公司行政管理體系構(gòu)建運(yùn)營提案經(jīng)典

./公司行政管理體系構(gòu)建運(yùn)營提案制作核準(zhǔn)侯金二0一一年一月十三日目錄1．企業(yè)行政管理體系的功能………42．企業(yè)行政管理體系的職能………53.企業(yè)行政管理體系的任務(wù)………64.企業(yè)行政管理體系的構(gòu)建………74.1企業(yè)行政管理體系組織架構(gòu)圖…………………74.2管理職責(zé)…………84.2.1行政管理體系組織……………84.2.2職責(zé)、權(quán)限和義務(wù)……………84.2.3管理評(píng)審………………………84.3行政管理體系文件………………94.3.1行政管理手冊(cè)…………………94.3.2程序文件〔管理制度………94.3.3記錄文件〔表、卡…………94.4文件和記錄控制………………104.4.1文件控制……………………104.4.2記錄控制……………………104.5企業(yè)文化控制…………………114.6辦公事務(wù)控制…………………124.6.1行政公文管理………………124.6.2辦公物品管理………………134.6.3檔案管理……………………134.6.4會(huì)議管理……………………134.7規(guī)章制度控制…………………144.8人力資源控制…………………154.9后勤事務(wù)控制…………………164.10公共關(guān)系控制………………174.11管理改進(jìn)……………………184.12其他過程改進(jìn)………………19一、企業(yè)行政管理體系的功能一個(gè)好的企業(yè),首先要有一個(gè)堅(jiān)實(shí)、高效的團(tuán)隊(duì)。企業(yè)行政管理體系,可以說是企業(yè)的中樞神經(jīng)系統(tǒng)。它以總經(jīng)理為最高領(lǐng)導(dǎo),由行政總監(jiān)分工負(fù)責(zé),由行政各個(gè)部門具體組織實(shí)施、操作的一個(gè)完整的體系。企業(yè)管理的具體工作的廣度涉及到企業(yè)的全部運(yùn)作過程,其深度設(shè)計(jì)到企業(yè)的各個(gè)部門和分支機(jī)構(gòu)的方方面面以及局外人難以想象的細(xì)微末節(jié)。企業(yè)行政管理體系擔(dān)負(fù)著企業(yè)的管理工作；企業(yè)中除行政管理之外的工作,都是某個(gè)方面的"業(yè)務(wù)"。行政管理體系推動(dòng)和保證著企業(yè)的技術(shù)〔設(shè)計(jì)、工程〔服務(wù)、資金〔財(cái)務(wù)、發(fā)展〔營銷幾大塊業(yè)務(wù)的順利、有效進(jìn)行和相互之間的協(xié)調(diào)。企業(yè)行政管理體系工作可以說是千頭萬緒、紛繁復(fù)雜。企業(yè)行政人員每天都面臨著大量的、瑣碎的、不起眼的事務(wù)。但是,這些事務(wù)只不過是行政管理這顆大樹上的枝枝葉葉而已。概括起來說,行政管理的企業(yè)中主要有管理、協(xié)調(diào)、服務(wù)三大功能：其中管理是主干,協(xié)調(diào)是核心,服務(wù)是根本。究而言之,行政管理的實(shí)質(zhì)是服務(wù)。二、企業(yè)行政管理體系的職能行政部門應(yīng)該兢兢業(yè)業(yè)、認(rèn)真細(xì)致地做好種種行政事務(wù)工作,把領(lǐng)導(dǎo)和員工從繁重、瑣碎的行政事務(wù)和生活瑣事中解脫出來,可以集中精力、輕裝上陣,研究市場(chǎng)形勢(shì),考慮公司的發(fā)展戰(zhàn)略,探討公司的組織架構(gòu),任用公司的各級(jí)干部,實(shí)施公司的經(jīng)營方針,解決公司所面臨的重大問題,以及專心做好每一筆重要業(yè)務(wù)等等。