如何進(jìn)行時間管理 （梁潤軍）

如何進(jìn)行時間管理延慶醫(yī)療中心梁潤軍主要掌握內(nèi)容1什么是時間管理2時間管理方法3最新的時間管理概念--GTD4時間管理的十一條金律5時間管理的基本程序6時間管理案例分析6.1案例一：淺談高效管理者的時間管理6.2案例二：時間管理的小故事6.3案例三：時間管理——華為成功之寶什么是時間管理時間管理是有效地運用時間，降低變動性。時間管理的目的：決定什么事該做，什么事不該做。時間管理最重要的功能：是透過事先的規(guī)劃，作為一種提醒與指引。什么是時間管理？什么是時間管理1無法管理外在的要求時間管理發(fā)展得很快；第一代是建立備忘錄；第二代就需要事先的計劃和準(zhǔn)備；第三代會根據(jù)你對任務(wù)的理解排列優(yōu)先順序。到了第四代，就是分工合作的授權(quán)管理。2

做事沒有方法完成一件事情，可以有許多方法，關(guān)鍵在于你能否找出最快速的方法。不要毫不考慮的就直接做了，先花幾分鐘的時間衡量一下，有什么方法可以更有效率的完成事情？3

周圍干擾因素周圍眾多干擾因素，是時間流逝的致命殺手，嘈雜聲、雜志、零食、報紙、美容品、溫度、安全感、方向感、氛圍、性欲、壓力、煙癮、聯(lián)想、健康狀況，都是諸多的影響因素。時間管理方法

（一）計劃管理關(guān)于計劃，有日計劃、周計劃、月計劃、季度計劃、年度計劃。時間管理的重點是待辦單、日計劃、周計劃、月計劃。待辦單：將你每日要做的一些工作事先列出一份清單，排出優(yōu)先次序，確認(rèn)完成時間，以突出工作重點。要避免遺忘就要避免半途而廢，盡可能做到，今日事今日畢。待辦單主要包括的內(nèi)容：非日常工作、特殊事項、行動計劃中的工作、昨日未完成的事項等。待辦單的使用注意：每天在固定時間制定待辦單（一上班就做）、只制定一張待辦單、完成一項工作劃掉一項、待辦單要為應(yīng)付緊急情況留出時間、最關(guān)鍵的一項，每天堅持。每年年末作出下一年度工作規(guī)劃；每季季末作出下季末工作規(guī)劃；每月月末作出下月工作計劃；每周周末作出下周工作計劃時間管理方法

（二）時間“四象限”法時間管理方法時間管理理論的一個重要觀念是應(yīng)有重點地把主要的精力和時間集中地放在處理那些重要但不緊急的工作上，這樣可以做到未雨綢繆，防患于未然。在人們的日常工作中，很多時候往往有機(jī)會去很好地計劃和完成一件事。時間管理重

要1.會影響群體利益的事情為重要的事情；2.上級關(guān)注的事情為重要的事情；3.會影響績效考核的事情為重要的事情。4.對組織和個人而言價值重大的事情為重要事情。（重大包括金額和性質(zhì)兩方面。）

時間管理之重要事情1.對重要和緊急的事情當(dāng)然是立即就做2.而對不重要不緊急的事情不做3.平時多做重要但不緊急的事情，（因為這是第二象限，常常被稱為第二象限工作法）4.對緊急但不重要的事情選擇做。不重要時間管理方法

（三）有效的時間管理

美國管理學(xué)者彼得·德魯克(P·F·Drucker)認(rèn)為，有效的時間管理主要是記錄自己的時間，以認(rèn)清時間耗在什么地方；管理自己的時間，設(shè)法減少非生產(chǎn)性工作的時間；集中自己的時間，由零星而集中，成為連續(xù)性的時間段。時間管理方法（四）時間abc分類法將自己工作按輕重緩急分為：a（緊急、重要）、b（次要）、c（一般）安排各項工作優(yōu)先順序，粗略估計各項工作時間和占用百分比；在工作中記載實際耗用時間；每日計劃時間安排與耗用時間對比，分析時間運用效率；重新調(diào)整自己的時間安排，更有效地工作。時間管理方法（五）考慮不確定性在時間管理的過程中，還需應(yīng)付意外的不確定性事件，因為計劃沒有變化快，需為意外事件留時間。有三個預(yù)防此類事件發(fā)生的方法：第一是為每件計劃都留有多余的預(yù)備時間。第二是努力使自己在不留余地，又飽受干擾的情況下，完成預(yù)計的工作。這并非不可能，事實上，工作快的人通常比慢吞吞的人做事精確些。第三是另準(zhǔn)備一套應(yīng)變計劃。迫使自己在規(guī)定時間內(nèi)完成工作，對你自己能力有了信心，你已仔細(xì)分析過將做的事了，然后把它們分解成若干意境單元，這是正確迅速完成它們的必要步驟。

