出口操作說(shuō)明書(shū)

南北外貿(mào)ERP系統(tǒng)操作闡明書(shū)—出口流程目錄1.系統(tǒng)慣用工具按扭 32.自營(yíng)進(jìn)口操作流程 53.業(yè)務(wù)流程模塊詳解 63.1客戶申請(qǐng)模塊 63.3.1核心描述 63.1.2客戶申請(qǐng) 63.2商品明細(xì)設(shè)立模塊 83.2.1核心描述 83.2.2商品明細(xì)設(shè)立 83.3簽約管理模塊 93.3.1自營(yíng)進(jìn)口合同 93.3.2國(guó)內(nèi)銷售合同 123.4國(guó)內(nèi)收款登記 133.5付匯申請(qǐng) 153.6財(cái)務(wù)實(shí)付 163.7信用證開(kāi)證 183.8進(jìn)口采購(gòu)發(fā)票 193.9費(fèi)用發(fā)票 213.10付費(fèi)用申請(qǐng) 213.11發(fā)貨單 223.12進(jìn)口國(guó)內(nèi)銷售發(fā)票 233.13資金收付 233.14決策查詢 241.系統(tǒng)慣用工具按扭新窗口打開(kāi)新的系統(tǒng)界面關(guān)閉現(xiàn)在界面 重新登錄：若打開(kāi)軟件一段時(shí)間不對(duì)其進(jìn)行操作，顧客將會(huì)與服務(wù)器斷開(kāi)聯(lián)系，需重新登錄方可繼續(xù)使用。 計(jì)算器郵件系統(tǒng) 在線協(xié)助：提供與現(xiàn)在單據(jù)有關(guān)的協(xié)助信息 拷貝（Ctrl＋C）：拷貝數(shù)據(jù)項(xiàng) 粘貼（Ctrl＋V）：粘貼數(shù)據(jù)項(xiàng) 剪切（Ctrl＋X）：剪切數(shù)據(jù)項(xiàng) 切換顯示/隱藏 查看明細(xì)單據(jù)編輯鎖定 查詢（Ctrl＋F）：根據(jù)單據(jù)查詢具體信息 存盤(pán)（Ctrl＋S）：保存單據(jù)數(shù)據(jù) 刷新：刷新數(shù)據(jù)庫(kù)，獲得最新統(tǒng)計(jì) 顯示打印預(yù)覽 打?。–trl＋P）：打印現(xiàn)在單據(jù) 第一條統(tǒng)計(jì)：返回到首紀(jì)錄 上一條統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)向上移一位： 下一條統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)向下移一位： 最后一條統(tǒng)計(jì)：快速查找最后一條統(tǒng)計(jì) 在現(xiàn)在統(tǒng)計(jì)中插入一條新統(tǒng)計(jì)（Ctrl＋N） 在整個(gè)單據(jù)最后添加新統(tǒng)計(jì)（Ctrl＋M） 刪除現(xiàn)在統(tǒng)計(jì)（Ctrl＋Y） 重打開(kāi)過(guò)濾條件界面?zhèn)渥ⅲ寒?dāng)顧客把鼠標(biāo)放到某一按鈕上時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)會(huì)顯示出該按鈕的注釋。如果按鈕為灰色表達(dá)現(xiàn)在功效不可使用。新建一種單據(jù) 表達(dá)在任何單據(jù)界面中選中某一種或者是多個(gè)單據(jù)，然后點(diǎn)擊該按鈕就可進(jìn)入該單據(jù)的數(shù)據(jù)顯示界面。可復(fù)制所選中單據(jù)中的內(nèi)容查詢?cè)搯螕?jù)審批狀況2.代理出口操作流程3.業(yè)務(wù)流程模塊詳解為了便于直觀的描述代理出口的流程操作形式，下面便以一種模擬的業(yè)務(wù)卷宗形式，對(duì)該種業(yè)務(wù)在南北軟件中如何操作做具體闡明。3.1關(guān)聯(lián)方資料菜單位置：基礎(chǔ)信息/關(guān)聯(lián)方管理/公司關(guān)聯(lián)方管理客戶涉及公司的國(guó)內(nèi)外客戶、供應(yīng)商以及倉(cāng)儲(chǔ)公司等，業(yè)務(wù)員應(yīng)及時(shí)錄入公司已有的，為后續(xù)單據(jù)操作做好基礎(chǔ)工作。