房地產(chǎn)（監(jiān)理）工程檔案管理制度（匯編）

房地產(chǎn)公司檔案管理制度檔案管理制度第一章總則第一條為了加強公司檔案的系統(tǒng)管理,實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化,更好地為公司各項工作服務(wù),根據(jù)檔案法和公司有關(guān)規(guī)定,結(jié)合公司實際情況,特制訂本辦法。第二條凡公司各部門、子公司在工作活動中形成的,具有查考利用價值的文件材料,必須按規(guī)定定期向總公司機要檔案室移交,集中管理,任何部門、單位和個人不得據(jù)為已有。第二章檔案管理體制第三條公司檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導,分級保管,分級查閱的原則。其中:一級管理是指公司綜合部的統(tǒng)籌管理,由綜合部指定專職人員負責;二級管理是指各部門的檔案資料管理工作,由各部門指定人員專(兼)職本部門的檔案管理工作,或由綜合部派駐專職人員協(xié)助管理。第四條公司檔案管理的分散與集中。1、與公司財務(wù)有關(guān)的資料由財務(wù)部保管。經(jīng)總經(jīng)理許可,綜合部可視情況保存財務(wù)管理方面的文件資料復印件。2、有關(guān)人事方面的資料,由綜合部人事專員保管。3、屬工程項目方面的資料,由工程部保管,并于每季度末將檔案清單交到綜合部檔案管理員備案留底;其中,屬于政府或?qū)I(yè)主管部門審批的圖紙、批文或批件一律交由綜合部歸檔保管,本部門可視情況保留復印件。在工程項目竣工檔案備案后半個月內(nèi),把所有檔案移交到綜合部檔案室統(tǒng)一保管。4、設(shè)計部負責工程圖紙資料的臨時保管,并在每月初第一個工作日向綜合部檔案室移交上個月已辦結(jié)的資料,但屬機密級以上的資料應(yīng)當在辦結(jié)后立即移交。設(shè)計圖紙的原稿制作份數(shù)根據(jù)合同約定及實際需要報請分管領(lǐng)導批準。5、營銷中心對外簽定的廣告、策劃合同,應(yīng)當在簽署完畢時,即向綜合部檔案管理員移交,本部門可視情況保存復印件。并在每月初向綜合部檔案室移交已辦結(jié)的有關(guān)上個月市場調(diào)查報告,項目策劃與廣告,和銷售策劃方案方面的資料。6、銷售合同的檔案管理:銷售人員在合同簽署完畢后的第一時間即向綜合部檔案管理員移交一份售樓合同,編號永久保存。并在房管局辦完手續(xù),合同上加蓋備案章(按揭貸款需再加蓋預抵押章)后,當日即移交另一份售樓合同,和網(wǎng)上備案單、明碼標價書各一份到綜合部檔案室保管,其中網(wǎng)上備案單和明碼標價書對應(yīng)原合同編號永久保存。待公司向客戶交付房產(chǎn)后,綜合部檔案室再將對應(yīng)的蓋有備案章的售樓合同移交給客戶服務(wù)中心辦理產(chǎn)權(quán)證,并最終將此合同移交給房管局。7、招標中心在第一時間將簽署完畢的對外經(jīng)濟合同移交給綜合部檔案管理員保管,本部門可視情況保存復印件。并在每一合同執(zhí)行完畢后,將相關(guān)的簽證單移交到財務(wù)部保存。8、其它方面的重要資料由綜合部檔案室直接歸檔保管。由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同,原則上公司應(yīng)保留兩份原件,財務(wù)處和綜合部各保存一份。特殊情況只有一份原件時,由財務(wù)部保存原件,綜合部保存復印件(售樓合同除外)。9、各部門向綜合部檔案室移交檔案時,應(yīng)同時移交相關(guān)文件的電子文檔。歸檔范圍外的請示、報告、計劃、總結(jié)及一些重要資料復印件等由各部門自行保管。10、各子公司及事業(yè)部負責本單位的檔案管理,屬機密級以上檔案應(yīng)在事件辦理完畢后2個工作日內(nèi)移交到綜合部檔案室統(tǒng)一保管,本單位可視情況保留復印件。第五條各部門、單位形成的文件材料原則上由本部門負責立卷和歸檔,綜合部檔案管理人員有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導,并且每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。第六條各部門向綜合部檔案室移交檔案時,要嚴格履行移交手續(xù)。資料管理員應(yīng)保持相對穩(wěn)定,人員變動應(yīng)及時通知綜合部檔案室,因工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,才能離職。第三章檔案的歸檔范圍第七條凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的公文、圖紙、合同、技術(shù)資料、簿冊、圖表、報表、憑證、聲像、電腦盤片、榮譽實物等各種門類和各種載體檔案均屬歸檔范圍。