第12章采購管理

第13次課

采購管理

總賬管理基本信息管理經(jīng)營預(yù)測報價管理銷售訂單主生產(chǎn)計劃能力需求計劃物料需求計劃出貨管理物料清單設(shè)備管理人力資源管理采購管理進口管理出口貿(mào)易銷售分析生產(chǎn)任務(wù)單委外管理車間管理庫存管理質(zhì)量管理成本管理應(yīng)收賬款應(yīng)付賬款票據(jù)管理1.ERP系統(tǒng)結(jié)構(gòu)銷售管理計劃管理采購管理車間管理委外管理庫存管理賬務(wù)管理教學(xué)目標

理解和掌握采購作業(yè)計劃的概念和特點熟練掌握采購作業(yè)流程的特點理解和掌握采購作業(yè)控制的內(nèi)容引例：

個人采購

家庭采購

企業(yè)采購

政府采購

其他采購

Q&A：請舉出你的一次“特別”的采購經(jīng)歷？提綱采購業(yè)務(wù)流程分析

第二節(jié)

概述第一節(jié)

第三節(jié)電子化采購優(yōu)勢第一節(jié)概述一、采購管理在ERP中層次二、采購管理的意義三、采購管理的概念四、采購管理解決的問題一、采購管理在ERP中層次主生產(chǎn)進度計劃MPS主產(chǎn)品結(jié)構(gòu)清單BOM物料需求計劃MRP庫存文件IF制造任務(wù)單采購任務(wù)單第一節(jié)概述一、采購管理在ERP中層次二、采購管理的意義三、采購管理的概念四、采購管理解決的問題采購工作主要是適時、適量、適質(zhì)、適價為生產(chǎn)部門提供生產(chǎn)所需要的原材料（或外加工件），保證生產(chǎn)的正常進行；案例：不同行業(yè)中采購金額占總成本的比例農(nóng)業(yè)、林業(yè)、漁業(yè)52.90%肉加工及奶制品80.90%農(nóng)產(chǎn)品、食品63.90%焦炭85.50%石油產(chǎn)品、天然氣46.60%電、水、煤氣33.70%礦石及黑色金屬74.40%有色金屬63.60%建筑材料53.00%玻璃46.10%基礎(chǔ)化工、人造纖維69.50%醫(yī)藥61.20%鑄造54.00%機械制造60.70%電工、電子設(shè)備53.90%家用電器64.40%汽車、運輸設(shè)備67.70%造船、航天、軍工67.00%紡織、服裝58.40%皮制品、制鞋51.70%木制品、家具53.90%造紙、紙板63.90%印刷、出版55.80%橡膠、塑料58.60%土建53.80%商業(yè)19.00%汽車維修、銷售34.80%旅館、飯店、咖啡館34.10%運輸39.30%為企業(yè)服務(wù)的經(jīng)銷商39.20%為家庭服務(wù)的經(jīng)銷商26.10%保險38.50%財務(wù)服務(wù)35.60%平均>50%企業(yè)如何贏利增加收入降低成本提高價格增加產(chǎn)量減少過程成本降低原材料成本降低勞動力成本技術(shù)領(lǐng)先；市場領(lǐng)先；品牌領(lǐng)先；成本領(lǐng)先采購金額與利潤

