多功能定題服務(wù)系統(tǒng)的設(shè)計與實(shí)現(xiàn)

多功能定題服務(wù)系統(tǒng)的設(shè)計與實(shí)現(xiàn)

隨著高校圖書館對網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)的重視和普及，個性化服務(wù)呈現(xiàn)出多樣性的趨勢。而定題服務(wù)作為其重要的服務(wù)模式之一,已成為圖書館向科研人員開展信息化服務(wù)的主要途徑。定題服務(wù)在圖書館界的開展由來已久,隨著數(shù)字化進(jìn)程的推進(jìn)和信息化技術(shù)的發(fā)展,其服務(wù)內(nèi)容和方式也得到了進(jìn)一步的拓展和深化。但直至目前,尚未有一款合適的管理軟件輔助圖書館人員開展定題服務(wù)工作,對文獻(xiàn)信息的檢索、分析和整理也只停留在手工方式上,如果能夠開發(fā)或者利用一款管理軟件,將勢必提高定題服務(wù)的工作效率和工作質(zhì)量。筆者在對NoteExpress管理軟件的使用中發(fā)現(xiàn),因其在管理文獻(xiàn)方面具有較完備及多種獨(dú)特功能,在定題服務(wù)中可起到重要的輔助作用,能極大地提高工作效率及質(zhì)量,應(yīng)該得到推廣和廣泛使用。鑒于此,筆者就NoteExpress在定題服務(wù)中的應(yīng)用做了簡要說明,旨在為圖書館工作人員提供一款合適的管理軟件服務(wù)于定題服務(wù)工作。1提供文獻(xiàn)信息定題服務(wù)(selectivedisseminationofinfommtion,SDI)也稱定題情報服務(wù),是指圖書館情報人員根據(jù)承擔(dān)特定課題研究人員的實(shí)際需要,主動提供文獻(xiàn)資料,搜集情報信息,篩選情報數(shù)據(jù),評述發(fā)展方向等綜合服務(wù)的形式。定題服務(wù)通常是在一定期間內(nèi)有針對性地、及時地、連續(xù)地為研究人員提供有關(guān)課題全面而準(zhǔn)確的文獻(xiàn)信息,包括專題文獻(xiàn)題錄、文摘、原文,乃至專題文獻(xiàn)信息述評等。這種提供文獻(xiàn)信息的方法,目的明確、針對性強(qiáng)、密切結(jié)合實(shí)際,能夠減輕研究人員獲取文獻(xiàn)信息的工作強(qiáng)度,大大縮短研究人員的課題研究時間,因而深受研究人員的歡迎。NoteExpress是由北京愛琴海軟件公司開發(fā)的專業(yè)文獻(xiàn)管理軟件,提供了以文獻(xiàn)的題錄為核心的科研模式,可輕松導(dǎo)入各類文件進(jìn)行有序管理,目前已被中國社會科學(xué)院、清華大學(xué)、北京大學(xué)等單位正式整體采用,成為中國文獻(xiàn)管理軟件市場上的第一品牌。NoteExpress具備文獻(xiàn)信息檢索與下載功能,可以用來管理各種文獻(xiàn)的題錄,并以附件方式管理文獻(xiàn)全文或任何格式的文件;筆記功能可以實(shí)現(xiàn)隱性知識的顯性化管理;獨(dú)有的數(shù)據(jù)共享功能可以方便用戶之間的交流和探討;數(shù)據(jù)挖掘的功能可以幫助用戶快速了解某研究方向的最新進(jìn)展、各方觀點(diǎn)等。2多功能表面活性劑定題服務(wù)的服務(wù)過程大致分為3個階段:選題階段、文獻(xiàn)信息檢索及分析階段、整理文獻(xiàn)階段。這3個階段都離不開SDI工作人員對文獻(xiàn)的管理。而具有文獻(xiàn)檢索、文獻(xiàn)管理、文章撰寫等多功能的NoteExpress管理軟件恰恰可以輔助SDI工作人員對文獻(xiàn)進(jìn)行高效有序的管理。