論秘書(shū)的思維方式

論秘書(shū)的思維方式

秘書(shū)是與領(lǐng)導(dǎo)者和宣傳者合作的全面支持和官方服務(wù)人員。秘書(shū)人員在履行參謀助手、溝通協(xié)調(diào)、辦理事務(wù)等職能時(shí),需要通過(guò)一定的思維形式認(rèn)識(shí)和把握客觀事物的本質(zhì)和規(guī)律,從而順利完成工作任務(wù)。因此,秘書(shū)人員能否采取恰當(dāng)?shù)乃季S形式,是否科學(xué)地把握正確的思維方式,對(duì)其參謀輔助及事務(wù)服務(wù)的有效性有直接關(guān)系。就秘書(shū)的工作任務(wù)與范圍看,秘書(shū)思維過(guò)程中往往需要結(jié)合運(yùn)用或交替使用各種方法來(lái)分析處理各種問(wèn)題,其思維形式一般來(lái)說(shuō)有辯證思維、邏輯思維、逆向思維、發(fā)散思維、超前思維和創(chuàng)新思維。在當(dāng)今市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展、市場(chǎng)瞬息萬(wàn)變的信息社會(huì)中,秘書(shū)要有效地輔助其領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策,必須具有長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的眼光和運(yùn)籌全局的魄力,其思維必須要有前瞻性、全面性、系統(tǒng)性。因此,把握好超前思維和創(chuàng)新思維顯得尤為重要。所謂超前思維是一種按事物變化、發(fā)展規(guī)律來(lái)預(yù)測(cè)未來(lái)的思維活動(dòng),是秘書(shū)人員對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作和決策之前的思維活動(dòng)和心理感受,是走在事件前面的一種思維方式。所謂創(chuàng)新思維是一種勇于探索未知領(lǐng)域,敢于改造和突破前人的成果,提出新問(wèn)題、新見(jiàn)解的富有創(chuàng)新的思維方式。在日常工作中,由于秘書(shū)工作輔助性的特點(diǎn),秘書(shū)必須要遵循領(lǐng)導(dǎo)的工作規(guī)律辦事,其被動(dòng)性較強(qiáng)。領(lǐng)導(dǎo)突如其來(lái)的想法、不期而至的突發(fā)事件、充滿變數(shù)的客觀現(xiàn)實(shí)往往都是始料不及的。平時(shí)多些超前思維,多做些超前服務(wù)工作,可以幫助解決工作中的難題,面對(duì)錯(cuò)綜復(fù)雜、不斷變化的客觀環(huán)境能做出準(zhǔn)確及時(shí)的反應(yīng),避免措手不及;在關(guān)鍵時(shí)刻出奇制勝,變被動(dòng)為主動(dòng)。及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提供合理、有用的信息,從容應(yīng)對(duì)紛紜復(fù)雜的局面。在秘書(shū)工作中,一份工作報(bào)告的起草,一個(gè)活動(dòng)方案的制定,一起信訪事件的處理,都離不開(kāi)分析、歸納、判斷、概括的思維過(guò)程,其中蘊(yùn)涵了一定的創(chuàng)造力,包含著秘書(shū)一定的創(chuàng)造思維。如果一個(gè)秘書(shū)缺少創(chuàng)造性思維的能力,在工作中只能按部就班、因循守舊,不能開(kāi)創(chuàng)新的工作局面,不能及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提供有參考價(jià)值的決策依據(jù),就當(dāng)不好參謀、助手。秘書(shū)的超前思維與創(chuàng)新思維不可或缺。本文結(jié)合職業(yè)特點(diǎn),對(duì)秘書(shū)人員如何適應(yīng)客觀實(shí)際要求,自覺(jué)培養(yǎng)與運(yùn)用超前思維與創(chuàng)新思維的問(wèn)題作粗淺的探討。一、提高相關(guān)人員的素質(zhì),樹(shù)立與現(xiàn)代管理、是中國(guó)現(xiàn)代信息技術(shù)在管理秘書(shū)作為輔助領(lǐng)導(dǎo)管理的人員,從本質(zhì)上講其工作是被動(dòng)的,其工作需按領(lǐng)導(dǎo)的意圖、領(lǐng)導(dǎo)的要求去做,不能越權(quán)越位,要在領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)或授意下去辦文、辦事。