為了做好紛繁復(fù)雜的行政工作,就必須建立健全和認(rèn)真執(zhí)行行政部門的各項(xiàng)管理制度、崗位責(zé)任制度、工作程序以及一系列規(guī)范化表格、圖表等,從而建立起行政部門的"法治"秩序。更重要的是,要培養(yǎng)出一支高素質(zhì)、高效率的行政人員隊(duì)伍：同時(shí)要搞好科學(xué)分工、管理層次和合理授權(quán)。一旦行政系統(tǒng)的一系列硬件〔如辦公設(shè)施、生活設(shè)施、軟件〔如規(guī)章制度、工作程序、人員隊(duì)伍、分工協(xié)作和管理層次等等建立健全起來,整個(gè)行政管理體系在很大程度上就會(huì)成為一部自動(dòng)機(jī)器一樣運(yùn)轉(zhuǎn),只在較少的場(chǎng)合才需要部門領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)輔以"人治"。行政管理體系工作基本包括：會(huì)議管理、辦公物品管理、檔案管理、公關(guān)管理、各種實(shí)物資產(chǎn)管理、車輛管理、內(nèi)部監(jiān)察事務(wù),以及人力資源管理等等,參與企業(yè)的監(jiān)督、控制、決策工作；以全面提高組織效能,提供必要管的保障為目的,而對(duì)企業(yè)內(nèi)部辦公事務(wù)、后勤事務(wù)活動(dòng)的構(gòu)成要素及其理流通過程所作的規(guī)劃、組織、監(jiān)控、控制、協(xié)調(diào)。三、企業(yè)行政管理體系的任務(wù)企業(yè)內(nèi)部的各種事務(wù)是由多種要素構(gòu)成的,人、財(cái)、物、信息、制度方法等等都要參與其中,共同發(fā)揮作用,這就需要保持構(gòu)成要素的齊全、有效,使要素之間有最佳的配合關(guān)系。企業(yè)行政管理的任務(wù)就是通過對(duì)事務(wù)活動(dòng)的構(gòu)成要素及其流通過程實(shí)施科學(xué)有效的規(guī)劃、組織、監(jiān)督、控制、協(xié)調(diào),為企業(yè)職能活動(dòng)的高效開展創(chuàng)造條件、奠定基礎(chǔ)、提供保障。要使企業(yè)做到：人盡其才,即為事務(wù)活動(dòng)的有效運(yùn)行提供人力資源保證,要通過科學(xué)分工、優(yōu)化組合、完善行為規(guī)范、教育培訓(xùn)與激勵(lì)、合理配置各類從事事務(wù)處理工作的人員,明確其職位,提高其素質(zhì),充分調(diào)動(dòng)他們的積極性,充分發(fā)揮他們的作用。物盡其才,即為企業(yè)職能活動(dòng)提供必需的物質(zhì)條件,要合理分配,正確使用各種設(shè)備、工具、材料和能源,充分發(fā)揮其作用,厲行節(jié)約,努力降低消耗,力爭(zhēng)供求平衡。財(cái)盡其用,即為企業(yè)職能活動(dòng)提供基本的財(cái)力保證,要量入為出,量力而行,講究成本效益,講究核算,使有限的資金得到合理利用。時(shí)盡其能,即為企業(yè)職能活動(dòng)的有效性提供必要的時(shí)間資源,要維護(hù)事務(wù)的時(shí)效,以有力措施充分發(fā)掘時(shí)間的利用價(jià)值,合理配置時(shí)間,充分利用時(shí)間。&p!文暢其流,即為企業(yè)職能活動(dòng)提供包括文件在內(nèi)的各種信息資源,要?jiǎng)?chuàng)造、充分利用、有效維護(hù)信息資源,使信息流通過程有序、順暢、有效。