靈思-大型活動執(zhí)行手冊終端篇

大型活動執(zhí)行手冊終端篇靈思傳播機構事件行銷部業(yè)務統(tǒng)籌管理部2007.07序言本手冊僅整合以往的終端執(zhí)行經驗，凝聚了全體同仁的經驗與智慧，如有疏漏之處，望大家積極完善補充。本手冊及相關附件僅為靈思傳播機構內部使用文檔，嚴防泄密。Agenda工程接收期工程前期工作的核心模塊對客戶(工程)背景信息的充分了解是決勝的前提團隊共同“頭腦風暴〞制定策略平臺，實現(xiàn)“點〞的爆破主題明確條理清晰圖文并茂包裝精美關于背景信息我們要了解的信息我們要取得的資料客戶的企業(yè)背景：企業(yè)類型、企業(yè)理念等客戶的企業(yè)或品牌特性：核心優(yōu)勢?推廣策略?客戶〔合作門店〕的習慣與喜好活動核心目的：產品推廣?提升銷量?品牌合作?客戶評估工程成敗的核心標準：物料?銷量?門店滿意度?工程根本信息：活動類別?主題?費用預算?門店數(shù)量?靈思執(zhí)行內容?競品信息：哪些品牌？同期在進行什么樣的促銷推廣？VI系統(tǒng)電子版〔至少有LOGO、標準色、禁用色或禁用搭配〕產品廣告圖片及廣告影像客戶以往各類活動的資料照片客戶公司的完整名稱客戶接口人及接口人上級領導的姓名、職級、、、E-mail等根底信息工程籌劃策略會會議主持：客戶經理會議記錄：工程經理必要參會人員：部長、部門經理、設計部經理、工程經理、工程執(zhí)行前端訊息介紹〔客戶經理或者工程經理〕包括：客戶名稱、企業(yè)MI、企業(yè)VI、近年客戶動向、客戶端主要決策者介紹、工程戰(zhàn)略意圖、工程功能、工程目標、工程時間點；必須形成決議：工程定位、工程策略、各職能模塊接口人、工程推進流程；策劃會必須到會者：工程組全體成員、設計部代表、客戶效勞部接口人員會議主持：工程經理/客戶經理會議記錄：工程執(zhí)行會議流程：對客戶及其工程進行簡介對客戶對工程的預想進行介紹說明工程的必備環(huán)節(jié)或及已確認實施內容說明費用預算及操作周期〔保障會中討論內容符合預算，并能在操作周期內完成〕主題討論〔貫穿活動的主線思路及表現(xiàn)元素〕創(chuàng)意亮點討論〔亮點環(huán)節(jié)必須具備可實施性〕流程細節(jié)及現(xiàn)場裝飾與流程的配合〔確保裝飾設計與方案內容統(tǒng)一〕必須形成決議：方案風格、方案模塊構成及模塊撰寫責任人、方案內容及流程、方案完成時間、報價形式及分塊預算；提案提案前準備與客戶確認提案時間及地點與客戶確認我方提案人數(shù)及客戶方參會人數(shù)及級別〔如客戶有高層出席，我方便必須有高層陪同提案〕確認客戶方是否提供投影設備〔如會中需要投影設備，而客戶方無法提供，我方便需自帶投影設備提案〕確認客戶方是否有特殊要求〔例方案是否需打印版，打印份數(shù)及顏色要求，是否需要外文版方案，提案語言是否為外語等〕提案用品：光盤〔提案、報價〕、方案及報價單打印版〔需要裝訂，至少首頁需彩色打印〕、激光筆及電池、記錄紙筆、如需播放音視頻文件需另備音響設備、如需記錄客戶想法所應用的錄音筆。筆記本電腦：桌面是否整潔、系統(tǒng)是否存在惡意插件彈出、適配器接頭是否通用提案人員確認：各模塊的講述人〔公關、活動、報價、答疑〕提案準備：各模塊講述人應熟讀提案、預演口述內容、客戶可能提出質疑的環(huán)節(jié)應如何答復等。提案演練，工程組成員旁聽提案提案全體提案人員必須正裝出席全體提案人員必須于與客戶約定時間15分鐘前到達，整裝后集體進入提案場地提案前檢察：電腦與投影設備連接情況、如需播放音視頻文件需檢察音響連接情況并調試音量大小、激光筆/錄音筆等小型電子設備的運轉正常提案陳述：應采用簡潔、中速、形象的語言講述提案內容及預期的實施效果客戶訪問：向客戶說明我方希望取得的信息或資料〔盡量爭取客戶方向我方提供更多的信息及資料〕、說明我方需客戶方配合哪些工作/解決哪些問題提案反響：仔細記錄客戶的每一點反響意見〔客戶每一個顧慮及疑問點，方案修改方向及客戶的創(chuàng)意性想法〕，再次明確客戶的思路及方向會后決議：下次提案的時間、地點及提案內容，會后的工作安排〔包括客戶方應配合的工作〕、確定哪些是急需解決的核心問題、哪些工作需同步展開、我方與客戶方的溝通機制〔如何配合〕流程保障MIS立項流程保障達成合作意向Agenda工程籌備期核心工作模塊日常工作體系基于目前執(zhí)行經驗整理的操作流程，執(zhí)行的根底保障建立日常作業(yè)的保障體系，明確工作方向，培養(yǎng)良好習慣工程籌備期－核心工作模塊工程籌備階段工作的核心模塊完善、嚴謹?shù)牟僮髁鞒淌枪こ坛晒Φ谋匾疤?，也是最為有效的保障體系。眾志成城，每個優(yōu)秀的個體方能鑄就強大的團隊。工程籌備期－核心工作模塊時間與人員保障我們需要一個大而全的工程進度表1

