公司圖紙管理程序文件

技術(shù)文獻(xiàn)管理措施編制：技術(shù)部校對：審核：批準(zhǔn)：XXXXXXX有限企業(yè)8目錄一、總則………31.目的…………32.合用范圍……………………33.技術(shù)文獻(xiàn)定義…………………34.職責(zé)…………3二、技術(shù)資料管理……………31、技術(shù)資料的類型……………32.試制圖紙文獻(xiàn)的管理………43、正式受控圖紙管理文獻(xiàn)……43.1技術(shù)文獻(xiàn)編制和簽訂欄的管理……………43.2技術(shù)文獻(xiàn)的管理與存檔……43.3技術(shù)文獻(xiàn)的修改……………43.4技術(shù)文獻(xiàn)的保密……………5三、技術(shù)文獻(xiàn)的發(fā)放流程………5四.技術(shù)文獻(xiàn)的回收………………6五.技術(shù)文獻(xiàn)的銷毀………………6六、文獻(xiàn)借閱………7七、附件……………7一、總則1、目的技術(shù)文獻(xiàn)是我司的關(guān)鍵機(jī)密，是我司進(jìn)行生產(chǎn)和管理工作共同的根據(jù)。為了保證技術(shù)文獻(xiàn)的完整性、一致性、保密性，使企業(yè)的技術(shù)文獻(xiàn)得到有效的控制,保證生產(chǎn)現(xiàn)場所用的技術(shù)文獻(xiàn)為最新有效版本。特制定本制度，加強(qiáng)管理并規(guī)范員工的行為。合用范圍合用于我司技術(shù)部所波及到的所有技術(shù)文獻(xiàn)。3、技術(shù)文獻(xiàn)定義本規(guī)定所述的技術(shù)文獻(xiàn)包括產(chǎn)品裝配圖、零件圖、工裝夾具圖、工藝圖、技術(shù)原則、技術(shù)告知以及技術(shù)培訓(xùn)資料、顧客提供的圖紙等文獻(xiàn)資料。4、職責(zé)1）.技術(shù)部負(fù)責(zé)全企業(yè)技術(shù)文獻(xiàn)的編制、審核、同意，更改。2）.資料員負(fù)責(zé)技術(shù)文獻(xiàn)的復(fù)印、發(fā)放和歸檔管理。3）.各使用部門負(fù)責(zé)圖紙的使用、保管。二、技術(shù)資料管理1、技術(shù)資料的類型1）.產(chǎn)品圖樣、產(chǎn)品原則、產(chǎn)品裝配圖、工裝圖、作業(yè)指導(dǎo)書、工藝卡、技術(shù)告知單、更改告知單、評審表、企業(yè)原則等各類技術(shù)性文獻(xiàn)；2）.顧客提供的技術(shù)圖紙、原則；3）.外來資料（圖紙、電子文檔，國標(biāo)、行業(yè)原則）；4）.與顧客之間的有關(guān)技術(shù)信息的郵件、傳真等。2.試制圖紙文獻(xiàn)的管理與存檔1）.試制圖紙底圖由技術(shù)部項目負(fù)責(zé)人掌管，以便隨時修改和指導(dǎo)試制工作。2）.產(chǎn)品試制階段結(jié)束后經(jīng)“評審”通過，由技術(shù)部將“正式圖檔”發(fā)放各部門。技術(shù)資料員將“正式圖紙”存檔，并將“試制用圖”統(tǒng)一回收并銷毀。3、受控圖紙管理文獻(xiàn)3.1技術(shù)文獻(xiàn)編制和簽訂欄的管理1）.技術(shù)文獻(xiàn)、技術(shù)原則及技術(shù)圖紙應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行設(shè)計（編制）、審核、同意三級把關(guān)制度；明確各級的責(zé)、權(quán)、利。2）.技術(shù)文獻(xiàn)標(biāo)題欄中的圖號、名稱、設(shè)計、日期，審核、同意應(yīng)簽訂齊全，簽訂不全的技術(shù)文獻(xiàn)視為無效文獻(xiàn)，不得發(fā)放各部門。