多功能定題服務(wù)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

多功能定題服務(wù)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

隨著高校圖書(shū)館對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)的重視和普及，個(gè)性化服務(wù)呈現(xiàn)出多樣性的趨勢(shì)。而定題服務(wù)作為其重要的服務(wù)模式之一,已成為圖書(shū)館向科研人員開(kāi)展信息化服務(wù)的主要途徑。定題服務(wù)在圖書(shū)館界的開(kāi)展由來(lái)已久,隨著數(shù)字化進(jìn)程的推進(jìn)和信息化技術(shù)的發(fā)展,其服務(wù)內(nèi)容和方式也得到了進(jìn)一步的拓展和深化。但直至目前,尚未有一款合適的管理軟件輔助圖書(shū)館人員開(kāi)展定題服務(wù)工作,對(duì)文獻(xiàn)信息的檢索、分析和整理也只停留在手工方式上,如果能夠開(kāi)發(fā)或者利用一款管理軟件,將勢(shì)必提高定題服務(wù)的工作效率和工作質(zhì)量。筆者在對(duì)NoteExpress管理軟件的使用中發(fā)現(xiàn),因其在管理文獻(xiàn)方面具有較完備及多種獨(dú)特功能,在定題服務(wù)中可起到重要的輔助作用,能極大地提高工作效率及質(zhì)量,應(yīng)該得到推廣和廣泛使用。鑒于此,筆者就NoteExpress在定題服務(wù)中的應(yīng)用做了簡(jiǎn)要說(shuō)明,旨在為圖書(shū)館工作人員提供一款合適的管理軟件服務(wù)于定題服務(wù)工作。1提供文獻(xiàn)信息定題服務(wù)(selectivedisseminationofinfommtion,SDI)也稱定題情報(bào)服務(wù),是指圖書(shū)館情報(bào)人員根據(jù)承擔(dān)特定課題研究人員的實(shí)際需要,主動(dòng)提供文獻(xiàn)資料,搜集情報(bào)信息,篩選情報(bào)數(shù)據(jù),評(píng)述發(fā)展方向等綜合服務(wù)的形式。定題服務(wù)通常是在一定期間內(nèi)有針對(duì)性地、及時(shí)地、連續(xù)地為研究人員提供有關(guān)課題全面而準(zhǔn)確的文獻(xiàn)信息,包括專題文獻(xiàn)題錄、文摘、原文,乃至專題文獻(xiàn)信息述評(píng)等。這種提供文獻(xiàn)信息的方法,目的明確、針對(duì)性強(qiáng)、密切結(jié)合實(shí)際,能夠減輕研究人員獲取文獻(xiàn)信息的工作強(qiáng)度,大大縮短研究人員的課題研究時(shí)間,因而深受研究人員的歡迎。NoteExpress是由北京愛(ài)琴海軟件公司開(kāi)發(fā)的專業(yè)文獻(xiàn)管理軟件,提供了以文獻(xiàn)的題錄為核心的科研模式,可輕松導(dǎo)入各類文件進(jìn)行有序管理,目前已被中國(guó)社會(huì)科學(xué)院、清華大學(xué)、北京大學(xué)等單位正式整體采用,成為中國(guó)文獻(xiàn)管理軟件市場(chǎng)上的第一品牌。NoteExpress具備文獻(xiàn)信息檢索與下載功能,可以用來(lái)管理各種文獻(xiàn)的題錄,并以附件方式管理文獻(xiàn)全文或任何格式的文件;筆記功能可以實(shí)現(xiàn)隱性知識(shí)的顯性化管理;獨(dú)有的數(shù)據(jù)共享功能可以方便用戶之間的交流和探討;數(shù)據(jù)挖掘的功能可以幫助用戶快速了解某研究方向的最新進(jìn)展、各方觀點(diǎn)等。2多功能表面活性劑定題服務(wù)的服務(wù)過(guò)程大致分為3個(gè)階段:選題階段、文獻(xiàn)信息檢索及分析階段、整理文獻(xiàn)階段。這3個(gè)階段都離不開(kāi)SDI工作人員對(duì)文獻(xiàn)的管理。而具有文獻(xiàn)檢索、文獻(xiàn)管理、文章撰寫(xiě)等多功能的NoteExpress管理軟件恰恰可以輔助SDI工作人員對(duì)文獻(xiàn)進(jìn)行高效有序的管理。