會(huì)務(wù)部工作流程包括以下五個(gè)方面規(guī)章制度

一個(gè)講課專家的銜接，1包括安排下一個(gè)講課專家在固定位置就座，給主持人準(zhǔn)備好專家簡(jiǎn)介,簡(jiǎn)介用塑料皮封一間，如只住一晚，可讓其單獨(dú)住。3提醒參會(huì)者檢查房間物品是否與酒店提供明細(xì)有出入4提前協(xié)調(diào)好每天預(yù)留的座，保證一桌坐滿了再開(kāi)另外一桌7)晚宴的用餐人數(shù)參考之前用餐的最大人數(shù)8)晚宴如果有抽獎(jiǎng)一定要讓一等如講義上留空白,可不買本子）一個(gè)講課專家的銜接，1包括安排下一個(gè)講課專家在固定位置就座，給主持人準(zhǔn)備好專家簡(jiǎn)介,簡(jiǎn)介用塑料皮封一間，如只住一晚，可讓其單獨(dú)住。3提醒參會(huì)者檢查房間物品是否與酒店提供明細(xì)有出入4提前協(xié)調(diào)好每天預(yù)留的座，保證一桌坐滿了再開(kāi)另外一桌7)晚宴的用餐人數(shù)參考之前用餐的最大人數(shù)8)晚宴如果有抽獎(jiǎng)一定要讓一等如講義上留空白,可不買本子）2)墨盒,粉紅和白色打印紙3)至少三臺(tái)電腦會(huì)場(chǎng)一臺(tái),一臺(tái)固定打印，一臺(tái)輸一、接會(huì)2、拜訪達(dá)成合作意向3、匯總各方面信息估算會(huì)議的盈余情況郵寄費(fèi)，通訊費(fèi)等4、簽訂承辦合同和委托協(xié)議明確雙方權(quán)責(zé)及利益分成,以及會(huì)議的虧損承擔(dān)等一個(gè)吸引人的會(huì)議要做到以下幾點(diǎn)1、標(biāo)題大氣且主題明確如“國(guó)際腦癱康復(fù)與矯形技術(shù)論壇”3、有知名的國(guó)內(nèi)外專家助陣,即使最后某個(gè)專家沒(méi)來(lái)，也可寫進(jìn)通知進(jìn)行宣傳4、舉辦城市有特色旅游景點(diǎn)5、在相關(guān)門戶網(wǎng)上掛上會(huì)議通知5、有歐亞這樣的專業(yè)會(huì)務(wù)公司對(duì)會(huì)議進(jìn)行策劃和包裝三、會(huì)前準(zhǔn)備工作:方在拉贊助方面起很重要作用.醫(yī)院提供贊助商名單我方談具體合作和確定贊助金2、酒店的選定用品。如果當(dāng)?shù)貐?huì)人員較多，還要考慮酒店的停車位。2)最重要的是賓館內(nèi)要有功能齊全的會(huì)議室跟主辦方溝通以往的參會(huì)人數(shù)，在此基礎(chǔ)上預(yù)定房間，合同盡量我方做，要把退5）會(huì)議室需要有足夠的照明設(shè)施和通風(fēng)口時(shí)是否需要搭架子,如需要要提前確保搭架子的場(chǎng)地不被占用.3)與主辦方協(xié)商好需要攝像的時(shí)長(zhǎng)，用來(lái)確定需時(shí)是否需要搭架子,如需要要提前確保搭架子的場(chǎng)地不被占用.3)與主辦方協(xié)商好需要攝像的時(shí)長(zhǎng)，用來(lái)確定需的當(dāng)天晚上把用于辦學(xué)分的表格和用來(lái)印刷通訊錄的表格加班錄入完畢，并傳給主辦方和印刷廠5）收費(fèi)安排：了主席臺(tái)是否擺上席簽、講臺(tái)是否是在主席臺(tái)右上角并擺上低矮綠植、橫幅、會(huì)場(chǎng)指示牌等布置情況.照相，攝像一醒3）接送站安排:1要具體列出行程表，具體到每一個(gè)時(shí)刻專家的活動(dòng)安排；2班次和時(shí)間要在火車出發(fā)前兩小擇的是國(guó)賓館還要了解酒店被征用的幾率。8)會(huì)場(chǎng)周圍是否有洗手間可用，如洗手間標(biāo)志不明顯可要求做指示牌會(huì)議檔次和收入決定酒店檔次.2）提醒專家按課表提前到達(dá)并掌握其具體行程，以便安排接送站、房間安排和返程1）大型會(huì)議為三輪通知，信函通知為兩輪，中間穿插一輪電話通知都能收到。3）第二輪電話通知是在第一輪電話通知基礎(chǔ)上篩選并確定科室主任姓名4）第三輪通知在前兩輪通知基礎(chǔ)上向參會(huì)者傳達(dá)更多會(huì)議信息，確定會(huì)議日程。法提供1）代表證，專家證，參展證，會(huì)務(wù)組證2）會(huì)議須知細(xì)化工作人員的分工，讓參會(huì)代表知道有事可找誰(shuí)3）參展商須知細(xì)節(jié)同上4）條幅5）拱門氦氣球投影儀租賃6）幕墻印刷間，如只住一晚，可讓其單獨(dú)住。