四、企業(yè)行政管理體系的構(gòu)建1、企業(yè)行政管理體系組織架構(gòu)圖建議：董事長兼總經(jīng)理：馬啟業(yè)建議：董事長兼總經(jīng)理：馬啟業(yè)副董事長兼財(cái)務(wù)總監(jiān)：劉德營銷總監(jiān)：耿軍技術(shù)部總監(jiān)：楊蘇平行政部總監(jiān)：侯金總經(jīng)理秘書XX辦事處北京辦事處市場(chǎng)部公關(guān)部營銷總監(jiān)技術(shù)部設(shè)計(jì)部工程部技術(shù)總監(jiān)行政辦公室人力資源部行政總監(jiān)財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)總監(jiān)XX辦事處潢川辦事處副董事長總經(jīng)理董事長總經(jīng)理秘書XX辦事處北京辦事處市場(chǎng)部公關(guān)部營銷總監(jiān)技術(shù)部設(shè)計(jì)部工程部技術(shù)總監(jiān)行政辦公室人力資源部行政總監(jiān)財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)總監(jiān)XX辦事處潢川辦事處副董事長總經(jīng)理董事長1、企業(yè)行政管理體系組織架構(gòu)圖2、管理職責(zé)2.1行政管理體系組織根據(jù)本企業(yè)實(shí)際情況,建立能夠充分協(xié)調(diào)、高效發(fā)揮職責(zé)的行政管理體系組織。2.2職責(zé)、權(quán)限和義務(wù)公司總經(jīng)理對(duì)行政管理負(fù)責(zé),任命行政總監(jiān)和各行政控制系統(tǒng)責(zé)任人員。行政總監(jiān)應(yīng)具有企業(yè)行政管理的相關(guān)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn),具有行政管理體系建立、實(shí)施、保持和改進(jìn)的管理職責(zé)和權(quán)限。行政總監(jiān)對(duì)公司行政管理工作分工負(fù)責(zé),任命行政控制系統(tǒng)〔如企業(yè)文化、辦公事務(wù)、人力資源、其他主要過程控制系統(tǒng)等責(zé)任人員,規(guī)定各行政控制系統(tǒng)責(zé)任人員以及需要獨(dú)立行使與保證行政管理效能的相關(guān)人員的職責(zé)、權(quán)限和義務(wù),明確各行政控制系統(tǒng)之間、行政總監(jiān)與各行政控制系統(tǒng)責(zé)任人員之間、各行政控制系統(tǒng)責(zé)任人員之間的工作接口和協(xié)調(diào)措施。2.3管理評(píng)審每年至少應(yīng)當(dāng)對(duì)企業(yè)行政管理體系進(jìn)行一次管理評(píng)審,確保行政管理體系的適應(yīng)性、充分性和有效性,滿足企業(yè)發(fā)展需要的要求,并保存管理評(píng)審記錄。3、行政管理體系文件行政管理體系文件包括行政管理手冊(cè)、程序文件〔管理制度和記錄文件〔表、卡等。3.1行政管理手冊(cè)行政管理手冊(cè)應(yīng)當(dāng)描述行政管理體系文件的結(jié)構(gòu)層次和相互關(guān)系,并至少包括以下內(nèi)容：〔1術(shù)語和縮寫；〔2體系的適應(yīng)范圍；〔3管理方針和目標(biāo)；〔4行政管理體系組織及管理職責(zé)；〔5行政管理體系基本要素、行政控制系統(tǒng)、控制環(huán)節(jié)、控制點(diǎn)的要求。3.2程序文件〔管理制度程序文件〔管理制度應(yīng)當(dāng)與管理方針一致,滿足行政管理手冊(cè)基本要素的要求,并且具有可操作性。3.3記錄文件〔表、卡管理記錄應(yīng)當(dāng)符合企業(yè)特性,滿足程序控制實(shí)施過程的需求。文件格式及其包括的項(xiàng)目、內(nèi)容應(yīng)當(dāng)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。