第五章會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)管理0605

第五章會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)管理教學(xué)目標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)是由時(shí)間和空間兩個(gè)要素構(gòu)成會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)的時(shí)間要素是指執(zhí)行或?qū)嵤┱故荆钩龈鱾€(gè)環(huán)節(jié)的操作時(shí)段，空間要素以主辦方開始啟用的場(chǎng)館為主，也包括其他相關(guān)的場(chǎng)所，如運(yùn)輸拆卸貨物場(chǎng)所等良好的會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)管理是一個(gè)展會(huì)能夠成功的關(guān)鍵本章教學(xué)知識(shí)點(diǎn)掌握會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)管理的概念、現(xiàn)場(chǎng)管理的基本理念了解現(xiàn)場(chǎng)管理三個(gè)階段的管理重點(diǎn)掌握開幕式管理的重點(diǎn)了解觀眾管理的內(nèi)容了解現(xiàn)場(chǎng)的后勤管理現(xiàn)場(chǎng)突發(fā)事件的管理第一節(jié)會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)管理概述一、會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)管理的概念良好的會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)是一個(gè)展會(huì)能夠成功的關(guān)鍵所在從廣義上說，會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)管理是展覽主辦方對(duì)展覽現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施的總體管理，時(shí)間上從布展到開展，直至撤展結(jié)束。從狹義上來說，展覽現(xiàn)場(chǎng)管理是在進(jìn)場(chǎng)布置的第一天到展覽結(jié)束撤展的這段時(shí)間內(nèi)，展覽主辦方對(duì)包括參展商、搭建商、運(yùn)輸商等各類服務(wù)商在內(nèi)的各實(shí)施單位在現(xiàn)場(chǎng)按原有計(jì)劃進(jìn)行有序的協(xié)調(diào)、監(jiān)督、和管理，以及對(duì)展覽商、觀眾在現(xiàn)場(chǎng)所發(fā)生的一切需求所進(jìn)行的協(xié)調(diào)、服務(wù)和管理1、會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)管理的執(zhí)行者會(huì)展項(xiàng)目經(jīng)理是業(yè)內(nèi)有多年從業(yè)經(jīng)驗(yàn)的會(huì)展項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，主要職責(zé)為承接會(huì)展項(xiàng)目，負(fù)責(zé)所承接項(xiàng)目的組織，實(shí)施，完成部門下達(dá)的創(chuàng)收指標(biāo)等工作。一般要有5年以上的工作經(jīng)驗(yàn)，熟悉會(huì)展業(yè)務(wù)，能獨(dú)立承接會(huì)展項(xiàng)目，英語熟練，并具有較強(qiáng)的語言和文字表達(dá)能力和公關(guān)、協(xié)調(diào)能力許多會(huì)展公司在項(xiàng)目經(jīng)理下還附設(shè)項(xiàng)目主管會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)管理需要一個(gè)總指揮，一般都由展覽主辦方派出。展覽主辦方可以設(shè)立專門的現(xiàn)場(chǎng)營(yíng)運(yùn)部門，并指派專人負(fù)責(zé)實(shí)施現(xiàn)場(chǎng)管理，此類人員通常稱為營(yíng)運(yùn)經(jīng)理或者營(yíng)運(yùn)主任有營(yíng)運(yùn)經(jīng)理帶領(lǐng)一個(gè)團(tuán)隊(duì)來共同完成展覽現(xiàn)場(chǎng)復(fù)雜、繁瑣的各項(xiàng)工作，這個(gè)團(tuán)隊(duì)可以成為營(yíng)運(yùn)組營(yíng)運(yùn)經(jīng)理還要負(fù)責(zé)公司內(nèi)部的其他部門、公司外部的合作單位協(xié)調(diào)溝通，是展覽現(xiàn)場(chǎng)的關(guān)鍵人物2、會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)管理的執(zhí)行范圍從時(shí)間上看，會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)管理局限于一個(gè)特定的時(shí)段，即從進(jìn)館布展到最后展覽結(jié)束，而不包括前期調(diào)研，立項(xiàng)，策劃方案，招展招商等前期準(zhǔn)備，也不包括展會(huì)結(jié)束后的后期跟進(jìn)服務(wù)從空間看，會(huì)展的現(xiàn)場(chǎng)管理局限于一個(gè)特定的區(qū)域，它應(yīng)該是展覽方案的各個(gè)環(huán)節(jié)得以實(shí)施所要占有的空間，包括場(chǎng)館等相關(guān)設(shè)計(jì)的場(chǎng)所二、展會(huì)產(chǎn)品的四個(gè)特性1無形性展會(huì)產(chǎn)品作為服務(wù)產(chǎn)品，具有無形性，客商在參展前自愿購(gòu)買展會(huì)運(yùn)營(yíng)機(jī)構(gòu)提供的服務(wù)，比如展示場(chǎng)地提供，展示器材供應(yīng)，貿(mào)易洽談牽線等；參展過程中，消費(fèi)所購(gòu)買的展會(huì)服務(wù)；展會(huì)結(jié)束后，展會(huì)服務(wù)的消費(fèi)基本結(jié)束。展會(huì)運(yùn)營(yíng)結(jié)構(gòu)通過提供這樣的服務(wù)產(chǎn)品，獲得經(jīng)濟(jì)利益。參展客商通過購(gòu)買這樣的服務(wù)商品，實(shí)現(xiàn)自身的營(yíng)銷或傳播目的。會(huì)展產(chǎn)品的無形性使客商在訂購(gòu)這種產(chǎn)品之前不可能完全了解服務(wù)的好壞，客商購(gòu)買展會(huì)產(chǎn)品是有一定風(fēng)險(xiǎn)的2、不可保存性消費(fèi)展會(huì)產(chǎn)品的過程，就是展會(huì)產(chǎn)品不斷減值的過程，展會(huì)結(jié)束后，展會(huì)產(chǎn)品的價(jià)值基本消耗完畢，沒有實(shí)物形式的展會(huì)產(chǎn)品保存下來。而且展會(huì)產(chǎn)品往往是在某個(gè)規(guī)定的時(shí)間提供，時(shí)間過了，這種產(chǎn)品就不存在了。由于這種特性，要求展會(huì)運(yùn)營(yíng)結(jié)構(gòu)要確?？蜕淘谙M(fèi)展會(huì)產(chǎn)品的同時(shí)，最大程度實(shí)現(xiàn)參展目標(biāo)，只有這樣，展會(huì)運(yùn)營(yíng)機(jī)構(gòu)才可能依靠質(zhì)量過硬的展會(huì)產(chǎn)品，獲得扎實(shí)的回報(bào)3、不一致性同一題材的展會(huì)可能舉辦很多屆，每一屆可以具有不同的主題，只要市場(chǎng)需要就會(huì)不斷重復(fù)地舉辦下去。但這種展會(huì)產(chǎn)品重復(fù)是不可能做到完全一致的，原因之一是客商的要求和辦展環(huán)境條件變化，會(huì)導(dǎo)致服務(wù)內(nèi)容的變化，原因之二是服務(wù)人員的素質(zhì)、知識(shí)、技巧和態(tài)度上的差異，會(huì)導(dǎo)致服務(wù)質(zhì)量發(fā)生變化四、可拓展性某個(gè)展會(huì)運(yùn)營(yíng)機(jī)構(gòu)推出同一主題的展會(huì)，可能會(huì)舉辦很多屆，新的會(huì)展產(chǎn)品是在拷貝上一個(gè)產(chǎn)品的基礎(chǔ)上推出的，但這種拷貝往往加入了許多創(chuàng)新。