如果將其合理地應(yīng)用到圖書館定題服務(wù)中,不僅可以使枯燥無味的工作變得輕松簡單,而且還可以大大提高工作效率和工作質(zhì)量。筆者基于定題服務(wù)的服務(wù)過程,就如何將NoteExpress應(yīng)用其中作簡要介紹。2.1項目失敗,經(jīng)費(fèi)俗話說萬事開頭難,選題階段亦如此。如果選題方向有誤,有可能會導(dǎo)致項目失敗,浪費(fèi)時間和經(jīng)費(fèi)。而這就要求SDI工作人員做到既要了解課題所涉及的學(xué)科領(lǐng)域,又要了解課題的研究內(nèi)容以及科研人員對文獻(xiàn)信息的需求,檢索并篩選出有價值的相關(guān)文獻(xiàn)資料。2.1.1sdi數(shù)據(jù)庫的建立在NoteExpress安裝完畢后第一次運(yùn)行時,系統(tǒng)會自動加載“示例庫(sample)”。為了服務(wù)于SDI工作規(guī)范相關(guān)文獻(xiàn)信息,可以點(diǎn)擊主菜單【文件】→【新建數(shù)據(jù)庫】新建一個SDI數(shù)據(jù)庫。在命名新數(shù)據(jù)庫時,可以使用課題負(fù)責(zé)人名字作為數(shù)據(jù)庫名稱,亦可采用課題項目題名作為數(shù)據(jù)庫名稱,但筆者推薦使用后者建立數(shù)據(jù)庫,以免遇到同一負(fù)責(zé)人申請不同項目時造成混淆。圖1為SDI數(shù)據(jù)庫主界面,左側(cè)為數(shù)據(jù)庫目錄樹,右上為題錄區(qū),右下為文獻(xiàn)細(xì)覽區(qū)。在數(shù)據(jù)庫目錄樹的根節(jié)點(diǎn)下有5個文件夾:題錄、筆記、檢索、組織和回收站,且在題錄、筆記以及檢索的子目錄“最近檢索”下均可自由增減文件夾,以便于文獻(xiàn)的分類管理。這樣,在題錄下便可針對每個課題創(chuàng)新點(diǎn)新建對應(yīng)的文件夾,例如1、2、3...或者創(chuàng)新點(diǎn)1、創(chuàng)新點(diǎn)2、創(chuàng)新點(diǎn)3...,然后將檢索到的相關(guān)文獻(xiàn)題錄信息分別導(dǎo)入對應(yīng)的文件夾下,方便SDI工作人員對相關(guān)文獻(xiàn)進(jìn)行有針對性的分析和管理。2.1.2質(zhì)控系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫to在充分了解課題需求后,選擇恰當(dāng)?shù)臋z索詞,制定出準(zhǔn)確的檢索策略,然后到相關(guān)學(xué)科數(shù)據(jù)庫進(jìn)行檢索。目前,通常的辦法是將檢索并篩選后的基本信息粘貼到Word文檔中,或盲目地下載全文,然后再逐篇分析篩選,這樣對文獻(xiàn)的管理既不規(guī)范,又浪費(fèi)時間,增加了SDI工作人員的負(fù)擔(dān)。NoteExpress提供了國內(nèi)外181個常用數(shù)據(jù)庫的檢索連接文件,SDI工作人員利用“在線檢索”功能可以不用登錄數(shù)據(jù)庫頁面直接檢索,省去了打開相關(guān)數(shù)據(jù)庫的頁面反映時間,亦可以根據(jù)工作的需要增加必要或刪減不必要的數(shù)據(jù)庫鏈接,使得選擇更具靈活性;隨后在檢索結(jié)果中篩選出相關(guān)文獻(xiàn),便可以利用導(dǎo)入題錄功能將題錄信息導(dǎo)入到指定的文件夾下。另外,NoteExpress還提供過濾器導(dǎo)入功能,可以方便偏好登錄數(shù)據(jù)庫Web網(wǎng)站進(jìn)行文獻(xiàn)檢索的SDI工作人員將篩選后的檢索結(jié)果題錄導(dǎo)入進(jìn)來。