DB43-T 1889-2020 政務信息化項目檔案管理規(guī)范

ICS

01.040.03CCS

DB43湖 南 省 地 方標 準DB43/T

18892020政務信息化項目檔案管理規(guī)范Specification

of

archival

management

of

governmentaffairs

informationize

projects2020-12-29發(fā)

布 2021-03-29實

施湖南省市場監(jiān)督管理局

DB43/T

1889— 前言························································································································

Ⅲ1 ·····················································································································12規(guī)范性引用文件······································································································13 術(shù)語和定義············································································································14 基本要求···············································································································35項目文件的形成與收集·····························································································

35.1項目文件的形成································································································

35.2 項目文件的收集································································································

36 項目文件的整理與歸檔·····························································································

36.1 一般規(guī)定·········································································································36.2 分類···············································································································46.3 組卷···············································································································56.4 排列···············································································································56.5 其他整理要求···································································································66.6 歸檔···············································································································67項目電子文件歸檔與電子檔案管理

··············································································68 項目檔案移交·········································································································68.1檔案移交·········································································································68.2 停、緩建項目檔案移交·······················································································6附錄

A（規(guī)范性） 政務信息化項目文件歸檔范圍和保管期限表············································7參考文獻··················································································································

15DB43/T

1889— 本文件按照

GB/T

—

給出的規(guī)則起草。請注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機構(gòu)不承擔識別專利的責任。本文件由湖南省檔案局提出并歸口。本文件起草單位：湖南省檔案局、湖南省發(fā)展和改革委員會、湖南云數(shù)檔案管理有限公司。本文件主要起草人：施亞雄、鄒毅、吳珮嘉、胡軍、楊揚、楊柳、仇壯麗、歐陽婷、劉凡、周洋、唐曼。本文件首次發(fā)布。IIIDB43/T

1889—1

子文件歸檔與電子檔案管理和項目檔案移交。本文件適用于新建、改建、擴建和升級改造等政務信息化項目,其他信息化項目可參照執(zhí)行。2

規(guī)范性引用文件文件。GB/T

11821 照片檔案管理規(guī)范GB/T

11822 科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求DA/T

建設(shè)項目檔案管理規(guī)范DA/T

數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范DA/T

錄音錄像檔案管理規(guī)范3

術(shù)語和定義DA/T

—2018

界定的以及下列術(shù)語和定義適用于本文件。3.1政務信息化項目 the

of

government

affairs

統(tǒng)等工程建設(shè)項目。3.2建設(shè)單位constructing

對項目實施進行組織管理，并在項目建設(shè)過程中負總責的組織。[來源：DA/T

28—2018，3.4]3.3參建單位 participating

制造、第三方檢測等單位。[來源：DA/T

28—2018，3.5]3.4項目文件

在項目建設(shè)過程中形成的文字、圖表、音像、實物等形式的文件材料。[來源：DA/T

28—2018，3.6]DB43/T

1889—3.5前期文件

of

the

項目在籌備、立項、招標投標、合同協(xié)議、勘察設(shè)計及工程準備過程中形成的文件。[來源：DA/T

28—2018，，有修改]3.6施工文件

of

the

construction

項目建設(shè)過程中形成的反映項目建設(shè)、安裝情況的文件。[來源：DA/T

28—2018，，有修改]3.7竣工圖

drawing工程竣工后真實反映工程施工結(jié)果的圖樣。[來源：DA/T

28—2018，3.9]3.8監(jiān)理文件

of

the

supervision工程監(jiān)理單位在履行建設(shè)工程監(jiān)理合同過程中形成或獲取的，以一定形式記錄、保存的文件。[來源：DA/T

28—2018，3.10]3.9竣工驗收文件

of

test

on

項目竣工驗收過程中形成的文件。[來源：DA/T

28—2018，3.11]3.10項目電子文件 digital

文件、視頻電子文件、音頻電子文件等。[來源：DA/T

28—2018，3.12]3.11項目文件歸檔 filing

建設(shè)單位工程管理相關(guān)部門及參建單位將辦理完畢且具有保存價值的項目文件經(jīng)系統(tǒng)整理交建設(shè)單位檔案管理機構(gòu)的過程。[來源：DA/T

