公文處理規(guī)范

公文處理規(guī)范一、現(xiàn)行公文處理規(guī)范性文獻與國標簡介國務(wù)院《國家行政機關(guān)公文處理措施》（8月24日公布，1月1日起施行）《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》（中共中央同意中辦1996年5月3日印發(fā)施行）國標GB/T9704-1999《國家行政機關(guān)公文格式》（其他機關(guān)公文可以參照執(zhí)行）二、什么是公務(wù)文書、公文、文獻三、公文特點1.法定的作者依法成立并能以自己的名義行使權(quán)利和承擔(dān)義務(wù)的組織及其法定代理人，如機關(guān)、機關(guān)某組織單位、機關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)。2.法定的權(quán)威和效用公文現(xiàn)行效用品有時間性和范圍限制性；（1）失效條件：內(nèi)容已經(jīng)執(zhí)行；（2）內(nèi)容過時，以新陳代舊；（3）制發(fā)機關(guān)不復(fù)存在，又無新機關(guān)接替其職能。法定效力的溯及力規(guī)范性文獻的生效時間（即時生效和定期生效）3.法定格式和處理程序四、公文分類——從不一樣的分類角度理解公文常識（一）按形成、使用領(lǐng)域，分為通用公文（正式內(nèi)部）和專用公文。1.正式通用公文各機關(guān)單位在公務(wù)活動中普遍使用的正式文種。具有法定性、規(guī)范性和通用性。（1）《措施》規(guī)定的正式行政公文文種13種，如告知、請示、匯報等；（2）《條例》黨的各級機關(guān)正式通用文種14種。2.內(nèi)部通用公文是機關(guān)內(nèi)部通行使用，具有復(fù)雜性、內(nèi)部性和靈活性。如計劃、總結(jié)等。3.專用公文專業(yè)部門在專門業(yè)務(wù)工作范圍內(nèi).或機關(guān)在履行自身專門職能或業(yè)務(wù)工作中使用的公文，具有專門性和限制性。如外交文獻、計劃文獻、保險文獻、司法文獻等。（二）從行文方向的角度分類理解行文規(guī)則常識1.上行文：請示、匯報、意見、議案等2.平行文：函、告知性告知、意見、會議紀元要等3.下行文：命令、決定、告知、意見、會議紀要、通報、批復(fù)等它們反應(yīng)了不一樣的工作關(guān)系，一般需選擇不一樣的文種、使用對應(yīng)的用語，其價值的作用亦不相似。社會組織之間的工作關(guān)系——行文關(guān)系——行文方向——行文方式——行文規(guī)則工作關(guān)系：（1）領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系（同一系統(tǒng)，上下級機關(guān)單位之間）（2）業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系（同一系統(tǒng)，上下級業(yè)務(wù)對口單位之間）（3）平行關(guān)系（同一系統(tǒng)，同級或級別相近的機關(guān)單位之間）（4）不相從屬關(guān)系（為同系統(tǒng)的機關(guān)單位之間）（5）其他不、尚有綜合管理與被管理、統(tǒng)管與被統(tǒng)管、監(jiān)督與被監(jiān)督、行政法律關(guān)系等等……（三）從涉密程度的角度分類了角公文保密常識1.絕密級文書——絕密（保密年限30年）2.機密級文書——機密（保密年限）3.秘密級文書——秘密（保密年限）4.內(nèi)部文書——內(nèi)部5.限國內(nèi)公開的文書——國內(nèi)6.對外公開的文書——公開秘密包括國家秘密、組織（單位）秘密、商業(yè)秘密、個人隱私。涉密文書稱為密件，密件和平件應(yīng)分開管理，以防泄密失密。（四）從辦理時限的角度分類理解公文處理時限常識1.特急件2.急件3.平件倡導(dǎo)限時辦文制。準時限及時處理，以免延誤公務(wù)。（五）歷來源角度分類理解公文收發(fā)常識1.發(fā)文（公為對外正式行文和系統(tǒng)內(nèi)、機關(guān)單位內(nèi)的內(nèi)部行文）2.收文（六）從處理文獻方式分類分為閱知件（閱件）和閱辦件（辦件）（七）從內(nèi)容性質(zhì)的角度分類理解公文不一樣處理常識1.規(guī)范類文書2.領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)類文書3.報請類文書4.知照類文書5.契約類文書6.會議文書對內(nèi)容性質(zhì)不一樣的文書，注意把握其不一樣的寫作特點和不一樣的處理方式。（八）從物質(zhì)載體特性的文獻，其制作方式、處理措施和保管規(guī)定各不相似，需根據(jù)各自的特點的規(guī)定區(qū)別看待。五、公文稿本草稿（草案）——定稿本（試行本、暫行本、不一樣文字的稿本）——副本（復(fù)本、存本和復(fù)制件、翻印件）。明確其區(qū)別與聯(lián)絡(luò)，保證在文獻生命周期中對的發(fā)揮多種稿本的功能。