在原有優(yōu)質(zhì)服務(wù)的基礎(chǔ)上，根據(jù)現(xiàn)實(shí)市場(chǎng)的需要和主題展會(huì)發(fā)展的要求，對(duì)展會(huì)服務(wù)的規(guī)模，內(nèi)容和形式等進(jìn)行提升，豐富或改進(jìn)，從這個(gè)角度上說，展會(huì)產(chǎn)品具有可拓展性三、會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)管理的基本概念會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)管理直接決定著相關(guān)主體的滿意程度，在實(shí)踐過程中可以由如下理論來指導(dǎo)1系統(tǒng)論。展會(huì)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，在展會(huì)實(shí)施階段中對(duì)各項(xiàng)活動(dòng)的計(jì)劃、組織和控制以及對(duì)展會(huì)資源如場(chǎng)地、人力、物力和財(cái)力的合理配置和優(yōu)化調(diào)用，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度的計(jì)劃和控制，也就是對(duì)整個(gè)展會(huì)工程系統(tǒng)的管理2不確定性管理在展覽的現(xiàn)場(chǎng)管理中，各種問題的出現(xiàn)可謂復(fù)雜紛繁，各種意外的事件往往層出不窮，因此，現(xiàn)成的管理和服務(wù)呈現(xiàn)出不確定性特征。四、會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)管理的基本原則（一）要找出可能出現(xiàn)的問題并做到窮極分析。在現(xiàn)場(chǎng)管理體系中，可以設(shè)定各種各樣詳盡的檢查表，進(jìn)度表，預(yù)訂單據(jù)等圖標(biāo)，隨時(shí)進(jìn)行審核和確認(rèn)，這新表格看似乏味繁瑣，但是當(dāng)真正進(jìn)入展覽現(xiàn)場(chǎng)并要為展覽承擔(dān)責(zé)任時(shí)，就會(huì)發(fā)現(xiàn)，它們至少可以保證你在現(xiàn)場(chǎng)少犯錯(cuò)誤，（二）努力在不確定因素里找出盡量確定的因素，確保在一些決定點(diǎn)上不出差錯(cuò)。要找到保證目標(biāo)成功的關(guān)鍵因素，并利用它影響和掌控全局。關(guān)鍵點(diǎn)和時(shí)間段的工作如開幕前一天，開幕，閉幕當(dāng)天的工作）同時(shí)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的運(yùn)作如開幕式，必要時(shí)要預(yù)演，至少時(shí)親臨現(xiàn)場(chǎng)做形象性的預(yù)演，想想自己就是觀眾或參展商，自己在到達(dá)展覽場(chǎng)地后一步步將會(huì)遇到什么問題（三）要有預(yù)案和預(yù)備力量。要將整個(gè)縣城的控制工作作為一個(gè)系統(tǒng)來處理，從整個(gè)戰(zhàn)略成功的全局出發(fā)，處理好關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的工作，以確保全聚的成功。辦展會(huì)要有充分的預(yù)案準(zhǔn)備和備用志愿服務(wù)人員，以備不測(cè)盡量利用服務(wù)鏈外包服務(wù)。諸如禮賓，運(yùn)輸，裝修，印刷，戶外廣告，觀眾登記和保衛(wèi)等，可請(qǐng)專業(yè)公司外包服務(wù)，這樣不僅可以節(jié)約人力和精力，還可以獲得高素質(zhì)、專業(yè)化的服務(wù)。但是必須事先提出具體的目標(biāo)和進(jìn)度要求，并進(jìn)行監(jiān)管對(duì)于必須由主辦方自己處理的事物，如各項(xiàng)現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)，應(yīng)盡量指定專人在專門時(shí)間負(fù)責(zé)專項(xiàng)工作，以簡(jiǎn)化組織結(jié)構(gòu)，明確分工，分清職責(zé)，責(zé)任到人對(duì)于重點(diǎn)工作，可實(shí)行雙重審查制度，如會(huì)刊，現(xiàn)場(chǎng)贈(zèng)閱的宣傳材料的文字核查工作有些重要環(huán)節(jié)，負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)提出工作中應(yīng)注意的問題，可能出現(xiàn)的問題，并實(shí)行實(shí)施監(jiān)督要重視對(duì)臨時(shí)人員的短期培訓(xùn)。他們也是以主辦方代表的身份出現(xiàn)在展覽現(xiàn)場(chǎng)，第二節(jié)布展階段的現(xiàn)場(chǎng)管理一、展臺(tái)搭建的管理參展商報(bào)道之前，主辦方應(yīng)督促主場(chǎng)搭建商（承建商）做好這樣兩項(xiàng)工作，一是按照?qǐng)D紙做好站臺(tái)區(qū)域的底線劃分工作、標(biāo)明展臺(tái)號(hào)；二是按圖紙搭建好現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)辦公的場(chǎng)作，如組委會(huì)辦公室，或主辦方、主場(chǎng)搭建商和主場(chǎng)運(yùn)輸商等聯(lián)合辦公地點(diǎn)等，提前安排好各單位人員、各種資料和器材到位在布展期間，主辦方主要管理的對(duì)象是主場(chǎng)搭建商和主場(chǎng)云身上的工作，督促和協(xié)調(diào)他們相互之間的配合，以保證布展的順利。通常布展的時(shí)間是三天左右，最短的可能只有一天展會(huì)貨運(yùn)的重頭戲首先是按時(shí)搭建展臺(tái)，這一任務(wù)非行家里手不能勝任。一般由主場(chǎng)運(yùn)輸商（承運(yùn)商）受主辦方委托全權(quán)負(fù)責(zé)展品的貨運(yùn)代理和現(xiàn)場(chǎng)物流實(shí)施。主辦方的現(xiàn)場(chǎng)管理人員要根據(jù)計(jì)劃掌控進(jìn)館的出入口；督促主場(chǎng)搭建商預(yù)留出主要的貨運(yùn)通道暫不搭建；協(xié)調(diào)參展商自運(yùn)展品的臨時(shí)出入口等多種多樣的展覽會(huì)由各種不同的展品，參展商應(yīng)根據(jù)貨物的內(nèi)容和數(shù)量確定是使用自己的還是租用的運(yùn)輸裝卸器械，或者干脆委托搬家公司。他們可以從展覽會(huì)物流商那里得到很多的有用建議對(duì)于展覽會(huì)展臺(tái)搭建來說一般有兩種裝卸的可能首先一種是直接裝卸，就是說按照搭建日期把卡車直接開到展廳里，由展覽會(huì)搬運(yùn)商負(fù)責(zé)卸貨和中間貯存。由于參展商自己不必操心這一環(huán)節(jié)，可以節(jié)約一些相應(yīng)的費(fèi)用。另外那些易破損的物品如玻璃或大理石板等只需一次搬運(yùn)即可。采用這種方式應(yīng)注意，時(shí)間預(yù)算要寬松一些，要考慮到種種延誤的可能性，例如交通阻塞或事故等等，在開始搭建之前，貨物營(yíng)運(yùn)低展覽會(huì)搬運(yùn)商處，由他們暫時(shí)儲(chǔ)存貨物，并按照規(guī)定的時(shí)間運(yùn)到站臺(tái)。需要注意的是，笨重的、占地多的物品最好先行運(yùn)入場(chǎng)內(nèi)現(xiàn)場(chǎng)，一般在展館內(nèi)設(shè)有一輛汽車起重機(jī)，可以起吊這些材料，但是如果展臺(tái)搭建過半，這樣的機(jī)器就難有用武之地了。另一種情況是參展商自行卸貨，而不委托展覽會(huì)搬運(yùn)商。一般在搭建現(xiàn)場(chǎng)備有11種固定的器械共租用，其中包括叉式裝卸機(jī)和手動(dòng)小起重車。到了高峰期各種機(jī)器甚至是一些特殊技寫如12噸重的鏟車都紛紛投入使用，有時(shí)50臺(tái)機(jī)械同時(shí)不間斷的工作。所以在這種情況參展商最好較早地預(yù)約運(yùn)輸時(shí)間，提前6-8周為宜。展覽會(huì)服務(wù)手冊(cè)中附有預(yù)約表格，上面列有時(shí)間、器械和人員需要參展商要特別注意準(zhǔn)確地填寫以下幾點(diǎn)材料運(yùn)往哪里（展廳和展臺(tái)號(hào)碼）材料什么時(shí)候運(yùn)輸需要哪些器械何時(shí)需用這些器械需用多長(zhǎng)時(shí)間需要多少人力兩種方法相比較各有千秋。雇傭展覽會(huì)搬運(yùn)商，費(fèi)用無疑不菲，參展商特別是中小企業(yè)理當(dāng)精打細(xì)算。另一方面搬運(yùn)商也自有一番道理，他們認(rèn)為，參展商把一項(xiàng)運(yùn)輸計(jì)劃一攬子委托給搬運(yùn)商，這是最保險(xiǎn)的做法，因?yàn)樽鳛閷I(yè)隊(duì)伍他們能夠面面俱到，例如他們可以按照專業(yè)要求，把出于安全原因不能在展覽現(xiàn)場(chǎng)存放的運(yùn)輸容器合理地儲(chǔ)存，每個(gè)有關(guān)展覽商得到一個(gè)計(jì)算機(jī)標(biāo)簽，上面標(biāo)注有名稱，展廳和展臺(tái)號(hào)碼，他們把這些標(biāo)簽貼在空容器上，交給搬運(yùn)商保管。