結(jié)論：采購成本降低2％與銷售額增長10％，對利潤的影響是相同的。但是增加銷售額則要多付出5倍于降低采購成本的努力，如果采購成本占總銷量的比例越高，那么，兩者的比例也就越明顯。企業(yè)采購與消費市場采購企業(yè)采購消費品采購采購目的保證生產(chǎn)滿足個人需求采購動機主要出于理性考慮還帶有個人喜好或沖動采購功能專業(yè)職能、企業(yè)行為消費者個人行為采購決策多人參與、程序化過程個人決定產(chǎn)品與市場知識系統(tǒng)、寬廣零散、有限采購量大小采購需求由生產(chǎn)及發(fā)展驅(qū)動、波動性強由生活所需導(dǎo)向、通常較穩(wěn)定采購市場價格彈性有限彈性相對較大顧客數(shù)量有限、往往地域性集中數(shù)量很多、地域上分散意義——有效的采購管理有效的采購管理是降低企業(yè)經(jīng)營成本的重要環(huán)節(jié)。在產(chǎn)品成本主要是由原材料、外購元器件構(gòu)成的制造企業(yè)中，提高物料采購作業(yè)計劃的準確率、降低物料的采購成本是采購管理的主要目標。如果物料采購數(shù)量過多或者到貨時間過于提前，就會造成流動資金積壓、物料閑置產(chǎn)生的丟失和變質(zhì)、大量擠占有限的庫房位置以及加大采購管理人員和庫存管理人員的工作負荷等。如果物料采購數(shù)量過少或者到貨時間延期，又會影響到正常的生產(chǎn)經(jīng)營活動的進行，嚴重時造成生產(chǎn)停滯，會給企業(yè)帶來不可估量的損失。在正確的時間、正確的地點、到達正確數(shù)量的正確物料是采購管理追求的目標。第一節(jié)概述一、采購管理在ERP中層次二、采購管理的意義三、采購管理的概念四、采購管理解決的問題三、采購管理的概念（二）采購管理概念：是對采購業(yè)務(wù)——從采購訂單產(chǎn)生到貨物收到的全過程進行組織、實施與控制。采購管理與采購的區(qū)別采購管理是對整個企業(yè)采購活動的計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制活動，是管理活動。采購只是指具體的采購業(yè)務(wù)活動，是作業(yè)活動。（一）采購的含義：

采購就是購買生產(chǎn)和生活所需的物資，其過程包括提出采購需求、選定供應(yīng)商、談妥價格、確定交貨及相關(guān)條件、簽訂合同并按要求收貨付款的過程（包括從采購訂單產(chǎn)生到貨物收到的全過程）。第一節(jié)概述一、采購管理在ERP中層次二、采購管理的意義三、采購管理的概念四、采購管理解決的問題四、采購管理解決的問題（1）采購哪些物料？

（2）采購量？質(zhì)量？價格？影響報價的特殊因素？

（3）物料到貨期？從供應(yīng)商到工廠的距離？（4）采購資金？

（5）供應(yīng)商？

（6）檢驗方式？

（7）付款方式？

（8）退貨索賠方式？

（9）違約處理？

（10）經(jīng)濟糾紛的仲裁方式？

在ERP系統(tǒng)的推廣和應(yīng)用中，采購部門是見效最快的部門之一。提綱

采購業(yè)務(wù)流程分析

第二節(jié)

概述第一節(jié)

第三節(jié)電子化采購優(yōu)勢第二節(jié)采購業(yè)務(wù)流程分析一、采購管理模塊簡介二、采購業(yè)務(wù)流程分析三、采購子系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)子系統(tǒng)的關(guān)系四、采購作業(yè)控制采購價格運輸成本應(yīng)付信用采購成本庫存占用庫內(nèi)作業(yè)管理成本庫存成本材料成本人工費用制造費用生產(chǎn)成本人力成本折舊成本財務(wù)費用其他成本領(lǐng)料成本設(shè)計、試驗研發(fā)成本市場活動廣告宣傳銷售費用應(yīng)收信用營銷成本企業(yè)生產(chǎn)場景一、采購管理模塊簡介

(1)接受采購管理部門制訂年度或月份采購計劃，制訂供應(yīng)商評估等業(yè)務(wù)規(guī)則。(2)對所接受的采購申請，依據(jù)設(shè)定規(guī)則確定是立即采購或是累積批量采購。(3)對已生成的訂單，依據(jù)設(shè)定規(guī)則決定是立即發(fā)給供應(yīng)商，或者是留待采購管理部門再次審核修改。(4)所有訂單，依據(jù)預(yù)設(shè)的發(fā)送途徑向供應(yīng)商發(fā)出。

(5)自動接受供應(yīng)商或承運商提交的產(chǎn)品運輸信息和到貨信息。(6)訂購產(chǎn)品入庫或服務(wù)完成后，系統(tǒng)自動郵件通知或采購管理部門電話通知申請者申請已執(zhí)行完畢。

(7)訂購物資入庫或服務(wù)完成后，系統(tǒng)自動生成憑證向財務(wù)管理部門提交有關(guān)單據(jù)。(8)依據(jù)設(shè)定規(guī)則，系統(tǒng)在發(fā)出訂單時或者產(chǎn)品驗收入庫后，自動向供應(yīng)商付款，或者采購管理部門依據(jù)有關(guān)收貨單據(jù)人工通知財務(wù)部門對供應(yīng)商付款。二、采購管理業(yè)務(wù)流程分析通常的采購流程有以下7個步驟組成：

