2-4辦公室印信管理

辦公室印信治理

會說會寫會做事會做人第五節(jié)辦公室的印信治理會說會寫會做事會做人CompanyLogo情景案例案例1：是宏利公司總經(jīng)理助理，管著公司大大小小十幾個公章，尋常就堆放在辦公室的抽屜里，由于這個企業(yè)的注冊公司有N家，有的是業(yè)務需要形式上注冊的，有的是性質(zhì)不一樣，實實在在的。一個公司又分業(yè)務專用章、合同專用章等，于是治理這堆公章也成了的責任。最開頭的時候，對管公章這樣的事情不怎么上心，覺得無所謂，但后來出了幾個過失，令留神起來。那次是宏利公司收購某家企業(yè)，談了很久了，后來進入實質(zhì)性階段。某天，負責工程談判的經(jīng)理跑來找蓋章，那是一份“補充協(xié)議”，每天接觸的蓋章文件實在太多了，也沒有怎么在意，雖然這份文件上沒有我方代表人簽字，這個經(jīng)理解釋說不用簽字，遲疑了片刻，還是蓋上去了。過了幾天，他和公司的律師一起又過來，拿著上次蓋章的文件，說要交給老總簽字，覺得驚異，明明事先說好不用簽字的，怎么又變了。于是還是把已經(jīng)加蓋公章的文件送給老總。老總看了文件后把經(jīng)理叫去問了狀況，然后老總說，這個我不簽，你們自行解決……事情到這里，還沒有警覺，任他們2人把文件帶走，也沒有要回那份文件。直到后來，才明白事情的來龍去脈，也才知道自己糊里糊涂做了什么。很簡潔的真相：會說會寫會做事會做人CompanyLogo情景案例宏利公司和他們收購的企業(yè)談判條件，對方見索高價已經(jīng)不行能，就附加一些比較苛刻的收購條款〔為此宏利公司要多付款上百萬元〕工程經(jīng)理求勝心切，主見同意。文件蓋了章就有法律效力，但財務部門不同意付款，認為這次收購不合理，于是才有要老總補簽一事……。公司后來做了相應的懲罰，挨了個不大不小的處分，損失了一個月的工資。禍不單行，這事沒多久，有一天，公司另外一個部門，要給大量的文件蓋章，就把公司公章借走了，忙著有事外出，也沒催他們還。就這樣過了好幾天，老板拿著文件來找蓋章，手忙腳亂地找了半天，后來才想起來被借走了，搞得老板好幾天沒給好臉色。后來又有一次，辦公室被盜，辦公桌的鎖很簡潔就被翻開了。值得慶幸的是，只丟了幾百元的現(xiàn)金，公章一個沒少。但還是驚出了一身冷汗，想想就后怕。

會說會寫會做事會做人CompanyLogo情景案例案例2：汪華是科慶公司經(jīng)理秘書，某日他高中時的一位老同學林某找到他，告知汪華說自己有一筆好買賣，但他是個人身分，不如公司簽合同便利，想借用科慶公司的名義，讓汪華給他出具一份科慶公司的業(yè)務介紹信，等合同簽完后就還給科慶公司，并給汪華數(shù)目可觀的酬勞。汪華應允后，林某利用從科慶公司借用的業(yè)務介紹信，以科慶公司業(yè)務經(jīng)理的身份和科慶公司的名義與東信公司簽訂了一份鋼材購銷合同，騙取了東信公司價值一百萬元的鋼材。林某將鋼材賣掉后，攜款潛逃。這一大事給科慶公司造成了信譽和財產(chǎn)上的損失。

