管理學(xué)-第九章-溝通

第九章

溝通案例：約斯塔福德航空公司是美國西北部一個發(fā)展迅速的航空公司。在一段時期內(nèi)其總部發(fā)生了一系列的傳聞：公司總經(jīng)理波利想出賣自己的股票，但又想保住自己總經(jīng)理的職務(wù)。他為公司制定了兩個戰(zhàn)略方案：一個是把航空公司的附屬單位賣掉；另一個是利用現(xiàn)有的基礎(chǔ)重新振興發(fā)展。他自己曾對兩個方案的利弊進行了認(rèn)真的分析，并委托副總經(jīng)理本查明提出一個參考的意見。本查明為此起草了一份備忘錄，隨后叫秘書比利打印。比利打印完后即到職工咖啡廳去了。在喝咖啡時比利碰到了另一副總經(jīng)理肯尼特，并把這秘密告訴了他：我得到了一個爆炸性的新聞，他們正準(zhǔn)備成立另一個公司。雖說不會裁員，但我們應(yīng)早有準(zhǔn)備。這些話恰巧被在附近的辦公室湯姆聽見了，他馬上把這個新聞告訴了上司杰姆森，杰姆森認(rèn)為事態(tài)嚴(yán)重，有必要向人事副總經(jīng)理約翰匯報，于是約翰也加入了他們的聯(lián)合陣線，要求公司承諾不裁員。第二天，比利正在打印兩份備忘錄。備忘錄又被路過辦公室的探聽消息的摩羅看見了。摩羅隨即跑到辦公室說：“我真不敢相信公司會做出這樣的事情。我們要被賣給聯(lián)合航空公司了，而且要大量削減職工呢！”這消息傳來傳去，3天后又傳回到總經(jīng)理波利的耳朵里。波利也接到了許多極不友好，甚至是敵意的電話和信件。人們紛紛指責(zé)他企圖違背諾言而大批解雇工人，有的人也表示為與別的公司聯(lián)合而感到高興。而波利則被弄得迷惑不解。最后波利左思右想，終于知道事情是怎么一回事了：比利太愛造謠言，搬弄是非，這次趁著向員工解釋清楚的同時，一定要把比利給解雇了，以安定軍心。問題：總經(jīng)理波利怎樣才能使問題澄清？這個例子中發(fā)生的事是否具有一定的現(xiàn)實性？原因何在？你是否也經(jīng)常充當(dāng)一個小道消息的傳遞者，你認(rèn)為好嗎？一、溝通的基本過程（一）溝通的含義及基本要素1、含義：為達到一定目的,將信息、思想和情感在個人或群體間進行傳遞與交流的過程。2、基本要素：溝通主體、溝通客體、溝通渠道。3、影響溝通的因素：信息發(fā)送者的技能、態(tài)度、知識和價值觀；接受者的技能、態(tài)度、知識和價值觀；溝通渠道的選擇；外部噪聲。1、是使組織成為一個充滿活力和生機的有機體的凝聚劑；2、是領(lǐng)導(dǎo)者實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)職能的基本途徑；3、是組織內(nèi)外部聯(lián)系的橋梁；4、是個人身心健康的保證。(二)溝通的作用8二、溝通過程信息翻譯傳遞接受翻譯理解9接受者6.理解5.翻譯4.接受3.傳遞2.翻譯1.信息發(fā)送者1.信息2.翻譯3.傳遞4.接受5.翻譯6.理解反饋反饋二、溝通類型、渠道與方式（一）人際溝通

（二）組織溝通

(三)組織溝通渠道(四)溝通方式(一)人際溝通人際溝通語言溝通非語言溝通書面溝通口頭溝通物體的運用副語言溝通身體語言溝通空間位置服飾儀態(tài)身體動作姿態(tài)1、正式溝通①含義：是指按照組織明文規(guī)定的原則、方式進行的信息傳遞與交流。一般情況下，重要文件和消息的傳達、組織決策的貫徹等。②優(yōu)缺點：溝通效果好，較嚴(yán)肅，約束力強，保密性高，可使信息具有權(quán)威性；但速度慢，傳遞中可能失真。(二)組織溝通組織正式溝通的類型橫向外向斜向上行下行圖例：上行信息可能失真的過程管理者接收到的信息董事長副董事長總經(jīng)理主管人工人管理和工資結(jié)構(gòu)是非常出色的，福利和工作條件是好的，而且會更好我們非常喜歡這種工資結(jié)構(gòu)，希望新的福利計劃和工作條件將會改善，我們非常喜歡這里的管理工作工資是好的，福利和工作條件還可以，明年還會進一步改善工資是好的，福利和工作條件勉強可以接受，我們認(rèn)為應(yīng)該更好一些我們感到工作條件不好，工作任務(wù)不明確，保險計劃很糟糕，然而我們確實喜歡競爭性工資結(jié)構(gòu)，我們認(rèn)為公司有潛力解決這些問題。2、非正式溝通①含義：是指正式途徑以外的、不受組織層級結(jié)構(gòu)限制的溝通方式。