但,這并不等于說(shuō)秘書(shū)就應(yīng)該象算盤(pán)珠子一樣,撥一撥,動(dòng)一動(dòng),滿足于抄抄寫(xiě)寫(xiě),收收發(fā)發(fā),照章行事。輔助工作也要有創(chuàng)造性和主動(dòng)性,早在1985年中央就提出秘書(shū)人員應(yīng)做到“四個(gè)轉(zhuǎn)變”,即從偏重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事,又出謀獻(xiàn)策;從收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息;從單憑經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)行科學(xué)化管理;從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展和辦公現(xiàn)代化進(jìn)程的加快,秘書(shū)工作已擴(kuò)展到信息、決策、咨詢、助理和提供現(xiàn)代尖端技術(shù)服務(wù)的領(lǐng)域,工作重心已從繁瑣的事務(wù)中解脫出來(lái),向出主意、做助手、當(dāng)參謀、輔助決策的職能轉(zhuǎn)移,這更要求秘書(shū)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念,樹(shù)立與之相適應(yīng)的思維方式和工作方法,積極地獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策、參政議政,發(fā)揮補(bǔ)充領(lǐng)導(dǎo)思想的重要作用。因此,必須在思維領(lǐng)域中追求獨(dú)立的見(jiàn)解,尋找新的突破,要運(yùn)用創(chuàng)造性的思維能力,為領(lǐng)導(dǎo)拾遺補(bǔ)漏、出謀劃策,有時(shí)甚至要走在領(lǐng)導(dǎo)前面,對(duì)處于萌芽狀態(tài)的苗頭性情況進(jìn)行預(yù)報(bào),對(duì)各種事件的發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行科學(xué)預(yù)測(cè),沖破安于現(xiàn)狀和墨守成規(guī)的習(xí)慣,使各項(xiàng)工作充滿活力。二、提高相關(guān)單位的參政意識(shí)秘書(shū)超前思維和創(chuàng)新思維的前提是必須樹(shù)立強(qiáng)烈的使命感和濃厚的參政意識(shí)。一方面秘書(shū)作為輔助領(lǐng)導(dǎo)管理的人員,在工作中容易陷入“不在其位,不謀其政”思想泥潭,在成群的領(lǐng)導(dǎo)中間總抱著“不能多說(shuō)一句話,不能多走一步路”的想法。這種多一事不如少一事的態(tài)度,不利于超前思維和創(chuàng)新思維的開(kāi)展。另一方面一個(gè)單位領(lǐng)導(dǎo)他工作成敗關(guān)系一個(gè)系統(tǒng)、一個(gè)部門(mén)、一個(gè)單位的盛衰存亡,而作為領(lǐng)導(dǎo)參謀助手的秘書(shū)人員對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的決策正確與否有著極為重要的作用。因而秘書(shū)人員必須具有強(qiáng)烈的社會(huì)責(zé)任感和歷史使命感,本著對(duì)人民、對(duì)事業(yè)負(fù)責(zé)的精神,積極參與領(lǐng)導(dǎo)工作,樹(shù)立鮮明、濃厚的參政意識(shí)。否則,秘書(shū)就不會(huì)積極發(fā)揮能動(dòng)作用,超前思維和創(chuàng)新思維就會(huì)喪失。秘書(shū)人員必須克服消極的傳統(tǒng)觀念和低人一等的自卑心理,領(lǐng)導(dǎo)者也應(yīng)對(duì)秘書(shū)人員的積極參政意識(shí)加以愛(ài)護(hù)和鼓勵(lì),只有這樣,秘書(shū)人員才會(huì)具有獨(dú)立意識(shí)和獨(dú)特的思維方式,才能在思想層面、思維層面上與領(lǐng)導(dǎo)平等對(duì)話和交流。秘書(shū)是領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手但不是領(lǐng)導(dǎo)的附庸和影子,秘書(shū)是主動(dòng)獨(dú)立的人,應(yīng)有獨(dú)立意識(shí),獨(dú)立思想、觀點(diǎn)、思維方式,用自己獨(dú)特的方式和感受去調(diào)查研究和思考問(wèn)題,把服務(wù)工作和獨(dú)立思考有機(jī)結(jié)合,化被動(dòng)為主動(dòng),在服務(wù)工作中不斷產(chǎn)生超前思維和創(chuàng)新思維,從而更好地做好本職工作,為社會(huì)服務(wù)。