會說會寫會做事會做人CompanyLogo工程任務1、假設你是宏利公司的總經(jīng)理助理，你將在辦公室印章的保管、使用等治理工作中做哪些改進？2、汪華在辦公室介紹信的治理工作中要吸取什么樣的教訓？會說會寫會做事會做人CompanyLogo任務分析經(jīng)過了這幾件事后，宏利公司的經(jīng)理助理在辦公室印章的保管、使用等治理工作中應當要吸取教訓，做一些改進，如單位的公章應當要放置在保險柜里，這樣比放在辦公桌的抽屜里相對來說要安全些；對于公司的合同章，應堅守一個原則：必需要有財務和法律參謀的親筆簽名，否則，無論如何也不給蓋章，蓋公司章，確定要認真審核內(nèi)容，不符合蓋章條件的，應堅持原則，無論如何也不能蓋章；假設單位領導不在，就應讓申請蓋章者當著自己的面請示領導，領導發(fā)指令同意后，才能蓋章。假設確因工作需要，別的部門借公章，應讓他們履行嚴格的手續(xù)，并提示他們按時歸還，穩(wěn)妥起見，還可以印發(fā)一些用印申請章，來提示自己不要疏忽，申請單應復印一份，留作存檔。認真負責的工作態(tài)度，是單位公章治理者必需具備的職業(yè)道德，在以后的工作中，應不斷強化這個職業(yè)素養(yǎng)，保證印章的治理工作不出過失。會說會寫會做事會做人CompanyLogo任務分析科慶公司經(jīng)理秘書汪華因一己之貪欲，私開公司介紹信加蓋公章后交給林某使用，結(jié)果造成公司重大經(jīng)濟損失，汪華的教訓是深刻的。在一般狀況下，介紹信由單位印章治理人員負責掌管。介紹信與用印嚴密相連，只有加蓋印章的介紹信才能起到憑證的作用，因此，介紹信的治理與印章的治理同樣重要，來不得半點馬虎，否則，出了事故，當事人要負責任。在介紹信的治理中，確定要堅持原則，不為利誘，不為情動，按公司相關規(guī)定辦事。會說會寫會做事會做人CompanyLogo印章的治理和使用會說會寫會做事會做人1、印章的概念印章，向下代表著一種權力，是機關職能的合法代表，向上則要代表責任，但凡有公章或簽章的文件，領導要負確定的責任，機關發(fā)文、發(fā)函、簽署合同、訂立協(xié)議、出具證明等，均要用印才合法有效。因此，印章是單位組織權力的象征和職責的標志。2、印章的種類印章按其性質(zhì)和作用劃分有多種，現(xiàn)列簡表如下：CompanyLogo印章的治理和使用

2023年長沙民政職業(yè)技術學院ISAS競賽選題會說會寫會做事會做人名稱釋義適用范圍公章是一個企業(yè)的正式印章，標明企業(yè)法定名稱，是企業(yè)的標志和象征，具有法定的權威和效力多用于正式文件和介紹信、證明信等專用章是指企業(yè)為開展某一類專門性業(yè)務而使用的印章，這類印章在印文中除刊有企業(yè)的法定名稱外，還應刊有專門的用途，如“財務專用章”、“合同專用章”等這類印章不代表整個企業(yè)，只代表企業(yè)下屬某一專門部門的職權

法定代表人私章又稱為手章或領導人簽名章。它是根據(jù)企業(yè)主要負責人用鋼筆或毛筆親自簽名制成的印章，其基本作用是以蓋章代替手寫簽名。它代表法人，象征職權，因此具有權威性銀行支票、財務預算或決算、簽訂合同或協(xié)議等，除蓋公章和專用章外，還須蓋法定代表人私章才能生效套印章是指按照正式印章的原樣制版而成的印章專門用于印制大批量文件，它與正式印章具有同等的法定效力。鋼印不用印色，利用壓力凹凸成形一般用于證明性公文或證件戳記是為標志特定信息而使用的印章如保密章、急件章、注銷章等縮印是按照正常比例縮小用于印刷的專用公章。

只能用在小型票證上，如稅務發(fā)票及其他專用票等。不能作為正式印章用于介紹信或出具證明等。CompanyLogo印章的治理和使用會說會寫會做事會做人

CompanyLogo印章的治理和使用---刻制與啟用的步驟正式行文通告公司全體員工或有關客戶、機構(gòu)、部門

預備刻章申請開業(yè)通知等相關材料

到注冊所在地公安局辦理手續(xù)到其指定或授權的刻字社刻制。將印模交原審批的公安部門備案會說會寫會做事會做人CompanyLogo印章的治理和使用會說會寫會做事會做人4、印章的使用⑴蓋用單位印章，必需由單位主要負責人審核簽名批準。但為了便利工作，對于一些一般性事務的用印，企業(yè)的領導也可授權部門負責人或印章治理人員審簽；⑵秘書用印前，必需認真審核，明確了解用印的內(nèi)容和目的，確認符合用印的手續(xù)后，在用印登記簿上逐項登記，方可用印CompanyLogo印章的治理和使用

會說會寫會做事會做人編號用印時間用印部門用印內(nèi)容份數(shù)批準人經(jīng)辦人簽名備注CompanyLogo印章的治理和使用會說會寫會做事會做人⑶對需留存的材料應在加蓋印章前，留存一份，立卷歸檔；⑷企業(yè)秘書在用印時應嚴格依據(jù)上司要求，親自把握和使用，絕不能托付他人代為用印，更不能以印謀私，損害企業(yè)利益；⑸用印時應留意蓋印位置正確、端正、清晰，一次成功。CompanyLogo小技法

印章蓋在文末落款處，應上不壓正文，下要“騎年蓋月”，帶有存根的公函、介紹信等用印時，除在規(guī)定處用印外，還應加蓋“騎縫章”，即印章蓋在正本和存根連接處的騎縫線上，以備查考。