如果新增關(guān)聯(lián)方，業(yè)務(wù)員需收集關(guān)聯(lián)方資料，然后系統(tǒng)外遞交給IT人員，由IT錄入系統(tǒng)。核心信息涉及：【基礎(chǔ)信息】：客戶名稱、客戶類型、客戶簡(jiǎn)碼、國(guó)別地區(qū)、稅務(wù)登記號(hào)、地址、電話、傳真、可占用預(yù)收（資金成本單中取預(yù)收代理項(xiàng)目款的數(shù)據(jù)）【聯(lián)系人】：姓名、電話、傳真、email；【商務(wù)信息】：開(kāi)戶銀行、銀行地址、幣別、swiftcode；【開(kāi)票信息】：客戶名稱、發(fā)票昂首、結(jié)算幣種、單位簡(jiǎn)稱、稅號(hào)、銀行名稱、銀行賬戶、地址3.2商品明細(xì)設(shè)立模塊菜單位置：基礎(chǔ)信息/商品貨品管理/公司商品管理1、業(yè)務(wù)員錄入公司已有的商品明細(xì)，為背面的業(yè)務(wù)流程做好基礎(chǔ)。2、對(duì)于新增的商品明細(xì)應(yīng)，業(yè)務(wù)員應(yīng)及時(shí)錄入，由于商品設(shè)立是業(yè)務(wù)開(kāi)展的基礎(chǔ)。3、項(xiàng)目管理部使用ZF零件號(hào)，業(yè)務(wù)部使用海關(guān)商品管理3.3代理出口合同菜單位置 零庫(kù)存出口/簽約管理/委托代理出口合同功效及使用闡明例：新建合同HPWK17A-13，委托方為HANSPRIESGMBH&CO.KG，利潤(rùn)方式為代理費(fèi)率1%打開(kāi)合同界面，如圖：點(diǎn)擊新建單據(jù)，會(huì)出現(xiàn)以下圖所示界面：合同號(hào)系統(tǒng)根據(jù)編碼規(guī)則自動(dòng)生成選項(xiàng)合同所屬項(xiàng)目號(hào)，并錄入紅色字段信息3、完畢合同數(shù)據(jù)錄入后，點(diǎn)擊提交審批，合同通過(guò)審批，并最后身效后，才可在系統(tǒng)中進(jìn)行下一步的操作。3.4零庫(kù)存出口合同菜單位置 零庫(kù)存出口/簽約管理/零庫(kù)存出口合同功效及使用闡明例：新建零庫(kù)存出口合同HPWK17A-13HT，代理合同為HPWK17A-13，出口客戶為HANSPRIESGMBH&CO.KG；點(diǎn)擊新建單據(jù)，會(huì)出現(xiàn)以下圖所示界面：空白合同闡明：因代理出口業(yè)務(wù)在拿到委托方實(shí)際出口單據(jù)前，出口商品信息是無(wú)法確認(rèn)的，但這會(huì)已經(jīng)會(huì)有預(yù)收外匯了，因此能夠在系統(tǒng)中建立空白的代理出口合同新建后，選擇代理出口合同選擇出口的客戶，提交生效3.5出口收匯登記菜單位置 零庫(kù)存出口/出口資金收付/出口收匯登記認(rèn)領(lǐng)流程國(guó)內(nèi)收款登記例：預(yù)收國(guó)外客戶HANSPRIESGMBH&CO.KGUSD3387.00，，收款單編號(hào)10CKSHDJ-0000007登記人：會(huì)計(jì)認(rèn)領(lǐng)人：業(yè)務(wù)員打開(kāi)國(guó)內(nèi)收款登記界面，如圖：點(diǎn)擊“新建單據(jù)”，出現(xiàn)以下圖所示界面：1、財(cái)務(wù)人員登記完畢后，點(diǎn)擊“提交認(rèn)領(lǐng)”；2、業(yè)務(wù)員可在菜單：零庫(kù)存出口/出口金收付/單據(jù)認(rèn)領(lǐng)中將該款項(xiàng)認(rèn)領(lǐng)，以下圖：找到對(duì)應(yīng)款項(xiàng)，并且光標(biāo)停留在對(duì)應(yīng)行上，點(diǎn)擊按鈕“認(rèn)領(lǐng)”，彈出認(rèn)領(lǐng)對(duì)話框，選擇對(duì)應(yīng)來(lái)款客戶，然后點(diǎn)擊確認(rèn)。