會務部工作流程包括以下五個方面規(guī)章制度

一個講課專家的銜接，1包括安排下一個講課專家在固定位置就座，給主持人準備好專家簡介,簡介用塑料皮封一間，如只住一晚，可讓其單獨住。3提醒參會者檢查房間物品是否與酒店提供明細有出入4提前協(xié)調好每天預留的座，保證一桌坐滿了再開另外一桌7)晚宴的用餐人數(shù)參考之前用餐的最大人數(shù)8)晚宴如果有抽獎一定要讓一等如講義上留空白,可不買本子）一個講課專家的銜接，1包括安排下一個講課專家在固定位置就座，給主持人準備好專家簡介,簡介用塑料皮封一間，如只住一晚，可讓其單獨住。3提醒參會者檢查房間物品是否與酒店提供明細有出入4提前協(xié)調好每天預留的座，保證一桌坐滿了再開另外一桌7)晚宴的用餐人數(shù)參考之前用餐的最大人數(shù)8)晚宴如果有抽獎一定要讓一等如講義上留空白,可不買本子）2)墨盒,粉紅和白色打印紙3)至少三臺電腦會場一臺,一臺固定打印，一臺輸一、接會2、拜訪達成合作意向3、匯總各方面信息估算會議的盈余情況郵寄費，通訊費等4、簽訂承辦合同和委托協(xié)議明確雙方權責及利益分成,以及會議的虧損承擔等一個吸引人的會議要做到以下幾點1、標題大氣且主題明確如“國際腦癱康復與矯形技術論壇”3、有知名的國內外專家助陣,即使最后某個專家沒來，也可寫進通知進行宣傳4、舉辦城市有特色旅游景點5、在相關門戶網上掛上會議通知5、有歐亞這樣的專業(yè)會務公司對會議進行策劃和包裝三、會前準備工作:方在拉贊助方面起很重要作用.醫(yī)院提供贊助商名單我方談具體合作和確定贊助金2、酒店的選定用品。如果當?shù)貐藛T較多，還要考慮酒店的停車位。2)最重要的是賓館內要有功能齊全的會議室跟主辦方溝通以往的參會人數(shù)，在此基礎上預定房間，合同盡量我方做，要把退5）會議室需要有足夠的照明設施和通風口時是否需要搭架子,如需要要提前確保搭架子的場地不被占用.3)與主辦方協(xié)商好需要攝像的時長，用來確定需時是否需要搭架子,如需要要提前確保搭架子的場地不被占用.3)與主辦方協(xié)商好需要攝像的時長，用來確定需的當天晚上把用于辦學分的表格和用來印刷通訊錄的表格加班錄入完畢，并傳給主辦方和印刷廠5）收費安排：了主席臺是否擺上席簽、講臺是否是在主席臺右上角并擺上低矮綠植、橫幅、會場指示牌等布置情況.照相，攝像一醒3）接送站安排:1要具體列出行程表，具體到每一個時刻專家的活動安排；2班次和時間要在火車出發(fā)前兩小擇的是國賓館還要了解酒店被征用的幾率。8)會場周圍是否有洗手間可用，如洗手間標志不明顯可要求做指示牌會議檔次和收入決定酒店檔次.2）提醒專家按課表提前到達并掌握其具體行程，以便安排接送站、房間安排和返程1）大型會議為三輪通知，信函通知為兩輪，中間穿插一輪電話通知都能收到。3）第二輪電話通知是在第一輪電話通知基礎上篩選并確定科室主任姓名4）第三輪通知在前兩輪通知基礎上向參會者傳達更多會議信息，確定會議日程。法提供1）代表證，專家證，參展證，會務組證2）會議須知細化工作人員的分工，讓參會代表知道有事可找誰3）參展商須知細節(jié)同上4）條幅5）拱門氦氣球投影儀租賃6）幕墻印刷間，如只住一晚，可讓其單獨住。3提醒參會者檢查房間物品是否與酒店提供明細有出入4提前協(xié)調好每天預留的的當天晚上把用于辦學分的表格和用來印刷通訊錄的表格加班錄入完畢，并傳給主辦方和印刷廠5）收費安排：了為三輪通知，信函通知為兩輪，中間穿插一輪電話通知間，如只住一晚，可讓其單獨住。3提醒參會者檢查房間物品是否與酒店提供明細有出入4提前協(xié)調好每天預留的的當天晚上把用于辦學分的表格和用來印刷通訊錄的表格加班錄入完畢，并傳給主辦方和印刷廠5）收費安排：了為三輪通知，信函通知為兩輪，中間穿插一輪電話通知2)第一輪信函通知范圍大、廣撒網；隨著傳真和郵箱的普育學分，最多的10分,如學分五分以下則不寫具體分數(shù)有知名的國內外專家助陣,即使最后某個專家沒來，也可5、準備會議材料及按會議要求準備所需物品：4)會議通知有的參會者可能缺少某一輪用于審批的通知6、工作人員服裝的購買根據(jù)我方與院方在會議上服務的人數(shù)購買化及時掌控會議動態(tài)，合力解決突發(fā)事件。1、報到安排專人負責登記，收費和資料發(fā)放1協(xié)調酒店提前做好大堂告示，擺好宣傳品2及時通報我方負責人房間的使用總量和單出的房間數(shù)量以便隨時排房；根據(jù)參會代表的住宿天數(shù)安排房間，如只住一晚，可讓其單獨住。