一個項目組全體參加的溝通會項目經理對整體項目進行梳理，按模塊羅列項目內容2明確客戶和我們的工作內容按每個模塊細化工作內容3按模塊進行人員分工，明確每個人的崗位職責擬定每個工作模塊的時間點Deadline是很重要的時間與人員保障工程籌備期－核心工作模塊工程進度表例如每日向客戶匯報，讓客戶知道我們每日的工作安排和進展。向客戶明確每項工作的deadline，有效推開工程進程。制定完畢后，工程組全體必須嚴格按此執(zhí)行。工程籌備期－核心工作模塊工程籌備階段工作的核心模塊完善、嚴謹?shù)牟僮髁鞒淌枪こ坛晒Φ谋匾疤?，也是最為有效的保障體系。眾志成城，每個優(yōu)秀的個體方能鑄就強大的團隊。一個有效的執(zhí)行保障體系工程籌備期－核心工作模塊執(zhí)行保障體系ConfirmBriefExecution不管是你，還是你團隊的伙伴，或你的供給商，都要向他們準確傳達需求“不做無用工〞，先確認執(zhí)行的核心前提：門店戶外是否允許做活動戶外活動存在更多隱患和突發(fā)情況，請按需求細致排查，將不可預見降至最低限度戶外場地排查工程籌備期－核心工作模塊競品活動了解〔同一時間是否有競品或其他活動〕一些特殊要求排查〔根據(jù)不同活動情況進行排查〕平安隱患評估〔做好消防/防雨等平安預案〕活動區(qū)域周邊情況〔人流/朝向/j交通/周邊具體環(huán)境)是否需要報批手續(xù)及相關部門〔如需要報批列出清單〕活動區(qū)域具體位置及相關尺寸測量〔可利用長寬高〕戶外排查需求公司有各種類型場地排查模板，請上內網下載查閱戶內場地排查工程籌備期－核心工作模塊合理性評估與建議〔場地位置等因素對活動的影響〕一些特殊要求排查〔根據(jù)不同活動情況進行排查〕競品活動了解〔同一時間是否有競品或其他活動〕活動區(qū)域周邊情況〔朝向/人流/位于哪種品類區(qū)域〕平安隱患評估〔是否阻礙消防通道/防火門等〕活動區(qū)域位于門店的具體位置及尺寸測量〔門店許可的長寬高〕戶內排查需求公司有各種類型場地排查模板，請上內網下載查閱工程籌備期－核心工作模塊Review場地排查報告例如專業(yè)表達：根本信息反響，告訴客戶我們所掌握的信息〔細致程度為核心〕職業(yè)表達：一些合理化建議和對可執(zhí)行性的評估〔我們的責任心和態(tài)度〕工程籌備期－核心工作模塊工程籌備階段工作的核心模塊完善、嚴謹?shù)牟僮髁鞒淌枪こ坛晒Φ谋匾疤幔彩亲顬橛行У谋Ｕ象w系。