4、文件和記錄控制4.1文件控制文件控制的范圍、程序、內(nèi)容如下：〔1受控文件的類別確定,包括行政管理體系文件、外來文件、其他需要控制的文件等；〔2文件的編制、會(huì)簽、審批、標(biāo)識(shí)、發(fā)放、修改、回收,其中外來文件控制還應(yīng)當(dāng)有收集、購買、接收等規(guī)定；〔3行政管理體系實(shí)施的相關(guān)部門、人員及場(chǎng)所使用的受控文件為有效版本的規(guī)定；〔4文件的保管方式、保管設(shè)施、保存期限及其銷毀的規(guī)定。4.2記錄控制記錄控制范圍、程序、內(nèi)容如下：〔1行政管理過程所形成的記錄的填寫、確認(rèn)、收集、歸檔、貯存等；〔2記錄的保管和保存期限等；〔3行政保證體系實(shí)施部門、人員及場(chǎng)所使用相關(guān)受控記錄表格為有效版本的規(guī)定。5、企業(yè)文化控制企業(yè)文化控制的范圍、程序、內(nèi)容如下：〔1企業(yè)文化責(zé)任部門的建立、建設(shè)和職能,企業(yè)文化責(zé)任人的職權(quán)、職責(zé)和義務(wù)?！?企業(yè)文化控制的目的〔目標(biāo)和任務(wù)?！?企業(yè)文化應(yīng)當(dāng)符合企業(yè)特性,具有客觀性、發(fā)展性、指導(dǎo)性、約束性、整體性、群體性、傳播性和傳承性等特性?！?企業(yè)文化戰(zhàn)略實(shí)施的計(jì)劃、過程和記錄。〔5企業(yè)文化理念識(shí)別系統(tǒng)情況,包括：價(jià)值觀念〔核心理念、各類經(jīng)營管理理念、宣傳口號(hào)以及員工認(rèn)知和認(rèn)同程度?！?企業(yè)文化行為識(shí)別系統(tǒng)情況,包括：組織對(duì)內(nèi)、外行為,團(tuán)體對(duì)內(nèi)、外行為,個(gè)體對(duì)內(nèi)、外行為以及員工認(rèn)知和認(rèn)同程度。〔7企業(yè)文化視覺識(shí)別系統(tǒng)情況,包括：工作〔生產(chǎn)、經(jīng)營、生活各類標(biāo)志、色彩,以及體現(xiàn)企業(yè)特性的其他視覺識(shí)別；員工對(duì)視覺識(shí)別系統(tǒng)的認(rèn)知和認(rèn)同程度?！?理念、行為、視覺識(shí)別系統(tǒng)的相互符合情況?！?企業(yè)文化貫穿于企業(yè)管理各個(gè)層面,并起到導(dǎo)向作用。6、辦公事務(wù)控制辦公事務(wù)責(zé)任部門的建立、建設(shè)和職能,辦公事務(wù)責(zé)任人的職權(quán)、職責(zé)和義務(wù)；辦公事務(wù)各環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人的認(rèn)定、職責(zé)、職權(quán)和義務(wù)。6.1行政公文管理行政公文管理的范圍、程序、內(nèi)容如下：〔1行政公文的起草、撰寫、審核、批準(zhǔn)、傳閱〔抄送、存檔、銷毀規(guī)定。〔2不同公文行文規(guī)范和格式的要求?！?發(fā)文內(nèi)容、落款和印章的符合性?！?行政公文的可追溯性。〔5外來文件的管理〔上級(jí)部門、下級(jí)單位、平級(jí)單位、其他外來文件等,包括接收、傳達(dá)、確認(rèn)、落實(shí)、反饋等。〔6行政公文管理過程與企業(yè)文化相符合。6.2辦公物品管理辦公物品管理的范圍、程序、內(nèi)容如下：〔1辦公物品管理的目的〔目標(biāo)和任務(wù)?！?辦公物品的范圍和分類?！?辦公用品的采購程序及供方選擇。〔4辦公用品的入庫、保管、領(lǐng)用、更換、報(bào)廢等過程控制?！?非一次性耗用辦公用品的規(guī)范化使用和耗材〔能源節(jié)約規(guī)定?！?辦公用品使用說明書、操作手冊(cè)等附帶資料的管理?！?辦公物品管理過程與企業(yè)文化相符合。6.3檔案管理檔案管理的范圍、程序、內(nèi)容如下：〔1檔案管理的目的〔目標(biāo)和任務(wù)。〔2檔案的范圍和分類?！?檔案的入檔、保管、借閱、銷毀等過程控制?！?貯存環(huán)境和期限符合不同檔案的要求。