1、部門(含部門)以上的各種計劃、方案、規(guī)劃,各種重大決議、總結(jié)、報告,和各種重要通知、通報,及各種公文、會議紀要、大事記。2、各種工程圖紙、簽證單、聯(lián)絡(luò)函、設(shè)計變更通知書等工程資料。3、各類工程檢測、鑒定報告。4、各種協(xié)議書、合同書,各種技術(shù)資料,和各種設(shè)備檔案及說明書。5、公司年初財務(wù)預算報告及年終財務(wù)報告,各種財會報表及原始憑證、帳冊及其管理方面的文件材料。6、公司各種審計報告、資產(chǎn)評估報告。7、公司各種管理規(guī)章制度和人事檔案。8、公司各種注冊、登記證件、政府批文,各種法律證照、公證文件。9、公司各種電子圖紙、圖表及有保存價值的電子文檔。10、公司的重大奠基、慶典、新聞發(fā)布會等儀式和具有重要價值的社會活動,及用于營銷策劃廣告的照片、錄音、錄像、電子文件等聲像信息資料。11、公司發(fā)展大事記,和公司總經(jīng)理親自起草或修改的重要文稿。12、國家有關(guān)行業(yè)發(fā)展的政策、法律、法規(guī)等文件;上級主管部門、單位的來文等。13、其他需要歸檔的重要文件。第四章檔案的歸檔與立卷第八條檔案在形成過程中,經(jīng)辦人員應(yīng)及時對有關(guān)文字材料和圖樣進行系統(tǒng)收集和整理,不遺漏、不丟失,確保全部資料能夠真實、完整、齊全地向檔案室移交歸檔。一項工作由幾個部門參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門或人員負責收集。第九條歸檔材料的文字須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水書寫,不得使用圓珠筆、鉛筆、泡沫筆、紅色墨水及純藍墨水和復寫紙書寫。一般不得用復印件代替原件存檔。第十條凡屬歸檔范圍的文件,經(jīng)辦部門資料員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將原件及時歸檔,任何單位和個人不得私自留存;經(jīng)辦部門視實際需要留存復印件。如特殊案件因業(yè)務(wù)處理需要,原稿須由經(jīng)辦部門保管者,應(yīng)經(jīng)綜合部負責人同意后妥為保存,綜合部以復印件歸檔,經(jīng)辦部門在原稿用畢后仍應(yīng)送綜合部歸檔并換回復印件。第十一條各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有原件,并保持其完好無損。聲像檔案必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。第十二條為避免歸檔檔案的遺漏和混亂,檔案管理員要認真核對歸檔檔案的名稱、份數(shù)、原件或復印件等情況,設(shè)立檔案歸檔簽收本,列明檔案的名稱、份數(shù)及必要說明并辦理簽收手續(xù)。移交清單一式二份,雙方簽字后各執(zhí)一份。第十三條立卷應(yīng)以部門為主,結(jié)合其他特征的方法組卷,把有密切聯(lián)系的文件組合在一起,請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須立在一起,文件上視情況加蓋密級印鑒,按保管期限和文件年限分開立卷。第十四條立卷時應(yīng)編制好案卷目錄,把文件的標題、日期、單位、部門等項目填寫清楚,概括而簡潔地擬好案卷標題,把案卷內(nèi)容表達出來,填寫備考表,注明保管期限。案卷裝訂整齊、牢固,無任何金屬物。第五章檔案的分類與編號第十五條檔案管理員應(yīng)根據(jù)歸檔范圍對歸檔文件進行分類整理、電腦登記、編號、備份、歸檔和建立檢索目錄,提高檔案利用率,保證檔案管理工作的順利進行。第十六條檔案分類與編號規(guī)則,見附表。第六章檔案的保管工作第十七條公司本部及各子公司應(yīng)有存放檔案的專門庫房,庫房須具備防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等安全條件,門窗應(yīng)結(jié)實牢固。各部門根據(jù)保存檔案數(shù)量,設(shè)置存放檔案的箱柜。第十八條歸檔資料要進行登記,編制歸檔目錄,完善檢索工具,以便提供利用。根據(jù)公司檔案的分類規(guī)則對檔案進行科學的分類編號,分卷裝訂成冊,保管要有條理,主次分明,存放科學。庫存檔案必須圖物相符,帳物相符。第十九條檔案管理員要隨時檢查檔案、卷宗的內(nèi)容,發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時上報綜合部負責人,重要問題應(yīng)及時上報總經(jīng)理。要熟悉所負責的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。要經(jīng)常清理檔案柜衛(wèi)生,做到不堆放、不雜亂,整潔有序,醒目易找。第二十條檔案管理員要做好檔案流失的防護工作,妥善保管,謹防丟失,不得隨意轉(zhuǎn)借,或替當事人涂改內(nèi)容;檔案柜及庫房鑰匙不得隨身攜帶。