搬運(yùn)商還可以提供其他服務(wù)，例如測(cè)量、運(yùn)輸、保管及臨時(shí)確定撤展日期展臺(tái)搭建結(jié)束，搭建商交付兩種規(guī)格類型的展臺(tái)一是標(biāo)準(zhǔn)展臺(tái)，主辦方應(yīng)督促主場(chǎng)搭建商在規(guī)定期限交付標(biāo)準(zhǔn)，并驗(yàn)收是否符合要求，如展臺(tái)尺寸是否正確，眉板上的公司中英文名稱是否正確，展臺(tái)號(hào)是否正確，展臺(tái)內(nèi)的家具是否如數(shù)就位等等二是特裝展臺(tái)，由于特殊裝修展臺(tái)的工程比較復(fù)雜，對(duì)水、電甚至氣方面有較高要求，因此，要特別監(jiān)督搭建方規(guī)范施工。同時(shí)將現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況與提前手機(jī)的展臺(tái)施工圖對(duì)照，和對(duì)其搭建的高度、用電量等。所有施工人員必須具備相應(yīng)上崗證書，如高空作業(yè)證、電工證等主辦方在進(jìn)館前就需要指定空箱堆放的區(qū)域（可以分主場(chǎng)運(yùn)輸商區(qū)域、參展商自運(yùn)區(qū)域），所用空箱堆放都要督促主場(chǎng)運(yùn)輸上進(jìn)行統(tǒng)一管理?？障涠殉仨氄R和派專人看管外，還應(yīng)該注意美觀和防潮，如室內(nèi)堆放可由主場(chǎng)搭建商用展板做隔斷，而室外堆放則要蓋上防水布此外，在酒店或者會(huì)展中心還需要搭建主辦方自己的辦公室和報(bào)到處?？偛哭k公室非常重要，它是項(xiàng)目經(jīng)理、職員和場(chǎng)地工作人員進(jìn)行交流的中心。通常情況下，在酒店前臺(tái)登記處旁邊或后方供應(yīng)物品存放在這里，有時(shí)甚至可以存放一些獎(jiǎng)品，裝飾用品等。總部辦公室必須做到井然有序、干凈整潔。對(duì)于大型會(huì)議來說，由于報(bào)到注冊(cè)處需要的面積較大，所以總部辦公室有可能改為設(shè)處。二、會(huì)場(chǎng)布置（一）會(huì)場(chǎng)布置的原則1，預(yù)算控制：要在預(yù)算范圍內(nèi)進(jìn)行會(huì)場(chǎng)布置的設(shè)計(jì)及制作；2，方便拆裝：會(huì)議往往是階段性，會(huì)議前進(jìn)行安排，會(huì)議后要進(jìn)行拆除；3，主題分明：會(huì)場(chǎng)布置要處處體現(xiàn)會(huì)議或活動(dòng)的主題以及信息的傳達(dá)；4，視覺統(tǒng)一：同一個(gè)會(huì)議的制作物視覺形象要統(tǒng)一設(shè)計(jì)；5，不損壞會(huì)場(chǎng)設(shè)施；6，時(shí)間控制：一般會(huì)場(chǎng)布置的時(shí)間都有要求，一定要在預(yù)計(jì)的時(shí)間內(nèi)盡快完成安裝和拆除；7，功能性：某些會(huì)議會(huì)有特定的流程，會(huì)場(chǎng)布置要和某些特定的流程進(jìn)行結(jié)合；8，環(huán)保：會(huì)議布置的材質(zhì)要環(huán)保，不會(huì)影響參會(huì)人員的健康。（二）會(huì)場(chǎng)布置方案會(huì)場(chǎng)的大小有多種，至于形狀，則是略微方形的最為理想，最佳長(zhǎng)寬比例是6：5（例如長(zhǎng)36米寬30米的會(huì)議室）。會(huì)場(chǎng)座位的擺放也有技巧，多為從演講者往外成放射狀的直線排列，位置之間的間隔要合理，不能過窄或過寬，過窄的距離不方便落座與進(jìn)出，過寬的距離則會(huì)給與會(huì)者帶來距離感，缺乏應(yīng)有的融洽氣氛。從橫向來說，最好能以內(nèi)凹圓弧或是V字型對(duì)屏幕和演講者形成包圍狀，如此形狀的擺放，對(duì)于演講者以及與會(huì)者都會(huì)有更佳的參與感受。不同形式的會(huì)場(chǎng)布置，可以獲得不同的會(huì)議氣氛。下面我們將對(duì)會(huì)場(chǎng)的布置分成四種類型來分別介紹1、劇院型如果需要在一個(gè)固定的會(huì)場(chǎng)擺下最多的位置，那么成排成列的劇院型會(huì)場(chǎng)是最佳選擇。通常采用劇院型會(huì)場(chǎng)的會(huì)議將以主持者演講為主，這需要向與會(huì)者提供演講稿以及筆記本，以方便記錄，也提醒與會(huì)者以聆聽為主，無需互動(dòng)或是與其他與會(huì)者交流。劇院型會(huì)場(chǎng)并不適合以交流或是互動(dòng)為主的會(huì)議，主持者帶來的強(qiáng)大壓力以及座位的擺放，都將會(huì)成為交流和互動(dòng)的阻礙。劇院型為了讓與會(huì)者更為舒適地度過會(huì)議時(shí)間，需要盡量選擇能夠提供符合人體工程學(xué)座椅的會(huì)場(chǎng)。如果條件有限，那么至少也要避免座椅靠得太緊，也可以將座位的擺放做適當(dāng)調(diào)整，讓座椅與墻面成V字型，以提供給與會(huì)者更好的視線。與會(huì)人員大都喜歡坐在后排，往往導(dǎo)致前排位置空空蕩蕩，這對(duì)于會(huì)場(chǎng)氣氛會(huì)有不佳影響，為了克服這個(gè)問題，建議根據(jù)與會(huì)人數(shù)，將會(huì)空出的后排座位用阻隔帶封住，以保證前排座位能夠坐滿，有個(gè)良好的會(huì)議氣氛。2、教室型教室型的會(huì)場(chǎng)布置，需要在每一位與會(huì)者的座位前增加一個(gè)小臺(tái)板，以方便書寫和小組交流，這種類型的會(huì)場(chǎng)布置只適用于普通規(guī)模的會(huì)議。如果與會(huì)人數(shù)很多，又需要將會(huì)場(chǎng)布置成教室型，那就只有將會(huì)議分到兩處或是多處進(jìn)行了。教師型如圖所示，將教室型會(huì)場(chǎng)的座椅擺放成V字型，將會(huì)使會(huì)場(chǎng)更具包容感以及參與性。有了座位前的小臺(tái)板，前后排之間很容易就可以組成小組進(jìn)行討論。幾乎所有的與會(huì)者都會(huì)反感會(huì)議室大門開合的聲音，但如果不采取對(duì)策，在會(huì)議期間難免有人進(jìn)進(jìn)出出，門的聲音也就難以避免，那么有什么辦法可以解決這個(gè)問題呢？下面我們就給出一些比較實(shí)用的建議：使用帶有彈簧夾的門閂；如果門本身就有強(qiáng)力彈簧夾，并在開合的時(shí)候會(huì)因?yàn)閺椓^大而發(fā)出“BANG”的一聲，那么就需要在門與門框的夾角處貼上橡膠、海綿、布料等可以起到緩沖作用的物件；另外，在門上用適當(dāng)?shù)姆绞教嵝堰M(jìn)出者輕拉輕合，也是避免驚擾會(huì)場(chǎng)的好辦法。3、圓桌型如果會(huì)議內(nèi)容以小組討論為主，那么圓桌型會(huì)場(chǎng)將是最佳選擇。每個(gè)圓桌的最佳人數(shù)是5-7人，如果人數(shù)再多的話，比較害羞的與會(huì)者將會(huì)在討論的時(shí)候，不自覺地被排擠在外，無法參與。如果會(huì)議在小組討論的同時(shí)，還要兼顧聆聽會(huì)議主持者的演講，那么與會(huì)者就只能在面朝主持者的那一半落座。圓桌型桌椅位置的擺放，會(huì)議投影的位置，以及主持者站立的位置需要經(jīng)過認(rèn)真考慮，首先要保證與會(huì)者能夠同時(shí)地看到主持人和投影影像，而不需要顧此失彼地左顧右盼。如果采用正投，主持人將無法避免會(huì)在投影屏幕上留下影子，那么此時(shí)就可以考慮使用背投來解決這個(gè)問題。其次，當(dāng)主持人需要確認(rèn)內(nèi)容是否已經(jīng)投影到屏幕上時(shí)，絕對(duì)不能完全背轉(zhuǎn)過去，而是應(yīng)該側(cè)頭快速瀏覽一下，進(jìn)行確認(rèn)即可。4、會(huì)議型會(huì)議型會(huì)場(chǎng)，一般采用U型和矩形的會(huì)議桌，此類會(huì)場(chǎng)將能提供最佳的團(tuán)隊(duì)合作氛圍。會(huì)議型會(huì)場(chǎng)布置，建議不要采用大型投影，而是在每位與會(huì)者桌前提供一臺(tái)小型的顯示設(shè)備。會(huì)議型會(huì)場(chǎng)能夠最大限度地弱化主持者的權(quán)威感，讓與會(huì)者更為平等和積極地參與到討論之中。會(huì)議型所謂人體工學(xué)，在本質(zhì)上就是使工具的使用方式盡量適合人體的自然形態(tài)，這樣就可以使用工具的人在工作時(shí)，身體和精神不需要任何主動(dòng)適應(yīng)，從而盡量減少使用工具造成的疲勞。

