淺談辦公室文件資料管理工作

淺談辦公室文件資料管理工作

1.各部門對(duì)檔案文件利用的調(diào)查與分析隨著辦公室自動(dòng)化程序的完善，文件數(shù)量日益增多，對(duì)管理和使用文件的需求也在增加。隨著寬帶網(wǎng)絡(luò)、移動(dòng)通訊等技術(shù)高速發(fā)展,跨區(qū)域,遠(yuǎn)程辦公等新型高效快捷的應(yīng)用模式的出現(xiàn),傳統(tǒng)的管理方法已無法解決出現(xiàn)的這種矛盾。1.1隨著文件數(shù)量的增加，存儲(chǔ)、存儲(chǔ)和維護(hù)之間存在問題隨著辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn),歸檔文件資料數(shù)量猛增。這給傳統(tǒng)的管理提出了挑戰(zhàn)。1.2檢索工具不全隨著歸檔文件資料數(shù)量的幾何級(jí)的增長(zhǎng),靠手工檢索、查找、提取,要花費(fèi)大量的人力、財(cái)力、物力,再加上檢索工具不全,想查一份資料費(fèi)時(shí)費(fèi)力,十分困難。1.3有很多用戶，服務(wù)支持工作量也很大由于歸檔資料的存貯方面的制約,一般歸檔文件數(shù)量有限,存在多人同進(jìn)借閱一份資料的排隊(duì)現(xiàn)象,大大降低了工作效能。1.4由于紙介質(zhì)存儲(chǔ)方法的限制，大量傳輸不利于紙介質(zhì)的存儲(chǔ)方式既不利于遠(yuǎn)程使用,在使用過程中,又由于各方面的原因,會(huì)造成資料的一定破損,給資料的完整性造成損失。1.5計(jì)算材料的利用效率由于傳統(tǒng)的使用資料一般靠手工摘抄形式,大大的降低了歸檔文件資料的利用效率?？傊?解決以上存在的矛盾和問題,傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不能滿足工作的需要,必須采用先進(jìn)的技術(shù)和手段,加強(qiáng)基礎(chǔ)工作,進(jìn)行現(xiàn)代化的管理,才能解決這些突出問題。2.網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在文件資料存貯、檢索和利用的新技術(shù)文件資料管理的現(xiàn)代化、信息化,離不開文件資料管理的標(biāo)準(zhǔn)化。標(biāo)準(zhǔn)化是其中的核心內(nèi)容,同時(shí)也是計(jì)算機(jī)技術(shù)和通訊技術(shù)的結(jié)合,形成文件資料信息傳遞的網(wǎng)絡(luò)化,這些新技術(shù)的利用,為文件資料的存貯、檢索和利用開辟了廣闊的前景。目前,實(shí)現(xiàn)文件資料的信息化管理比較普及的方案是電子文檔的標(biāo)準(zhǔn)化和和編目檢索兩個(gè)方面。2.1文件編碼處理由于傳統(tǒng)的文件資料管理模式的長(zhǎng)期應(yīng)用,現(xiàn)存的很多資料均以紙質(zhì)的形式存放。為了實(shí)現(xiàn)這些文件資料的信息化管理,必須要做適當(dāng)?shù)臄?shù)字化處理,最適合的方法進(jìn)行掃描處理,處理后再將這些照片格式的文件轉(zhuǎn)化為PDF這種國(guó)際通用的便攜文件格式。這種文件格式是Adobe公司開發(fā)的一種與操作系統(tǒng)平臺(tái)無關(guān)的以圖像模型為基礎(chǔ),無論在哪都可以保證精確的顏色和內(nèi)容原稿文檔格式,而且可以與現(xiàn)行的辦公自動(dòng)化常用的文件格式如:Word文檔、Wpsoffice文檔、Excel文檔等進(jìn)行轉(zhuǎn)化,實(shí)現(xiàn)文件格式類型的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。2.2電子文件的標(biāo)準(zhǔn)化由于現(xiàn)行的文檔編輯軟件種類繁多、版本格式也千差萬別,這種碎片化的存儲(chǔ)方式,不利于實(shí)現(xiàn)電子文件管理利用。必須實(shí)現(xiàn)文件存儲(chǔ)格式的標(biāo)準(zhǔn)化。相對(duì)于紙質(zhì)文件的標(biāo)準(zhǔn)化過程,電子文件的標(biāo)準(zhǔn)化轉(zhuǎn)化過程相對(duì)容易些,有很多文檔編軟件都支持PDF便攜式文檔的存儲(chǔ)方式。