3提醒參會(huì)者檢查房間物品是否與酒店提供明細(xì)有出入4提前協(xié)調(diào)好每天預(yù)留的的當(dāng)天晚上把用于辦學(xué)分的表格和用來(lái)印刷通訊錄的表格加班錄入完畢，并傳給主辦方和印刷廠5）收費(fèi)安排：了為三輪通知，信函通知為兩輪，中間穿插一輪電話通知間，如只住一晚，可讓其單獨(dú)住。3提醒參會(huì)者檢查房間物品是否與酒店提供明細(xì)有出入4提前協(xié)調(diào)好每天預(yù)留的的當(dāng)天晚上把用于辦學(xué)分的表格和用來(lái)印刷通訊錄的表格加班錄入完畢，并傳給主辦方和印刷廠5）收費(fèi)安排：了為三輪通知，信函通知為兩輪，中間穿插一輪電話通知2)第一輪信函通知范圍大、廣撒網(wǎng)；隨著傳真和郵箱的普育學(xué)分，最多的10分,如學(xué)分五分以下則不寫具體分?jǐn)?shù)有知名的國(guó)內(nèi)外專家助陣,即使最后某個(gè)專家沒(méi)來(lái)，也可5、準(zhǔn)備會(huì)議材料及按會(huì)議要求準(zhǔn)備所需物品：4)會(huì)議通知有的參會(huì)者可能缺少某一輪用于審批的通知6、工作人員服裝的購(gòu)買根據(jù)我方與院方在會(huì)議上服務(wù)的人數(shù)購(gòu)買化及時(shí)掌控會(huì)議動(dòng)態(tài)，合力解決突發(fā)事件。1、報(bào)到安排專人負(fù)責(zé)登記，收費(fèi)和資料發(fā)放1協(xié)調(diào)酒店提前做好大堂告示，擺好宣傳品2及時(shí)通報(bào)我方負(fù)責(zé)人房間的使用總量和單出的房間數(shù)量以便隨時(shí)排房；根據(jù)參會(huì)代表的住宿天數(shù)安排房間，如只住一晚，可讓其單獨(dú)住。3提醒參會(huì)者檢查房間物品是否與酒店提供明細(xì)有出入4提前協(xié)調(diào)好每天預(yù)留的房間數(shù)量和房型；5提前協(xié)調(diào)好參會(huì)代表提前入住和延遲撤離的房費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)6協(xié)調(diào)好退房時(shí)間和午休房的收費(fèi)⑦要提醒3）接送站安排:1要具體列出行程表，具體到每一個(gè)時(shí)刻專家的活動(dòng)安排；室吃,以免污染桌子。4)我方主要負(fù)責(zé)人要經(jīng)常巡視，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決5）專人負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)上一個(gè)講課專家和下銷表，收據(jù),室吃,以免污染桌子。4)我方主要負(fù)責(zé)人要經(jīng)常巡視，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決5）專人負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)上一個(gè)講課專家和下銷表，收據(jù),開(kāi)票機(jī)等7）投影儀提前跟酒店協(xié)商看是否有備用8）資料袋如不印刷可用透明文件袋代替工作人員常運(yùn)行，如果有5）如果有領(lǐng)導(dǎo)唱歌,要考慮到他是否能記住歌詞，是否需要屏幕顯示.6）一定要有專人引導(dǎo)入專人負(fù)責(zé)登記，收費(fèi)和資料發(fā)放做到微笑服務(wù)，耐心細(xì)致2）酒店及房間協(xié)調(diào):1協(xié)調(diào)酒店提前做好大堂告示，擺3提前做好接站牌4確保租用車輛通過(guò)安檢，一定要叮囑接站人,看好車輛油量，避免司機(jī)在加油上做5安排好備用車，做好車輛的計(jì)調(diào)工作1登記準(zhǔn)確的參會(huì)代表資料，如涉及到辦學(xué)分證，表格的信息要同時(shí)包含辦學(xué)分證2通訊錄上要同時(shí)印上專家名單、主辦方工作人員聯(lián)系方式，我方所有工作人員聯(lián)3負(fù)責(zé)登記的同事要在報(bào)道的當(dāng)天晚上把用于辦學(xué)分的表格和用來(lái)印刷通訊錄的表現(xiàn)金，并保證資金安全。2在參會(huì)者面前再次確認(rèn)每個(gè)資料袋中都有相應(yīng)證件。