〔5檔案管理過程與企業(yè)文化相符合。6.4會(huì)議管理會(huì)議管理的范圍、程序、內(nèi)容如下：會(huì)議管理的目的〔目標(biāo)和任務(wù)。外部會(huì)議的信息收知、分類、傳達(dá),批準(zhǔn)參會(huì),會(huì)議反饋、批準(zhǔn)落實(shí),信息收集和過程保存,全程的控制。內(nèi)部固定會(huì)議〔例會(huì)的召開類型、形式,參會(huì)人員、時(shí)間、地點(diǎn)變化的記錄,會(huì)議記錄,落實(shí)及效果分析。臨時(shí)會(huì)議的召開原因、類型、形式,告知方式、會(huì)議記錄,落實(shí)及效果分析?！?會(huì)議管理過程與企業(yè)文化相符合。7、規(guī)章制度控制規(guī)章制度控制的范圍、程序、內(nèi)容如下：規(guī)章制度控制的目的〔目標(biāo)和任務(wù)。明確規(guī)章制度監(jiān)督、檢查的責(zé)任部門和第一責(zé)任人。〔3規(guī)章制度的頒布,應(yīng)當(dāng)表明發(fā)文部門、批準(zhǔn)人、頒布時(shí)間、實(shí)施時(shí)間、應(yīng)用范圍和解釋部門等要素,并不得與國家法律、法規(guī)相違背。〔4規(guī)章制度應(yīng)當(dāng)符合企業(yè)特性和現(xiàn)狀的要求,分類明確,內(nèi)容健全?！?規(guī)章制度至少應(yīng)當(dāng)包括以下三類：生產(chǎn)〔經(jīng)營類、行政類、崗位管理類。其中崗位管理類,應(yīng)當(dāng)明確各崗位人員的職權(quán)、職責(zé)和義務(wù)?！?規(guī)章制度規(guī)定了獎(jiǎng)懲原則和措施。〔7規(guī)章制度的落實(shí)記錄,如獎(jiǎng)懲通報(bào)、記錄表格等應(yīng)規(guī)范、全面、可追溯。〔8規(guī)章制度的修改條件、批準(zhǔn)和解釋。〔9規(guī)章制度控制過程與企業(yè)文化相符合。8、人力資源控制人力資源控制的范圍、程序、內(nèi)容如下：〔1人力資源控制的目的〔目標(biāo)和任務(wù)?！?人力資源責(zé)任部門的建立、建設(shè)和職能,人力資源責(zé)任人的職權(quán)、職責(zé)和義務(wù)。〔3員工入崗管理的招聘、面試、培訓(xùn)、錄用等各環(huán)節(jié)的控制,應(yīng)當(dāng)有組織、有計(jì)劃、有步驟的進(jìn)行,并做記錄,并應(yīng)當(dāng)在過程中執(zhí)行企業(yè)文化的指導(dǎo)性和傳承性?！?職務(wù)的升、降和崗位的調(diào)動(dòng)所具備的條件,以及交接、培訓(xùn)等實(shí)施過程的控制?！?員工離職管理,如辭職、辭退、開除等規(guī)定及落實(shí)情況。〔6員工考核、獎(jiǎng)懲方式,如量化、績效等規(guī)定和實(shí)施情況?！?員工福利待遇制定、落實(shí)情況。〔8考勤、假期規(guī)定和落實(shí)。〔9人事檔案管理,如勞動(dòng)合同、黨團(tuán)關(guān)系、保險(xiǎn)等?！?0人力資源控制過程與企業(yè)文化相符合。9、后勤事務(wù)控制后勤事務(wù)控制的范圍、程序、內(nèi)容如下：〔1后勤事務(wù)控制的目的〔目標(biāo)和任務(wù)?！?后勤事務(wù)控制實(shí)施、監(jiān)督、檢查等各責(zé)任部門和責(zé)任人?！?公共環(huán)境的基礎(chǔ)建設(shè)管理、配置和管理應(yīng)當(dāng)符合企業(yè)特性和實(shí)際需要,安全、適應(yīng)、美觀?！?生產(chǎn)〔經(jīng)營環(huán)境配置應(yīng)當(dāng)符合生產(chǎn)〔經(jīng)營需要,執(zhí)行國家法律、法規(guī),符合方便企業(yè)和服