第四講 組織溝通策略：會議、沖突、跨文化管理溝通

組織溝通第四講組織溝通會議管理沖突管理跨文化溝通是人與人之間，或組織與組織之間傳遞信息（如決定）、思想（觀念）、情感的過程，通過信息的有效交流，以增進(jìn)彼此了解，促進(jìn)協(xié)調(diào)，進(jìn)而達(dá)成組織內(nèi)共同目標(biāo)。目的：增加彼此了解、達(dá)成共識組織溝通大多數(shù)人都感覺自己是很有效的溝通者他們覺得溝通中的問題大多來自別人而非自己大多數(shù)人都承認(rèn)企業(yè)里面存在溝通問題，但都認(rèn)為別人應(yīng)為此負(fù)責(zé)大多數(shù)人都同意溝通的重要性，但似乎并未迫切地感覺到要提高自己的溝通水平難點(diǎn)在哪？積極主動、適當(dāng)?shù)募记山M織內(nèi)為何溝而不通組織溝通溝通與管理者會議管理沖突管理跨文化管理溝通會議管理概述會議的準(zhǔn)備與組織會議的管理與控制會議管理為什么要開會？高效會議的特征綜合案例討論會議管理概述團(tuán)隊(duì)（小組、群體）決策的一種方式三個優(yōu)點(diǎn)決策質(zhì)量高于個人：異質(zhì)群體能帶來不同信息、更廣泛的選擇辦法個人成為決策的主人：為會議的決定而承擔(dān)義務(wù)利于溝通：增加即時反饋、降低曲解為什么要開會？缺點(diǎn)高成本：非預(yù)算性項(xiàng)目可能的低質(zhì)量決策經(jīng)常濫用時間浪費(fèi)“群體迷思”（VictimsofGroupthink）現(xiàn)代人必備的團(tuán)隊(duì)工作能力之一一夫當(dāng)關(guān)的英雄時代已經(jīng)過去，我們必須與他人愉快的合作才能順利成事會議正是團(tuán)隊(duì)合作最常用的溝通、協(xié)調(diào)方式會議是一個集思廣益的渠道會議的意義會議的目的監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾傳達(dá)資訊開發(fā)創(chuàng)意激勵士氣達(dá)成協(xié)議，解決問題資源共享開展有效溝通鞏固主管地位會議的八大目的主題議程目的決議會議內(nèi)容會議的內(nèi)容年度工作總結(jié)和計(jì)劃會議月工作會議每周例會公司總經(jīng)理辦公會跨部門專題討論會會議內(nèi)容時間成本會議相關(guān)成本效率損失成本會議的成本“要求大家提出不同的觀點(diǎn)，并對每種觀點(diǎn)的利弊進(jìn)行分析，然后以一種誠實(shí)、坦白的態(tài)度進(jìn)行總結(jié)?！毕嗷贤ǖ膭討B(tài)機(jī)制：能激發(fā)出許多新問題、新想法和新的認(rèn)識，在最短的時間內(nèi)、以最輕松的方式解決問題。它能引導(dǎo)出那些即使讓人感到不舒服的實(shí)際情況，因?yàn)檫@種談話總是針對實(shí)際情況而發(fā)出的。具體要求：領(lǐng)導(dǎo)者開放式地談話、鼓勵員工開放式的談話、開放式引導(dǎo)提問、開放式的文化開放式對話是關(guān)鍵！會議管理概述會議的準(zhǔn)備與組織會議的管理與控制會議管理一、我們應(yīng)開會嗎？二、會前的準(zhǔn)備三、主持人應(yīng)做什么？會前的準(zhǔn)備與安排開會的理由“壞理由”因此，非正式的群體談話可能比正式會議要更好！一、我們應(yīng)該開會嗎？作用選擇最恰當(dāng)?shù)挠懻摲绞绞古c會者明確討論目標(biāo)規(guī)范討論重點(diǎn)、促成決議節(jié)省時間、減少沖突因此，為準(zhǔn)備會議而花費(fèi)的時間是不會浪費(fèi)的。良好的準(zhǔn)備是會議成功的一半！二、會前準(zhǔn)備決定參與者：規(guī)模有多大？哪些人？準(zhǔn)備會議的議程和其他材料安排環(huán)境設(shè)施：何處、地點(diǎn)大小、椅子、通風(fēng)、照明、視覺輔助、座位安排記?。汉苌儆蓄I(lǐng)導(dǎo)喜歡開會時出現(xiàn)意外！