excel在excel中的實用技巧

excel在excel中的實用技巧

excel軟件是我們最常用的辦公軟件之一。除了掌握軟件的一般使用技能外，相應(yīng)的知識和技能的掌握可以為我們的學習和工作帶來更高的效率。我從事這個軟件教學多年,在實際工作中摸索和掌握了一些實用技巧,現(xiàn)總結(jié)如下:一、在excel中快速輸入具有相同特征的數(shù)據(jù)我們經(jīng)常會輸入一些相同特征數(shù)據(jù),比如學生的學籍號、準考證號、單位的職稱證書號等,都是前面幾位相同,只是后面的數(shù)字不一樣。1、選擇要輸入共同特征數(shù)據(jù)的塊屬性區(qū)域，并單擊右側(cè)標記鍵,在彈出的快捷菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”命令,打開“單元格格式”對話框2、選擇“數(shù)字”選項卡，在“排序”下選擇“自定義”按鈕，并在“類型”下的文本框中輸入2523030000注意后面有幾位不同的數(shù)據(jù)就補幾個0),單擊[確定]按鈕即可。3、單元格中只有幾個數(shù)字。例如，如果輸入“2523039”，則該系統(tǒng)將自動添加“252303”數(shù)據(jù)也可以先輸入數(shù)字,再選中單元格區(qū)域設(shè)定數(shù)據(jù)格式,可以得到相同的效果。二、額以“紅”顯示,“白色”顯示,“黑色”顯示在工資表中,如果想讓大于等于2000元的工資總額以“紅色”顯示,大于等于1500元的工資總額以“藍色”顯示,低于1000元的工資總額以“棕色”顯示,其它以“黑色”顯示,我們可以這樣設(shè)置。1、“2000”單擊第二個方框右側(cè)的下拉按鈕,選中“大于或等于”選項,在后面的方框中輸入數(shù)值“2000”。單擊“格式”按鈕,打開“單元格格式”對話框,將“字體”的“顏色”設(shè)置為“紅色”。2、按“添加”按鈕，并按照上述操作調(diào)整其他條件大于1500，將字體設(shè)置為“藍色”小于1000,字體設(shè)置為“棕色”)。3、配置完成后，按下“調(diào)整”按鈕三、系統(tǒng)自動設(shè)置3位計數(shù)執(zhí)行“工具→選項”命令,打開“選項”對話框,切換到“編輯”標簽下,選中“自動設(shè)置小數(shù)點”選項,然后在“位數(shù)”右側(cè)的方框中輸入數(shù)字“3”,確定返回,再輸入數(shù)字,系統(tǒng)自動設(shè)置3位小數(shù)。注意:(1)此時,輸入的數(shù)字要包含“3”位小數(shù),如果沒有小數(shù)也要用“0”補齊。例如,要輸入“20、12.36、1.468”時,請輸入“20000、12360、1468”。(2)如果把“位數(shù)”設(shè)置為負數(shù)(如“-2”),則將輸入的數(shù)字擴大“100倍”,例如,輸入“123、12.45、2.568”,確認后顯示為“12300、1245、256.8”。四、彈出“電話合并”后的具體作用首先我們確定好主文檔(工資條表格)和數(shù)據(jù)源(Excel或Access格式的記錄表),然后通過“郵件合并”向?qū)О褦?shù)據(jù)源中的的字段信息合并進來。點擊“工具→信函與郵件→郵件合并”,然后在屏幕右側(cè)進入“郵件合并”向?qū)?。第一?選擇文檔類型。選擇“信函”。第二步:選擇開始文檔。選擇默認的“使用當前文檔”。第三步:選取收件人。單擊“使用現(xiàn)有列表”區(qū)的“瀏覽”按鈕,通過“選擇數(shù)據(jù)源”對話框,定位格式數(shù)據(jù)源的存放位置,選中并打開。接著彈出“郵件合并收件人”對話框,在這里可以指定參與郵件合并的記錄,選擇默認的“全部”,確定返回Word編輯窗口。第四步:撰寫信函。將插入點定位于表格的第二行第一格內(nèi),單擊“郵件合并”工具欄上“插入Word域”左邊的“插入域”按鈕,打開“插入合并域”對話框,選中“域”下方列表框中的“序號”字段,并單擊“插入”按鈕,即可把“序號”字段合并到主文檔中。然后用同樣的方法把其余字段插入到主文檔表格中對應(yīng)的位置即可。第五步:預覽信函。在這里我們可以瀏覽一下工資條的大致效果,還可以調(diào)整“姓名”表格的寬度,讓姓名在一行內(nèi)顯示。然后選中“姓名”后的表格區(qū)域,單擊鼠標右鍵在彈出的菜單中選擇“平均分布各列”,讓這些列具有相同的寬度,使工資條更美觀。如果這樣直接進入打印操作,一頁紙只能打印一個工資條,所以選中整個工資條表格,復制,粘貼到原表格下方空一行后的地方,把插入點定位于主文檔中第一和第二個表格之間的空行處,單擊“郵件合并”工具欄上的“插入Word域”按鈕,在彈出的菜單中選擇“下一記錄”命令,以此類推,就可以在一頁紙上多排幾個工資表,充分利用資源了。最后進入第六步:完成合并。然后把工資條打印出來,就制作完成了五、把不同填充柄擴大到整體先選定要著色的單元格B2:G2。然后在“繪圖”或者“格式”工具欄中找到“填充顏色”按鈕,選好顏色后進行填充。B2:G2單元格著色后,再選定B2:G3單元格,鼠標指向選定區(qū)域右下角的填充柄,然后向下拖動鼠標即可得到隔行著色的效果。對于兩行或是多行交錯著色,參照以上方法同樣可以實現(xiàn)。先將前幾行分別著色,形成一個循環(huán)規(guī)律,然后選定這幾行再向下填充即可。對于列的著色,可以參照行的著色方法實現(xiàn)。六、快速菜單篩選先增加一個輔助列。然后在該列的第一個單元格輸入數(shù)字“0”,第二行的單元中輸入“1”。選中這兩個單元格,然后按下右鍵后向下拖動填充句柄,并在彈出的快捷菜單中選擇“復制單元格”命令?，F(xiàn)在點擊菜單命令“數(shù)據(jù)→篩選→自動篩選”。點擊輔助列第一個單元格的下拉按鈕,在列表中選擇“1”。單擊后,則可