2023年長沙民政職業(yè)技術學院ISAS競賽選題會說會寫會做事會做人CompanyLogo印章的治理和使用5、印章的治理⑴印章的保管工作一般由秘書擔當，依據(jù)保密要求，管印者不得托付他人代取代用印章，印章應放在特地的保險柜內(nèi)，隨用、隨取、隨鎖。⑵做好印章保養(yǎng)工作，蓋印下面要襯墊確定彈性的硬橡膠或厚紙等，防止印泥在堅硬的物體上使用造成碰損，印章應準時清洗，確保印跡清晰。⑶假設因工作需要，別的部門需借用單位公章，須嚴格履行相關手續(xù)，可制作用印申請單。2023年長沙民政職業(yè)技術學院ISAS競賽選題會說會寫會做事會做人CompanyLogo印章的治理和使用

用印申請單

會說會寫會做事會做人文件標題

發(fā)往機關份數(shù)用印日期用印申請人（簽字）批準人（簽字）備注CompanyLogo介紹信的治理和使用1、介紹信的概念介紹信是介紹企業(yè)成員出外辦理有關公務并證明其身份的一種書面憑證。它具有介紹和證明的雙重作用。2、介紹信的種類從文面格式來看，介紹信有兩種：⑴書信式是用一般公文用紙〔或印有單位名稱的信箋〕書寫的介紹信2023年長沙民政職業(yè)技術學院ISAS競賽選題會說會寫會做事會做人CompanyLogo介紹信的治理和使用例文1介紹信××公司：今介紹我公司×××、×××兩位同志前往貴公司洽談有關××產(chǎn)品銷售的具體事宜，請予接洽為盼。此致敬禮〔印章〕×年×月×日〔有效期×天〕2023年長沙民政職業(yè)技術學院ISAS競賽選題會說會寫會做事會做人CompanyLogo介紹信的治理和使用⑵印刷式是單位正式介紹信，先設計好固定的格式，然后大批量印刷，使用時只需在相關條項內(nèi)填上相應的內(nèi)容即可。印刷式介紹信一般都由持出聯(lián)和存根兩局部組成。2023年長沙民政職業(yè)技術學院ISAS競賽選題會說會寫會做事會做人CompanyLogo介紹信的治理和使用No．××××××××公司介紹信〔存根〕××介字第××號：茲介紹我公司等位同志前往你處聯(lián)系事宜?！痢痢痢聊辍猎隆寥?有效期×天)No．××××××××公司介紹信：茲介紹我公司等位同志前往你處聯(lián)系事宜，請予接洽。此致敬禮〔印章〕××××年×月×日(有效期×天)2023年長沙民政職業(yè)技術學院ISAS競賽選題會說會寫會做事會做人CompanyLogo介紹信的治理和使用3、介紹信的使用⑴凡領用介紹信者須經(jīng)有關領導批準，秘書不得擅自開具發(fā)放；⑵開具介紹信時應由秘書自己填寫介紹信欄目內(nèi)各項內(nèi)容，要求真實、完整，存根內(nèi)容應與持出聯(lián)內(nèi)容全都。書寫要工整，不得涂改，假設必需修改，要加蓋更正章，或在修改處加蓋公章；⑶介紹信上應加蓋企業(yè)公章，分別在右下方日期欄和存根線上〔騎縫章〕方為有效；⑷秘書不得將空白介紹信或單位信箋加蓋公章后交給領用人，不得托付他人或讓領用人自己填寫蓋章，否則，出了事故，秘書要負責任；2023年長沙民政職業(yè)技術學院ISAS競賽選題會說會寫會做事會做人CompanyLogo小技法

介紹信的文字要簡潔明確，使接洽單位一看便知派出人員前去的目的。不要模糊籠統(tǒng)地僅僅寫上“前去聯(lián)系工作”、“商洽有關事項”等等。2023年長沙民政職業(yè)技術學院ISAS競賽選題會說會寫會做事會做人CompanyLogo介紹信的治理和使用4、介紹信的治理⑴介紹信一般和公章由同一人〔秘書〕保管并使用，與公章須同等重視，不得缺頁或喪失；⑵發(fā)放介紹信要進展登記，領用人要履行簽字手續(xù)。印刷式介紹信可在存根上簽字，書信式介紹信在專用登記表上簽字2023年長沙民政職業(yè)技術學院ISAS競賽選題會說會寫會做事會做人CompanyLogo介紹信的治理和使用