出現(xiàn)下圖界面3、認(rèn)領(lǐng)后，業(yè)務(wù)員需將款項(xiàng)拆分到合同上，在收款子類型選擇預(yù)收外匯-出口合同，然后在出口合同號(hào)選擇對(duì)應(yīng)的零庫(kù)存出口合同號(hào)，并且在原幣金額處輸入認(rèn)定到該合同下的金額，最后點(diǎn)擊按鈕“分拆確認(rèn)”。3.6付款申請(qǐng)菜單位置 零庫(kù)存出口/出口資金收付/出口費(fèi)用付款申請(qǐng)操作流程圖功效及使用闡明例：支付國(guó)內(nèi)供應(yīng)商寧波市北侖鈞凱汽車配件有限公司預(yù)付金額9749.50打開(kāi)付費(fèi)用申請(qǐng)界面，如圖：點(diǎn)擊“新建單據(jù)”，出現(xiàn)以下圖所示界面：選擇收款方后，點(diǎn)擊按鈕“取銀行賬號(hào)”，系統(tǒng)會(huì)將供應(yīng)商對(duì)應(yīng)銀行賬戶信息取出由于本次付款為預(yù)付款（尚未收到供應(yīng)商貨款發(fā)票），付款子類型選擇預(yù)付采購(gòu)貨款，并且在出口同號(hào)處選擇對(duì)應(yīng)零庫(kù)存出口合同號(hào)，然后輸入要支付的金額輸入完數(shù)據(jù)后，提交審批審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)人員打印紙質(zhì)付款申請(qǐng)交由總經(jīng)理簽字，確認(rèn)后，出納人員在實(shí)際支付平臺(tái)進(jìn)行付款支付確認(rèn)3.7財(cái)務(wù)實(shí)付菜單位置 財(cái)務(wù)解決/收付款工作臺(tái)/財(cái)務(wù)付款工作臺(tái)功效及使用闡明例：對(duì)上述付匯申請(qǐng)做財(cái)務(wù)實(shí)付打開(kāi)財(cái)務(wù)付款工作臺(tái)，點(diǎn)擊查詢，可查看全部付款申請(qǐng)，如圖：點(diǎn)擊“打開(kāi)明細(xì)”，彈出以下界面：選擇要進(jìn)行實(shí)付的單據(jù)，點(diǎn)擊“進(jìn)入該任務(wù)”，如圖：財(cái)務(wù)輸入支付日期、銀行、匯率，點(diǎn)擊“付款確認(rèn)”。如有銀行費(fèi)發(fā)生，錄入銀行費(fèi)金額，并點(diǎn)擊“分?jǐn)傌?cái)務(wù)費(fèi)用”，系統(tǒng)自動(dòng)將銀行費(fèi)攤到合同上；如果是使用購(gòu)匯來(lái)進(jìn)行付匯，輸入購(gòu)匯單號(hào)，系統(tǒng)自動(dòng)帶出賬戶和匯率。3.8信用證收證菜單位置 零庫(kù)存出口/信用證管理/信用證到證登記操作流程同收款登記財(cái)務(wù)人員錄入公司收證信息，提交到待認(rèn)領(lǐng)平臺(tái)業(yè)務(wù)人員在單據(jù)認(rèn)領(lǐng)菜單，像做收款認(rèn)領(lǐng)同樣認(rèn)領(lǐng)信用證業(yè)務(wù)人員將信用證拆分到合同，然后提交生效。3.9出運(yùn)單菜單位置 零庫(kù)存出口/出運(yùn)管理/出運(yùn)單操作權(quán)限：業(yè)務(wù)員收到委托方提供的出口貨品清單后，在系統(tǒng)中拷貝對(duì)應(yīng)出口合同生成出運(yùn)單，系統(tǒng)自動(dòng)將出口合同中定義的委托結(jié)算信息帶入到出運(yùn)單中在出運(yùn)商品界面，輸入出口商品輸入完畢后，將出運(yùn)單提交至待出運(yùn)狀態(tài)，在該狀態(tài)，業(yè)務(wù)能夠制作《出口報(bào)關(guān)單證》和《出口結(jié)匯單證》出口報(bào)關(guān)單退單后，財(cái)務(wù)人員在《出口報(bào)關(guān)單證》處，錄入真實(shí)報(bào)關(guān)單號(hào)擬定數(shù)據(jù)無(wú)誤后，將出運(yùn)單提交生效3.10出口費(fèi)用發(fā)票3.11自營(yíng)出口銷售發(fā)票菜單位置 零庫(kù)存出口/出口資金收付/自營(yíng)出口銷售發(fā)票操作權(quán)限：業(yè)務(wù)員功效及使用闡明