六、公文文種的對的使用（一）公文文種的涵義和意義（二）起草公文中對的確定文種的根據(jù)1.行文目的；2.發(fā)文機關(guān)的職權(quán)；3.與主送機關(guān)的行文關(guān)系；4.既有的法規(guī)規(guī)章制度及有關(guān)部門的統(tǒng)一規(guī)定。（三）重要公文文種分析（合用于對重要事項或重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機關(guān)不合適的決定事項。決定與決策的區(qū)別2.公告——合用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。3.通告——合用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。公告與通告的區(qū)別4.告知——合用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相從屬機關(guān)的公文，傳達規(guī)定下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項，任免人員。5.通報——合用于表揚先進，批評錯誤，傳達重要精神或狀況。6.匯報——合用于向上級機關(guān)匯報工作，反應(yīng)狀況，答復(fù)上級機關(guān)的問詢。7.請示——合用于向上級機關(guān)祈求指示、同意。請示與匯報的區(qū)別請示的行文規(guī)則：不與匯報混用；不相從屬不行請示；不越級；不多頭主送；不得以機關(guān)名義向上級機關(guān)負責(zé)人報送請示（匯報和意見）；一文一事；不抄送下級機關(guān)。8.批復(fù)——合用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項。9.意見——合用于對重要問題提出見解和處理措施。10.函——合用于不相從屬機關(guān)之間商洽工作.問詢和答復(fù)問題，祈求同意和答復(fù)審批。請示與請批函的區(qū)別11.會議紀要——合用于記載、傳達會議精神和議定事項。七、法規(guī)規(guī)章和其他規(guī)范性文獻（一）規(guī)范性文獻的效力等級憲法——基本法律（全國人大）——一般法律（全國人大常委會）——行政法規(guī)（國務(wù)院制定公布，使用條例、規(guī)定和措施）——地方性法規(guī)（省級人大及其常委會制定公布，使用條例、規(guī)定和措施、細則）/國務(wù)院部門規(guī)章（國務(wù)院部委制定公布，使用規(guī)定和措施、細則）——地方政府規(guī)章（省級政府制定公布，使用規(guī)定和措施、細則）——行政措施（行政規(guī)范性文獻、其他公文文種）——其他規(guī)章制度（章程、規(guī)程、制度、規(guī)則、守則、準則、簡章等）（二）注意法規(guī)規(guī)章與其他規(guī)范性文獻的區(qū)別法規(guī)與規(guī)章的區(qū)別?！皸l例”只能用于法規(guī)和黨的中央組織的文獻法規(guī)規(guī)章與一般規(guī)范性文獻的區(qū)別規(guī)范性文獻與一般公務(wù)文書的區(qū)別八、公文的文面格式（眉首、主體、版記）（略）九、公文寫作基本知識（一）寫作環(huán)節(jié)與規(guī)定交擬——確立主旨（行文目的、意圖）——選擇材料——謀篇布局（橫式、縱式、總分式、綜合式）——選擇體現(xiàn)方式、公文語言——審核簽發(fā)定稿——繕印蓋章（簽訂）發(fā)出（二）常用重要公文寫作模式１.一般公文構(gòu)造：緣由——事項——結(jié)語/規(guī)定。（適合于決定、公告、通告、告知、請示、匯報、函等文種的寫作）２.通報類公文構(gòu)造：事項、人物、事件、案件——分析——結(jié)論/決定——但愿/號召。3.決定、會議紀要類公文構(gòu)造：會議概況——會議決策事項。4.答復(fù)性公文構(gòu)造：答復(fù)對象——答復(fù)事項——答復(fù)結(jié)語。（適合于批復(fù)、復(fù)函、答復(fù)性匯報的寫作）5.規(guī)范性文獻構(gòu)造：總則——分則——附則。（構(gòu)造層次為：章——節(jié)——條——款——項——目）十、公文處理知識（一）公文處理的基本原則法制原則、質(zhì)量原則、時效原則、保密原則、精簡原則、集中統(tǒng)一原則（各級各類機關(guān)的辦公室是公文處理的管理機構(gòu)，主管本機關(guān)文書工作并指導(dǎo)下級機關(guān)的文書工作。）（二）行文規(guī)則1.行文應(yīng)當(dāng)確有必要。建章立制嚴格限制發(fā)文范圍和數(shù)量。2.行文主體應(yīng)具有合法的資格條件。行文主體應(yīng)合法；機關(guān).部門的內(nèi)設(shè)機構(gòu)不得對外正式行文；堅持黨執(zhí)政文獻分開的原則。3.機關(guān)與部門應(yīng)明確發(fā)文權(quán)限。