嚴禁無關(guān)人員進入檔案室,非檔案管理人員無故不許在檔案室逗留。要嚴格遵守檔案安全保密制度,對檔案的機密內(nèi)容,要做到守口如瓶,嚴守職責,不得傳播或泄露內(nèi)容。第二十一條檔案發(fā)生泄密、損毀或丟失時,根據(jù)給公司所造成損失的大小,按規(guī)定對有關(guān)責任人進行處罰。第七章檔案的保管期限與密級第二十二條根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面來鑒別檔案的價值,確定其保管期限和密級。第二十三條保管期限文件保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章特定者外,依下列規(guī)定辦理:1、永久保存:(1)公司章程;(2)股東名簿;(3)組織規(guī)程及辦事細則;(4)董事會及股東會紀錄;(5)財務(wù)報表;(6)政府機關(guān)核準文件;(7)不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證;(8)工程設(shè)計圖;(9)規(guī)章制度;(10)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。2、10年保存:(1)預算、決算書類;(2)會計憑證;(3)事業(yè)計劃資料;(4)其他經(jīng)核定須保存10年的文書。3、5年保存:(1)期滿或解除之合約;(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書。4、1年保存:結(jié)案后無長期保存必要者。第二十四條檔案密級公司檔案文書分絕密、機密、密、普通四個等級,按檔案性質(zhì)、內(nèi)容不同劃分不同密級,并據(jù)此界定檔案調(diào)閱權(quán)限。1、“絕密”文書含:相關(guān)政府批文、會計憑證、財務(wù)報表、資金合同、相關(guān)財務(wù)往來文件、與其他經(jīng)濟組織的合作合同及其他經(jīng)核定為絕密的文書。2、“機密”文書含:公司各類經(jīng)濟合同、人事檔案、客戶檔案、設(shè)計方案及圖紙、預決算書、公司章程、股東會及董事會會議紀要(決議)、不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證、重要工作計劃、重要會議紀要。3、“密”文件含:公司有效證件、各項辦理資料、單位往來函件。4、“普通”文件含:部門工作聯(lián)系單、公司內(nèi)部發(fā)文、公司宣傳資料、各部門在各項活動中形成的具有參考價值的文件、材料。第八章檔案的借閱管理辦法第二十五條凡需借閱公司檔案者,均須填寫檔案調(diào)閱單,依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級,經(jīng)各級領(lǐng)導簽批后方能調(diào)閱。第二十六條借閱的檔案密級與領(lǐng)導簽批公司各部門因工作需要,借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)本部門領(lǐng)導批準,機密級以上檔案必須經(jīng)總經(jīng)理批準后,方可借閱。借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)分管領(lǐng)導批準,機密級以上檔案必須經(jīng)總經(jīng)理批準許可,方可借閱。借閱公司人事、財務(wù)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準,方可借閱。第二十七條借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù),檔案管理員依據(jù)《檔案調(diào)閱審批單》,為借閱人調(diào)出所需檔案并記錄檔案借閱信息。借閱檔案者應(yīng)愛護檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀,確因工作需要摘抄、復制,須經(jīng)綜合部負責人批準。歸還的檔案要進行檢查、清點,經(jīng)檢查無誤方可辦理注銷手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導。逾期不還者,檔案管理員要及時催還。第二十八條公司檔案只供本公司員工在調(diào)閱當天即時查閱,一般不得借出檔案室,如有特殊情況,在綜合部負責人批準后可以短期外借,普通檔案借閱期為七天,密級檔案為三天;機密級以上檔案不許外借,并且必須在檔案管理人員監(jiān)督下查閱。如特殊情形欲延長調(diào)閱期限,應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。因情況特殊,外部人員須出具其單位書面證明,并經(jīng)總經(jīng)理批準,方可查閱無密級檔案。