28—2018，3.13]3.12項目檔案

經(jīng)過鑒定、整理并歸檔的項目文件。[來源：DA/T

28—2018，3.14]3.13項目檔案移交

the

機構(gòu)的過程。[來源：DA/T

，3.14項目檔案管理卷

file

the

DB43/T

1889—檔案管理機構(gòu)在管理某一項目過程中形成的，包括項目概況、標段劃分、參建單位歸檔情況說明、檔案收集管理情況說明、交接清冊等說明項目檔案管理情況的有關(guān)材料組成的專門案卷。[來源：DA/T

28—2018，3.17]4

基本要求4.1 建設(shè)單位與各參建單位應按照

DA/T

28

的規(guī)定，完成項目檔案工作任務。4.2 建設(shè)單位應設(shè)立或明確檔案管理機構(gòu)，建立項目檔案管理制度和業(yè)務規(guī)范體系。建設(shè)單位與參建單位應配備項目檔案工作所需人員、經(jīng)費、設(shè)施設(shè)備等各項管理資源。4.3 項目檔案工作應與項目建設(shè)管理同步，納入項目建設(shè)計劃、質(zhì)量保證體系、項目管理程序、合同管理和崗位責任制。4.4 建設(shè)單位與各參建單位應通過節(jié)點控制強化項目文件管理，實現(xiàn)從項目文件形成、流轉(zhuǎn)到歸檔管理的全過程控制。4.5 項目檔案應完整、準確、系統(tǒng)、規(guī)范和安全，滿足項目建設(shè)、管理、監(jiān)督、運行和維護等活動在證據(jù)、責任和信息等方面的需要。5

項目文件的形成與收集5.1 項目文件的形成5.1.1 項目前期文件、管理性文件和工程技術(shù)文件的形成應符合

DA/T

28

的規(guī)定。5.1.2 重要活動及事件，建設(shè)過程中的工程形象進度、隱蔽工程、關(guān)鍵節(jié)點工序、重要部位、缺陷處理、工程質(zhì)量、安全事故等應形成照片和音視頻文件。5.1.3 5.1.4 歸檔的項目文件應為原件、正本。使用復制件歸檔時，應加蓋復制件提供單位的公章或檔案證明章，確保與原件一致。5.1.5 竣工圖的編制、審核和簽署等應符合

DA/T

的規(guī)定。5.2 項目文件的收集5.2.1 項目建設(shè)過程中形成的、具有查考利用價值的各種形式和載體的項目文件均應收集。5.2.2

A

，結(jié)合項目建設(shè)內(nèi)容、行業(yè)特點、管理模式等特征，制定符合項目實際的歸檔范圍和保管期限表。5.2.3 建設(shè)單位應收集項目建設(shè)過程中形成的全部項目文件，各參建單位應提供項目參建過程中形成的全部項目文件。5.2.4 項目文件在辦理完畢或階段性工作完成后應及時收集，并對收集的文件實行預立卷。6

項目文件的整理與歸檔6.1 一般規(guī)定6.1.1 項目文件應由文件形成單位或部門進行整理。由多個單位分包的，應由分包單位對各自承建范裝訂等內(nèi)容。DB43/T

1889—6.1.2 項目文件應依據(jù)歸檔范圍進行鑒定，確定其是否歸檔。依據(jù)保管期限表劃分保管期限，保管期限分為永久和定期兩種，定期一般分為

10

年。6.1.3 組卷合理，便于保管和利用。6.1.4

A

的表

A.1

執(zhí)行。6.2 分類6.2.1分類原則6.2.1.1 以項目全部歸檔文件為對象，依據(jù)參建各方在項目建設(shè)中的職能，按文件形成階段、專業(yè)、內(nèi)容等特征進行分類。6.2.1.2 分類應具有概括性、包容性及相對穩(wěn)定性和擴充性。6.2.2 檔號的結(jié)構(gòu)構(gòu)成，結(jié)構(gòu)宜為“全宗號-分類號-案卷號”，上、下位代碼之間用“-”連接，同一級代碼之間用“?”號，用