與會(huì)人數(shù)與屏幕大小以及房間長(zhǎng)度的關(guān)系

下表是一個(gè)基本通用的表格，在選擇會(huì)議場(chǎng)地的時(shí)候，您可以基本依據(jù)下表來進(jìn)行選擇：10人以下會(huì)議：10人以下的會(huì)議在普通的會(huì)議室即可進(jìn)行，一個(gè)37英寸的顯示設(shè)備也已經(jīng)足夠。如果是三人與會(huì)，那么21英寸的顯示設(shè)備就夠用了，然后與會(huì)者每增加一人，顯示設(shè)備的大小就需要增加2英寸，當(dāng)然，市面上并不會(huì)有如此多的尺寸可供選擇，那么這時(shí)候就需要根據(jù)實(shí)際情況來進(jìn)行選擇，盡量挑與所需尺寸所接近的顯示設(shè)備，但尺寸只可大，不可小。當(dāng)然，還需要結(jié)合與會(huì)者與顯示設(shè)備之間的距離來綜合考慮，如果相隔距離太遠(yuǎn)，那么則需要根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)我們所給的建議進(jìn)行調(diào)整。10-20人參加的會(huì)議：普通的會(huì)議室可能就不再適合這個(gè)規(guī)模的會(huì)議了，更大的會(huì)場(chǎng)將有必要，會(huì)場(chǎng)位置可以考慮布置成教室型或是劇院型。大屏幕的尺寸計(jì)算也基本與上述一致，起初的3到5人算為21英寸，然后每增加一位與會(huì)者，屏幕尺寸增加兩英寸，以此累加。如果會(huì)場(chǎng)的桌子是U型，那么采用一個(gè)大屏幕將不會(huì)是好的選擇，因?yàn)閮蓚?cè)的與會(huì)者將不得不側(cè)身面對(duì)屏幕，會(huì)很尷尬，建議在幾個(gè)位置放置大小合適的多個(gè)顯示設(shè)備，通過分頻器連接到同一視頻源上，顯示同一內(nèi)容，這樣一來，與會(huì)者將輕松看到屏幕，可避免側(cè)身。20人以上參加的會(huì)議：20人以上參加的會(huì)議將需要在音樂廳、劇院或是賓館宴會(huì)廳這類場(chǎng)合來舉行，所使用屏幕的大小也不再可能通過簡(jiǎn)單的公式計(jì)算出來，將需要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)試。如果與會(huì)者人數(shù)太多，可以考慮采用多個(gè)屏幕，將與會(huì)者根據(jù)屏幕數(shù)均分。如果人數(shù)多達(dá)幾千人，將會(huì)需要在后面也安裝上屏幕，讓后排與會(huì)者朝相反的方向落座，盡可能讓與會(huì)者以最舒服的方式參與會(huì)議。注意事項(xiàng)1、會(huì)議或活動(dòng)主辦方經(jīng)常會(huì)有一個(gè)誤區(qū)，那就是喜歡自己獨(dú)立尋找場(chǎng)地，其實(shí)他們不了解，經(jīng)過多年與場(chǎng)地方的合作，會(huì)議服務(wù)公司已與眾多場(chǎng)地方建立了親密的合作關(guān)系，長(zhǎng)期的公關(guān)及會(huì)議服務(wù)經(jīng)歷，使他們與各類場(chǎng)地均保持良好的合作關(guān)系，不但有能力為客戶協(xié)調(diào)到最好的場(chǎng)地支持服務(wù)，更有能力在一定程度上為客戶節(jié)省場(chǎng)地支出。

2、會(huì)議服務(wù)公司還擁有一套嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膱?chǎng)地推薦規(guī)范和服務(wù)模式，保障他們所推薦的每一個(gè)會(huì)議場(chǎng)所都是十分熟悉和了解的，通常都是經(jīng)實(shí)地考察，依照專業(yè)場(chǎng)地信息搜集標(biāo)準(zhǔn)逐項(xiàng)記錄，并收錄到他們獨(dú)有的數(shù)據(jù)庫(kù)中，場(chǎng)地?cái)?shù)據(jù)信息的詳細(xì)性甚至超過場(chǎng)地方本身。而會(huì)議主辦方自己去尋找場(chǎng)地，但并不了解一個(gè)場(chǎng)地的軟硬件設(shè)施對(duì)自身活動(dòng)的可用性在什么地方，更何況除了場(chǎng)地之外，還會(huì)有其它諸如設(shè)備供應(yīng)、流程控制等更加復(fù)雜的工作。(三)會(huì)議場(chǎng)所的室內(nèi)外布置會(huì)議場(chǎng)所的室外及入口布置可根據(jù)需要選擇1、主會(huì)標(biāo)2、歡迎拱門、條幅3、彩球、鮮花、氦氣球4、地毯5、展架、易拉寶、廣告板6、引導(dǎo)牌7、燈箱8、簽到臺(tái)9、休息座椅，等。會(huì)議場(chǎng)所的室內(nèi)布置：會(huì)議場(chǎng)所的室內(nèi)布置可根據(jù)需要選擇：1、會(huì)標(biāo)、背景板2、主席臺(tái)\聽眾席、演講臺(tái)的布置，可參考：會(huì)議室座位安排的五種方式3、鮮花、彩球、彩帶等裝飾4、音像輔助設(shè)備5、燈光、電源設(shè)備6、茶點(diǎn)，可參考：會(huì)議的食品飲料安排7、獎(jiǎng)品、禮品、活動(dòng)道具8、桌牌、名牌9、攝像設(shè)備，等。(四)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)管理檢查清單一定要在每次會(huì)議開始之前列出適合本次會(huì)議的檢查清單注冊(cè)現(xiàn)場(chǎng)用品清單要求報(bào)導(dǎo)的日期于是見登記卡的內(nèi)容與數(shù)量桌子椅子的形狀、尺寸和數(shù)量水杯、信紙、筆、廢紙簍告示牌，標(biāo)識(shí)牌的數(shù)量和尺寸電話，驗(yàn)鈔機(jī)，點(diǎn)鈔機(jī)文件箱，保險(xiǎn)箱繳費(fèi)政策規(guī)定，收取支票和退款的規(guī)定登記卡和證章上的信息資料各種票價(jià)和相關(guān)規(guī)定VIP客人接待程序會(huì)議日程和其他材料注冊(cè)結(jié)束時(shí)檢查資金會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)管理清單提供會(huì)議場(chǎng)所樓層的示意圖每次會(huì)議的正確日程與時(shí)間每次會(huì)議租用的房間數(shù)、入住人員的登記會(huì)議承辦商房間號(hào)、會(huì)議主辦方房間號(hào)及負(fù)責(zé)人、酒店負(fù)責(zé)人聯(lián)絡(luò)電話；每次會(huì)議的座位數(shù)量、座位布置圖以及主講人的講臺(tái)為方便交通，其中包括電梯的使用，須安排或交錯(cuò)安排的會(huì)議所需講臺(tái)的大小每次會(huì)議使用的設(shè)備（核對(duì)設(shè)備與設(shè)施明細(xì)表）其他特殊的需求（在會(huì)議即將開始之前檢查一遍）檢查房間是否開門、配置的職員是否到場(chǎng)座位的類型是否與預(yù)訂的一致保證與會(huì)人員每人都有座位冷氣與暖氣系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)擴(kuò)音系統(tǒng)操作：麥克風(fēng)與預(yù)訂一致錄音設(shè)備操作麥克風(fēng)：型號(hào)、數(shù)量與預(yù)訂一致演講臺(tái)的位置適當(dāng)、照明操作小槌、平臺(tái)水罐、演講臺(tái)上飲用水的處理為與會(huì)人員準(zhǔn)備的水罐、水、玻璃杯大門口的門衛(wèi)服務(wù)煙灰缸、托架、火柴放映機(jī)、銀幕、現(xiàn)場(chǎng)放映員演講詞提示機(jī)鉛筆、便箋簿、紙圖表展示臺(tái)、展示架、黑板及相關(guān)設(shè)備鋼琴、風(fēng)琴標(biāo)志牌、旗幟、橫幅、氣球、拱門、水牌與預(yù)訂一致的照明與預(yù)訂一致的特殊鮮花與植物其他所有特殊的設(shè)施會(huì)議室難以找到時(shí)須使用的指路牌如果會(huì)議室變更，張貼的通知要醒目現(xiàn)場(chǎng)的速記員現(xiàn)場(chǎng)的攝影師（會(huì)議一經(jīng)結(jié)束立即派自愿者前去）撤走自已的器材檢查是否有遺漏的器材開展的前一天始終都是現(xiàn)場(chǎng)最為忙碌的一天，許多預(yù)留的問題必須在這天得到落實(shí)和解決，并且達(dá)到預(yù)期的效果布置結(jié)束后、閉館之前的另一項(xiàng)重要工作就是全場(chǎng)的過道地毯鋪設(shè)工作和全場(chǎng)的保潔工作。有時(shí)需用不同顏色的過道地毯或字母、箭頭嵌入的方式，已清楚地實(shí)現(xiàn)展會(huì)分區(qū)和路線知識(shí)的作用，便于參展商和觀眾快速獲得或找到各自的目標(biāo)。這兩項(xiàng)工作都是提升大會(huì)形象的重要工作三、會(huì)展報(bào)到與注冊(cè)（一）報(bào)到與簽到的聯(lián)系與區(qū)別會(huì)議簽到是指與會(huì)者或參展工作人員出席會(huì)議或進(jìn)入展館時(shí)在專門的表單上簽字一證實(shí)其已經(jīng)到了會(huì)或到展的手續(xù)。簽到時(shí)使用的表單稱為簽到表。