第二十九條借閱檔案須妥善保管,若有遺失,將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司領(lǐng)導批準后,責令其賠償損失。借閱者必須嚴守公司機密,絕不能將檔案資料內(nèi)容外泄;由于泄漏機密而給公司造成損失者,將按規(guī)定對其進行處罰直至追究其法律責任。在職人員調(diào)離本公司時,需按檔案室要求整理已形成的文件材料,退還所借檔案,經(jīng)檔案室審查無誤簽字后,才能調(diào)離。第九章檔案的銷毀第三十條綜合部檔案室每年對公司檔案進行一次清理,清除不必要保存的資料,對破損和褪色的資料進行修補和復制。第三十一條對已失去作用或已超過保管期限的檔案資料,經(jīng)綜合部負責人和檔案形成部門經(jīng)理共同鑒定,報分管領(lǐng)導審核,總經(jīng)理批準,并進行登記造冊后按規(guī)定予以銷毀。第三十二條銷毀時要有二人以上監(jiān)銷,并在清冊上簽字,銷毀清冊永久保存。銷毀檔案須使用碎紙機或焚燒的方式,嚴禁將要銷毀的文件作為它用,或作廢紙出售。第十章罰則第三十三條有下列行為之一,視情節(jié)輕重,給予100元-5000元罰款處理,若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責任:1、毀損、丟失或擅自銷毀公司檔案。2、擅自向外界提供、抄摘公司檔案。3、涂改、偽造檔案。4、未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者。5、未按手續(xù)辦理借閱,外帶者或越級查閱者(檔案管理者同罰)。6、泄露公司檔案機密者。第十一章附則第三十四條本制度由綜合部負責解釋、補充,由公司總經(jīng)理批準執(zhí)行。第三十五條各子公司應(yīng)根據(jù)本制度,結(jié)合本單位的實際情況,制訂具體實施細則。檔案分類與編號規(guī)則表檔案編號解釋說明:如GY01-J.JH-2008001-08080126(公司)(類別)(細目名稱)(年份)(編號)(月)(日)(件號)(頁數(shù))如GY01-XFXS-2008001-08080126(公司)(類別)(細目名稱)(子目名稱)如GY01-GTJG-GYGC08001-08080126(公司)(類別)(細目名稱)(子目名稱)(項目名稱)(年份)如GY01-GTSG-GYGC08S05(公司)(類別)(細目名稱)(子目名稱)(項目名稱)(年份)(子目細分)(樓號)年份后的編號在新的一年即從001號編起,但“銷售合同”根據(jù)不同項目分住宅和商業(yè)按序列編號下去;關(guān)于某一幢樓的具體資料視情況在編號最后加上樓號;“財務(wù)管理”檔案編號的后兩分段由財務(wù)部根據(jù)會計檔案管理辦法自行編號。全宗號:GY01××地產(chǎn),GY02××物業(yè),GY03商業(yè)運營部

四川省**建設(shè)工程項目管理有限公司貴州分公司監(jiān)理資料檔案管理制度簽發(fā)人：二〇一四年十月貴陽目錄第一章總則 3第二章資料管理的職責劃分與要求 3一、資料管理職責劃分 3二、資料管理要求 5第三章資料管理措施 8第四章資料歸檔管理制度 8一、資料歸檔制度 8三、資料保管制度 10第五章項目監(jiān)理資料的組成與移交 11一、項目監(jiān)理資料組成 11二、項目監(jiān)理資料移交 11附件一：《資料借閱登記表》； 12附件二：《公章使用登記表》； 12附件三：《監(jiān)理資料歸檔內(nèi)容目錄表》； 12第一章總則一、為規(guī)范工程項目監(jiān)理文件資料管理工作，保證工程監(jiān)理文件資料能夠完整、準確、安全和有效利用,根據(jù)GB/T50319-2013《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》對監(jiān)理文件資料管理規(guī)定，結(jié)合項目部工程實際，制定本制度。二、監(jiān)理文件資料指工程監(jiān)理過程中涉及的設(shè)計圖紙、合同文件、各類工程資料、成果資料、報表、會議紀要、往來文件、監(jiān)理日志、旁站記錄等及國家標準、規(guī)范和上級文件等具有保存、查考利用價值的文字材料、圖紙、圖表、計算、影像等各種形式和載體的文件材料。三、本管理制度適用于監(jiān)理實施階段的資料編制與管理，項目竣工后，應(yīng)依據(jù)業(yè)主單位要求及相關(guān)部門要求進行歸檔和移交。第二章資料管理的職責劃分與要求項目監(jiān)理部負責統(tǒng)一管理本項目檔案管理工作，業(yè)務(wù)上受公司的指導與監(jiān)督。一、資料管理職責劃分1、監(jiān)理部各技術(shù)崗位人員1.1.監(jiān)理部各技術(shù)崗位人員按照在項目監(jiān)理過程中的職責分工，按時完成相關(guān)資料的簽認及整理，在審查無誤后交專職資料員管理。