3.2技術(shù)文獻(xiàn)的管理與存檔1）技術(shù)文獻(xiàn)的使用、保留管理1.1受控的技術(shù)文獻(xiàn)各級部門均應(yīng)保管好，如有丟失應(yīng)填寫《文獻(xiàn)丟失匯報單》由部門經(jīng)理審核簽字后交技術(shù)部審批后方可補(bǔ)發(fā)。1.2應(yīng)回收的文獻(xiàn)如有丟失應(yīng)填寫《文獻(xiàn)丟失匯報單》由部門經(jīng)理審核簽字后由技術(shù)資料員存檔。2）技術(shù)文獻(xiàn)的存檔2.1技術(shù)類文獻(xiàn)的原稿均由技術(shù)質(zhì)量部保留。2.2歸檔后的技術(shù)類文獻(xiàn)由技術(shù)部資料員加蓋“受控”及“發(fā)放日期”章存檔、備份。2.3技術(shù)人員編制的技術(shù)文獻(xiàn)對技術(shù)資料進(jìn)行整頓審批生效后，將電子檔與紙質(zhì)文獻(xiàn)同步交與技術(shù)資料員存檔、備份等。3.3技術(shù)文獻(xiàn)的修改1）.技術(shù)文獻(xiàn)的更改權(quán)限屬技術(shù)部。其他任何部門或個人不得在文獻(xiàn)、原則圖、工藝圖等資料上作任何標(biāo)識、涂改。2）.技術(shù)文獻(xiàn)的修改必須按級申請執(zhí)行，由部門有關(guān)人員填寫《文獻(xiàn)更改申請單》，闡明修改理由及修改詳細(xì)內(nèi)容，由部門領(lǐng)導(dǎo)審批后，再經(jīng)技術(shù)部會審、同意、修改、簽字確認(rèn)，并填發(fā)《更改告知單》，最終將修改完整的原則文獻(xiàn)及更改告知單存檔立案、發(fā)放。3.4技術(shù)文獻(xiàn)的保密1）.任何科室、個人不得私自打印、復(fù)印，或以任何形式傳遞、拷貝技術(shù)文獻(xiàn)。2）.工作需要必須打印或復(fù)印時，經(jīng)辦人提出書面《復(fù)印、打印申請單》申請（員工填寫申請理由、份數(shù)），領(lǐng)導(dǎo)審核、同意、簽字后方可通過資料員打印、復(fù)印、拷貝。三、技術(shù)文獻(xiàn)的發(fā)放流程1.試制圖紙發(fā)放試制圖紙文獻(xiàn)必須加蓋“試制用圖”、“部門”、“發(fā)放日期”三章，缺一無效，由技術(shù)資料員發(fā)放到各有關(guān)車間部門。國家專題新品試制圖紙應(yīng)額外加蓋“重大專題”專用章，四章缺一無效！2.受控技術(shù)圖紙發(fā)放技術(shù)員把審批后的文獻(xiàn)簽訂齊全后交技術(shù)資料員，技術(shù)資料按照文獻(xiàn)需求的份數(shù)復(fù)印文獻(xiàn)，并加蓋“部門”、“發(fā)放日期”章，填寫《文獻(xiàn)發(fā)放記錄》（包括該圖紙發(fā)放部門及發(fā)放日期，以保證受控文獻(xiàn)的及時回收），領(lǐng)用部門領(lǐng)導(dǎo)在發(fā)放記錄上簽名、確認(rèn)。3.外協(xié)圖紙發(fā)放1）.外協(xié)人員憑據(jù)“外協(xié)加工單”到生產(chǎn)部申請打印、復(fù)印工藝圖紙。產(chǎn)品加工完后于圖紙一起償還生產(chǎn)部！2）.外協(xié)加工的圖紙，須有技術(shù)部或生產(chǎn)部有關(guān)人員簽字有效。四.技術(shù)文獻(xiàn)的回收1.因工藝變更、尺寸需調(diào)整等原因，導(dǎo)致技術(shù)文獻(xiàn)失效不再使用的，由技術(shù)部公布文獻(xiàn)作廢、失效申明告知，并及時回收。2.因圖紙、文獻(xiàn)的損壞、污損等原因不能再使用，需要重新更換圖紙，需填寫《受控文獻(xiàn)領(lǐng)用申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意后，附上原有損壞的文獻(xiàn)到技術(shù)部領(lǐng)用。