出運(yùn)單生效后，在系統(tǒng)中會(huì)自動(dòng)生成一張自營(yíng)出口銷售發(fā)票，本張發(fā)票作為賬務(wù)做應(yīng)收賬款使用，銷售發(fā)票的金額等于出運(yùn)單的金額，并且發(fā)票號(hào)與出運(yùn)單編號(hào)一致。如果由于后期增加了費(fèi)用，需要調(diào)節(jié)發(fā)票金額，能夠使用自營(yíng)出口銷售發(fā)票上的調(diào)節(jié)發(fā)票功效，點(diǎn)擊發(fā)票上的按鈕“制作調(diào)節(jié)發(fā)票”點(diǎn)擊后跳出以下界面，在彈出框的下面界面的調(diào)節(jié)時(shí)機(jī)出運(yùn)金額這欄，錄入增加或者減少的金額即可（例如：原出運(yùn)金額一萬(wàn)美金，后期增加了某些費(fèi)用，需要調(diào)節(jié)收匯金額，增加200美金，那么制作調(diào)節(jié)發(fā)票時(shí)，在調(diào)節(jié)時(shí)機(jī)出運(yùn)金額這欄，輸入200），然后點(diǎn)擊確認(rèn)，系統(tǒng)會(huì)新增一張調(diào)節(jié)發(fā)票，用作收匯。3.12付費(fèi)用申請(qǐng)菜單位置 零庫(kù)存出口/出口資金收付/出口費(fèi)用付款申請(qǐng)操作權(quán)限：業(yè)務(wù)員功效及使用闡明本菜單登記出口貨款和費(fèi)用的支付申請(qǐng)，只是在費(fèi)用類型分辨是貨款還是費(fèi)用預(yù)付款必須新建單據(jù)，然后輸入有關(guān)紅色信息。如果是收到發(fā)票的付款申請(qǐng)，可由有關(guān)的進(jìn)口費(fèi)用發(fā)票直接生成付款申請(qǐng)。3.13資金跟蹤表菜單位置 代理進(jìn)口/綜合業(yè)務(wù)/資金跟蹤審批表操作權(quán)限：業(yè)務(wù)員功效及使用闡明例：制作合同DLHT-TEST01的資金跟蹤表打開(kāi)資金跟蹤表界面，以下圖：點(diǎn)擊新建單據(jù)合同種類選擇“進(jìn)口/內(nèi)貿(mào)采購(gòu)合同”，然后拷貝在合同號(hào)處拷貝或者是輸入DLHT-TEST01在預(yù)估費(fèi)用明細(xì)頁(yè)面，選擇本次預(yù)估的費(fèi)用，并點(diǎn)擊按鈕【預(yù)估確認(rèn)】在主界面點(diǎn)擊按鈕【計(jì)算預(yù)計(jì)利潤(rùn)】提交資金跟蹤審批表3.14退稅申報(bào)菜單位置 財(cái)務(wù)解決/出口退稅/退稅申報(bào)操作權(quán)限：退稅專人功效及使用闡明退稅專人在退稅申報(bào)菜單登記申報(bào)退稅統(tǒng)計(jì)新建單據(jù)，選擇出口出運(yùn)單點(diǎn)擊按鈕【取退稅金額】，將對(duì)應(yīng)出運(yùn)單的退稅金額帶出來(lái)。3.15實(shí)收出口退稅款登記菜單位置 財(cái)務(wù)解決/出口退稅/實(shí)收出口退稅登記操作權(quán)限：退稅專人功效及使用闡明新建實(shí)收退稅登記，將對(duì)應(yīng)退稅賬戶的收款登記到系統(tǒng)中實(shí)收退稅登記提交生效后，將對(duì)應(yīng)退稅款人領(lǐng)導(dǎo)申報(bào)數(shù)據(jù)上，然后提交生效4.自營(yíng)出口操作流程自營(yíng)出口與代理出口操作不同處闡明4.1出口合同為主合同，出口合同與國(guó)內(nèi)采購(gòu)合同的對(duì)應(yīng)關(guān)系為1：X4.2無(wú)需制作出口合同，一種出口合同就代表一次出口訂單4.3自營(yíng)出口合同不能做空白合同解決，操作以下菜單位置 自營(yíng)出口/出口簽約/出口合同功效及使用闡明點(diǎn)擊菜單，彈出出口合同維護(hù)界面點(diǎn)擊新建單據(jù)，會(huì)出現(xiàn)以下圖所示界面：錄入出口合同、價(jià)格條款以及其它合同條款在商品明細(xì)界面輸入出口的商品、數(shù)量、銷售金額和傭金方式（系統(tǒng)默認(rèn)無(wú)傭金，付傭?yàn)榘祩?，扣傭?yàn)槊鱾颍┰谥鹘缑娴氖諈R方式明細(xì)界面