各機關(guān)、部門辦公室的職權(quán)行文和授權(quán)行文。4.根據(jù)機關(guān)單位之間的行文關(guān)系精確行文。行文關(guān)系根據(jù)機關(guān)單位之間的從屬關(guān)系手和職權(quán)范圍確立。5.選擇合適的行文方式，一般不準越級行文。逐層行文；多級行文；越級行文；直達行文；直接行文等方式。6.對的選擇主送機關(guān)與抄送機關(guān)。抄送機關(guān)的條件。抄送機關(guān)的條件（1）重要下行文應(yīng)當(dāng)抄送直接上級機關(guān)；（2）越級行文一般應(yīng)抄送越過的機關(guān)；（3）雙重領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)應(yīng)當(dāng)一種主送，一種抄送；（4）波及有關(guān)部門的職權(quán)范圍應(yīng)當(dāng)抄送；（5）其他應(yīng)當(dāng)抄送的機關(guān)。不抄送的規(guī)定：不抄送個人、不越級抄送、請示不能抄送個人、轉(zhuǎn)達發(fā)性文獻不抄送給被轉(zhuǎn)發(fā)文獻的發(fā)文機關(guān)、其他不能抄送的機關(guān)。7.同級機關(guān)才能聯(lián)合行文。聯(lián)合行文的條件和規(guī)范。8.行文前須就有關(guān)問題協(xié)商一致。協(xié)商一致規(guī)定和程序。9.規(guī)范、簡化行文程序和手續(xù)，增強文獻透明度。（三）發(fā)文辦理程序草擬——審核——簽發(fā)——復(fù)核——繕印——用印——登記——分發(fā)等草擬公文的規(guī)定1.符合國家法律法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策規(guī)定要切實可行并加以闡明。2.狀況確實，觀點明確，表述精確，構(gòu)造嚴謹，條理清晰，直述不曲。字詞規(guī)范，標點對的，篇幅力爭簡短。3.對的使用文種。4.擬制緊急公文應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急原因。5.人名、地名、數(shù)字、引文精確。引用公文先引標題，后引起文字號。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明詳細年、月、日。6.構(gòu)造層次序號：第一層“一、”，第二層“（一）”，第三層“1.”第四層“（1）”。7.使用國家法定計量單位。8.文內(nèi)非規(guī)范化簡稱應(yīng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)在第一次出現(xiàn)時注明精確的中文譯名。9.數(shù)字除成文日期、部分構(gòu)造層次序數(shù)和在詞.詞組、常用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字使用中文外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。發(fā)文審核由辦公室審核。審核重點：與否需要行文、行文方式與否妥當(dāng)、與否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)規(guī)定，公文格式與否規(guī)范。簽發(fā)的種類：正簽、代簽、草簽、會簽、加簽（核簽）復(fù)核重點：審批簽發(fā)手續(xù)與否完備、附件材料與否齊全、格式與否統(tǒng)一規(guī)范等。（四）收文辦理程序簽收——登記——收文辦件審核——分辦（閱件組織傳閱）——擬辦——批辦——承接——催辦（督查）——注辦等。收文審核：針對下級上報的辦件由文秘部門審核，重點是：與否應(yīng)由本機關(guān)辦理；與否符合行文規(guī)則；內(nèi)容與否合法及符合有關(guān)規(guī)定；波及有關(guān)部門或地區(qū)職權(quán)的事項與否已協(xié)調(diào)、會簽；文種使用、格式等。退文制度。圈閱規(guī)定。審批請示性公文，主批人應(yīng)明確簽訂意見、姓名和日期；其他審秕人畫圈視為同意；無請示事項的，畫圈表達已知。（五）辦畢文書的處置歸檔文獻的整頓（立卷）、銷毀、清退、暫存。（六）公文處理1.由秘書部門或?qū)Ｂ毴藛T統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。2.公文翻印上級公文除絕密件和注明不準翻印的外，下一級機關(guān)經(jīng)負責(zé)人或辦公室主任同意可翻印。注明翻印機關(guān)、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。3.經(jīng)同意公開公布的公文，同正式印發(fā)公文具有同等效力。4.公文復(fù)印件作為正式公文使用時應(yīng)加蓋復(fù)印機關(guān)證明章。5.銷毀公文經(jīng)辦公室主任同意，銷毀秘密公文應(yīng)監(jiān)銷，銷毀絕