(1)采購申請；

(2)選擇供應(yīng)商；

(3)價格談判；

(4)簽發(fā)采購訂單；

(5)跟蹤訂單；

(6)接受貨物；

(7)確認供應(yīng)商的支付發(fā)票。二、采購業(yè)務(wù)流程分析之一通常的采購流程有以下7個步驟組成：

(1)采購申請；

(2)選擇供應(yīng)商；

(3)價格談判；

(4)簽發(fā)采購訂單；

(5)跟蹤訂單；

(6)接受貨物；

(7)確認供應(yīng)商的支付發(fā)票。（1）采購申請模塊

采購申請這一模塊主要應(yīng)實現(xiàn)以下一些功能：(1)接受生產(chǎn)部門和關(guān)鍵原材料供應(yīng)部門提交的采購申請；(2)接受企業(yè)ERP系統(tǒng)自動提交的原材料采購申請；(3)接受管理人員、后勤服務(wù)人員提出的采購低值易耗品、電腦軟硬件或服務(wù)方面的申請等。采購審批模塊

采購審批模塊應(yīng)主要完成以下功能：(1)系統(tǒng)能根據(jù)預(yù)設(shè)的審批規(guī)則自動審核并批準所接收到的各種申請。(2)對接收到的采購低值易耗品的申請，直接向倉庫管理系統(tǒng)檢查庫存，如庫存已有，立即通知申請者領(lǐng)用，如庫存沒有，用E-mail通知申請者：申請已批準，正在采購中。(3)對于被自動審批未獲通過的申請，立即通知或郵件通知申請者：申請由于何種原因未獲批準，請修改申請或重新申請。(4)通過自動審批無法確定是否批準或否決的申請，郵件通知申請者的主管領(lǐng)導(dǎo)，由領(lǐng)導(dǎo)登錄采購系統(tǒng)，審批申請。(5)對于已通過的采購申請，郵件通知申請者，并提交給采購管理模塊。生成采購作業(yè)計劃采購作業(yè)計劃的主要屬性包括采購物料編碼、名稱、采購批次、采購數(shù)量、技術(shù)性能要求、采購作業(yè)開始日期、物料到貨日期、審批人和審批日期等。采購作業(yè)計劃應(yīng)該遵循近期詳細且確認、遠期粗略且未確認的特點。對于沒有包括在BOM結(jié)構(gòu)中的生產(chǎn)輔料、辦公用品、勞動保護用品等物料，由需求部門或者庫管部門提出采購申請，經(jīng)有關(guān)人員審核后才能進行采購。請購單則是這種采購申請的表現(xiàn)形式。

二、采購業(yè)務(wù)流程分析之二通常的采購流程有以下7個步驟組成：

(1)采購申請；

(2)選擇供應(yīng)商；

(3)價格談判；

(4)簽發(fā)采購訂單；

(5)跟蹤訂單；

(6)接受貨物；

(7)確認供應(yīng)商的支付發(fā)票。（一）供應(yīng)商選擇的步驟

1．成立供應(yīng)商評估和選擇小組 供應(yīng)商的選擇涉及到企業(yè)的生產(chǎn)、技術(shù)、計劃、財務(wù)、物流、市場部門等。對于技術(shù)要求高、重要的采購項目來說特別需要設(shè)立跨職能部門的供應(yīng)商選擇工作小組。供應(yīng)商選擇小組應(yīng)由各部門有關(guān)人員組成，包括研究與開發(fā)部、技術(shù)支持部、采購部、物流管理部、市場部、計劃部等。（一）供應(yīng)商選擇的步驟2．確定全部的供應(yīng)商名單 通過供應(yīng)商信息數(shù)據(jù)庫，以及采購人員、銷售人員或行業(yè)雜志、網(wǎng)站等媒介渠道了解市場上能提所需物品的供應(yīng)商。3．列出評估指標并確定權(quán)重 確定代表供應(yīng)商服務(wù)水平的有關(guān)因素，據(jù)此提出評估指標。評估指標和權(quán)重對于不同行業(yè)和產(chǎn)品的供應(yīng)商是不盡相同的。目前的物料處理系統(tǒng)可分為機械化、半自動、全自動系統(tǒng)。（一）供應(yīng)商選擇的一般步驟4．逐項評估每個供應(yīng)商的履行能力

