發(fā)放人需在《印章備案一覽表》分別簽字后，才能發(fā)放印章。5.4.3凡申領(lǐng)用新印章的部門必須同時(shí)上交舊印章并辦理相關(guān)手續(xù)。5.5印章的保管5.5.1總裁辦及各部門應(yīng)指定專人妥善保管各自范圍內(nèi)使用的各類印章。印章保管人要堅(jiān)持原則，保密觀念要強(qiáng)，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自用印。5.5.2保管印章要放在保險(xiǎn)柜或有防范措施的安全地方，隨用隨取，用畢鎖好，不得任意放置在辦公臺(tái)上，嚴(yán)防丟失。5.5.3公司印章任何人不得借出公司使用。如因特殊原因，確實(shí)需要借印章外出公干的，須填寫《印章借出審批表》，并經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人、部門分管領(lǐng)導(dǎo)和分管總裁辦領(lǐng)導(dǎo)(執(zhí)行總裁)同意后，方可借出或與印章保管人一同前往；歸還印章時(shí)，須將借用印章所蓋文件的復(fù)印件一并交付備查；凡發(fā)現(xiàn)借用印章加蓋其他文件或空白紙張或因此而發(fā)生問題，將嚴(yán)肅追究借用人的責(zé)任。5.5.4對(duì)于各部門負(fù)責(zé)保管的印章，當(dāng)部門印章保管人外出時(shí)，不得擅自交給他人代管代用；應(yīng)交給由各部門負(fù)責(zé)人指定的臨時(shí)代管人保管，并填寫《印章移交代管登記表》;該表格應(yīng)由保管人、代管人及部門負(fù)責(zé)人三方簽字。代管人在此期間受本管理規(guī)定的約束，并對(duì)代管結(jié)果負(fù)責(zé)。印章代管人交回保管的印章時(shí)，應(yīng)履行書面手續(xù)，登記交回印章的時(shí)間和印章的狀態(tài)。5.5.5公司變更印章保管人，需將印章交回總裁辦，重新辦理印章領(lǐng)用手續(xù)，總裁辦在《印章備案一覽表》做好記錄。己存檔的蓋章文件和相關(guān)《印章使用登記表》須一并移交給新的保管人。5.6印章的使用5.6.1公司各部門代表公司對(duì)外簽訂協(xié)議、合同等，應(yīng)加蓋合同專用章，必須遞交經(jīng)相關(guān)印童管理作業(yè)指引經(jīng)典集團(tuán)印童管理作業(yè)指引經(jīng)典集團(tuán)編號(hào)：JDDC-WI-XZ02版號(hào)：A/0頁碼：第4頁共6頁職職能部門和審批人簽署的《合同審批及蓋章審批表》方可使用法人章、合同專用章。5.6.2非上述用章(含公司介紹信)需填寫《文件蓋章審批表》，經(jīng)授權(quán)人簽字后方可使用公章?！段募w章審批表》由總裁辦留存，用印件原件或復(fù)印件由總裁辦根據(jù)工作需要留存。5.6.3如遇情況緊急不能按照上述程序用印的，需經(jīng)辦部門分管領(lǐng)導(dǎo)及分管總裁辦領(lǐng)導(dǎo)(執(zhí)行總裁)同意后方可用印。事后需及時(shí)補(bǔ)辦最終授權(quán)人簽字的相關(guān)手續(xù)。5.6.4蓋公司印章時(shí)，印章保管人暨蓋章人應(yīng)及時(shí)在《印章使用登記表》登記用印記錄。對(duì)蓋有公司法定名稱章等重要印章的有關(guān)文件材料，應(yīng)立卷存檔，長(zhǎng)期保存?zhèn)洳椤?.6.5公司任何員工不得使用公司印章加蓋空白信函、合同、協(xié)議、介紹信、各種票據(jù)以及其它文件。5.6.6所有用印的合同、文件在蓋章前必須規(guī)范填寫內(nèi)容條款，不得留有空白；如果有特殊情況需要空白紙蓋章的，必須經(jīng)分管總裁辦領(lǐng)導(dǎo)(執(zhí)行總裁)批準(zhǔn)。5.7印章的收回、封存、廢止及遺失處理5.7.1有下列情況，印章須廢止：1)機(jī)構(gòu)變動(dòng)導(dǎo)致機(jī)構(gòu)名稱改變。2)上級(jí)部門通知改變印章圖樣。3)印章?lián)p毀。4)印章遺失或被盜，聲明作廢。5.7.2需要廢止的公司印章，除遺失和被盜情況外，應(yīng)及時(shí)交回總裁辦。5.7.3舊印章自上交之日起廢止?？偛棉k應(yīng)及時(shí)在《印章備案一覽表》注明廢止印章名稱等具體內(nèi)容，并妥善保管己廢止印章直至按印章保存年限最終銷毀。5.7.4如發(fā)現(xiàn)公章、空白紙蓋章證明被盜失，必須及時(shí)向公司報(bào)告情況，及時(shí)追查原因，采取善后措施。5.7.5印章的銷毀應(yīng)填寫《印章銷毀審批表》，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，在至少有兩名監(jiān)銷人在場(chǎng)的情況下銷毀，留取銷毀后的印模；任何人不得擅自銷毀。無。7.1JDDC-WI-XZ02-R01《印章刻制申請(qǐng)表》7.2JDDC-WI-XZ02-R02《印章備案一覽表》7.3JDDC-WI-XZ02-R03《文件蓋章審批表》印章管理作業(yè)指引編號(hào)印章管理作業(yè)指引編號(hào)：JDDC-WI-XZ02