NoteExpress的手動添加功能可以將那些自動錄入困難或零散的文獻(xiàn)資料,根據(jù)工作的需要補(bǔ)充到系統(tǒng)軟件當(dāng)中。通過上述3種基本方法,便可以將相關(guān)文獻(xiàn)的題錄信息導(dǎo)入到NoteExpress的指定文件夾下,這樣極大地方便了SDI工作人員管理文獻(xiàn)信息,也為接下來的分析階段提供軟件平臺。2.1.3sdi工作人員由于收錄期刊的重復(fù)性,SDI工作人員在不同的數(shù)據(jù)庫使用相同的檢索策略得到的結(jié)果中,避免不了有重復(fù)的題錄信息。如VIP與CNKI的重復(fù)期刊就占了VIP的43.795%,且占CNKI高達(dá)86.956%之多,無形中給SDI工作人員增加了不必要的查重任務(wù)。NoteExpress提供了數(shù)據(jù)查重和快速刪除的功能,打開【工具】菜單下的【查找重復(fù)題錄】窗口,選擇待查重的文件夾和待查重字段后,即可開始查重。在待查重字段中,有題錄類型、作者、年份、標(biāo)題等69個字段供用戶選擇,其查重準(zhǔn)確率是非常高的。對查出的重復(fù)數(shù)據(jù),利用鍵盤的Delete鍵即可一次性予以刪除。2.1.4階段性成果分析SDI工作人員應(yīng)具有敏銳的信息捕捉和分析能力,能夠就課題創(chuàng)新點(diǎn)近幾年的發(fā)展現(xiàn)狀進(jìn)行歸納總結(jié),方便研究人員對已形成的階段性研究成果進(jìn)行對比分析。NoteExpress獨(dú)有的“文件夾信息統(tǒng)計”功能,可以幫助SDI工作人員按作者、年份、題錄類型等統(tǒng)計某項創(chuàng)新點(diǎn)近幾年的研究現(xiàn)狀(見圖2)。由此可以很清晰地看出某項創(chuàng)新點(diǎn)從2007—2009年3年里的總體研究進(jìn)展情況,并將此統(tǒng)計結(jié)果以文字說明或表格的形式提供給研究人員,一定程度上提高了課題選擇的準(zhǔn)確率。2.2將前引物關(guān)聯(lián)到實(shí)驗(yàn)分析的深度和廣度,目的提高文獻(xiàn)信息檢索及分析階段也叫研究階段。在課題方向確定后,SDI工作人員應(yīng)加大信息檢索的深度和廣度,同時增加對課題涉及內(nèi)容的前沿信息的檢索,確?？蒲腥藛T在論證自己的論點(diǎn)或進(jìn)行實(shí)驗(yàn)分析時能做到數(shù)據(jù)翔實(shí)、引證充分。此階段NoteExpress在檢索方面的應(yīng)用前面已經(jīng)介紹,這里只就如何幫助研究人員分析文獻(xiàn)加以說明。2.2.1保證信息的及時更新由于各數(shù)據(jù)庫導(dǎo)入的題錄基本信息不同或者不全,將會導(dǎo)致導(dǎo)入的相關(guān)文獻(xiàn)信息不詳實(shí)。這時,SDI工作人員可以借助在線題錄更新功能來改善題錄信息的完整性和保證信息的及時性。其使用方法為:(1)選擇需要更新的題錄,點(diǎn)擊【檢索】→【在線更新題錄】→【自動更新】。(2)在彈出的“在線更新題錄”對話窗口中,點(diǎn)擊【更新自】下文本框后的選項,選擇更新數(shù)據(jù)庫(比如重慶維普),然后點(diǎn)擊【查找更新】。如果自動更新后沒有找到對應(yīng)題錄信息,建議嘗試其他可能數(shù)據(jù)庫進(jìn)行更新。(3)查找完畢后,可以在檢索窗口中看到是否檢索到相應(yīng)的題錄信息。如果檢索到多條信息,可以比較后選擇最匹配的信息。選擇完畢后,點(diǎn)擊【應(yīng)用更新】。