技術(shù)部門進行技術(shù)考察，對企業(yè)的設(shè)備，技術(shù)人員進行分析，考慮將來質(zhì)量是否能夠保證，以及是否能夠跟上企業(yè)所需技術(shù)的發(fā)展，滿足企業(yè)變動的要求：生產(chǎn)部門考查生產(chǎn)制造系統(tǒng)，了解人員素質(zhì)、設(shè)備配置水平、生產(chǎn)能力、生產(chǎn)穩(wěn)定性等；財務(wù)部門進行財務(wù)考核，了解供應(yīng)商的歷史背景和發(fā)展前景，審計供應(yīng)商并購、被收購的可能，了解供應(yīng)商經(jīng)營狀況，信用狀況，分析價格是否合理，以及能否獲得優(yōu)先權(quán)。

5．綜合評分并確定供應(yīng)商 綜合多方面的重要因素給每個供應(yīng)商打出綜合評分，選擇合格的供應(yīng)商。（二）供應(yīng)商選擇的評估要素對供應(yīng)商作評估的最基本指標應(yīng)該包括以下幾項：

(1)技術(shù)水平；

(2)產(chǎn)品質(zhì)量；

(3)供應(yīng)能力；

(4)價格；

(5)地理位置；

(6)可靠性(信譽)；

(7)售后服務(wù)；

(8)提前期；

(9)交貨準確率；

(10)快速響應(yīng)能力。（二）供應(yīng)商選擇的評估要素1．技術(shù)水平 是指供應(yīng)商提供商品的技術(shù)參數(shù)是否能達到要求。供應(yīng)商具有一支技術(shù)隊伍和能力去制造或供應(yīng)所需的產(chǎn)品嗎?供應(yīng)商有產(chǎn)品開發(fā)和改進項目嗎?供應(yīng)商能夠幫助改進產(chǎn)品嗎?2．產(chǎn)品質(zhì)量 供應(yīng)商的產(chǎn)品必須能夠持續(xù)穩(wěn)定地達到產(chǎn)品說明書的要求，供應(yīng)商必須有一個良好的質(zhì)量控制體系。對供應(yīng)商提供的產(chǎn)品除了在工廠內(nèi)作質(zhì)量檢驗以外，還要考察實際使用效果，即檢查在實際環(huán)境中使用的質(zhì)量情況。降落傘故事（二）供應(yīng)商選擇的評估要素3．供應(yīng)能力 即供應(yīng)商的生產(chǎn)能力，企業(yè)需要確準供應(yīng)商是否具備相當?shù)纳a(chǎn)規(guī)模與發(fā)展?jié)摿?，這意味著供應(yīng)商的制造設(shè)備必須能夠在數(shù)量上達到一定的規(guī)模，能夠保證供應(yīng)所需數(shù)量的產(chǎn)品。4．價格 價格是考慮了供應(yīng)商按照所需的時間，所需數(shù)量、質(zhì)量和服務(wù)后確定的。供應(yīng)商還應(yīng)有能力向購買方提供改進產(chǎn)品成本的方案。（二）供應(yīng)商選擇的評估要素5．地理位置 購買方期望供應(yīng)商離自己近一些，或至少要求供應(yīng)商在當?shù)亟齑妫乩砦恢媒拓洉r間就短，緊急缺貨時，可以快速送到。6．可靠性(信譽)

應(yīng)該選擇一家有較高聲譽、經(jīng)營穩(wěn)定、財務(wù)狀況良好的供應(yīng)商。雙方應(yīng)該相互信任，講究信譽，并能把這種關(guān)系保持下去。7．售后服務(wù) 如果需要供應(yīng)商提供可替代元器件，或者需要能夠提供某些技術(shù)支持，好的供應(yīng)商應(yīng)該能夠提供這些服務(wù)。