眾志成城，每個優(yōu)秀的個體方能鑄就強大的團隊。工程籌備期－核心工作模塊設計模塊平面設計3D設計施工圖3D效果圖〔各視角〕尺寸及材質確認場地施工圖尺寸標注物料施工圖尺寸標注樣稿確認所有平面、3D效果圖標準尺寸，樣稿打印，客戶確認〔郵件或〕與供給商核對施工圖確認無誤主視覺提交及確認相關延展平面設計一份詳盡明確的設計清單是至關重要的!!!工程籌備期－核心工作模塊方案其他文檔執(zhí)行案策劃案籌劃案PASS確認大方向和執(zhí)行內容一些根底信息確實認執(zhí)行細化案提報設計階段須考量物料在制作、運輸、搭建時的可執(zhí)行性〔方便、耐用、防水等〕促銷人員在活動中的工作內容配合進一步執(zhí)行的其他作業(yè)文檔〔執(zhí)行手冊、運輸清單、周報告、禮品簽收單等〕可執(zhí)行性評估工程籌備期－核心工作模塊工程籌備階段工作的核心模塊完善、嚴謹?shù)牟僮髁鞒淌枪こ坛晒Φ谋匾疤?，也是最為有效的保障體系。眾志成城，每個優(yōu)秀的個體方能鑄就強大的團隊。工程籌備期－核心工作模塊費用/合同作業(yè)體系（客戶端）所有費用須經過公司審批方可提交客戶!!!工程籌備期－核心工作模塊費用/合同作業(yè)體系（供應商端）對供應商的費用進行評估審核，考量可執(zhí)行性報價提交客戶前須經過公司內部對供應商費用的最終審核方可首先，與資源平臺的同事溝通，選擇1-2家供應商進行brief向供應商明確項目內容、費用、提交時間等需求合同簽署前雙方確認最終費用須與客戶簽署合同后方可與供應商簽訂合同根據(jù)每個活動的不同情況制定合同條款選擇費用合同工程籌備期－核心工作模塊工程籌備階段工作的核心模塊完善、嚴謹?shù)牟僮髁鞒淌枪こ坛晒Φ谋匾疤幔彩亲顬橛行У谋Ｕ象w系。眾志成城，每個優(yōu)秀的個體方能鑄就強大的團隊。工程籌備期－核心工作模塊思考？我們要做的是管理和指導而不是執(zhí)行如何對供應商展開實時有效的管理？工程籌備期－核心工作模塊管理體系的考量考核評估體系供應商的優(yōu)劣取決于我們的考核體系是否全面且有效工程籌備期－核心工作模塊考核體系考核體系框架工程籌備期－核心工作模塊工程籌備階段工作的核心模塊完善、嚴謹?shù)牟僮髁鞒淌枪こ坛晒Φ谋匾疤?，也是最為有效的保障體系。眾志成城，每個優(yōu)秀的個體方能鑄就強大的團隊。門店邁進籌備工程籌備期－核心工作模塊手續(xù)辦理需一定周期，請確定門店邁進的時間點，防止延誤邁進手續(xù)準備