3

位阿拉伯數(shù)字標識。6.2.3 類目設(shè)置6.2.3.1 分類號由檔案門類代碼、政務信息化項目類別代碼、項目期數(shù)代碼、文件類別代碼等構(gòu)成，分類號的結(jié)構(gòu)見圖

1。6.2.3.2 檔案門類代碼：可在科技檔案門類“KJ”下設(shè)置“政務信息化項目”二級門類，用“政務”拼音首字母“ZW”標識。6.2.3.3 政務信息化項目類別代碼：以

2

位阿拉伯數(shù)字或

2

位拼音字母標識。6.2.3.4 項目期數(shù)代碼：以

2

位阿拉伯數(shù)字標識。6.2.3.5 文件類別代碼：以

2

位阿拉伯數(shù)字標識，可按照附錄

A

的序號從“01”開始編制。6.2.3.6 同一類文件存在多個合同段時，可用合同段代碼進行區(qū)分。合同段代碼文件類別代碼（用

2

位阿拉伯數(shù)字標識，如立項文件用“01”，招標投標、合同協(xié)議文件用“02”標識等）21期用“01”，第

2

期用“02”標識等）政務信息化項目類別代碼（用

2

位阿拉伯數(shù)字或

2

音字母標識）二級門類代碼（政務信息化項目用“ZW”標識）一級門類代碼（科技檔案用“KJ”標識）圖

1 分類號結(jié)構(gòu)圖DB43/T

1889—6.2.4 檔號的編制6.2.4.1 政務信息化項目檔案的檔號采用“全宗號-分類號-案卷號”的結(jié)構(gòu)編制。6.2.4.2 信息化項目分期建設(shè)且形成檔案數(shù)量較多時，檔號中可設(shè)置項目期數(shù)代碼和文件類別代碼。

6.2.4.3政務信息化項目未分期建設(shè)且形成檔案數(shù)量較少時，檔號中可不設(shè)置項目期數(shù)代碼和文件類別代碼。-KJZW01-002

ZW01

6.2.4.4同一個單位內(nèi)不同政務信息化項目，檔號中“政務信息化項目類別代碼”或均采用

2

位阿拉伯數(shù)字或均采用

2

位拼音字母。

ZW01-

-KJ

ZWZJ--KJ6.3組卷6.3.1組卷原則6.3.1.1組卷應遵循文件的形成規(guī)律和成套性特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。6.3.1.2組卷應根據(jù)文件的內(nèi)容和數(shù)量組成一卷或多卷，卷內(nèi)文件內(nèi)容應相對獨立完整。共用文件應在備考表中說明。6.3.1.3 獨立成冊、成套的項目文件，應保持原貌，不宜拆散重新組卷。6.3.2 組卷方法6.3.2.1 項目前期文件按事由結(jié)合時間組卷，其中立項審批文件根據(jù)審批事項的內(nèi)在聯(lián)系組卷，招標投標、合同文件按招標的標段、合同組卷，勘察設(shè)計文件按階段、專業(yè)組卷。6.3.2.2 實施文件中系統(tǒng)建設(shè)文件按應用系統(tǒng)組卷；施工文件按單位工程、分部工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷。6.3.2.3 設(shè)備及系統(tǒng)軟件文件按專業(yè)、系統(tǒng)、臺套組卷。6.3.2.4 監(jiān)理文件按監(jiān)理的合同標段、事由結(jié)合文種組卷。6.3.2.5 科研項目文件按科研項目（課題）組卷。6.3.2.6 試運行、竣工驗收文件按工程階段、事由結(jié)合時間順序組卷。6.3.2.7 圖樣在后。6.4 排列6.4.1 項目檔案案卷應按分類順序依次排列。卷內(nèi)文件應按文件的形成規(guī)律、問題、時間（階段）或重要程度排列。6.4.2 項目前期文件按主題、事由排列。DB43/T

1889—6.4.3 施工技術(shù)支撐、施工()記錄、檢測試驗、評定驗收排列。6.4.4 6.4.5 監(jiān)理文件按依據(jù)性、工作性文件順序排列。6.4.6 科研文件按開題、方案論證、研究實驗、階段成果、結(jié)題驗收排列。6.4.7 試運行、驗收文件按主題、事由排列。6.5 其他整理要求6.5.1 案卷編目、案卷封面及備考表編制、案卷裝訂、卷盒、表格規(guī)格及制成材料應符合

