《秘書基礎(chǔ)》課件-第四章 會議中的工作

第四章會議中的工作課題名稱第四章會議中的工作授課時數(shù)4教學(xué)目標一、知識和能力目標：讓學(xué)生掌握會議簽到方法、引導(dǎo)就坐方法、會議文件發(fā)放方法及如何處理臨時事件。二、過程與方法目標：通過歸納、練習(xí)等方法讓學(xué)生掌握會議中的一些工作知識。讓學(xué)生學(xué)會發(fā)現(xiàn)式及自主式學(xué)習(xí)方法。三、情感態(tài)度與價值觀的目標：培養(yǎng)學(xué)生正確工作態(tài)度。教學(xué)重點會議簽到方法教學(xué)難點如何處理臨時事件前言在做好會議的準備工作之后，會議進入召開階段，這是最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。在會議召開過程中，秘書工作人員要做好大量會場的組織和服務(wù)工作、信息收集與編發(fā)工作以及會議生活服務(wù)工作。下面我們就來了解這些工作的具體內(nèi)容。會議簽到（一）簽到的作用：簽到是出席會議人員到會的第一件事，是為了準確地統(tǒng)計到會人數(shù)，更好地安排工作。會議簽到（二）簽到的方法1、秘書人員代簽到小型日常會議由會議秘書人員、會議工作人員代為簽到。通過在花名冊上做標記來標識。2、證卡簽到：大中型會議一般采用證卡簽到。可避免造成擁擠。會議簽到（二）簽到的方法3、簿式簽到富有紀念意義的會議可采取簿式簽到的方法。優(yōu)點是便于保存，便于查找；缺點是只適合小型會議。4、座次表簽到方法5、電子計算機簽到快速、準確、簡便引導(dǎo)就坐

日常的小型會議，與會者一般都有自己的習(xí)慣座位，可以不用引導(dǎo)就坐。沒有習(xí)慣座位的，可以排好固定座位，印發(fā)“座次表”發(fā)給與會人員。引導(dǎo)就坐

日常的小型會議，與會者一般都有自己的習(xí)慣座位，可以不用引導(dǎo)就坐。沒有習(xí)慣座位的，可以排好固定座位，印發(fā)“座次表”發(fā)給與會人員。會議文件發(fā)放1、發(fā)放時間會前：會議通知、會議議程、日程安排簽到：參會規(guī)則、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、討論議題、參考資料會中：會議簡報、臨時討論稿會后：會議決議、紀要2、發(fā)放范圍不同性質(zhì)、不同規(guī)模的會議，不同文種的文件，其發(fā)放范圍有所不同。3、發(fā)放方法；編號發(fā)放、登記領(lǐng)取安排會議發(fā)言注意事項：1、注意地區(qū)平衡2、注意主要領(lǐng)導(dǎo)與基層領(lǐng)導(dǎo)的平衡3、注意主題平衡會議信息的作用指一般與會人員發(fā)言中所提供的零星、分散的信息，秘書應(yīng)加以收集和編發(fā)。會議信息具有交流、深化、反饋作用，以及提供決策依據(jù)、儲存?zhèn)洳榈裙δ?。與會者往往來自不同的部門、單位、系統(tǒng)或地區(qū)，他們熟悉各種不同的情況，又往往有自己的見解和態(tài)度。因此，他們的發(fā)言及聽取其他人發(fā)言就具有互相交流的作用。會議信息工作的程序與方法

會議信息工作的基本程序是：記錄、核實、匯總、整理與篩選、編寫、發(fā)送或歸檔。