1.2.對專職資料管理員工作職責進行指導。2、專職資料管理員2.1負責各種文件的收發(fā)、登記及整理、借閱、保管工作。2.2做好本公司檢測儀器的借用登記和歸還登記。2.3做好會議記錄和各種文件資料的打印工作。2.4做好影像資料的整理存儲工作；電子檔資料要符合要求。2.5發(fā)放的圖紙、資料、函件必須留原件一份，連同發(fā)放清單一起存檔。2.6對各種工程資料進行科學規(guī)范的編號、登記、復印。2.7做好施工中各種檢查資料的整理和施工各階段驗收資料的整理。2.8負責工程技術(shù)資料的歸檔保存，并按重要性進行分類；應(yīng)做到分類有序、查找方便、有追朔性。2.9及時清理作廢資料不被誤用。2.10做好監(jiān)理部的圖集、標準、規(guī)范等書籍的存放、借閱工作。2.11相關(guān)部門借閱圖紙及工程資料，應(yīng)報總監(jiān)同意，登記相關(guān)借閱內(nèi)容及時間，到期歸還時，須經(jīng)雙方簽名確認。2.12協(xié)助現(xiàn)場監(jiān)理員、專業(yè)監(jiān)理工程師完善各種資料。2.13做好工程竣工資料的整理歸檔。2.14及時向本公司移交監(jiān)理部資料并登記。2.15及時向建設(shè)單位移交監(jiān)理部資料并登記。2.16協(xié)助建設(shè)單位和本公司有關(guān)竣工后備案工作。二、資料管理要求1、資料內(nèi)容必須依照實際情況和有關(guān)技術(shù)規(guī)范及時和真實地填寫，做到原始資料齊全、準確、系統(tǒng)。分項工程每完工一項要收集整理一項，確保各種原始資料收集及時性，為分部及單位工程完工整理、匯編裝訂成冊做準備。2、各種施工原始記錄必須在施工現(xiàn)場和工序完成時同步進行，不得事后補填原始記錄。3、過程資料保存要求3.1自檢資料由施工單位保存；共檢資料原件由施工單位保存，監(jiān)理單位僅存復印件（須注明原件在何處）；監(jiān)理抽檢（含平行試驗）資料原件由監(jiān)理單位保存，必要時施工單位保留復印件。3.2施工單位工地試驗室出具的試驗報告應(yīng)加蓋工地試驗室試驗檢測專用章，分項工程完工后，有關(guān)該分項工程的試驗資料原件全部歸入分項工程完工資料，工地試驗室只保存復印件；項目監(jiān)理部中心試驗室出具的試驗報告應(yīng)加蓋監(jiān)理中心試驗室試驗檢測專用章，試驗報告原件保存在分項工程監(jiān)理抽檢資料中，中心試驗室只保存復印件。3.3各種內(nèi)業(yè)資料、試驗資料必須編制相應(yīng)的管理臺帳。4、分部分項工程檢驗資料是工程交工驗收的重要依據(jù)。對于承包人上報的分部分項工程檢驗資料，項目監(jiān)理部應(yīng)在7天內(nèi)審查完畢并簽署意見。簽署合格意見后，項目監(jiān)理部應(yīng)及時將上述資料退還承包人，為竣工資料組卷做準備。與此同時，項目監(jiān)理部應(yīng)完成分項工程監(jiān)理抽檢資料的整理并做好評定工作。對于審查不合格的資料，項目監(jiān)理部應(yīng)及時退還承包人要求其完善修正。5、項目監(jiān)理部是竣工文件編制工作的監(jiān)督者，完成責任范圍內(nèi)的監(jiān)理文件材料編制工作，且要監(jiān)督所轄各合同段承包人竣工文件材料的編制工作，要切實保證竣工文件檔案的收集和編制質(zhì)量。6、工程具備竣工驗收條件后21天內(nèi)，承包人應(yīng)按工程竣工驗收的有關(guān)規(guī)定和合同文件的約定向監(jiān)理、業(yè)主申請竣工驗收并提供竣工資料。業(yè)主在收到該申請及符合相關(guān)要求的竣工資料后21天內(nèi)，成立竣工驗收委員會，并通知政府有關(guān)部門，組織竣工驗收。若工程驗收通過，監(jiān)理、業(yè)主應(yīng)在驗收工作完畢后7天內(nèi)向承包人簽發(fā)交接證書，同時辦理工程的移交工作。若工程質(zhì)量達不到合同約定的標準，則項目監(jiān)理部應(yīng)根據(jù)竣工驗收委員會的意見，在驗收工作完畢后7天內(nèi)向承包人發(fā)出不予驗收的指令，要求承包人對達不到合同標準的工程返工或修復，承包人完成上述工作后，應(yīng)重新提出驗收申請。7、組卷原則（1）組卷的原則：組卷應(yīng)遵循監(jiān)理資料的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和借閱。（2）監(jiān)理資料可按建設(shè)工程項目、單項工程、單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷。（3）案卷不宜過厚，一般不超過40mm；案卷內(nèi)不應(yīng)有重份資料；不同載體的資料一般應(yīng)分別組卷。（4）案卷內(nèi)資料的排列：文字資料應(yīng)按事項、專業(yè)順序排列；圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號順序排列；既有文字又有圖紙的案卷，文字排前圖紙排后。