考慮到不確定性，在不忙的時候，把一般的必然要做的工作先盡快解決

最新的時間管理概念--GTD

GTD是GettingThingsDone（完成每一件事）的縮寫。來自于DavidAllen的一本暢銷書《GettingThingsDone》，國內(nèi)的中文翻譯本《盡管去做：無壓工作的藝術(shù)》。GTD的基本方法：GTD的具體做法可以分成收集、整理、組織、回顧與行動五個步驟：

最新的時間管理概念--GTD

收集：就是將你能夠想到的所有的未盡事宜（GTD中稱為stuff）統(tǒng)統(tǒng)羅列出來，放入inbox中，這個inbox既可以是用來放置各種實物的實際的文件夾或者籃子，也需要有用來記錄各種事項的紙張或PDA。收集的關(guān)鍵在于把一切趕出你的大腦，記錄下所有的工作。

最新的時間管理概念--GTD

整理：將stuff放入inbox之后，就需要定期或不定期地進(jìn)行整理，清空inbox。將這些stuff按是否可以付諸行動進(jìn)行區(qū)分整理，對于不能付諸行動的內(nèi)容，可以進(jìn)一步分為參考資料、日后可能需要處理以及垃圾幾類，而對可行動的內(nèi)容再考慮是否可在兩分鐘內(nèi)完成，如果可以則立即行動完成它，如果不行對下一步行動進(jìn)行組織。

最新的時間管理概念--GTD

組織：個人感覺組織是GTD中的最核心的步驟，組織主要分成對參考資料的組織與對下一步行動的組織。對參考資料的組織主要就是一個文檔管理系統(tǒng)，而對下一步行動的組織則一般可分為：下一步行動清單，等待清單和未來/某天清單。等待清單主要是記錄那些委派他人去做的工作，未來/某天清單則是記錄延遲處理且沒有具體的完成日期的未來計劃、電子等等。而下一步清單則是具體的下一步工作，而且如果一個項目涉及到多步驟的工作，那么需要將其細(xì)化成具體的工作。GTD對下一步清單的處理與一般的to-dolist最大的不同在于，它作了進(jìn)一步的細(xì)化，比如按照地點（電腦旁、辦公室、電話旁、家里、超市）分別記錄只有在這些地方才可以執(zhí)行的行動，而當(dāng)你到這些地點后也就能夠一目了然地知道應(yīng)該做那些工作。

最新的時間管理概念--GTD

回顧：回顧也是GTD中的一個重要步驟，一般需要每周進(jìn)行回顧與檢查，通過回顧及檢查你的所有清單并進(jìn)行更新，可以確保GTD系統(tǒng)的運作，而且在回顧的同時可能還需要進(jìn)行未來一周的計劃工作。

最新的時間管理概念--GTD

執(zhí)行：現(xiàn)在你可以按照每份清單開始行動了，在具體行動中可能會需要根據(jù)所處的環(huán)境，時間的多少，精力情況以及重要性來選擇清單以及清單上的事項來行動。

時間管理的十一條金律

金律一:要和你的價值觀相吻合你一定要確立個人的價值觀，假如價值觀不明確，你就很難知道什么對你最重要，當(dāng)你價值觀不明確，時間分配一定不好。時間管理的重點不在于管理時間，而在于如何分配時間。你永遠(yuǎn)沒有時間做每件事，但你永遠(yuǎn)有時間做對你來說最重要的事。

時間管理的十一條金律

金律二:設(shè)立明確的目標(biāo)成功等于目標(biāo)，時間管理的目的是讓你在最短時間內(nèi)實現(xiàn)更多你想要實現(xiàn)的目標(biāo);你必須把今年度4到10個目標(biāo)寫出來，找出一個核心目標(biāo)，并依次排列重要性，然后依照你的目標(biāo)設(shè)定一些詳細(xì)的計劃，你的關(guān)鍵就是依照計劃進(jìn)行。時間管理的十一條金律金律三:改變你的想法

美國心理學(xué)之父威廉·詹姆士對時間行為學(xué)的研究發(fā)現(xiàn)這樣兩種對待時間的態(tài)度:“這件工作必須完成，但它實在討厭，所以我能拖便盡量拖”和“這不是件令人愉快的工作，但它必須完成，所以我得馬上動手，好讓自己能早些擺脫它”。當(dāng)你有了動機(jī)，迅速踏出第一步是很重要的。不要想立刻推翻自己的整個習(xí)慣，只需強(qiáng)迫自己現(xiàn)在就去做你所拖延的某件事。然后，從明早開始，每天都從你的list中選出最不想做的事情先做。時間管理的十一條金律，金律四:遵循20比80定律.

