如何組織一場高效工作會議

如何組織一場高效工作會議?目錄一.派特生物的企業(yè)文化及其理解一.什么是“高效會議”?二.

如何組織一場高效工作會議?一.什么是高效會議?現(xiàn)場-高效開會效率高+效果達(dá)到會后-高效執(zhí)行如期跟進(jìn)+有反饋落實(shí)＋二.從會議步驟看,如何組織高效工作會議?高效會議四步驟第一步.明確的會議目的第二步.充分的會前準(zhǔn)備第三步.合理的組織形式第四步.高效的會議跟進(jìn)第一步.明確的會議目的決策執(zhí)行*總經(jīng)理例會*定期例會,聽取匯報,分配任務(wù)；*確認(rèn)團(tuán)隊目標(biāo)、分工；*資訊分享,政策宣傳；*目標(biāo)和現(xiàn)實(shí)有落差時,找出解決辦法*發(fā)現(xiàn)問題,討論問題,產(chǎn)生決策解決問題創(chuàng)意提案其它*集思廣益,頭腦風(fēng)暴*融合意見,達(dá)成共識*內(nèi)部橫向交流會*動員會*表彰先進(jìn),激勵士氣無目的的會議純粹是浪費(fèi)時間第二步.充分的會前準(zhǔn)備五Ｗ一ＨWhy-明確會議目的[議題]What-會議任務(wù)Who-確定出席對象、主持人、會議記錄When-召開時間、所需時間Where-規(guī)模/地點(diǎn)議程How-會議形式與會者會議準(zhǔn)備一.會議組織人告知與會者扮演的角色[主持人/與會者/記錄員等],相關(guān)資料發(fā)放,便于會議順暢進(jìn)行二.與會者做相應(yīng)的會議準(zhǔn)備[提前思考/相應(yīng)數(shù)據(jù)和事實(shí)等],促進(jìn)會議現(xiàn)場高效三.重要會議或關(guān)鍵項提前溝通,會議本身目的是快速取得共識.沒必要,無準(zhǔn)備,就不開會第三步.合理的組織形式針對不同的會議目的選擇不同的會議形式會議分類常規(guī)例會階段會議專題會議組織形式市場周會服務(wù)周會片區(qū)月會半年會年會一0年慶典專題研討會[學(xué)習(xí)培訓(xùn)/學(xué)術(shù)/項目]第四步.高效的會議跟進(jìn)關(guān)鍵一：做好會議紀(jì)要*你心里想的一00%*你嘴上說的八0%*別人聽到六0%*別人聽懂四0%*別人行動二0%一.速度優(yōu)先,具體簡潔；二.正確記載,便于正確追蹤落實(shí)；三.將會中決定的事項進(jìn)行明確分工,確定完成時間、責(zé)任人,便于更好地執(zhí)行；四.紀(jì)要及時分發(fā)與會者,以郵件方式分發(fā),確保會議記錄的準(zhǔn)確性和透明管理,避免溝通漏洞.第四步.高效的會議跟進(jìn)關(guān)鍵二：會后做好跟進(jìn)*要完成什么事?*事情完成得怎么樣?*什么樣尚未完成?*事情沒有完成怎么辦?序號待完成事項內(nèi)容責(zé)任人時限資源需求備注一二三例：《**會議跟進(jìn)事項表》示例：工作例會[周會、月會]一、主要內(nèi)容：一、常規(guī)工作匯報、檢查；二、市場問題的咨詢與研討；三、重要工作項目的強(qiáng)調(diào)與傳達(dá).二、例會要開得生動、活潑,氣氛輕松,形式多樣；時間一小時為宜,議題不宜過多.三、關(guān)于主持人,不要每次都是經(jīng)理當(dāng)主持人,鼓勵其它人充當(dāng)主持人；四、經(jīng)理要多傾聽、少發(fā)言,最后發(fā)言,多啟發(fā)、多鼓勵大家發(fā)言；五、發(fā)現(xiàn)有偏差、消極信息的出現(xiàn),要及時糾正,避免擴(kuò)延,能夠在會上解決就解決,不能解決的會下解決；六、如果是研討,只有議題,弱化身份,經(jīng)理不要輕易早下結(jié)論10示例：年中會、年會[議程表]序號項目說明一主題闡述[領(lǐng)導(dǎo)致辭]由省區(qū)負(fù)責(zé)人闡述本次會議的主題涵義、要求與標(biāo)準(zhǔn),說明主題任務(wù)的重要性.二省區(qū)工作總結(jié)與工作計劃由省區(qū)負(fù)責(zé)人或授權(quán)人負(fù)責(zé)做工作總結(jié)與計劃報告,總結(jié)、分析本省區(qū)工作完成情況及成果、經(jīng)驗教訓(xùn).發(fā)布年度工作計劃.三專題典型發(fā)言為了深入理解和接受年度工作主題,要提前準(zhǔn)備專題,并邀請合適的發(fā)言人發(fā)言,專題要支持主題,發(fā)言人要擅長該專題.