8、資料編號系統(tǒng)說明1、編號圖例XWGZ-JL-AA-BB 其中：XWGZ表示四川省**建設(shè)工程項目管理有限公司貴州分公司；JL表示資料類別，此處表示監(jiān)理資料；AA表示資料中類別下分類編號；BB表示順序號。第三章資料管理措施一、工程資料編制和整理應(yīng)與建設(shè)項目同步進行。在工程實施階段，檢查工程進度與施工質(zhì)量時，要同時檢查工程檔案的收集、整理情況。進行單位、分部、分項工程質(zhì)量等級評定和單項工程驗收時，要同時驗收應(yīng)歸檔文件材料的完整程度與整理質(zhì)量，并在驗收后，及時整理歸檔，基本做到工程完工，資料整理基本完成。二、建設(shè)工程資料的形成、積累、整理、歸檔工作應(yīng)根據(jù)各崗位資料管理的職責要求，將工作的完成情況納入個人績效考核范圍。三、項目監(jiān)理部應(yīng)對承包人資料的編制和整理工作進行經(jīng)常性監(jiān)督檢查，對檢查中發(fā)現(xiàn)的不足項應(yīng)要求其限期改正；整改不符合要求的，對應(yīng)的分部分項工程不得進行中間計量。第四章資料歸檔管理制度一、資料歸檔制度1、文件全部處理完畢后，已處理文件及“文件處理表”均應(yīng)返還給辦公室文員。辦公室文員應(yīng)做好以下兩方面的工作：1.1、對文件處理表進行收集、整理，作為各監(jiān)理人員處理文件的原始憑證。1.2將文件處理表原件及來文原件一份交資料主管工程師及時歸檔。2、資料管理員應(yīng)及時對來往文件原件（含發(fā)文稿及文件處理表）進行整理和歸檔。任何個人均不得保存應(yīng)當歸檔的公文。3、歸檔范圍內(nèi)的文件要根據(jù)其相互聯(lián)系（如監(jiān)理工程師通知單和回復單）、特征和保存價值等不同類別制定不同分類大綱進行整理，保證歸檔文件齊全、完整，能正確反映項目的主要工作情況，便于保管和利用。4、來文應(yīng)根據(jù)來文單位或文件類別進行歸檔編號和組卷，發(fā)文應(yīng)根據(jù)發(fā)文路徑的不同分別來組卷歸檔。資料分類組卷詳見附件3：《監(jiān)理資料歸檔內(nèi)容目錄表》二、資料借閱制度項目監(jiān)理部除應(yīng)不斷熟悉并建立健全資料管理的有關(guān)規(guī)定外，還應(yīng)建立完善的文件查閱登記制度。對于一般性文件，查閱時實行登記；對于有密級規(guī)定的重要文件，查閱時必須征得項目監(jiān)理部領(lǐng)導的同意。具體如下：1、項目監(jiān)理部設(shè)資料主管工程師、辦公室文員，負責對項目監(jiān)理部的資料進行管理。2、所有資料均入柜、上鎖，鑰匙由資料主管工程師保管，需要借閱資料的人員，應(yīng)先向資料主管工程師申請，資料主管工程師查證所借資料在柜后，借閱人登記簽字后方能借出資料。3、借閱人的借閱時限到期卻未歸還圖書的，資料主管工程師應(yīng)向其催要所借資料，借閱人因故不能按時歸還的，應(yīng)向資料主管工程師解釋原因，資料主管工程師作以記錄。4、借閱人具有保管好所借資料的義務(wù)，發(fā)生所借資料丟失或資料嚴重破損的情況，借閱人應(yīng)按新資料照價賠償或新購資料歸還，資料主管工程師負責監(jiān)督、檢查。5、本項目所發(fā)資料（無需歸還），原則上僅發(fā)放一次，員工丟失所發(fā)資料的，應(yīng)自行購買并不能因此影響工作和學習。三、資料保管制度1、根據(jù)監(jiān)理檔案資料的重要性的不同，保管期限規(guī)定如下。1.1、建設(shè)監(jiān)理文件資料中的項目監(jiān)理機構(gòu)和負責人名單、建設(shè)工程監(jiān)理合同、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理月報中有關(guān)質(zhì)量問題、監(jiān)理會議中的有關(guān)質(zhì)量問題、進度控制、質(zhì)量控制、分包資質(zhì)、監(jiān)理通知、合同及其它事項管理、監(jiān)理工作總結(jié)等需長期保存。1.2、建設(shè)監(jiān)理文件資料中造價控制資料短期保存，時間三年。1.3、與建設(shè)工程監(jiān)理有關(guān)資料中的工程質(zhì)量檢驗記錄（土建工程、安裝工程）等記錄，需長期保存；其它資料保存期三年。第五章項目監(jiān)理資料的組成與移交一、項目監(jiān)理資料組成項目監(jiān)理過程中，所形成的需歸檔的監(jiān)理文件材料詳見附件3：《監(jiān)理資料歸檔內(nèi)容目錄表》表中所列內(nèi)容。二、項目監(jiān)理資料移交1、項目監(jiān)理部應(yīng)在項目交工驗收后三個月內(nèi)，根據(jù)竣工文件編制要求，分別向業(yè)主、接管單位移交經(jīng)系統(tǒng)整理過的全部竣工文件材料。