1提前確定好旅行社,并讓旅行社準(zhǔn)備好詳細(xì)的宣傳資料跟通知一起發(fā)出2在統(tǒng)計(jì)回執(zhí)信息時(shí)問(wèn)是否參加旅游；8）返程票預(yù)訂：1根據(jù)專家行程，提前確定是否需我方訂票；2因資金大都是我方提前墊付，所以盡量跟專家溝通如果方便坐動(dòng)車的就不要坐飛3因訂票會(huì)占用我方資金而且有退票的風(fēng)險(xiǎn)，原則上參會(huì)代表我方只負(fù)責(zé)提供訂票2、會(huì)場(chǎng)布置:條幅，課程易拉寶，音響設(shè)備,投影儀等并通知主辦方檢查.3)會(huì)前半小時(shí)確保酒店工作人員到位.檢查主席臺(tái)是否擺上席簽、講臺(tái)是否是在主席臺(tái)右上角并擺上低矮綠植、橫幅、會(huì)場(chǎng)指示牌等布置情況.早提醒專家準(zhǔn)備講義,以免行程沖突無(wú)法提供3）講義確保于會(huì)議前7早提醒專家準(zhǔn)備講義,以免行程沖突無(wú)法提供3）講義確保于會(huì)議前7天印刷完畢；會(huì)前印刷品準(zhǔn)備：1）代表證通方便的市區(qū),方便采購(gòu)和制作會(huì)議臨時(shí)用品。如果當(dāng)?shù)貐?huì)人員較多，還要考慮酒店的停車位。2)最重要的是價(jià)位跟主辦方溝通以往的參會(huì)人數(shù)，在此基礎(chǔ)上預(yù)定房間，合同盡量我方做，要把退房時(shí)間談到晚上六點(diǎn)，我方不的要親自陪供應(yīng)商去丈量，并講好要求準(zhǔn)備會(huì)議材料及按會(huì)議要求準(zhǔn)備所需物品：1）學(xué)員文具主要是筆和本子(一般開(kāi)幕式后都會(huì)安排合影,會(huì)議期間安排攝像占用.3)與主辦方協(xié)商好需要攝像的時(shí)長(zhǎng)，用來(lái)確定需要光盤的容量。4、開(kāi)幕式安排1)會(huì)前三天與主辦方確定出席開(kāi)幕式的領(lǐng)導(dǎo)名單和次序并打好席簽2）開(kāi)幕式上的投影圖像提前設(shè)計(jì)并于會(huì)前調(diào)試確保正常使用3）與主辦方溝通好出席開(kāi)幕式的領(lǐng)導(dǎo)是否有感謝費(fèi)并提前準(zhǔn)備好5、餐飲安排現(xiàn)飯菜問(wèn)題，并及時(shí)與酒店協(xié)商解決。1）根據(jù)會(huì)議主辦方的要求與會(huì)前定好用餐標(biāo)準(zhǔn)并和酒店協(xié)商用餐菜品，注意菜品口味和質(zhì)量,以及特殊客人和會(huì)議主要領(lǐng)導(dǎo)的用餐安排,提前讓會(huì)議主辦方簽字確認(rèn)下2）做好每次用餐的統(tǒng)計(jì)工作，包括工作人員的工作餐統(tǒng)計(jì)和預(yù)定6、晚宴店4）音響設(shè)備晚宴前一小時(shí)調(diào)試確認(rèn)正常運(yùn)行，如果有6）一定要有專人引導(dǎo)入座，保證一桌坐滿了再開(kāi)另外一桌7)晚宴的用餐人數(shù)參考之前用餐的最大人數(shù)8)晚宴如果有抽獎(jiǎng)一定要讓一等獎(jiǎng)在最后一個(gè)節(jié)目后抽,以保證人數(shù)，而且工作人員的獎(jiǎng)券不要多發(fā)。2）引導(dǎo)與會(huì)人員就座供訂票電話,不負(fù)責(zé)具體預(yù)定。會(huì)場(chǎng)布置:1)在報(bào)到當(dāng)天晚上20:00之前，要安排相關(guān)供應(yīng)商把會(huì)場(chǎng)布置好為三輪通知，信函通知為兩輪，中間穿插一輪電話通知2)第一輪信函通知范圍大、廣撒網(wǎng)；隨著傳真和郵箱的普供訂票電話,不負(fù)責(zé)具體預(yù)定。會(huì)場(chǎng)布置:1)在報(bào)到當(dāng)天晚上20:00之前，要安排相關(guān)供應(yīng)商把會(huì)場(chǎng)布置好為三輪通知，信函通知為兩輪，中間穿插一輪電話通知2)第一輪信函通知范圍大、廣撒網(wǎng)；隨著傳真和郵箱的普獎(jiǎng)在最后一個(gè)節(jié)目后抽,以保證人數(shù)，而且工作人員的獎(jiǎng)券不要多發(fā)。會(huì)場(chǎng)服務(wù):1)專人負(fù)責(zé)看守會(huì)議室入口,4)我方主要負(fù)責(zé)人要經(jīng)常巡視，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決1包括安排下一個(gè)講課專家在固定位置就座，給主持人準(zhǔn)備好專家簡(jiǎn)介,簡(jiǎn)介用塑料皮封一下；要控