會前的戰(zhàn)略考慮規(guī)模的取舍：群體越大，個人參與度越小規(guī)模大：會限制個體參與溝通的程度規(guī)模?。簳适h的作用理想的規(guī)模：5-7人左右、12-13人（復(fù)雜問題）；若人多，建議細(xì)分為小群體會議進(jìn)行。決定參與者：選擇便于管理的群體規(guī)?！坝杏?jì)劃就能完成！”會議議程是會議話題的清單，也是會議運(yùn)作的藍(lán)本、工作文件會議一定要按照議程進(jìn)行，若有人試圖引入新話題，請他參考書面議程。任何一個會議的議程，都要表明為什么（why）、什么（what）、誰（who）、何時（when）準(zhǔn)備會議議程和其他材料Why：會議目標(biāo)要明確，否則會繞彎說話What：關(guān)于什么（話題），具體完整表述Who：彼此清楚何人參加、有所準(zhǔn)備，但要注意群體動力（GroupDynamics）的影響When：（1）何時最佳？（2）應(yīng)設(shè)立時限，一般不超過1.5小時。（3）何時發(fā)送會議信息？How：開會的有關(guān)規(guī)章制度（GroundRules），如必須關(guān)閉手機(jī)、準(zhǔn)時、交通/住宿等4W1H使用可以滿足群體需要的房間房間大小要和群體大小相匹配有舒適的椅子、通風(fēng)、照明：老板椅？？視覺輔助需足夠空間要安排在會議室安排環(huán)境設(shè)施避免使用狹笮的長桌避免按“派別”就座如尋求參與或減少地位差別時，宜選擇圓桌5-7人時，宜安排成半島型；10-12人或以上時，宜選擇U型；若是全體會議，可布置成階梯教室型。座位安排“硬件”：會議的具體準(zhǔn)備工作，必須要面面俱到。將這些具體的工作一一列出，就是一張會議準(zhǔn)備檢查表容易忽視的因素是否有少數(shù)民族，了解相關(guān)風(fēng)俗習(xí)慣有沒有人只吃素，要為這些人單獨(dú)準(zhǔn)備如有外賓，是否需要配備專門的翻譯人員是否有媒體人員出席，要為其準(zhǔn)備單獨(dú)的座位會議準(zhǔn)備檢查表掌握會議的方向和時間動員與會者的參與和投入隨時掌握會議動態(tài)，協(xié)調(diào)會議中的沖突與矛盾適時得出決議三、主持人應(yīng)做什么？會議管理概述會議的準(zhǔn)備與組織會議的管理與控制會議管理人身攻擊離題爭議不下抱怨上級指導(dǎo)員發(fā)言過于投入短話長說時間不足爭功諉過為反對而反對獨(dú)占發(fā)言消極的話

如何處理意外情況（會議中的問題）各小組組長接到任務(wù)，需開會討論新年晚會的有關(guān)問題，具體有三個議題：晚會時間、地點(diǎn)員工節(jié)目抽獎、禮品要求：角色分工、演示“會議技巧”、形成報告演練組織溝通會議管理沖突管理跨文化管理溝通一、學(xué)習(xí)跨文化溝通的意義二、民族文化的六個因素三、培養(yǎng)良好的跨文化管理者跨文化管理溝通國際貿(mào)易額急劇增長為另一個國家的公司工作：跨國公司大量涌現(xiàn)更多地與其他國家員工共事跨國經(jīng)營的難處一、學(xué)習(xí)跨文化溝通的意義文化是我們賴以成長的一切。文化：宗教體系、教育制度、經(jīng)濟(jì)制度、政治制度、娛樂渠道、規(guī)范衣著打扮的風(fēng)俗習(xí)慣、一般禮節(jié)、旅游方式等等文化無處不在，國與國之間差異大！關(guān)于文化地球村（GlobalVillage）:MarshalMcluhan1967年在《媒介即信息》（TheMediumistheMessage）中提出大一統(tǒng)（Universality）：在不同膚色之下，我們都是一樣的，是人類大家庭的兄弟姐妹。各有片面性兩種文化神話：地球村vs大一統(tǒng)權(quán)力距離（PowerDistance）不確定性規(guī)避（UncertaintyAvoidance）個人主義與集體主義（Individualism/Collectivism）男性氣質(zhì)與女性氣質(zhì)（Masculinity/Femininity）高語境與低語境（Highan