如果將其合理地應(yīng)用到圖書(shū)館定題服務(wù)中,不僅可以使枯燥無(wú)味的工作變得輕松簡(jiǎn)單,而且還可以大大提高工作效率和工作質(zhì)量。筆者基于定題服務(wù)的服務(wù)過(guò)程,就如何將NoteExpress應(yīng)用其中作簡(jiǎn)要介紹。2.1項(xiàng)目失敗,經(jīng)費(fèi)俗話說(shuō)萬(wàn)事開(kāi)頭難,選題階段亦如此。如果選題方向有誤,有可能會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目失敗,浪費(fèi)時(shí)間和經(jīng)費(fèi)。而這就要求SDI工作人員做到既要了解課題所涉及的學(xué)科領(lǐng)域,又要了解課題的研究?jī)?nèi)容以及科研人員對(duì)文獻(xiàn)信息的需求,檢索并篩選出有價(jià)值的相關(guān)文獻(xiàn)資料。2.1.1sdi數(shù)據(jù)庫(kù)的建立在NoteExpress安裝完畢后第一次運(yùn)行時(shí),系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)加載“示例庫(kù)(sample)”。為了服務(wù)于SDI工作規(guī)范相關(guān)文獻(xiàn)信息,可以點(diǎn)擊主菜單【文件】→【新建數(shù)據(jù)庫(kù)】新建一個(gè)SDI數(shù)據(jù)庫(kù)。在命名新數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí),可以使用課題負(fù)責(zé)人名字作為數(shù)據(jù)庫(kù)名稱,亦可采用課題項(xiàng)目題名作為數(shù)據(jù)庫(kù)名稱,但筆者推薦使用后者建立數(shù)據(jù)庫(kù),以免遇到同一負(fù)責(zé)人申請(qǐng)不同項(xiàng)目時(shí)造成混淆。圖1為SDI數(shù)據(jù)庫(kù)主界面,左側(cè)為數(shù)據(jù)庫(kù)目錄樹(shù),右上為題錄區(qū),右下為文獻(xiàn)細(xì)覽區(qū)。在數(shù)據(jù)庫(kù)目錄樹(shù)的根節(jié)點(diǎn)下有5個(gè)文件夾:題錄、筆記、檢索、組織和回收站,且在題錄、筆記以及檢索的子目錄“最近檢索”下均可自由增減文件夾,以便于文獻(xiàn)的分類管理。這樣,在題錄下便可針對(duì)每個(gè)課題創(chuàng)新點(diǎn)新建對(duì)應(yīng)的文件夾,例如1、2、3...或者創(chuàng)新點(diǎn)1、創(chuàng)新點(diǎn)2、創(chuàng)新點(diǎn)3...,然后將檢索到的相關(guān)文獻(xiàn)題錄信息分別導(dǎo)入對(duì)應(yīng)的文件夾下,方便SDI工作人員對(duì)相關(guān)文獻(xiàn)進(jìn)行有針對(duì)性的分析和管理。2.1.2質(zhì)控系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)to在充分了解課題需求后,選擇恰當(dāng)?shù)臋z索詞,制定出準(zhǔn)確的檢索策略,然后到相關(guān)學(xué)科數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行檢索。目前,通常的辦法是將檢索并篩選后的基本信息粘貼到Word文檔中,或盲目地下載全文,然后再逐篇分析篩選,這樣對(duì)文獻(xiàn)的管理既不規(guī)范,又浪費(fèi)時(shí)間,增加了SDI工作人員的負(fù)擔(dān)。NoteExpress提供了國(guó)內(nèi)外181個(gè)常用數(shù)據(jù)庫(kù)的檢索連接文件,SDI工作人員利用“在線檢索”功能可以不用登錄數(shù)據(jù)庫(kù)頁(yè)面直接檢索,省去了打開(kāi)相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)的頁(yè)面反映時(shí)間,亦可以根據(jù)工作的需要增加必要或刪減不必要的數(shù)據(jù)庫(kù)鏈接,使得選擇更具靈活性;隨后在檢索結(jié)果中篩選出相關(guān)文獻(xiàn),便可以利用導(dǎo)入題錄功能將題錄信息導(dǎo)入到指定的文件夾下。