會(huì)議簽到和報(bào)到都是指參加對(duì)象在一到達(dá)會(huì)議活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)時(shí)就辦理的總在的登記注冊(cè)手續(xù)，一次會(huì)議活動(dòng)每位參加對(duì)象只需報(bào)到注冊(cè)一次；而簽到則是參加對(duì)象在每次進(jìn)入會(huì)場(chǎng)或展館時(shí)簽名或刷卡，證明他參加了這一次具體會(huì)議活動(dòng)，因此必須每天簽到，有時(shí)甚至一天要簽到好幾次。

二是意義不同。報(bào)到的意義偏重于收集與會(huì)參展的信息，以便建立數(shù)據(jù)庫(kù)，因此填寫的內(nèi)容較多；簽到的意義偏重于核實(shí)法定的到會(huì)人數(shù)和檢查站缺席況，在一些法定性代表大會(huì)和董事會(huì)議上，簽到還是一種法律行為，因此只要求與會(huì)者簽字。

尤其是各級(jí)黨代會(huì)和人大會(huì)，簽到可以確切掌提出席人數(shù)是否達(dá)到法定的人數(shù)，這對(duì)于表決和選舉結(jié)果是否有效將是至關(guān)重要會(huì)議簽到表的格式

1．標(biāo)題。一般由會(huì)議活動(dòng)名稱和“簽到表”組成，如“**代表大會(huì)簽到”

2．正文。正文應(yīng)當(dāng)制成表格，內(nèi)容項(xiàng)目包括：

（1）主辦單位名稱

（2）舉辦時(shí)間，寫明具體的年、月、日、時(shí)、分；

（3）舉辦地點(diǎn)，寫明具體場(chǎng)館名稱。會(huì)議活動(dòng)要寫明所在的賓館名稱、樓號(hào)、房間號(hào)碼；

（4）應(yīng)到單位名稱或應(yīng)到人姓名。如有列席對(duì)象，應(yīng)與出席對(duì)象分開，分欄簽到；

（5）簽名。即參加對(duì)象在相應(yīng)的空格內(nèi)對(duì)號(hào)簽名；

（6）簽到時(shí)間。有的會(huì)議組織者還要求簽到時(shí)同時(shí)注明簽到時(shí)間，以便掌握到者實(shí)際到會(huì)的確切時(shí)間。（二）會(huì)展簽到的作用和方式會(huì)議簽到有以下作用：(1)便于統(tǒng)計(jì)實(shí)到人數(shù)．以確定法定性會(huì)議的有效性。

(2)檢查缺席情況．以便及時(shí)通知有關(guān)人員到會(huì)，或通知缺席對(duì)象宣傳活動(dòng)策劃另行補(bǔ)會(huì)。

(3)慶典儀式、紀(jì)念性和追悼性會(huì)議活動(dòng)的簽到冊(cè)可以珍藏，留作永久的紀(jì)念。

(4)與會(huì)者的親筆簽名是第一手資料，是其參加會(huì)議活動(dòng)的書面證明，可為日后的查考提供歷史憑據(jù)。在一些法定性會(huì)議上，簽到還是一種法律行為。2、會(huì)展簽到的方式1、簿式簽到

與會(huì)人員在會(huì)議工作人員預(yù)先備好的簽到簿上按照要求簽署自己的名字，標(biāo)識(shí)到會(huì)、簽到簿上的內(nèi)容一般有姓名、職務(wù)、所代表的單位等，與會(huì)人員必須逐項(xiàng)填寫，不得遺漏。簿式簽到的優(yōu)點(diǎn)是利于保存，便于查找。缺點(diǎn)是這種會(huì)議只適用于小型會(huì)議，一些大型會(huì)議參加人數(shù)比較多時(shí)，采用簿式簽到就不太方便。2、卡式簽到

會(huì)議工作人員將印好的簽到證事先發(fā)給每個(gè)與會(huì)人員，簽證卡上一般印有會(huì)議的名稱、日期、座次號(hào)、編號(hào)等，與會(huì)人員在簽證卡上寫好自己的姓名，進(jìn)入會(huì)場(chǎng)時(shí)講簽證卡交給工作人員，表示到會(huì)。其有點(diǎn)是方便，避免臨時(shí)開會(huì)時(shí)造成擁擠，缺點(diǎn)是不便找尋查找，證卡簽到多用于大中型會(huì)議。3、會(huì)議工作人員代為簽到

會(huì)議工作人員事先制定好參加本次會(huì)議的花名冊(cè)，開會(huì)時(shí)，來一人就在該人名單后面畫上記號(hào)，表示到會(huì)，缺席和請(qǐng)假人員也要用規(guī)定的記號(hào)表示。例如：“/”表示缺席，“0”表示請(qǐng)假。這種會(huì)議簽到方式比較簡(jiǎn)便易行，但要求會(huì)議工作人員必須認(rèn)識(shí)絕大多數(shù)與會(huì)人員這種方式只適用于小型會(huì)議和一些常規(guī)性會(huì)議。對(duì)于一些大型會(huì)議與會(huì)人員很多，工作人員不能認(rèn)識(shí)大部分人，逐個(gè)詢問到會(huì)人員的姓名，很麻煩，所以大型會(huì)議不適合采用這種方式。4、座次表簽到方式

會(huì)議工作人員按照會(huì)議模型，事先制定好座次表，座次表上每個(gè)作為按要求填上合適的與會(huì)人員姓名和座位號(hào)碼，參加會(huì)議的人員到會(huì)時(shí)，就在座位表上銷號(hào)，表示出席。印制座次表，與會(huì)人員座次要求有一定規(guī)律，如從幾號(hào)到幾號(hào)是某部門代表座位，將同以部門的與會(huì)人員幾種在一起，便于與會(huì)者查找自己的座次號(hào)。采用座次表簽到，參加會(huì)議的人員在簽到室就知道了自己的座次號(hào)。起到引導(dǎo)的作用。5、電腦簽到