三、領(lǐng)導(dǎo)下一周期的工作需要制定創(chuàng)新的思維秘書(shū)工作需要細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)淖黠L(fēng),這又容易造成秘書(shū)人員思想過(guò)于謹(jǐn)慎保守、按部就班、亦步亦趨,跟不上時(shí)代的步伐,無(wú)法科學(xué)、正確地為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù),不能很好履行秘書(shū)輔助管理、綜合服務(wù)的職能。秘書(shū)要為領(lǐng)導(dǎo)提供高層次、有價(jià)值的參謀服務(wù),其思維必須走在領(lǐng)導(dǎo)工作的前面。這就要求秘書(shū)人員發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性,把握當(dāng)前形勢(shì)的各種變化和自己所在單位的基本任務(wù),以寬闊的視野從組織、長(zhǎng)遠(yuǎn)、整體利益出發(fā),把握領(lǐng)導(dǎo)思維時(shí)空領(lǐng)域和價(jià)值取向進(jìn)行超前思維,形成自己的真知灼見(jiàn)。秘書(shū)要超前思維,日常工作中可以從以下幾個(gè)環(huán)節(jié)具體把握:一是某項(xiàng)工作即將結(jié)束,新的工作將要開(kāi)始時(shí),可在總結(jié)前段工作的基礎(chǔ)上收集將要開(kāi)始的新工作的信息資料,進(jìn)行超前思維,為領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)展新工作做好準(zhǔn)備。二是領(lǐng)導(dǎo)工作都有一定的計(jì)劃性、周期性,在毎一個(gè)工作周期復(fù)始時(shí),秘書(shū)都要加快思維節(jié)奏,超前思維,為領(lǐng)導(dǎo)下一周期的工作做好準(zhǔn)備,既總結(jié)上一周期工作的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),又要預(yù)測(cè)下一周期工作發(fā)展的趨勢(shì)和特點(diǎn),協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者在新一輪工作中取得主動(dòng)。三是每當(dāng)實(shí)踐中出現(xiàn)某種新的情況、新的苗頭或新的傾向時(shí),領(lǐng)導(dǎo)者都將要采取相應(yīng)的對(duì)策,開(kāi)展一些新的工作。當(dāng)這種新的傾向顯露時(shí),秘書(shū)要加快思維節(jié)奏,超前思維,協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者把握新傾向的特征、影響及對(duì)應(yīng)辦法,盡可能做一些前期準(zhǔn)備。四是領(lǐng)導(dǎo)的主要職能是管理決策,秘書(shū)要在領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策前,加快思維節(jié)奏,為領(lǐng)導(dǎo)者即將進(jìn)行的決策作好準(zhǔn)備。這樣,既可更多地收集信息資料,更充分地進(jìn)行參謀輔助思考,又可以避免因決策期間工作任務(wù)太集中而產(chǎn)生工:作上的漏洞。五是每當(dāng)召開(kāi)重要會(huì)議之前,秘書(shū)要周密考慮,提前做好文件準(zhǔn)備、事務(wù)準(zhǔn)備等,并對(duì)會(huì)議要解決的問(wèn)題先多做些調(diào)查研究,在充分準(zhǔn)備的基礎(chǔ)上,確保會(huì)議的質(zhì)量與效果?？傊?凡是領(lǐng)導(dǎo)者已經(jīng)意識(shí)到必須面對(duì)的而又尚未來(lái)得及具體考慮的事務(wù)和問(wèn)題,秘書(shū)需要做好鋪墊性服務(wù)和輔助性工作,加快思維節(jié)奏,進(jìn)行超前思維,力爭(zhēng)取得良好的輔助效果。秘書(shū)在運(yùn)用超前思維的同時(shí),面臨新問(wèn)題、新任務(wù)、新情況,面對(duì)各種機(jī)遇和挑戰(zhàn),面對(duì)日益激烈的競(jìng)爭(zhēng)秘書(shū)還需要有的創(chuàng)新思維,敢于跳出陳舊的思維模式,獨(dú)立思想,在明確崗位意識(shí)的前提下,努力探索新思路、新舉措,以適應(yīng)不斷變化的新形勢(shì)。