另外,NoteExpress還提供過(guò)濾器導(dǎo)入功能,可以方便偏好登錄數(shù)據(jù)庫(kù)Web網(wǎng)站進(jìn)行文獻(xiàn)檢索的SDI工作人員將篩選后的檢索結(jié)果題錄導(dǎo)入進(jìn)來(lái)。NoteExpress的手動(dòng)添加功能可以將那些自動(dòng)錄入困難或零散的文獻(xiàn)資料,根據(jù)工作的需要補(bǔ)充到系統(tǒng)軟件當(dāng)中。通過(guò)上述3種基本方法,便可以將相關(guān)文獻(xiàn)的題錄信息導(dǎo)入到NoteExpress的指定文件夾下,這樣極大地方便了SDI工作人員管理文獻(xiàn)信息,也為接下來(lái)的分析階段提供軟件平臺(tái)。2.1.3sdi工作人員由于收錄期刊的重復(fù)性,SDI工作人員在不同的數(shù)據(jù)庫(kù)使用相同的檢索策略得到的結(jié)果中,避免不了有重復(fù)的題錄信息。如VIP與CNKI的重復(fù)期刊就占了VIP的43.795%,且占CNKI高達(dá)86.956%之多,無(wú)形中給SDI工作人員增加了不必要的查重任務(wù)。NoteExpress提供了數(shù)據(jù)查重和快速刪除的功能,打開(kāi)【工具】菜單下的【查找重復(fù)題錄】窗口,選擇待查重的文件夾和待查重字段后,即可開(kāi)始查重。在待查重字段中,有題錄類型、作者、年份、標(biāo)題等69個(gè)字段供用戶選擇,其查重準(zhǔn)確率是非常高的。對(duì)查出的重復(fù)數(shù)據(jù),利用鍵盤(pán)的Delete鍵即可一次性予以刪除。2.1.4階段性成果分析SDI工作人員應(yīng)具有敏銳的信息捕捉和分析能力,能夠就課題創(chuàng)新點(diǎn)近幾年的發(fā)展現(xiàn)狀進(jìn)行歸納總結(jié),方便研究人員對(duì)已形成的階段性研究成果進(jìn)行對(duì)比分析。NoteExpress獨(dú)有的“文件夾信息統(tǒng)計(jì)”功能,可以幫助SDI工作人員按作者、年份、題錄類型等統(tǒng)計(jì)某項(xiàng)創(chuàng)新點(diǎn)近幾年的研究現(xiàn)狀(見(jiàn)圖2)。由此可以很清晰地看出某項(xiàng)創(chuàng)新點(diǎn)從2007—2009年3年里的總體研究進(jìn)展情況,并將此統(tǒng)計(jì)結(jié)果以文字說(shuō)明或表格的形式提供給研究人員,一定程度上提高了課題選擇的準(zhǔn)確率。2.2將前引物關(guān)聯(lián)到實(shí)驗(yàn)分析的深度和廣度,目的提高文獻(xiàn)信息檢索及分析階段也叫研究階段。在課題方向確定后,SDI工作人員應(yīng)加大信息檢索的深度和廣度,同時(shí)增加對(duì)課題涉及內(nèi)容的前沿信息的檢索,確?？蒲腥藛T在論證自己的論點(diǎn)或進(jìn)行實(shí)驗(yàn)分析時(shí)能做到數(shù)據(jù)翔實(shí)、引證充分。此階段NoteExpress在檢索方面的應(yīng)用前面已經(jīng)介紹,這里只就如何幫助研究人員分析文獻(xiàn)加以說(shuō)明。2.2.1保證信息的及時(shí)更新由于各數(shù)據(jù)庫(kù)導(dǎo)入的題錄基本信息不同或者不全,將會(huì)導(dǎo)致導(dǎo)入的相關(guān)文獻(xiàn)信息不詳實(shí)。這時(shí),SDI工作人員可以借助在線題錄更新功能來(lái)改善題錄信息的完整性和保證信息的及時(shí)性。其使用方法為:(1)選擇需要更新的題錄,點(diǎn)擊【檢索】→【在線更新題錄】→【自動(dòng)更新】。(2)在彈出的“在線更新題錄”對(duì)話窗口中,點(diǎn)擊【更新自】下文本框后的選項(xiàng),選擇更新數(shù)據(jù)庫(kù)(比如重慶維普),然后點(diǎn)擊【查找更新】。如果自動(dòng)更新后沒(méi)有找到對(duì)應(yīng)題錄信息,建議嘗試其他可能數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行更新。