電腦簽到準(zhǔn)確、簡(jiǎn)便，與會(huì)人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng)時(shí)，只要把特制的卡片放進(jìn)簽到機(jī)內(nèi)，簽到機(jī)就會(huì)講與會(huì)人員的信息傳到中心，與會(huì)者的簽到手續(xù)就會(huì)在幾秒鐘內(nèi)辦完，講簽到卡退還本人，與會(huì)人員到會(huì)結(jié)果會(huì)由計(jì)算機(jī)準(zhǔn)確、迅速的顯示出來，電腦簽到是先進(jìn)的簽到手段，一些大型會(huì)議都是采用電腦簽到。（三）報(bào)到工作查驗(yàn)證件登錄信息接收材料發(fā)放文件預(yù)收費(fèi)用安排住宿查驗(yàn)證件查驗(yàn)證件的目的是確認(rèn)參加對(duì)象的參會(huì)資格，需查驗(yàn)的證件包括會(huì)議通知書、參展邀請(qǐng)書、單位介紹信、身份證和其他有效證件登錄信息即請(qǐng)參加對(duì)象在登記表上填寫個(gè)人的有關(guān)信息，如姓名，性別，年齡，單位，職務(wù)，職稱、聯(lián)系地址，電話等。會(huì)議或展覽報(bào)到登記標(biāo)記可以據(jù)以統(tǒng)計(jì)參加會(huì)展活動(dòng)的人數(shù)，以便做好會(huì)展活動(dòng)期間的各項(xiàng)目服務(wù)工作，又可以據(jù)此編制參加對(duì)象通訊錄接受材料由會(huì)展統(tǒng)計(jì)接待人員統(tǒng)一接收參加對(duì)象帶來的需要在會(huì)上分發(fā)的材料，經(jīng)審查后再統(tǒng)一分發(fā)，以免由于參加對(duì)象在會(huì)場(chǎng)上自行分發(fā)而影響會(huì)議和展覽秩序，同時(shí)也可以防止自行分發(fā)可能造成的其他不良后果發(fā)放文件除了提前分發(fā)的會(huì)展文件外，其他文件應(yīng)當(dāng)在參加對(duì)象報(bào)到時(shí)一并分發(fā)。會(huì)議文件應(yīng)當(dāng)按照保密要求分類發(fā)放和管理。保密文件和需要輕推的會(huì)議文件必須履行簽收手續(xù)預(yù)售費(fèi)用有的會(huì)展活動(dòng)須由參加對(duì)象支付一定費(fèi)用，如會(huì)務(wù)費(fèi)、食宿費(fèi)、資料費(fèi)、等，這些費(fèi)用有的在事前已經(jīng)通過轉(zhuǎn)賬付清，有的則在報(bào)道使用現(xiàn)金支付安排食宿要根據(jù)參加對(duì)象的身份和要求，在現(xiàn)在的條件下合理安排住宿。住宿安排好后，接待人應(yīng)當(dāng)在登記表上標(biāo)明每個(gè)參加對(duì)象的房間號(hào)，以便會(huì)展期間進(jìn)行聯(lián)系（四）社交和旅游活動(dòng)參展與會(huì)代表在會(huì)展期間或者會(huì)展前后可能會(huì)參加一些旅游或者社交活動(dòng)，因此需要在注冊(cè)處專門設(shè)立一個(gè)柜臺(tái)為他們的家屬同往（五）及時(shí)的數(shù)據(jù)處理由于各種不同的原因，到會(huì)人數(shù)少于預(yù)訂人數(shù)，展會(huì)的一些安排都必須一線城市及登記的情況為最后的依據(jù)。四、展前協(xié)調(diào)會(huì)的安排一個(gè)成功的會(huì)展管理人一定要確定在現(xiàn)場(chǎng)的有效溝通，會(huì)展服務(wù)經(jīng)理是展會(huì)的靈魂人物，他需要將工作分層負(fù)責(zé)。預(yù)備協(xié)調(diào)會(huì)議并不僅僅是簡(jiǎn)單地將工作一個(gè)一個(gè)梳理一遍，它還有很多的作用。首先，把工作單梳理一遍，可以確保展會(huì)的整個(gè)策劃沒有遺漏的地方。第二，讓酒店或者會(huì)展中心的工作人員把自己有疑問的地方弄清楚，對(duì)展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)安排真?zhèn)€細(xì)節(jié)做詳細(xì)的討論，讓大家都清楚在現(xiàn)場(chǎng)所負(fù)的責(zé)任與彼此的協(xié)調(diào)。第三，如果主辦方與酒店或會(huì)展中心在將來的幾個(gè)星期內(nèi)需要緊密合作，那這次正好是大家增進(jìn)相互了解的機(jī)會(huì)。第四，有時(shí)主辦方需要對(duì)外發(fā)布一些情況，也就理所當(dāng)然地需要自己的工作人員首先了解，讓工作人員再開一次預(yù)備會(huì)議的一個(gè)好機(jī)會(huì)。這樣也給主辦方和場(chǎng)館工作人員提供了一個(gè)與承包商見面的機(jī)會(huì)，可以消除雙方可能出現(xiàn)的細(xì)小的誤會(huì)或誤解。最后，如果恰逢會(huì)議或展覽會(huì)的日程表已經(jīng)打印出來，那負(fù)責(zé)人正好可以發(fā)給大家閱讀一下確保一切安排無誤（二）預(yù)備會(huì)議通常有會(huì)展服務(wù)經(jīng)理來主持，因?yàn)樵谡麄€(gè)過程中，會(huì)議服務(wù)經(jīng)理要和所有人打交道。會(huì)議可能持續(xù)幾個(gè)小時(shí)，也可能僅僅半個(gè)小時(shí)，主要取決于會(huì)議或展覽會(huì)的復(fù)雜程度以及彼此之前是否有過類似的業(yè)務(wù)合作。預(yù)備會(huì)議上會(huì)展服務(wù)經(jīng)理不僅對(duì)工作單進(jìn)行仔細(xì)檢查，他還要堅(jiān)持客房問題，如安排早餐，送餐服務(wù)。如果餐飲供應(yīng)問題沒有解決，那么酒店就必須提供一些幫助，其他問題還有，與會(huì)者的支付方式，特殊客人的安全保護(hù)措施，特殊客房的要求（三）工作人員和技術(shù)人員簡(jiǎn)會(huì)除了讓自己的志愿參加會(huì)前預(yù)備會(huì)外，服務(wù)經(jīng)理最好再單獨(dú)召集他們開一個(gè)簡(jiǎn)會(huì)。把主辦方的期望、與會(huì)者的期望都向他們闡述清楚，這一點(diǎn)對(duì)會(huì)議的成功非常重要，這個(gè)會(huì)還是確認(rèn)大家如何保持聯(lián)絡(luò)的好機(jī)會(huì)，要讓職員清楚，在發(fā)生問題的時(shí)候，應(yīng)該請(qǐng)示誰，誰是最終決策人等。指派一名職員負(fù)責(zé)檢查所有會(huì)議室的布置和視聽設(shè)備，確保視聽設(shè)備能夠正常工作，指派另一名職員負(fù)責(zé)所有餐飲供應(yīng)。再指派一名職員監(jiān)督報(bào)到處的工作第三節(jié)開展階段的現(xiàn)場(chǎng)管理一、開幕式的管理（一）開幕式的內(nèi)容開幕式時(shí)宣布各種會(huì)議、展覽活動(dòng)正式開始的具有象征性和標(biāo)志性的儀式，而開幕式方案是對(duì)開幕的各項(xiàng)進(jìn)行策劃的文案。（二）開幕式管理的基本內(nèi)容開幕式的名稱、時(shí)間、地點(diǎn)主辦單位參觀者的范圍。包括上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、會(huì)展活動(dòng)的承辦單位、協(xié)辦單位、贊助單位的領(lǐng)導(dǎo)或代表，東道主以及會(huì)展活動(dòng)有關(guān)的機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)或代表，有關(guān)國(guó)家、地區(qū)、組織的代表（如某國(guó)家的使節(jié)、領(lǐng)事、參贊等）、群眾代表，有關(guān)新聞單位主持人、致辭和剪裁人的身份和名稱。開模式通常由主辦方主持，主持人應(yīng)當(dāng)有一定的身份，聯(lián)合主辦的會(huì)議可采取共同主持的形式，各方主持人身份應(yīng)大體相當(dāng)。致開幕詞人的身份一般應(yīng)當(dāng)高于主持人。最后請(qǐng)?jiān)趫?chǎng)身份最高的人士宣布“我宣布，xx活動(dòng)開幕?！甭?lián)合主辦的活動(dòng)，也可以共同剪彩的形式代替開幕詞。剪彩人應(yīng)當(dāng)是主辦單位出席開幕式身份最高的人士，也可以安排上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)辦單位領(lǐng)導(dǎo)與主辦單位領(lǐng)導(dǎo)共同剪彩開幕式的形式。開幕式的形式主要有兩類，一類是以致辭為主的形式，另一類是文藝晚會(huì)的形式邀請(qǐng)方式。凡外單位領(lǐng)導(dǎo)和代表應(yīng)當(dāng)書面邀請(qǐng)。書面邀請(qǐng)分請(qǐng)柬、邀請(qǐng)信。請(qǐng)柬用于邀請(qǐng)重要來賓，邀請(qǐng)信用于一般的裂隙對(duì)象或較為特殊的對(duì)象?，F(xiàn)場(chǎng)布置和物品準(zhǔn)備。需要準(zhǔn)備如主席臺(tái)、會(huì)標(biāo)、國(guó)旗、花卉、彩旗、標(biāo)語、剪彩工具、擴(kuò)音設(shè)備等，有的還安排文藝演出。接待。如簽到、為來賓佩戴胸花、贈(zèng)送禮品、留言題詞等。開幕式、閉幕式程序。一般如介紹出席開幕式的領(lǐng)導(dǎo)人和主要來賓、致開幕詞、升國(guó)旗、升會(huì)旗、奏國(guó)歌或會(huì)歌、代表致詞、剪彩、參觀、植樹紀(jì)念、頒獎(jiǎng)、文藝體育表演等活動(dòng)。接待任務(wù)分工。必要時(shí)可設(shè)立專門的接待工作機(jī)構(gòu)。經(jīng)費(fèi)安排。二、觀眾管理展會(huì)最寶貴的是現(xiàn)場(chǎng)的專業(yè)觀眾，誰抓住專業(yè)觀眾，誰就是展會(huì)的贏家。專業(yè)觀眾的邀請(qǐng)難度不亞于一個(gè)招展的過程，專業(yè)觀眾不僅需要部門經(jīng)理，還需要單位老總、決策者也來參加展會(huì)，花費(fèi)的精力很大首先，上海國(guó)際車展觀眾逾５０萬人次，單日參觀者就達(dá)到１０.３萬人次。動(dòng)輒幾十萬人次的展覽會(huì)，最讓主辦方頭疼的工作是觀眾組織管理。今年的展會(huì)到底來了多少人，分別是那些公司，他們的聯(lián)系方式和相關(guān)信息如何迅速錄入和分析整理，明年的展會(huì)怎眼快速地找到這些目標(biāo)觀眾？可以采用手持PDA對(duì)著觀眾胸卡拍照，錄入信息。其次，會(huì)展效果的回饋，也是會(huì)展主辦方非常關(guān)注的問題。一次大型會(huì)展到底哪些人參加了這次會(huì)展，其中多少是回頭客，他們對(duì)這次會(huì)展的評(píng)價(jià)如何，現(xiàn)代的統(tǒng)計(jì)工具。改裝ＰＤＡ