2.2.2關(guān)聯(lián)文獻(xiàn)的選擇在分析文獻(xiàn)的時候,如果SDI工作人員對某一篇相關(guān)文獻(xiàn)進(jìn)行總結(jié),或者由于某篇文獻(xiàn)的啟示而產(chǎn)生了新的研究思路,那么通過NoteExpress自帶的筆記功能,可以隨時將研究的新思想、新想法記錄下來,并且與該文獻(xiàn)題錄直接關(guān)聯(lián),加強(qiáng)了思路與文獻(xiàn)的關(guān)聯(lián)性,易于SDI工作人員與研究人員之間對相關(guān)文獻(xiàn)的對比研究。使用方法為:選擇某條題錄信息后,右鍵選擇【為題錄新建筆記】功能,或在文獻(xiàn)細(xì)覽區(qū)直接選擇“筆記”圖標(biāo)來實(shí)現(xiàn)筆記功能。此外,在編輯筆記窗口的工具欄里有“插入到Word”按鈕,可以非常方便地將筆記插入到課題研究報告中去加以使用。通常在瀏覽題錄信息時,題錄的摘要內(nèi)容往往不能滿足研究人員的需要,或者摘要內(nèi)容激發(fā)了研究人員看文章內(nèi)容的想法,對于題錄想進(jìn)一步的了解,需要閱讀文獻(xiàn)全文。在NoteExpress中,可以對每條題錄添加多個附件信息,最簡單直接的方法是:點(diǎn)擊某條題錄后,右鍵選擇【添加附件】,內(nèi)容包括網(wǎng)絡(luò)鏈接、關(guān)聯(lián)題錄信息、筆記等,方便研究人員在需要的時候快速打開,省去在電腦中手動尋找的麻煩。2.2.3“作者”子節(jié)點(diǎn)NoteExpress主界面左側(cè)數(shù)據(jù)庫目錄樹中的“組織”功能節(jié)點(diǎn),提供了作者、關(guān)鍵詞及作者機(jī)構(gòu)的枚舉視圖?！白髡摺弊庸?jié)點(diǎn)將數(shù)據(jù)庫中所導(dǎo)入的所有題錄信息,以作者姓氏英文字母從A~Z排序,方便研究人員查找該課題領(lǐng)域其他主要研究人員發(fā)表文章的情況;“關(guān)鍵詞”子節(jié)點(diǎn)列出了所有導(dǎo)入文獻(xiàn)的關(guān)鍵詞,并以關(guān)鍵詞首字母從A~Z排序,方便研究人員準(zhǔn)確、有針對性地查找涉及某一關(guān)鍵詞的相關(guān)文獻(xiàn)信息。2.3文獻(xiàn)檢索的統(tǒng)一SDI工作人員在本階段要全方位系統(tǒng)地收集課題相關(guān)資料,提供最新的反映課題本質(zhì)的高質(zhì)量情報資料,文獻(xiàn)的選擇應(yīng)依照準(zhǔn)確性和運(yùn)用性相結(jié)合的原則,分為密切相關(guān)文獻(xiàn)、一般相關(guān)文獻(xiàn)和參考文獻(xiàn)3種。在SDI工作人員利用NoteExpress管理軟件提交文獻(xiàn)題錄信息的時候,可以運(yùn)用標(biāo)記功能,依據(jù)上述3種類別以軟件自帶的(1)(2)(3)形式加以標(biāo)志,亦可以根據(jù)自己的喜好更改標(biāo)記樣式。根據(jù)研究人員的需要,可以將重要題錄的全文,利用NoteExpress的“下載全文”新功能下載到本地,免去了到相應(yīng)數(shù)據(jù)庫中的重復(fù)查找。在定題服務(wù)中,同科研人員的溝通和協(xié)商是非常重要的,應(yīng)給予高度的重視。NoteExpress的數(shù)據(jù)共享功能方便SDI工作人員與研究人員之間的業(yè)務(wù)交流,提供了軟件交流平臺。由于一個單純的題錄信息數(shù)據(jù)庫大小只有幾十kb,所以在SDI工作人員與研究人員不能及時面對面交流的情況下,運(yùn)用E-mail或QQ等傳輸工具可以將數(shù)據(jù)庫文件互傳遞,解決了遠(yuǎn)距離溝通困難