生活中肯定會有一些突發(fā)和迫不及待要解決的問題，如果你發(fā)現(xiàn)自己天天都在處理這些事情，那表示你的時間管理并不理想。成功者花最多時間在做最重要的事，而不是最緊急的事情上，然而一般人都是做緊急但不重要的事。

時間管理的十一條金律

金律五:安排“不被干擾”時間每天至少要有半小時到一小時的“不被干擾”時間。假如你能有一個小時完全不受任何人干擾，把自己關(guān)在自己的空間里面思考或者工作，這一個小時可以抵過你一天的工作效率，甚至有時侯這一小時比你3天工作的效率還要好。時間管理的十一條金律金律六:嚴(yán)格規(guī)定完成期限

帕金森(c-NoarthcoteParkinson)在其所著的《帕金森法則》(ParkinsonsLaw)中，寫下這段話:“你有多少時間完成工作,工作就會自動變成需要那么多時間。”如果你有一整天的時間可以做某項工作，你就會花一天的時間去做它。而如果你只有一小時的時間可以做這項工作，你就會更迅速有效地在一小時內(nèi)做完它。時間管理的十一條金律

金律七:做好時間日志

你花了多少時間在做哪些事情，把它詳細(xì)地記錄下來，早上出門(包括洗漱、換衣、早餐等)花了多少時間，搭車花了多少時間，出去拜訪客戶花了多少時間……把每天花的時間一一記錄下來，你會清晰地發(fā)現(xiàn)浪費了哪些時間。這和記賬是一個道理。當(dāng)你找到浪費時間的根源，你才有辦法改變。時間管理的十一條金律

金律八:理解時間大于金錢

用你的金錢去換取別人的成功經(jīng)驗，一定要抓住一切機(jī)會向頂尖人士學(xué)習(xí)。仔細(xì)選擇你接觸的對象，因為這會節(jié)省你很多時間。假設(shè)與一個成功者在一起，他花了40年時間成功，你跟10個這樣的人交往，你不是就濃縮了400年的經(jīng)驗?時間管理的十一條金律金律九:學(xué)會列清單

把自己要做的每一件事情都寫下來，這樣做首先能讓你隨時都明確自己手頭上的任務(wù)。不要輕信自己可以用腦子把每件事情都記住，而當(dāng)你看到自己長長的list時，也會產(chǎn)生緊迫感。時間管理的十一條金律金律十:同一類的事情最好一次把它做完假如你在做紙上作業(yè)，那段時間都做紙上作業(yè);假如你是在思考，用一段時間只作思考;打電話的話，最好把電話累積到某一時間一次把它打完。當(dāng)你重復(fù)做一件事情時，你會熟能生巧，效率一定會提高。時間管理的十一條金律

金律十一:每1分鐘每1秒做最有效率的事情

你必須思考一下要做好一份工作，到底哪幾件事情是對你最有效率的，列下來，分配時間把它做好。(始終直瞄靶心一績效(晉升)）時間管理的基本程序評估計劃實施時間計劃時應(yīng)注意評價評價時間安排是否合理有效，活動主次是否明，有無時間浪費情況。包括評估時間利用情況、管理者浪費時間的情況以及個人的最佳工作時間。①制定具體工作目標(biāo)及重點；②選擇有效利用時間的方法與策略；③列出時間安排表①集中精力；②學(xué)會“一次性處理”或“即時處理”；③關(guān)注他人時間；④有效控制干擾；⑤提高溝通技巧；⑥處理好書面工作。時間管理案例分析案例一：淺談高效管理者的時間管理案例二：時間管理的小故事案例三：時間管理——華為成功之寶以上三個案例見插如附件十三種時間管理方法1、每分每秒做最高生產(chǎn)力的事。將羅列的事情中沒有任何意義的事情刪除掉。2、不要想成為完美主義者。不要追求完美，而要追求辦事效果。3、巧妙地拖延。如果一件事情，你不想做，可以將這件事情細(xì)分為很小的部分，只做其中一個小的部分就可以了，或者對其中最主要的部分最多花費15分鐘時間去做。4、學(xué)會說"不".一旦確定了哪些事情是重要的，對那些不重要的事情就應(yīng)當(dāng)說"不".5、時間的管理最重要的在于能夠集中自己的大的整塊時間進(jìn)行某些問題的處理。6、有計劃地使用時間。有的事情需要較長時間，有些事情可以順帶進(jìn)行。十三種時間管理方法7、目標(biāo)明確。目標(biāo)要具體、具有可實現(xiàn)性。8、將要做的事情根據(jù)優(yōu)先程度分先后順序。80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的，應(yīng)當(dāng)享有優(yōu)先權(quán)。因此要善于區(qū)分