(3)查找完畢后,可以在檢索窗口中看到是否檢索到相應(yīng)的題錄信息。如果檢索到多條信息,可以比較后選擇最匹配的信息。選擇完畢后,點(diǎn)擊【應(yīng)用更新】。2.2.2關(guān)聯(lián)文獻(xiàn)的選擇在分析文獻(xiàn)的時(shí)候,如果SDI工作人員對(duì)某一篇相關(guān)文獻(xiàn)進(jìn)行總結(jié),或者由于某篇文獻(xiàn)的啟示而產(chǎn)生了新的研究思路,那么通過(guò)NoteExpress自帶的筆記功能,可以隨時(shí)將研究的新思想、新想法記錄下來(lái),并且與該文獻(xiàn)題錄直接關(guān)聯(lián),加強(qiáng)了思路與文獻(xiàn)的關(guān)聯(lián)性,易于SDI工作人員與研究人員之間對(duì)相關(guān)文獻(xiàn)的對(duì)比研究。使用方法為:選擇某條題錄信息后,右鍵選擇【為題錄新建筆記】功能,或在文獻(xiàn)細(xì)覽區(qū)直接選擇“筆記”圖標(biāo)來(lái)實(shí)現(xiàn)筆記功能。此外,在編輯筆記窗口的工具欄里有“插入到Word”按鈕,可以非常方便地將筆記插入到課題研究報(bào)告中去加以使用。通常在瀏覽題錄信息時(shí),題錄的摘要內(nèi)容往往不能滿足研究人員的需要,或者摘要內(nèi)容激發(fā)了研究人員看文章內(nèi)容的想法,對(duì)于題錄想進(jìn)一步的了解,需要閱讀文獻(xiàn)全文。在NoteExpress中,可以對(duì)每條題錄添加多個(gè)附件信息,最簡(jiǎn)單直接的方法是:點(diǎn)擊某條題錄后,右鍵選擇【添加附件】,內(nèi)容包括網(wǎng)絡(luò)鏈接、關(guān)聯(lián)題錄信息、筆記等,方便研究人員在需要的時(shí)候快速打開(kāi),省去在電腦中手動(dòng)尋找的麻煩。2.2.3“作者”子節(jié)點(diǎn)NoteExpress主界面左側(cè)數(shù)據(jù)庫(kù)目錄樹(shù)中的“組織”功能節(jié)點(diǎn),提供了作者、關(guān)鍵詞及作者機(jī)構(gòu)的枚舉視圖?！白髡摺弊庸?jié)點(diǎn)將數(shù)據(jù)庫(kù)中所導(dǎo)入的所有題錄信息,以作者姓氏英文字母從A~Z排序,方便研究人員查找該課題領(lǐng)域其他主要研究人員發(fā)表文章的情況;“關(guān)鍵詞”子節(jié)點(diǎn)列出了所有導(dǎo)入文獻(xiàn)的關(guān)鍵詞,并以關(guān)鍵詞首字母從A~Z排序,方便研究人員準(zhǔn)確、有針對(duì)性地查找涉及某一關(guān)鍵詞的相關(guān)文獻(xiàn)信息。2.3文獻(xiàn)檢索的統(tǒng)一SDI工作人員在本階段要全方位系統(tǒng)地收集課題相關(guān)資料,提供最新的反映課題本質(zhì)的高質(zhì)量情報(bào)資料,文獻(xiàn)的選擇應(yīng)依照準(zhǔn)確性和運(yùn)用性相結(jié)合的原則,分為密切相關(guān)文獻(xiàn)、一般相關(guān)文獻(xiàn)和參考文獻(xiàn)3種。在SDI工作人員利用NoteExpress管理軟件提交文獻(xiàn)題錄信息的時(shí)候,可以運(yùn)用標(biāo)記功能,依據(jù)上述3種類別以軟件自帶的(1)(2)(3)形式加以標(biāo)志,亦可以根據(jù)自己的喜好更改標(biāo)記樣式。根據(jù)研究人員的需要,可以將重要題錄的全文,利用NoteExpress的“下載全文”新功能下載到本地,免去了到相應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)中的重復(fù)查找。在定題服務(wù)中,同科研人員的溝通和協(xié)商是非常重要的,應(yīng)給予高度的重視。NoteExpress的數(shù)據(jù)共享功能方便SDI工作人員與研究人員之間的業(yè)務(wù)交流,提供了軟件交流平臺(tái)。由于一個(gè)單純的題錄信息數(shù)據(jù)庫(kù)大小只有幾十kb,所以在SDI工作人員與研究人員不能及時(shí)面對(duì)面交流的情況下,運(yùn)用E-mail或QQ等傳輸工具可以將數(shù)據(jù)庫(kù)文件互傳遞,解決了遠(yuǎn)距離溝通困難