如Wpsoffice、OpenOffice、Office2010等都支持PDF的存儲(chǔ),微軟Office較低的版本也可以通過安裝插件的方式,支持Pdf文件格式的存儲(chǔ)。2.3不斷實(shí)踐,不斷提升實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)自動(dòng)編目,采用多功能的方式,在某種程序上改變了傳統(tǒng)的手工編目模式與規(guī)則,使機(jī)讀目錄更加的靈活,更加方便。因此,編目人員在學(xué)習(xí)新技術(shù)的同時(shí),必須不斷地更新觀念,既要依照編目標(biāo)準(zhǔn),又不拘泥于舊的形式,突破手工編目的框架,以具體的信息,檢索點(diǎn)等關(guān)鍵點(diǎn),順利完成從手工編目到計(jì)算機(jī)編目的過渡,而且要在這一過程中,細(xì)心觀察,認(rèn)真思考,結(jié)合本單位、本部門應(yīng)用實(shí)際,不斷發(fā)現(xiàn)問題,解決問題,促進(jìn)計(jì)算機(jī)編目的不斷完善。計(jì)算機(jī)編目方興未艾,實(shí)現(xiàn)編目規(guī)則的統(tǒng)一、實(shí)用是擺在我們面前的一個(gè)緊迫任務(wù),只有不斷的實(shí)踐、總結(jié)、思考并提升到理論,才能真正的使編目達(dá)到為我所用的目的,使編目從條條框框的規(guī)則中走出來,實(shí)現(xiàn)靈活和自由。文件資料的檢索工具是查尋資料的手段,是進(jìn)行文件資料管理和提供利用的一種工具。檢索工具是打開文件資料寶庫的鑰匙,是提高文件資料管理工作水平和科學(xué)管理的重要手段,是建立目錄中心和進(jìn)行信息交互的前提條件。電子文件資料的檢索工具很多,如Windows操作系統(tǒng)自帶的搜索功能等,但由于沒能提供全文檢索功能,在具體的使用過程中,可能不能滿足文件資料管理的要求。一般情況下,都采用和數(shù)據(jù)庫結(jié)合專用檢索工具。一些小企業(yè)、小部門,最簡(jiǎn)單的辦法可以使用建立電子表格的形式,對(duì)分檔進(jìn)行分類、來源、發(fā)放等進(jìn)行管理,也可使用Access簡(jiǎn)單數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)。對(duì)于一些具有一定規(guī)模的大中型企業(yè),一般采用Sqlserver、Oracle或者DB2等大型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。通過以上兩種文件資料的標(biāo)準(zhǔn)化存儲(chǔ)格式的轉(zhuǎn)化,基本可以實(shí)現(xiàn)文件資料在使用過程中,對(duì)使用者的計(jì)算機(jī)軟件環(huán)境復(fù)雜度要求。3.網(wǎng)絡(luò)文件管理中的一些問題3.1信息資料備份的安全電子文件信息的增加、刪除、更新非常容易,并且修改后形成的新文件很難看出改動(dòng)的痕跡。如果未做備份,數(shù)據(jù)一旦被修改,就會(huì)造成信息資料的丟失或失真,文件檔案的原始性和真實(shí)性被破壞。因此,在應(yīng)用過程中,要加強(qiáng)備份管理,將工作資料與備份文件分開管理,備份資料獨(dú)立保存,或以不可更改的光盤形式進(jìn)行備份。3.2對(duì)現(xiàn)實(shí)信息的加密處理電子文件資料在使用傳遞過程中,由于因特網(wǎng)的開放性、共享性的原因,會(huì)造成文件信息在網(wǎng)絡(luò)傳播的過程中易受到失密、偽造等威脅。對(duì)于一些機(jī)要資料,應(yīng)采用加密處理的方式進(jìn)行應(yīng)對(duì)。另外,電腦病毒對(duì)電子文件的管理也是一種嚴(yán)重威脅,要加強(qiáng)防病毒軟件升級(jí),并定期對(duì)工作電腦進(jìn)行查毒,預(yù)防病毒對(duì)工作計(jì)算機(jī)的破壞,造成不必要的損失。3.3文件的管理效率低由于多媒體電子文件,占用空間多,包括聲音、圖像、視頻等內(nèi)容,由于技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)等方面沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),造成這類文件資料在管理上的難度增大。建議好的管理方法是建立專題,專門對(duì)多媒體