3提醒參會者檢查房間物品是否與酒店提供明細有出入4提前協(xié)調好每天預留的房間數(shù)量和房型；5提前協(xié)調好參會代表提前入住和延遲撤離的房費標準6協(xié)調好退房時間和午休房的收費⑦要提醒3）接送站安排:1要具體列出行程表，具體到每一個時刻專家的活動安排；室吃,以免污染桌子。4)我方主要負責人要經常巡視，發(fā)現(xiàn)問題及時解決5）專人負責協(xié)調上一個講課專家和下銷表，收據(jù),室吃,以免污染桌子。4)我方主要負責人要經常巡視，發(fā)現(xiàn)問題及時解決5）專人負責協(xié)調上一個講課專家和下銷表，收據(jù),開票機等7）投影儀提前跟酒店協(xié)商看是否有備用8）資料袋如不印刷可用透明文件袋代替工作人員常運行，如果有5）如果有領導唱歌,要考慮到他是否能記住歌詞，是否需要屏幕顯示.6）一定要有專人引導入專人負責登記，收費和資料發(fā)放做到微笑服務，耐心細致2）酒店及房間協(xié)調:1協(xié)調酒店提前做好大堂告示，擺3提前做好接站牌4確保租用車輛通過安檢，一定要叮囑接站人,看好車輛油量，避免司機在加油上做5安排好備用車，做好車輛的計調工作1登記準確的參會代表資料，如涉及到辦學分證，表格的信息要同時包含辦學分證2通訊錄上要同時印上專家名單、主辦方工作人員聯(lián)系方式，我方所有工作人員聯(lián)3負責登記的同事要在報道的當天晚上把用于辦學分的表格和用來印刷通訊錄的表現(xiàn)金，并保證資金安全。2在參會者面前再次確認每個資料袋中都有相應證件。1提前確定好旅行社,并讓旅行社準備好詳細的宣傳資料跟通知一起發(fā)出2在統(tǒng)計回執(zhí)信息時問是否參加旅游；8）返程票預訂：1根據(jù)專家行程，提前確定是否需我方訂票；2因資金大都是我方提前墊付，所以盡量跟專家溝通如果方便坐動車的就不要坐飛3因訂票會占用我方資金而且有退票的風險，原則上參會代表我方只負責提供訂票2、會場布置:條幅，課程易拉寶，音響設備,投影儀等并通知主辦方檢查.3)會前半小時確保酒店工作人員到位.檢查主席臺是否擺上席簽、講臺是否是在主席臺右上角并擺上低矮綠植、橫幅、會場指示牌等布置情況.早提醒專家準備講義,以免行程沖突無法提供3）講義確保于會議前7早提醒專家準備講義,以免行程沖突無法提供3）講義確保于會議前7天印刷完畢；會前印刷品準備：1）代表證通方便的市區(qū),方便采購和制作會議臨時用品。如果當?shù)貐藛T較多，還要考慮酒店的停車位。2)最重要的是價位跟主辦方溝通以往的參會人數(shù)，在此基礎上預定房間，合同盡量我方做，要把退房時間談到晚上六點，我方不的要親自陪供應商去丈量，并講好要求準備會議材料及按會議要求準備所需物品：1）學員文具主要是筆和本子(一般開幕式后都會安排合影,會議期間安排攝像占用.3)與主辦方協(xié)商好需要攝像的時長，用來確定需要光盤的容量。4、開幕式安排1)會前三天與主辦方確定出席開幕式的領導名單和次序并打好席簽2）開幕式上的投影圖像提前設計并于會前調試確保正常使用3）與主辦方溝通好出席開幕式的領導是否有感謝費并提前準備好5、餐飲安排現(xiàn)飯菜問題，并及時與酒店協(xié)商解決。1）根據(jù)會議主辦方的要求與會前定好用餐標準并和酒店協(xié)商用餐菜品，注意菜品口味和質量,以及特殊客人和會議主要領導的用餐安排,提前讓會議主辦方簽字確認下2）做好每次用餐的統(tǒng)計工作，包括工作人員的工作餐統(tǒng)計和預定6、晚宴店4）音響設備晚宴前一小時調試確認正常運行，如果有6）一定要有專人引導入座，保證一桌坐滿了再開另外一桌7)晚宴的用餐人數(shù)參考之前用餐的最大人數(shù)8)晚宴如果有抽獎一定要讓一等獎在最后一個節(jié)目后抽,以保證人數(shù)，而且工作人員的獎券不要多發(fā)。2）引導與會人員就座供訂票電話,不負責具體預定。會場布置:1)在報到當天晚上20:00之前，要安排相關供應商把會場布置好為三輪通知，信函通知為兩輪，中間穿插一輪電話通知2)第一輪信函通知范圍大、廣撒網；隨著傳真和郵箱的普供訂票電話,不負責具體預定。會場布置:1)在報到當天晚上20:00之前，要安排相關供應商把會場布置好為三輪通知，信函通知為兩輪，中間穿插一輪電話通知2)第一輪信函通知范圍大、廣撒網；隨著傳真和郵箱的普獎在最后一個節(jié)目后抽,以保證人數(shù)，而且工作人員的獎券不要多發(fā)。會場服務:1)專人負責看守會議室入口,4)我方主要負責人要經常巡視，發(fā)現(xiàn)問題及時解決1包括安排下一個講課專家在固定位置就座，給主持人準備好專家簡介,簡介用塑料皮封一下；要控