常規(guī)手續(xù)：

身份證

健康證

學歷證明

介紹信&委托書

其他手續(xù)：

勞務合同

工商證明

未婚證明

……人員方面物料方面

拍照/拍攝證明

印章效力證明

……其他

常規(guī)手續(xù)：

設備入場清單工程籌備期核心工作模塊日常工作體系基于目前執(zhí)行經驗整理的操作流程，執(zhí)行的根底保障建立日常作業(yè)的保障體系，明確工作方向，培養(yǎng)良好習慣工程籌備期－日常工作體系日常工作模塊人員接口日常工作模塊日常溝通體系運營文案工程籌備期－日常工作體系日常工作模塊－運營文案嚴謹?shù)倪\營文案體系是執(zhí)行的有效保障工程籌備期－日常工作體系日常工作模塊－人員接口工程負責人：客戶與我方就工程直接溝通的人區(qū)域銷售：負責門店邁進的客戶端接口，并在執(zhí)行中參與工程溝通

客戶端接口工程負責人：直接參與工程所有事項溝通與執(zhí)行的人員〔統(tǒng)籌〕區(qū)域督導：負責人員招聘/培訓、門店邁進、布/撤展等事項的直接執(zhí)行者終端工作人員：促銷員/主持人/攝影/攝像等人員供給商接口工程籌備期－日常工作體系日常工作模塊－日常溝通體系溝通>郵件溝通當面溝通>溝通Agenda物料篇工程執(zhí)行期人員篇工程執(zhí)行期根據(jù)不同的活動內容明確人員招聘的需求前提保證人員根本手續(xù)齊全，有促銷工作經驗常規(guī)培訓：對促銷人員進行促銷技巧等一系列的常規(guī)培訓活動培訓：針對不同活動和促銷內容進行培訓，并熟悉產品人員招聘人員培訓門店邁進手續(xù)準備：前往門店面試前最后核對一遍相關手續(xù)門店邁進：不同的門店有不同需求，須嚴格按門店要求執(zhí)行執(zhí)行篇工程執(zhí)行期明天布展，請再次核對：

最后一次核實布展時間

最后一次清點物料

最后一次核對物料進場清單最終效果是否與效果圖匹配，請拍照存檔攜入物料是否齊全，這將直接影響我們的活動質量布展位置是否與先前一致，這直接影響我們的活動效果工程執(zhí)行期一切就緒，準備布展12345請關注這樣幾個問題平安措施務必齊備，防止損壞門店設施門店配合情況如何，決定下一步如何與門店溝通工程執(zhí)行期布展完畢，活動開始隨時跟進，保持溝通工程執(zhí)行期執(zhí)行情況活動效果客戶門店人員：日常出勤情況、促銷知識和產品知識熟練程度、促銷技巧把握等物料：關注質量和數(shù)量兩方面，及時維護修復物料質量，數(shù)量是否充足

流程：是否按既定流程進行

我們需要關注信息匯總，提交報告銷量情況：活動過程中產品銷售情況較日常是否有增長和增長幅度〔可向銷售或店內長促了解〕參與度：消費者對活動環(huán)節(jié)、場地布置是否滿意，有何反響，參與是否踴躍等〔可向促銷員、督導了解〕對活動效果的反響：門店對活動效果是否滿意并提供支持，門店的滿意度是活動成敗的首要標準投訴處理：出現(xiàn)投訴時，第一反響是解決問題而不是推卸責任，首先需要說明我們愿意改進的態(tài)度區(qū)域銷售：銷售是我們與門店溝通的最正確橋梁，關注銷售的態(tài)度，幫助銷售共同維護門店關系客戶接口：將活動一手信息及時反響，出現(xiàn)問題時第一時間作出反響，提供備選方案工程執(zhí)行期總結報告例如每周總結報告活動整體總結活動場景展示堆頭執(zhí)行情況門店配合情況尋寶大獎展示Agenda