自動決定

其他合適的標準，以%衡量。

供應(yīng)商總評分價格

質(zhì)量交貨其他其他其他其他準時交貨質(zhì)量可靠性發(fā)貨通知.技術(shù)收貨檢驗車間投訴質(zhì)量審核價格水平價格行為服務(wù)供應(yīng)商評估（三）評估與選擇方法供應(yīng)商評估與選擇是一個多對象多因素(指標)的綜合評價問題。此類問題決策的幾種數(shù)學(xué)模型的基本思路：先對各個評估指標確定權(quán)重；然后對每個評估指標打分；再對所得分數(shù)乘以該指標的權(quán)重，進行綜合處理后得到一個總分；最后根據(jù)每個供應(yīng)商的總得分進行排序、比較和選擇。評估舉例1

B需求方按如下分數(shù)分配比例來評價本地的各供應(yīng)商：產(chǎn)品質(zhì)量占40分，價格占35分，合同完成率占25分。根據(jù)上期統(tǒng)計資料，如下表，從中選擇出最合適的供應(yīng)商。

根據(jù)上表數(shù)據(jù)，按以下計算可得出各供應(yīng)商的綜合分數(shù)如下：甲:(1920÷2000)×40+(86÷89)×35+0.98×25=96.7乙:(2200÷2400)×40+(86÷86)×35+0.92×25=94.7丙:(480÷600)×40+(86÷93)×35+0.95×25=88.1丁:(900÷1000)×40+(86÷90)×35+1×25=94.4

得分最高者是甲，因此甲供應(yīng)商是最終選定的合適供應(yīng)商。

（四）供應(yīng)商管理供應(yīng)商管理主要采取分類管理模式，不同類型的供應(yīng)商采取不同的管理模式。但是，分類管理模式的關(guān)鍵在于如何確定分類方式，例如根據(jù)供應(yīng)商的信譽和質(zhì)量來分類、根據(jù)供應(yīng)商所供物料的市場特性來分類以及根據(jù)企業(yè)與供應(yīng)商之間的緊密關(guān)系來分類等等。壟斷物料市場供應(yīng)商壟斷物料市場供應(yīng)商是指那些完全壟斷或幾乎壟斷市場上某種物料供應(yīng)的供應(yīng)商，例如，中國電力、電信、鐵路、特殊鋼材和微軟Office系統(tǒng)等供應(yīng)商都是特殊供應(yīng)商，企業(yè)往往沒有能力和辦法去選擇其他供應(yīng)商，或者說，企業(yè)選擇其他供應(yīng)商的成本高昂。在計劃經(jīng)濟體制下和不完全的市場經(jīng)濟體制下，在市場上的物料供應(yīng)不充分等環(huán)境下，這種類型供應(yīng)商的存在往往是不可避免的。對于這些特殊的供應(yīng)商，企業(yè)應(yīng)該采取密切供需關(guān)系的管理方式。有顯著差異物料供應(yīng)商有顯著差異物料供應(yīng)商是指這些供應(yīng)商之間，不同的供應(yīng)商供應(yīng)的物料具有質(zhì)量上的差異、價格上的差異、服務(wù)上的差異、品牌上的差異和技術(shù)性能上的差異等，并且這些物料構(gòu)成了企業(yè)產(chǎn)品的主要成本、或者說，與企業(yè)產(chǎn)品的質(zhì)量和性能密切相關(guān)。例如，對于自行車制造企業(yè)來說，自行車制造廠需要的管材、絲材、軸承和輪胎等物料供應(yīng)商就屬于典型的有顯著差異物料供應(yīng)商。無論是從數(shù)量上，還是從管理投入方面，這些供應(yīng)商都是企業(yè)供應(yīng)商管理的重點。因此，可以把這些供應(yīng)商分為A、B和C類供應(yīng)商。不同類別的供應(yīng)商具有不同的供貨優(yōu)先級.無顯著差異物料供應(yīng)商無顯著差異物料供應(yīng)商是指這些供應(yīng)滿足下列條件的物料供應(yīng)商：這些物料不是企業(yè)主要產(chǎn)品的構(gòu)成部分；這些物料與企業(yè)產(chǎn)品的質(zhì)量和性能關(guān)系不大；這些物料的價值相對來說比較低。對于這些物料的管理應(yīng)該盡可能地采用簡化的管理方式。這些物料往往包括生產(chǎn)用輔助物料、辦公用品和勞動保護用品等。一般情況下，在無顯著差異物料供應(yīng)商的管理中，可以采取標準化采購管理方式和定額采購管理方式。選擇供應(yīng)商時還應(yīng)注意的問題1.自制與“外包”采購。2.單一供應(yīng)商與多家供應(yīng)商3.國內(nèi)采購與國際采購4.直接采購與間接采購案例：西爾斯表揚供應(yīng)商