②優(yōu)缺點：不拘形式、直接明了、速度快、面廣，及時了解內(nèi)幕新聞；但難控制、傳遞的信息不確切、還可能導(dǎo)致小團體的產(chǎn)生。16非正式溝通及其管理特點：交流速度較快；信息比較準(zhǔn)確；溝通效率較高；滿足職工需要；存在一定片面性；失真主要來自于形式上的不完整，而非無中生有。管理：認(rèn)識它的存在，否認(rèn)、消滅、阻止、打擊都是不可取的；利用它為己服務(wù)；聽所聽不到的知誰所知的通過非正式渠道更正錯誤信息。以其人之道，還治其人之身，。小道消息的特點在很大程度上與人們的切身利益有關(guān)，內(nèi)容往往是當(dāng)下人們關(guān)注的焦點問題；小道消息有時傳播的是正式溝通渠道不管以傳播、有意不說開的信息；由于個人化和靈活性，小道消息傳播的速度比正式溝通網(wǎng)絡(luò)快的多；很多人認(rèn)為它比正式溝通渠道傳播的信息更可信；小道消息越新鮮，越為人們所熟悉，談?wù)摰囊苍蕉?。小道消息的功能建?gòu)和緩解焦慮；使支離破碎的信息能夠說得通；把全體成員甚至局外人組織成一個整體；表明信息發(fā)送者的地位或權(quán)利。對于小道消息，在管理中應(yīng)掌握以下幾點：小道消息有過濾和反饋雙重機制，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該對它進行分析并預(yù)測其流向；小道消息不可能徹底清除，簡單禁止也無濟于事，但領(lǐng)導(dǎo)者能夠使其范圍和影響限定在一定區(qū)域內(nèi)，并使其消極結(jié)果減少到最低。改善人際關(guān)系，形成感情融洽、相互關(guān)心，彼此信任、協(xié)調(diào)一致的全體氣氛和組織情境，提供組織成員的成熟度和抗干擾能力。非正式溝通能夠發(fā)揮作用的基礎(chǔ)是組織中良好的人際關(guān)系。其缺點表現(xiàn)在：溝通雙方或多方都可以不負(fù)責(zé)任，因此也難以控制，容易失真，甚至?xí)娀墙M織活動，影響組織內(nèi)的凝聚力和正式溝通的權(quán)威性。案例分析：非正式溝通是指以企業(yè)非正式組織系統(tǒng)或個人渠道的信息傳遞。企業(yè)中非正式溝通是客觀存在的并且在企業(yè)中扮演著重要角色。由于非正式溝通的主要功能是傳播職工所關(guān)心的有關(guān)的信息。因此，他具有信息交流速度快、信息比較準(zhǔn)確、溝通效率高和滿足職工需要的特點，但非正式溝通有一定的片面性，溝通中的信息常常被夸大曲解。所以管理者應(yīng)正確對待非正式溝通，而且應(yīng)該重視這方面信息的收集，以把握員工的動向，并對傳播者給予原諒。(三)組織溝通的渠道1、正式溝通渠道2、非正式溝通渠道1、正式溝通渠道類型鏈?zhǔn)綔贤ㄝ啽P式溝通環(huán)式溝通全通道式溝通Y式溝通鏈?zhǔn)綔贤ㄟ@是一個平行網(wǎng)絡(luò)，其中居于兩端的人只能與內(nèi)側(cè)的一個成員聯(lián)系，居中的人則可以分別與兩端的人溝通。這種網(wǎng)絡(luò)表示組織中主管人員與下級部署之間存在若干管理者，屬于控制型結(jié)構(gòu)。AＢＣＤＥ輪盤式溝通ACBDE輪盤式溝通這屬于控制型網(wǎng)絡(luò)，其中只有一個成員是各種信息的匯集點與傳遞中心。在組織中，這種網(wǎng)絡(luò)大致相當(dāng)于一個主管領(lǐng)導(dǎo)直接管理幾個部門的權(quán)威控制系統(tǒng)。它的集中化程度高，解決問題的速度快，領(lǐng)導(dǎo)人的預(yù)測程度也很高，但溝通通道少，組織成員的滿意度地，士氣可能低落。如果組織結(jié)構(gòu)攻關(guān)任務(wù)，要求進行嚴(yán)密控制時，可采用這種網(wǎng)絡(luò)。環(huán)式溝通AEBCD環(huán)式溝通可以看作是鏈?zhǔn)綔贤ǖ囊粋€封閉控制結(jié)構(gòu)，表示5人之間一次聯(lián)絡(luò)和溝通，其中每個人都可以同時與兩側(cè)的人溝通信息。在這個網(wǎng)絡(luò)中，組織的集中化程度和領(lǐng)導(dǎo)者的預(yù)測程度都很低，信息流動通道不多，組織成員有比較一致的滿意度，組織的士氣高昂。如果需要在組織中創(chuàng)造出一種高昂的士氣來實現(xiàn)組織目標(biāo)，環(huán)式溝通是一種行之有效的方式。全通道式溝通ABEDC全通道式溝通這是一個開放的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，其中每個成員之間都有一定的聯(lián)系，組織中的集中化程度及主管領(lǐng)導(dǎo)的預(yù)測程度均很低。由于溝通通道多，組織成員的平均滿意度高且差異小，所以士氣高昂，合作氣氛濃厚。這對于解決復(fù)雜問題，增強組織合作精神，提高士氣均有很大的作用，但由于溝通通道多，容易造成混亂，且又費時，也會影響工作效率。Y式溝通ABCDEY式溝通這種溝通渠道中有一個成員處于溝通中心的地位，有些具有四個或五個等級的組織的縱向溝通渠道可以看作是Y式溝通渠道。大致相當(dāng)于從參謀機構(gòu)到組織領(lǐng)導(dǎo)再到下級之間的縱向關(guān)系。容易導(dǎo)致信息曲解或失真，影響組織成員的士氣，阻礙組織提高工作效率。