原發(fā)放日期不變，舊的技術(shù)文獻(xiàn)不必登記即時銷毀。3.銷毀的紙質(zhì)文獻(xiàn)必須通過撕碎或者燒掉，光盤等文獻(xiàn)必須進(jìn)行錘擊粉碎。五.技術(shù)文獻(xiàn)的銷毀1）.由于新技術(shù)的日新月異，越積越多的技術(shù)文獻(xiàn)會占據(jù)不必要的資源，因此有的技術(shù)文獻(xiàn)需要銷毀和清除，故文獻(xiàn)最低保留期為1年。2）.已收回、需銷毀的技術(shù)文獻(xiàn)，由技術(shù)部統(tǒng)一歸檔，并決定文獻(xiàn)的處置，完全沒有保留價值的技術(shù)文獻(xiàn)，由技術(shù)員校對核算后，填寫《文獻(xiàn)銷毀申請表》（注明文獻(xiàn)名稱、圖號和銷毀理由），并經(jīng)部長同意，即可銷毀。3）.銷毀申請表應(yīng)妥善保管，有據(jù)可查。4）.銷毀的紙質(zhì)文獻(xiàn)必須通過碎紙機(jī)粉碎或者燒掉。六、文獻(xiàn)借閱1.有關(guān)部門因業(yè)務(wù)需要借閱已經(jīng)歸檔的文獻(xiàn)或資料時，應(yīng)填寫《文獻(xiàn)資料借閱記錄臺賬》以備查詢。2.文獻(xiàn)借閱者需保持文獻(xiàn)完整，并按期償還，到期借閱經(jīng)辦人要催還并收回文獻(xiàn)。七、附件1、《評審邀請函》；2、《評審表》3、《文獻(xiàn)丟失匯報單》；4、《文獻(xiàn)更改申請單》；5、《更改告知單》；6、《復(fù)印、打印申請單》；7、《文獻(xiàn)發(fā)放記錄》；8、《受控文獻(xiàn)領(lǐng)用申請表》；9、《文獻(xiàn)銷毀申請表》；10、《文獻(xiàn)資料借閱記錄臺賬》；評審邀請函文獻(xiàn)編號：評審名稱：評審時間：年月日午時分評審地點：評審內(nèi)容：邀請部門：評審人員：部門簽名：備注：編制：日期：評審表文獻(xiàn)編號：文獻(xiàn)型號評審日期文獻(xiàn)名稱文獻(xiàn)編號評審內(nèi)容：評審人員（請簽到）：合理化提議：技術(shù)部改善實行方案：備注：編制：日期：文獻(xiàn)丟失匯報文獻(xiàn)編號：負(fù)責(zé)人責(zé)任部門文獻(xiàn)名文獻(xiàn)編號/圖號丟失原因：部門審評意見：簽名：日期：技術(shù)部同意：簽名：日期：備注：編制：日期：文獻(xiàn)更改申請單編號:文獻(xiàn)名稱文獻(xiàn)圖號/編號文獻(xiàn)頁數(shù)更改頁數(shù)或序號版本更改原因：更改內(nèi)容申請人：時間：權(quán)限部門經(jīng)理技術(shù)負(fù)責(zé)人技術(shù)部部長意見簽名備注編制：日期：更改告知單編號:文獻(xiàn)名稱文獻(xiàn)圖號更改日期更改頁數(shù)或序號更改項數(shù)更改內(nèi)容申請人：時間：部門生產(chǎn)部（立/臥）品保部采購?fù)鈪f(xié)份數(shù)簽名日期備注編制：同意：日期：復(fù)印/打印申請單文獻(xiàn)編號：申請人日期文獻(xiàn)名稱文獻(xiàn)編號/圖號復(fù)印□打印□份數(shù)申請理由：部門審批：簽名：備注：編制：日期：文獻(xiàn)發(fā)放記錄文獻(xiàn)編號：序號文獻(xiàn)名稱圖號份數(shù)接受人接受日期發(fā)放類型舊文獻(xiàn)處理備注編制：日期：受控文獻(xiàn)領(lǐng)用申請表文獻(xiàn)編號：領(lǐng)用人領(lǐng)用部門文獻(xiàn)名文獻(xiàn)編號/圖號領(lǐng)用原因：部門審評意見：簽名：日期：技術(shù)部同意：簽名：日期：備注：編制：日期：文獻(xiàn)銷毀申請表編號:文獻(xiàn)名稱文獻(xiàn)圖號銷毀頁數(shù)版本銷毀原因：申請人：時間：