2、檔案資料移交應(yīng)按監(jiān)理合同要求執(zhí)行。符合國家科技檔案標準格式的案卷目錄和卷內(nèi)目錄構(gòu)成。要求移交書內(nèi)容應(yīng)與實際檔案內(nèi)容完全一致，移交書封面的簽章簽名應(yīng)當俱全。此外，還應(yīng)提交符合達標軟件要求的轉(zhuǎn)換目錄電子版一份。附件一：《資料借閱登記表》；附件二：《公章使用登記表》；附件三：《監(jiān)理資料歸檔內(nèi)容目錄表》；附件一：資料借閱登記表序號資料編號借閱時間預計歸還時間借閱人實還時間備注1234567891011121314151617注：此表必須填寫詳實，以打印表格形式保存，資料借閱時必須按此格式登記，未登記資料不予借出。附件二：公章使用登記表序號使用部門使用人簽名使用文件名稱使用日期批準人簽名備注123456789101112131415161718附件三：監(jiān)理資料歸檔內(nèi)容目錄表（一類）序號文件類別文件編碼歸檔文件保存期限控制分類備注公司業(yè)主檔案館一業(yè)主、設(shè)計、質(zhì)監(jiān)站業(yè)主、設(shè)計方資料及質(zhì)監(jiān)站資料一般以建設(shè)項目組卷（一）業(yè)主XWGZ-YZ-01工程報建類資料1業(yè)主XWGZ-YZ-01-01建設(shè)工程規(guī)劃許可證及附件臨時永久★2業(yè)主XWGZ-YZ-01-02建設(shè)工程施工許可證臨時永久★3業(yè)主XWGZ-YZ-01-03工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)臨時長期★（二）業(yè)主XWGZ-YZ-02招投標文件及合同1業(yè)主XWGZ-YZ-02-01工程施工招投標文件臨時長期2業(yè)主XWGZ-YZ-02-02工程施工合同臨時長期★3業(yè)主XWGZ-YZ-02-03工程監(jiān)理招投標文件臨時長期（三）業(yè)主XWGZ-YZ-03業(yè)主函件短期（四）質(zhì)監(jiān)XWGZ-ZJ-04質(zhì)量監(jiān)督站文件短期長期★（五）設(shè)計XWGZ-SJ-05地勘設(shè)計文件1設(shè)計XWGZ-SJ-05-01工程地質(zhì)勘察報告臨時永久★2設(shè)計XWGZ-SJ-05-02各專業(yè)設(shè)計圖紙臨時長期3設(shè)計XWGZ-SJ-05-03施工圖審查報告臨時長期★審圖機構(gòu)4設(shè)計XWGZ-SJ-05-04設(shè)計變更及其它文件臨時長期5設(shè)計XWGZ-SJ-05-05設(shè)計技術(shù)交底與圖紙會審紀要臨時長期（六）其它XWGZ-QT-06其它（建設(shè)項目防雷裝置設(shè)計審核、建設(shè)工程消防設(shè)計文件及備案憑證、沉降觀測報告）注：業(yè)主及設(shè)計方資料是指由業(yè)主或設(shè)計方產(chǎn)生或由其提供給監(jiān)理的資料，一般屬于監(jiān)理依據(jù)性資料，在監(jiān)理過程中收集整理，項目結(jié)束后一般只在公司檔案室歸檔。業(yè)主及城建檔案館的資料由業(yè)主自行辦理。監(jiān)理資料歸檔內(nèi)容目錄表（二類）序號文件類別文件編碼歸檔文件保存期限控制分類備注公司業(yè)主檔案館二監(jiān)理XWGZ-JL監(jiān)理部資料（一）監(jiān)理XWGZ-JL-01監(jiān)理前期資料一般以建設(shè)項目組卷1監(jiān)理XWGZ-JL-01-01工程監(jiān)理委托合同長期長期★合同2監(jiān)理XWGZ-JL-01-02項目監(jiān)理機構(gòu)、任命文件及人員名單、資格證書（復印件）長期長期★機構(gòu)設(shè)置3監(jiān)理XWGZ-JL-01-03監(jiān)理規(guī)劃短期長期★監(jiān)理規(guī)劃4監(jiān)理XWGZ-JL-01-04監(jiān)理實施細則短期長期★監(jiān)理規(guī)劃5監(jiān)理XWGZ-JL-01-05項目監(jiān)理機構(gòu)總控計劃短期長期監(jiān)理規(guī)劃（二）監(jiān)理XWGZ-JL-02監(jiān)理過程資料1監(jiān)理XWGZ-JL-02-01監(jiān)理通知書及回復單、監(jiān)理聯(lián)系單、備忘錄和監(jiān)理報告長期一般以建設(shè)項目組卷2監(jiān)理XWGZ-JL-02-02第一次工地會議、監(jiān)理例會及各類交底記錄、文件收發(fā)記錄短期3監(jiān)理XWGZ-JL-02-03監(jiān)理月報、監(jiān)理日志、旁站記錄長期以單位工程組卷4監(jiān)理XWGZ-JL-02-04工程質(zhì)量或者生產(chǎn)安全事故處理文件資料短期5監(jiān)理XWGZ-JL-02-05安全檢查記錄、安全生產(chǎn)責任制考核記錄及安全檢查評分匯總表、施工階段安全專項檢查表長期長期★6監(jiān)理XWGZ-JL-02-06工程延期報告、費用索賠報告及審批長期長期★一般以建設(shè)項目組卷7監(jiān)理XWGZ-JL-02-07涉及工程結(jié)構(gòu)安全及使用功能的平行檢驗抽檢資料（包括見證取樣）長期長期★質(zhì)量8監(jiān)理XWGZ-JL-02-08合同爭議、違約報告及處理意見長期長期★合同9監(jiān)理XWGZ-JL-02-09工程質(zhì)量評估報告及驗收監(jiān)理文件資料長期永久★質(zhì)量10監(jiān)理XWGZ-JL-02-10監(jiān)理工作總結(jié)報告長期長期11監(jiān)理XWGZ-JL-02-11照片及電子影像資料長期永久★12監(jiān)理XWGZ-JL-02-12其它長期長期★注：監(jiān)理部資料主要是指在監(jiān)理過程中由監(jiān)理機構(gòu)產(chǎn)生的資料，這部分監(jiān)理資料驗收移交時對需向業(yè)主和城建檔案館移交的資料：1、房建及市政工程應(yīng)按《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001）第5條（工程文件的立卷）的要求進行組卷。卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷封面及案卷脊背式樣統(tǒng)一采用《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》附錄B、C、D、E式樣。2、公路工程按業(yè)主提供的《公路工程竣工文件編制辦法》的要求進行組卷。卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷封面及案卷脊背式樣統(tǒng)一采用《公路工程竣工文件編制辦法》的要求。業(yè)主沒有具體要求時，按公司《公路工程竣工文件編制辦法》執(zhí)行。監(jiān)理資料歸檔內(nèi)容目錄表（三類）序號文件類別文件編碼歸檔文件保存期限控制分類備注公司業(yè)主檔案館三施工XWGZ-SG施工報審類資料（一）施工XWGZ-SG-01安全類資料1施工XWGZ-SG-01-01現(xiàn)場安全質(zhì)量管理組織機構(gòu)、人員管理制度臨時臨時安全2施工XWGZ-SG-01-02危險性較大施工方案報審臨時臨時安全3施工XWGZ-SG-01-03起重機械設(shè)備安裝、拆卸方案及設(shè)備企業(yè)資質(zhì)和安拆人員資格證書報審臨時臨時安全4施工XWGZ-SG-01-04三級安全教育匯總表及安全培訓資料臨時臨時安全5施工XWGZ-SG-01-05特種作業(yè)人員操作證及匯總表臨時臨時（二）施工XWGZ-SG-02施工類資料1施工XWGZ-SG-02-01施工組織設(shè)計、各專項施工方案報審長期長期以單位工程組卷2施工XWGZ-SG-02-02工程開工/復工報審表及工程暫停令長期長期★進度3施工XWGZ-SG-02-03分包單位、供貨單位、試驗單位資質(zhì)材料及報審表臨時長期分包資質(zhì)4施工XWGZ-SG-02-04施工單位總進度、月（季）、周計劃及工程延期計劃報審臨時長期5施工XWGZ-SG-02-05工程計量、清單及支付文件臨時長期造價6施工XWGZ-SG-02-06工程變更、費用索賠、現(xiàn)場簽證單、技術(shù)核定單長期長期★造價7施工XWGZ-SG-02-07施工技術(shù)交底記錄臨時長期以單位工程組卷8施工XWGZ-SG-02-08工程測量控制網(wǎng)的報驗及復測資料臨時長期★9施工XWGZ-SG-02-09原材料、構(gòu)配件、設(shè)備、器具、成品、半成品出廠質(zhì)量合格證及試驗報告、報審資料臨時長期★以單位、分部、分項工程組卷10施工XWGZ-SG-02-10新材料、新工藝、新技術(shù)、新設(shè)備國家認證材料和相關(guān)驗收標準的適用性審查報告以及報審臨時長期★以單位、分部、分項工程組卷11施工XWGZ-SG-02-11隱蔽工程驗收記錄及匯總表臨時長期★12施工XWGZ-SG-02-12有關(guān)專業(yè)技術(shù)總結(jié)（如樁基礎(chǔ)、軟基處理、主要結(jié)構(gòu)施工技術(shù)等）長期長期★13施工XWGZ-SG-02-13地基釬探記錄、樁基礎(chǔ)檢測報告長期永久★質(zhì)量以單位工程組卷14施工XWGZ-SG-02-14合同變更材料報審及資料長期永久★質(zhì)量15施工XWGZ-SG-02-15分部、分項、單位工程驗收記錄長期長期★16施工XWGZ-SG-02-16竣工驗收備案表臨時長期★17施工XWGZ-SG-02-17建設(shè)工程竣工驗收報告臨時長期以單位工程組卷18施工XWGZ-SG-02-18工程竣工決算報審表長期長期19施工XWGZ-SG-02-19其它有關(guān)驗收資料長期長期★