五種溝通渠道的比較溝通渠道比較點解決問題的速度信息傳遞的準(zhǔn)確性領(lǐng)導(dǎo)的突出性成員的士氣鏈?zhǔn)結(jié)式輪式環(huán)式全通道式適中高相當(dāng)顯著適中適中適中高高高高適中非常顯著非常顯著快低不發(fā)生慢低快不發(fā)生2、非正式溝通渠道

在一個組織中，除了正式的溝通渠道外，還存在著非正式的溝通渠道，有些消息往往是通過非正式渠道傳播的，例如我們常說的小道消息中的“小道”就是非正式渠道，小道消息無疑就是通過非正式渠道傳播的消息。非正式溝通渠道類型集群連鎖型隨機連鎖型單串連鎖型密語連鎖型群體式ADBCGHIEF隨機式ABCDEFGH單線式(單串連鎖型)ABCDE密語連鎖型ABCDEFBBB(四)溝通方式1、語言溝通2、非語言溝通3、電子溝通：電話溝通、網(wǎng)絡(luò)溝通41各種溝通方式的比較溝通方式舉例優(yōu)點缺點口頭交談、講座、討論會、電話快速傳遞、快速反饋、信息量很大傳遞中經(jīng)過層次愈多，信息失真愈嚴(yán)重，核實愈困難書面報告、備忘錄、信件、文件、內(nèi)部期刊、布告持久、有形、可以核實效率低、缺乏反饋非言語聲、光信號、體態(tài)、語調(diào)信息意義十分明確，內(nèi)容豐富、靈活傳遞距離有限、界限含糊、只可意會不可言傳電子媒介傳真、電視、網(wǎng)絡(luò)、電子郵件快速傳遞、信息量大、遠(yuǎn)程傳遞、一份多人，廉價單向傳遞，但無表情42單向和雙向溝通比較因素結(jié)果時間雙向溝通比單向溝通需要更多的時間信息理解的準(zhǔn)確程度在雙向溝通中，接受者理解信息發(fā)送者意圖的程度大大提高接受者和發(fā)送者的自信程度在雙向溝通中，接受者和發(fā)送者