,觀眾信息整理只需一天,一天一臺(tái)ＰＤＡ租金３００二維碼的應(yīng)用，一個(gè)小小的正方形二維碼，可以儲(chǔ)存大量的信息。個(gè)人用戶通過手機(jī)給二維碼拍照，可以簡(jiǎn)單的只按一個(gè)鍵，就直接登陸相關(guān)信息的網(wǎng)站，獲得大量的相關(guān)信息。

ＰＤＡ?xí)狗?wù)的過程。首先要做的工作是預(yù)登記服務(wù)，觀眾會(huì)被要求在相關(guān)網(wǎng)站上填寫一些自己的個(gè)人信息，這些信息都會(huì)被儲(chǔ)存在相關(guān)的數(shù)據(jù)庫(kù)中。

然后這名觀眾的信息編號(hào)就被寫成條形碼，打印在他的參展胸卡上。例如編號(hào)為８３５號(hào)的觀眾，就會(huì)得到印有這個(gè)編號(hào)的條形碼的胸卡。因?yàn)樾屡d的二維碼可以儲(chǔ)存更多的信息，最近胸卡上的條形碼也漸漸被二維碼代替。

這些先期準(zhǔn)備工作完成之后，在會(huì)展上，就是ＰＤＡ大顯身手的時(shí)候。這些ＰＤＡ機(jī)并非特別額外定制，而是購(gòu)入普通的ＰＤＡ后，植入專門的軟件系統(tǒng)。持有胸卡的觀眾無需簽到，也不要交換名片，只要讓ＰＤＡ在自己的胸卡上拍攝一下，條形碼／二維碼上的信息就被記錄下來，存儲(chǔ)在ＰＤＡ上。散會(huì)之后，服務(wù)人員把ＰＤＡ上的信息存儲(chǔ)在電腦上匯總。再由后臺(tái)軟件操作人員對(duì)這些信息進(jìn)行分析匯總，完整的觀眾管理就完成了。對(duì)參展商而言，展會(huì)評(píng)估的結(jié)果可以是參展商在不同的展會(huì)與其他營(yíng)銷手段之間的選擇提供參照依據(jù)。對(duì)觀眾而言，尤其是為專業(yè)觀眾選擇參觀展覽會(huì)提供客觀的標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)主辦方而言，為打造品牌以及更好地改進(jìn)參展商及觀眾的服務(wù)提供客觀的依據(jù)。一般認(rèn)為一個(gè)展覽最佳的觀眾容量為通道凈面積每平方米每小時(shí)一人。為了展會(huì)效果，必須在入口處基于流量控制，應(yīng)視實(shí)際情況來分時(shí)，分段控制人流，以確保進(jìn)、出相對(duì)平衡上海世博會(huì)期間有7000萬游客，分到184天，整個(gè)世博展期每天最少40萬人。組委會(huì)將控制人流，到了60萬的時(shí)候緊急剎車。三、新聞中心的管理新聞中心負(fù)責(zé)展會(huì)新聞發(fā)布和新聞媒體的接待等工作。很多展會(huì)都在現(xiàn)場(chǎng)開辟一定的區(qū)域?yàn)檎箷?huì)新聞中心，供媒體記者使用。中心一般都配有可供休息和工作的桌椅、電腦、網(wǎng)絡(luò)、打印和傳真設(shè)備，還有茶水和糕點(diǎn)，并配備兩三專人負(fù)責(zé)媒體工作，此外，還提供一些介紹此次展會(huì)的宣傳資料、刊物、手持等。一般新聞中心職位媒體記者使用，新聞中心的設(shè)立對(duì)于宣傳展覽極為重要，這是有效推廣和宣傳展覽的一個(gè)良好方法四、知識(shí)產(chǎn)權(quán)的糾紛

2006年10月3日至5日，在巴黎舉辦的世界制藥原料展覽會(huì)(簡(jiǎn)稱CPHI)上，法國(guó)制藥企業(yè)賽諾菲—安萬特(Sanofi-Aventis)集團(tuán)指控我國(guó)3家參展企業(yè)展覽、交易的原料藥產(chǎn)品侵犯了其原研藥物Rimonabant(減肥藥的一種原料)的專利權(quán)。法國(guó)內(nèi)政部負(fù)責(zé)打擊假冒侵權(quán)的部門對(duì)6名涉案的參展人員進(jìn)行了司法調(diào)查。

Rimonabant（利莫那班）是歐洲第一大、全球第三大制藥公司賽諾菲-安萬特今年才由其研發(fā)投入市場(chǎng)的藥物，主要治療肥胖和煙癮，曾被預(yù)料為該公司今年推出的一個(gè)“重磅炸彈”藥物，該產(chǎn)品僅研發(fā)投入就達(dá)8億多美元。利莫那班剛開始上市，預(yù)計(jì)每年市場(chǎng)銷售額將高達(dá)30億美元，占賽諾菲未來收入的40%，是其未來的主要利潤(rùn)之源。

案發(fā)后，中國(guó)商務(wù)部、駐法大使館經(jīng)商處、中國(guó)醫(yī)藥保健品進(jìn)出口商會(huì)（下稱“醫(yī)保商會(huì)”）開始介入斡旋，賽諾菲-安萬特公司最初以刑事罪起訴，經(jīng)過中國(guó)駐法使館的努力，撤換為商業(yè)侵權(quán)案起訴。而巴黎當(dāng)?shù)胤ㄔ涸谡{(diào)查取證后，也裁定這一起訴屬于企業(yè)商業(yè)糾紛，11月14日，這6名被扣的參展人員才得以獲釋，隨后回到國(guó)內(nèi)。

這次中國(guó)廠商人員是在參展時(shí)候突然遭遇扣押和官司，被起訴罪名并不輕，法國(guó)安萬特就其專利產(chǎn)品利莫那班，一共起訴中國(guó)3家企業(yè)6項(xiàng)罪名，分別是“有組織的團(tuán)伙冒牌制造專利保護(hù)產(chǎn)品”、“有組織的團(tuán)伙出售和出口冒牌產(chǎn)品"、"刊登不實(shí)廣告"、"模仿和刪除商標(biāo)"以及"由于出售的消費(fèi)品有引起危險(xiǎn)之虞因此加重情節(jié)的欺騙未遂"等。這些被訴罪名一旦成立，依照法國(guó)法律，有關(guān)人員可能被判5年監(jiān)禁和50萬歐元的罰款。

據(jù)報(bào)道：就事后3家涉案企業(yè)表現(xiàn)出來的茫然舉措和當(dāng)天參展的國(guó)內(nèi)醫(yī)藥企業(yè)全部“棄柜”落荒而逃的狼狽使他們淡薄的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)意識(shí)顯露無遺，他們此前并不知道自己參展的產(chǎn)品會(huì)侵犯賽諾菲—安萬特集團(tuán)的專利權(quán)，在自己的醫(yī)藥代表被扣押后，他們向上游的國(guó)內(nèi)制藥企業(yè)調(diào)查的時(shí)候才知道，這些減肥藥只能在歐盟以外的國(guó)家銷售。

這次涉案的中國(guó)企業(yè)生產(chǎn)的是利莫那班的中間體，即化工原料。過去通常認(rèn)為，生產(chǎn)藥品中間體并不需要SFDA（StateFoodandDrugAdministration國(guó)家食品藥品監(jiān)督管理局）的生產(chǎn)批文和藥品批文，不會(huì)涉及侵權(quán)問題。醫(yī)藥中間體涉及專利侵權(quán)而被起訴的案例，目前的確是比較少見的。