GB/T

11822的規(guī)定。采用整卷裝訂的案卷，應對卷內(nèi)文件連續(xù)編頁號。6.5.2 紙質(zhì)照片的整理應符合

GB/T

11821

DA/T

50

的規(guī)定。6.5.3 錄音錄像檔案的整理應符合

DA/T

78

的規(guī)定。6.5.4 實物檔案依據(jù)分類方案按件進行整理。6.6 歸檔6.6.1 項目文件應及時歸檔，各參建單位及各階段項目文件歸檔要求應符合

DA/T

的規(guī)定。6.6.2 檔案管理機構(gòu)應編制項目檔案管理卷，對各參建單位歸檔情況、檔案收集整理情況、交接清冊等內(nèi)容進行說明。7

項目電子文件歸檔與電子檔案管理項目電子文件歸檔與電子檔案管理應符合

DA/T

28

的規(guī)定。8

項目檔案移交8.1 檔案移交8.1.1 竣工驗收后，建設(shè)單位項目實施部門應向建設(shè)單位檔案管理機構(gòu)移交項目檔案，包括紙質(zhì)檔案及電子檔案。8.1.2 項目檔案移交時，應辦理項目檔案移交手續(xù)，包括檔案移交的內(nèi)容、數(shù)量、圖紙張數(shù)等，并有完備的清冊、簽字等交接手續(xù)。8.2 停、緩建項目檔案移交有關(guān)檔案機構(gòu)移交。立項文件1.11.21.31.41.51.61.71.8招標投標、合同協(xié)議文件2.1協(xié)議或合同及論證文件，資格預審文件30

2.22.3

年（或項目審計完成2.430

2.52.630

2.7設(shè)計開發(fā)文件3.130

3.230

3.330

3.430

表

表

A.1 政務信息化項目文件歸檔范圍和保管期限劃分表DB43/T

1889—

（規(guī)范性）政務信息化項目文件歸檔范圍和保管期限表3.530

3.630

3.730

3.830

3.930

3.1030

3.1130

3.1230

3.1330

3.1430

3.153.1630

3.173.183.1930

項目管理文件4.14.24.34.44.54.64.74.8合同中間結(jié)算審核及批準文件，財務計劃及執(zhí)行、年度計劃及執(zhí)行、年度投30

4.94.1030

4.114.12表

表

A.1 政務信息化項目文件歸檔范圍和保管期限劃分表（續(xù)）DB43/T

1889—4.1310

4.1430

4.15實施文件5.15.1.130

5.1.230

5.1.330

5.1.410

5.1.530

5.1.630

5.1.730

5.1.830

5.1.930

5.1.105.1.1130

5.1.1230

5.1.135.1.1410

5.1.1510

5.2

5.2-5.105.15.3

5.4

5.5

5.6

5.7

5.8

DB43/T

1889—表

表

A.1 政務信息化項目文件歸檔范圍和保管期限劃分表 （續(xù)）5.9

5.2-5.105.15.10

5.115.11.15.11.1.1施工項目部組建、印章啟用、人員任命文件，進場人員資質(zhì)報審文件，施工5.11.1.25.11.1.330

5.11.1.4見證取樣記錄、砂漿、混凝土試驗記錄及報告，鋼筋連接接頭試驗報告，工5.11.1.55.11.1.65.11.1.75.11.1.85.11.1.95.11.1.105.11.1.115.11.1.1230

5.11.1.13施工總結(jié)、完工報告、交工報告、驗收證書、遺留問題清單5.11.1.145.11.25.11.2.15.11.2.2DB43/T

1889—表

表

A.1政務信息化項目文件歸檔范圍和保管期限劃分表 （續(xù)）5.11.2.330

5.11.2.45.11.2.530

5.11.2.65.11.2.75.11.2.85.11.2.95.11.2.10

5.11.2.115.11.2.1230

5.11.2.135.11.2.145.125.12.130

5.12.230

5.12.330

5.12.45.12.530

5.12.630

設(shè)備及系統(tǒng)軟件文件6.130

6.230

6.330

6.4授權(quán)書、軟件許可協(xié)議、系統(tǒng)軟件安裝