西爾斯每年都要表揚150名最好的供應(yīng)商，是他們堅持不懈地支持了西爾斯的成功：“那些自高自大的供應(yīng)商不會出現(xiàn)在我們前進中的伙伴名單中。西爾斯持續(xù)獲得成功，滿意的消費者一次又一次地回頭購買我們獨特的產(chǎn)品和服務(wù)。為了贊揚供應(yīng)商們對西爾斯整體顧客滿意承諾的突出貢獻，西爾斯授予優(yōu)秀供應(yīng)商‘前進的伙伴’的榮譽。這些入選者從10000多家供應(yīng)商中選出，他們在產(chǎn)品創(chuàng)新、質(zhì)量和服務(wù)方面處于領(lǐng)先地位。他們幫助西爾斯將其自有品牌帶給了全國范圍內(nèi)數(shù)以百萬計的西爾斯顧客。對這個非凡的群體，我們懷著十分特別和感激的心情向他們道一聲‘謝謝’?！倍?、采購業(yè)務(wù)流程分析之三通常的采購流程有以下7個步驟組成：

(1)采購申請；

(2)選擇供應(yīng)商；

(3)價格談判；

(4)簽發(fā)采購訂單；

(5)跟蹤訂單；

(6)接受貨物；

(7)確認供應(yīng)商的支付發(fā)票。詢價和洽談當采購作業(yè)計劃生成之后，采購人員應(yīng)該按照作業(yè)計劃的要求，依照供應(yīng)商供貨推薦目錄，根據(jù)供貨商的資歷和供貨檔案，選擇和聯(lián)系供應(yīng)商，并且針對采購作業(yè)計劃中物料的具體要求洽談物料的價格、質(zhì)量、技術(shù)性能要求和供貨日期等。一般情況下，這種詢價和洽談的過程比較復(fù)雜，可以通過詢價單和報價單的方式完成。詢價單是企業(yè)向初步選中的供應(yīng)商發(fā)出的請求其提供報價的單據(jù)，這種單據(jù)詳細列出了需要采購的物料名稱、數(shù)量、技術(shù)性能要求和到貨日期等信息。報價單是供應(yīng)商在接到詢價單后提供的物料供應(yīng)價格、技術(shù)性能特點等信息。價格談判

價格一直是采購中的敏感問題，價格談判成為采購員的一項重要任務(wù)，談判也發(fā)展成一項技能。從長遠角度看，需要指出：

(1)價格由市場供需矛盾決定，任何一方都不可能隨意要價；

(2)采購不僅僅是單一的價格問題，還有質(zhì)量問題，交貨時間與批量問題，包裝與運輸方式，售后服務(wù)問題等。需要綜合權(quán)衡利弊，絕不能在價格上占點小便宜，而在其他方面損失很大。二、采購業(yè)務(wù)流程分析之四通常的采購流程有以下7個步驟組成：

(1)采購申請；

(2)選擇供應(yīng)商；

(3)價格談判；

(4)簽發(fā)采購訂單；

(5)跟蹤訂單；

(6)接受貨物；

(7)確認供應(yīng)商的支付發(fā)票。（4）生成和下達采購訂單按照采購訂單的生成、下達、執(zhí)行和完成的過程，可以把采購訂單劃分為多個不同的狀態(tài)。常用的采購訂單的狀態(tài)是：生成、生成確認、下達、下達確認、取消、完成、超量完成和欠量完成等。簽發(fā)采購訂單 采購訂單相當于合同文本，具有法律效力。簽發(fā)采購訂單必須十分仔細。對于采購的每項物品的規(guī)格、數(shù)量、價格、質(zhì)量標準、交貨時間與地點、包裝標準、運輸方式、檢驗形式、索賠條件與標準等都應(yīng)該一一審定。二、采購業(yè)務(wù)流程分析之五通常的采購流程有以下7個步驟組成：

(1)采購申請；

(2)選擇供應(yīng)商；

(3)價