介紹信發(fā)放登記表會說會寫會做事會做人編號發(fā)放時間用途前往單位有效期限使用人批準人領取人備注CompanyLogo留意事項⑶介紹信開出后，如因故沒有使用，應說明緣由，馬上退回，并將其粘貼在原存根處。⑷介紹信不得任憑放置，要妥當保管，防止喪失被盜?！踩侈k公室印信治理留意事項1、秘書在保管和使用印信時應極其認真負責，講原則，不循私情；2、建立和標準印信治理制度，一切按規(guī)定辦事；3、印信假設遺失，應馬上通過新聞媒介公告作廢，同時實行緊急補救措施，以避開造成任何損失。2023年長沙民政職業(yè)技術學院ISAS競賽選題會說會寫會做事會做人CompanyLogo相關鏈接印章小學問印章是“印”和“章”的合稱?！坝　焙汀罢隆倍际切盼铩Ｔ诠糯?，帝王所用的稱為“璽”，官吏所用的才稱為“印”，而私人使用的則稱為“私印”。而就目前來說，各級各類國家機關、社會團體、企事業(yè)單位用的都稱為“印”，相應的領導人則用“章”。涉外單位和“三資”企業(yè)也一樣。所以從某種意義上來說，印章是權力的象征和職能的標志。我國古代官印依品級凹凸分別用金、銀、銅等金屬鑄成，帝王則用珍貴的玉質(zhì)，象征其地位?，F(xiàn)代印章則多用橡膠和塑料刻制。我國機關單位的公章一律為正圓形，外資企業(yè)則有圓形和橢圓形或方形之分。橢圓形或方形為國際公章。公章的印文按規(guī)定使用國務院公布的標準簡化漢字，字形為宋體，自左向右環(huán)行排列。一般用全稱，如法定名稱字數(shù)太多，為印文清晰可見，也可用簡稱。會說會寫會做事會做人CompanyLogo相關鏈接國際公章印文應用外文，也可中外文并刻，如并刻中外文印章，一般是外文居右上方，中文居下方，且須有繁體字。民族自治機關的公章應并列刊有漢字和當?shù)孛褡逦淖帧鴥?nèi)公章有三種圖案，縣以上政府機關、法院、檢察院、駐外使館的公章的中心部位刊有國微；黨的各級機關印章刊有黨微；企事業(yè)單位公章則刊有五角星圖案。圓形公章的規(guī)格有明確規(guī)定，國務院的公章，直徑為6厘米；省、部級政府機關的公章，直徑為5厘米；縣市一級政府機關的公章，直徑為4﹒5厘米；其他企事業(yè)單位公章，直徑一律為4﹒2厘米。國家行政機關和企事業(yè)單位、社會團體的其他專用印章〔包括經(jīng)濟合同章、財務專用章等〕，在名稱、式樣上應與單位正式印章有所區(qū)分，經(jīng)本單位領導批準后可以刻制。會說會寫會做事會做人CompanyLogo實踐訓練〔一〕課堂爭論1、單位專用公章能代替公章使用嗎？為什么？2、印章使用的標準過程中有何要求？3、帶存根的介紹信上要蓋幾次章方為有效？會說會寫會做事會做人CompanyLogo實踐訓練〔二〕案例分析1、某公司新聘的秘書小徐，剛到任的第一件事就使她不能聽命。原來是公司總經(jīng)理要她立刻到街上去刻一枚公司改換名稱后的新印章，并要求她把原來這枚舊印章馬上就地銷毀。2、新達公司鞏秘書因公出差，臨走時把印章交給了分管業(yè)務的熊科長代為保管。其次天，新達公司與一外商就聯(lián)合開發(fā)的工程達成協(xié)議，熊科長為提高工作效率，在雙方意見根本全都的狀況下，就在合同上蓋了章。五天后，鞏秘書回到公司，看完合同大吃一驚，該合同讓新達公司損失了50多萬元。面對這樣的后果，鞏秘書癱在椅子上，半天沒回過神來。。3、小李因公出差，需開具介紹信，找到辦公室秘書小賀辦理此事。小李要求小賀為其多開幾份空白介紹信并在事先預備好的空白信箋上蓋上單位公章，說是外出便利一些，以備急用。為此，小賀感到有些犯難，但經(jīng)不起小李的一再懇求與保證，還是按小李的要求做了。會說會寫會做事會做人CompanyLogo實踐訓練4、金芬是公司的總經(jīng)理秘書，尋常工作樂觀認真，很得總經(jīng)理信任?？偨?jīng)理把公司的公章交給她保管，從來沒出過過失。一天，小金正在做事，一個久違的老朋友打過來了。小金知道總經(jīng)理不在，就放心地跟朋友聊起來。正聊得歡快，一位部門經(jīng)理秘書小柳拿著文件來找她蓋章。她舍不得放下，就順手從抽屜里拿出公章，讓小柳自己蓋章。小柳走到旁邊的沙發(fā)旁，在茶