秘書(shū)創(chuàng)新思維的途徑很多,在實(shí)踐中常見(jiàn)的主要有以下幾種:①在綜合中創(chuàng)新。秘書(shū)在信息綜合、職能綜合中,一是將有關(guān)情況與要素從新的角度,按新的思路進(jìn)行思考,探求新的結(jié)構(gòu)、新的功能,按照客觀事物發(fā)展的趨勢(shì),在業(yè)務(wù)工作中采用新方法或?qū)︻I(lǐng)導(dǎo)提出富有新意的建議,從而促進(jìn)工作有新的發(fā)展。二是將群眾中的一些新思路、新的經(jīng)驗(yàn)、新的建議進(jìn)行綜合,形成集中群體智慧的新方案,供領(lǐng)導(dǎo)者參考。三是將歷史的、現(xiàn)實(shí)的、本單位的、外單位的、中國(guó)的、外國(guó)的對(duì)有關(guān)事物或問(wèn)題的新措施和辦法進(jìn)行綜合,形成適用于本單位發(fā)展的新設(shè)想,供領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)拓思想。②在適變中創(chuàng)新。每當(dāng)客觀環(huán)境條件發(fā)生變化時(shí),秘書(shū)應(yīng)敏銳地觀察和思考環(huán)境條件變化的新特點(diǎn)、新趨勢(shì)、新要求,協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者判定新的對(duì)策,并在秘書(shū)自身業(yè)務(wù)工作中采用適用新的環(huán)境變化的新辦法,以求得工作的新發(fā)展。③在探索中創(chuàng)新。在實(shí)踐中,秘書(shū)面對(duì)困難與問(wèn)題,要從不同的角度,深入、具體、細(xì)致、系統(tǒng)地研究其原因、要素、內(nèi)在本質(zhì)的聯(lián)系與外在環(huán)境的關(guān)系,探索解決問(wèn)題的新方法,方能在創(chuàng)新思維中使問(wèn)題和困難得到解決。這樣,每當(dāng)解決一次困難和問(wèn)題,就能使工作向前邁進(jìn)一大步,使創(chuàng)新思維得到一次新的發(fā)展。與此同時(shí),秘書(shū)的超前思維和創(chuàng)新思維也在無(wú)形中得到了鍛煉與強(qiáng)化。四、超前思維與創(chuàng)新思維相結(jié)合秘書(shū)不僅要進(jìn)行超前思維和創(chuàng)新思維,還要使超前思維和創(chuàng)新思維的過(guò)程和結(jié)果具有合理性、可靠性及客觀真實(shí)性。首先表現(xiàn)在這兩種思維的尺度把握上不能天馬行空、任意馳騁,它必須符合國(guó)家政策、法律規(guī)范和組織規(guī)范,必須遵從秘書(shū)職業(yè)道德,它要受到秘書(shū)崗位職責(zé)和工作原則的約束。有人說(shuō)秘書(shū)難當(dāng),這話不假,難就難在從創(chuàng)新意識(shí)與創(chuàng)新實(shí)踐的矛盾中尋找結(jié)合點(diǎn),秘書(shū)工作的特點(diǎn)要求你既不能脫離現(xiàn)實(shí),也不能沒(méi)有理想,是一種既要實(shí)事求是的考慮,又要有超前思維和創(chuàng)新思維的復(fù)雜工作。比如制定一個(gè)工作計(jì)劃或安排一次會(huì)議,都要有周密的思考與安排,做大量的準(zhǔn)備工作,既要求按客觀實(shí)際做出安排,又要預(yù)計(jì)到事物的發(fā)展與變化。同時(shí)秘書(shū)工作還應(yīng)堅(jiān)持“圍核機(jī)制”原則,其加快節(jié)奏的思維不能與領(lǐng)導(dǎo)脫節(jié),并始終圍繞領(lǐng)導(dǎo)的思維軌跡運(yùn)轉(zhuǎn),盡可能符合領(lǐng)導(dǎo)的意圖。當(dāng)其思想馳騁在廣闊的思維空間時(shí),絕不能忘了實(shí)事求是的工作原則,要保證向領(lǐng)導(dǎo)所提供的信息、情況的準(zhǔn)確性。秘書(shū)要努力培養(yǎng)縱觀全局、審時(shí)度勢(shì),因勢(shì)利導(dǎo)的能力,為領(lǐng)導(dǎo)理順工作思路與超前決策提出好的意見(jiàn)和建議。其次表現(xiàn)在思維方式、方法的科學(xué)性上?？茖W(xué)是衡量一切社會(huì)事物和社會(huì)現(xiàn)象的唯一準(zhǔn)繩,也是衡量人類(lèi)思維活動(dòng)的唯一準(zhǔn)繩,科學(xué)地進(jìn)行超前思維和創(chuàng)新思維要求秘書(shū)具有廣博的知識(shí)、深邃的思考力、理解力以及對(duì)信息的綜合加工能力,善于透過(guò)現(xiàn)象看本質(zhì),正確地認(rèn)識(shí)事物的主流、把握事