中間體是否侵權(quán)，要看相關(guān)專利的權(quán)利要求書的具體情況說明，中間體侵權(quán)也是完全可能的。

從目前可查詢的利莫那班專利申請(qǐng)情況來看，法國(guó)安萬特已經(jīng)構(gòu)架了一個(gè)不小的網(wǎng)絡(luò)--在全球已經(jīng)申請(qǐng)了44項(xiàng)專利，最早在法國(guó)已于1992年申請(qǐng)了有關(guān)專利，其中在法國(guó)申請(qǐng)了14項(xiàng)，在美國(guó)申請(qǐng)了21項(xiàng)，同時(shí)還在歐盟、瑞典、日本等地專利部門進(jìn)行了申請(qǐng)。在中國(guó)知識(shí)產(chǎn)權(quán)局網(wǎng)站上，也可以查詢到一項(xiàng)名稱為“多晶型rimonabant”的專利申請(qǐng)，其制備方法及含有它的藥物組合物，法國(guó)安萬特于2002年提交申請(qǐng)，于2005年2月授權(quán)。2007年3月19日，我國(guó)IT廠商在德國(guó)漢諾威消費(fèi)電子、信息及通信博覽會(huì)(以下簡(jiǎn)稱CeBIT)的展臺(tái)遭到德國(guó)海關(guān)查抄，并對(duì)19名工作人員參加CeBIT的中國(guó)廠商進(jìn)行了搜查，扣押了部分涉嫌侵犯意大利Sisvel公司MPEG-2音頻專利的MP3播放器、數(shù)碼相機(jī)、GPS等產(chǎn)品。在此期間，共有12家公司的展臺(tái)被搜查，上百款產(chǎn)品被德國(guó)海關(guān)查扣。盡管專利所有人——意大利Sisvel公司并未明確透露這12家公司的具體名稱，但是從查收現(xiàn)場(chǎng)來看，其中來自中國(guó)的MP3生產(chǎn)商遭遇最大規(guī)模的打擊。其中已證實(shí)的廠商包括華旗愛國(guó)者、紐曼以及來自深圳的邁樂數(shù)碼等。

要避免侵權(quán)事件的發(fā)生，要求參展企業(yè)謹(jǐn)慎地選擇參展的產(chǎn)品，盡量不展出有侵權(quán)嫌疑的產(chǎn)品，一旦發(fā)生知識(shí)產(chǎn)權(quán)就俄方，企業(yè)也大可不必驚慌。首先應(yīng)了解清楚那種具體的樣品被訴侵權(quán)，在判斷這種投訴是否真實(shí)可靠，然后通過展會(huì)的法律部門了解清楚類似糾紛的解決步驟和程序。一般情況是被侵權(quán)投訴的產(chǎn)品被強(qiáng)制收走，企業(yè)展位被關(guān)閉，具體解決方法要等企業(yè)回國(guó)后再通過法律手段加以解決。對(duì)于日益尖銳的知識(shí)產(chǎn)品糾紛，主辦方應(yīng)在現(xiàn)場(chǎng)設(shè)立專門辦公室，并聘請(qǐng)專職律師咨詢。五、現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議的管理工作一般來說，研討會(huì)等現(xiàn)場(chǎng)專題會(huì)議是以參展商個(gè)別預(yù)訂為主的，主辦方的職責(zé)只是按參展商的會(huì)議布置來調(diào)配會(huì)議室、或是布置形式和設(shè)施設(shè)備等，全部費(fèi)用由參展商承擔(dān)。因此，在開戰(zhàn)前要做好詳細(xì)的各類會(huì)議日程表、會(huì)議要求訂單等，才可以保證會(huì)議秩序。主辦方其實(shí)是現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議服務(wù)的總承包商，負(fù)責(zé)將參展的要求同居它提供單位（如廣告公司、場(chǎng)館方、餐飲公司等）協(xié)調(diào)和落實(shí)。在開展后，應(yīng)由營(yíng)運(yùn)組中的專人負(fù)責(zé)每天和各會(huì)議主持方（即參展商）確認(rèn)、移交、結(jié)算，并在現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)對(duì)可能發(fā)生的臨時(shí)問題六、現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)的綜合管理主辦方在開展的現(xiàn)場(chǎng)，主要起到一個(gè)協(xié)調(diào)的作用，同時(shí)要在現(xiàn)場(chǎng)提供完善的服務(wù)。一般可視展覽規(guī)模，以適當(dāng)?shù)姆秶鸀閱挝辉谛涯康奈恢迷O(shè)多個(gè)主辦方現(xiàn)場(chǎng)辦公室，現(xiàn)場(chǎng)咨詢臺(tái)等。咨詢臺(tái)的設(shè)立主要是為了及時(shí)解決現(xiàn)場(chǎng)發(fā)生的問題，回答展商、觀眾的咨詢。該處工作人員應(yīng)了解展覽的各個(gè)環(huán)節(jié)，能夠自主地解決問題，或能夠聯(lián)系到相關(guān)負(fù)責(zé)人解決問題。工作效率要求快速、準(zhǔn)確。不主張用臨時(shí)人員，以避免引起不必要的投訴，有損展覽的形象除了以上六項(xiàng)主要工作以外，還需要關(guān)注以下方面現(xiàn)場(chǎng)的保潔管理一般情況下，展會(huì)布展撤展期間，標(biāo)準(zhǔn)展位和公共區(qū)的清潔工作有會(huì)展中心負(fù)責(zé)（展板、展具除外），特裝展位的情節(jié)有參展商自行解決。展覽開幕期間，參展商應(yīng)保持展位內(nèi)的情景，并將垃圾倒入制定垃圾箱內(nèi)，會(huì)展中心負(fù)責(zé)清潔運(yùn)輸垃圾和展覽公共區(qū)的清潔工作，同時(shí)提供展位內(nèi)俺面積清潔的有償服務(wù)特裝清潔押金，布展前特裝展位須向展覽中心交納清潔押金，在撤展期內(nèi)參展商需將展位內(nèi)的裝修垃圾及清理帶走，情節(jié)完畢后展覽現(xiàn)場(chǎng)工作人員確認(rèn)簽字，參展商平確認(rèn)單取還清潔押金。參展商或向會(huì)展中心交納相應(yīng)的垃圾清運(yùn)費(fèi)，由會(huì)展中心派人清潔。在規(guī)定時(shí)限內(nèi)為撤出物品將作為無主物品處理，押金不予退還不管物業(yè)管理公司怎樣監(jiān)管，參展單位撤出后展廳現(xiàn)場(chǎng)仍需進(jìn)一步清理。應(yīng)由專業(yè)公司，使用專業(yè)工具，配備專業(yè)藥劑對(duì)展廳現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行全面保潔，并對(duì)所有相關(guān)設(shè)施進(jìn)行清理，特別是衛(wèi)生間和消防通道。2、會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)保安工作的管理目前保安工作從業(yè)者多是有其他專業(yè)轉(zhuǎn)行而來，整體素質(zhì)不高。1、安全通道：布展時(shí)應(yīng)留有足夠?qū)挾鹊陌踩ǖ?，且通道要順直，避免彎曲轉(zhuǎn)折；同一通道不宜出現(xiàn)寬與高的差別，通道應(yīng)形成雙向疏散功能，并盡量環(huán)行。在緊急情況下，人們很難在進(jìn)行正確判斷后再選擇疏散方向，因此，通道雙向疏散和環(huán)行非常重要。通道的變化容易造成人員的擁擠或跌倒，寬敞順直的通道便于人員的疏散和消防車輛的進(jìn)入。

2、安全設(shè)施：布置展位不應(yīng)影響消防設(shè)施功能的正常發(fā)揮，尤其是安全門、卷簾門，消防箱等安全設(shè)施。展會(huì)通道與展館安全門的相對(duì)位置應(yīng)簡(jiǎn)單明了，安全門、消防器材在緊急情況下能夠打開正常使用?！吨腥A人民共和國(guó)消防法》第二十一條中明確規(guī)定：“任何單位、個(gè)人不得損壞或者擅自挪用、拆除、停用消防設(shè)施、器材，不得埋壓、圈占消火栓，不得占用防火間距，不得堵塞消防通道”。解決和防范展會(huì)攤位布局中的安全隱患

1、要加強(qiáng)對(duì)展會(huì)人員、展館員工的消防安全知識(shí)的宣傳教育，使他們熟悉消防常識(shí)，掌握本崗位操作的消防技能。

2、要定期檢查、維修、保養(yǎng)展館的消防設(shè)施和器材，確保完好有效。

3、展會(huì)期間從布展到撤展要有專人負(fù)責(zé)值班、巡視，發(fā)現(xiàn)事故“苗頭”及時(shí)阻止、排除。展會(huì)用電存在安全隱患安全用電是安全生產(chǎn)的一項(xiàng)重要工作，而展會(huì)在用電方面存在著諸多安全隱患。

1、臨時(shí)用電線路不固定；

2、燈具安裝不合理；

3、有的攤位私自亂接電源；

4、特裝攤位特殊用電超負(fù)荷等等。

解決和防范展會(huì)用電中的安全隱患：

1、布展時(shí)加強(qiáng)現(xiàn)場(chǎng)管理，對(duì)各參展商所使用的電源和照明設(shè)備嚴(yán)格遵守安全用電進(jìn)行操作，并設(shè)專人負(fù)責(zé)監(jiān)管。

2、對(duì)不具備電工資格的人員不得進(jìn)場(chǎng)操作用電，要求電工人員持證上崗。

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