四分地區(qū)工作總結(jié)和計劃研討以地區(qū)為單位,由各負(fù)責(zé)人闡述工作總結(jié)及工作計劃,參與討論、修改.五分專題研討為了深刻理解會議主題,進(jìn)行分專題研討,可以采取研討、對話、論壇、辯論、競賽等多種形式進(jìn)行.六專題培訓(xùn)可能會安排部分專題、技能等方面的培訓(xùn).七其他活動可能會安排部分其他方面的活動內(nèi)容.八會議總結(jié)會議要進(jìn)行總結(jié),對本次會議的成果、發(fā)現(xiàn)及工作安排進(jìn)行匯總,同時對會議主題再次強(qiáng)調(diào)和陳述.11示例：專題研究會一、明確會議主題和形式：一、確定會議目的和目標(biāo)；二、依據(jù)會議目標(biāo)來設(shè)計主題,議題不要多；忌在會議中插入無關(guān)性的、發(fā)散的內(nèi)容.三、確定會議形式：專題發(fā)言、辯論、頭腦風(fēng)暴等,形式創(chuàng)新.二、會前通知與啟發(fā)：一、提前通知,并下發(fā)必要的材料、提綱和日程表,便于參會者準(zhǔn)備.二、會前動員,重點(diǎn)溝通參會人.三、發(fā)言人及內(nèi)容的控制：發(fā)言人選擇很重要,要選擇發(fā)言人擅長的題目,考察其素質(zhì)和表達(dá)能力.在召開之前,會議負(fù)責(zé)人一定要對發(fā)言提綱、PPT文件進(jìn)行審定,要避免主題內(nèi)容之間的矛盾和重疊,要刪除無關(guān)議題.12四、發(fā)言順序：領(lǐng)導(dǎo)不要發(fā)言過多,要后面發(fā)言,充當(dāng)觀察員角色,關(guān)鍵時候發(fā)言闡述觀點(diǎn)；五、會議結(jié)束：每場會爭取要有結(jié)果和答案,有些結(jié)果要安排、跟蹤責(zé)任人執(zhí)行,有些未決定的議案要擱置,并闡述清楚.注意應(yīng)對會議干擾：敵對、人身攻擊、自以為是、悄悄話、沉默、繁忙、遲到、插話、繁瑣、過分描述細(xì)節(jié)、轉(zhuǎn)移話題、自言自語、大嘴巴……13三.從會議要素看,如何組織高效工作會議?高效會議關(guān)鍵七要素議題明確議程清晰精選參與人指定主持人做好會議記錄合適的時間地點(diǎn)一二三四五六基本會議保障七一一次會議,最好一個議題.綜合性會議,也不要超過三個議題.有利于集中時間、精力、人員,高效解決問題.議題越多,參與人員越多,陪綁人越多,效率越低.明確的議題是會議成功的最關(guān)鍵要素.議題明確二議程是有效控制現(xiàn)場會議的主線和依據(jù).議程清晰要有明確的議程和時間分配規(guī)則.一.議程安排上,不要領(lǐng)導(dǎo)先講話,先表態(tài),避免有的參會人“話里聽音”拍馬屁,從而失去民主直接按領(lǐng)導(dǎo)意見辦[不議而決],或者不能集思廣益,積極挖掘更多創(chuàng)意.二.領(lǐng)導(dǎo)不要發(fā)言過多,要后面發(fā)言,充當(dāng)觀察員角色,關(guān)鍵時候發(fā)言闡述觀點(diǎn).三人多未必力量大.精選參會人本著“直接相關(guān)性”和“少而精”的原則,避免陪綁.會議的召開,并不是人越多越好,人多不僅會增加會議成本,延長會議時間,而且會增加扯皮的現(xiàn)象,不容易形成一致的會議結(jié)論,失去會議控制.因此,選擇參會人員時要盡量避免非直接相關(guān)的人員參與.四現(xiàn)場把控,靠會議主持人.指定主持人主持人是會議現(xiàn)場的把控人.一.不論是何種形式的會議,都必須明確指定主持人.會議主持人要嚴(yán)格按照會議進(jìn)程、時間安排等,做好會議的主持和會議控制.二.領(lǐng)導(dǎo)最好不要當(dāng)主持人.召集人或辦公室為最佳主持人選.鼓勵其它人充當(dāng)主持人.五一.參會人大多數(shù)只記錄或關(guān)注與自己相關(guān)的內(nèi)容,而不相關(guān)的則不關(guān)心.因此,為了將各方的發(fā)言觀點(diǎn)、產(chǎn)生的寶貴思想火花、最終決策、待完成項完整準(zhǔn)確地記錄下來,必須要做會議記錄.二.會議記錄的主要內(nèi)容包括會議的全部要素[議題、議程、時間、地點(diǎn)、參與人、主持人、記錄人、出席情況、發(fā)言情況、決策情況、待跟進(jìn)事項、會議附件等].三.為會議時效性考慮,應(yīng)在會議結(jié)束的第二天將會議紀(jì)要發(fā)送到與會人員.會議記錄不僅僅是記錄.做好會議記錄六合適時間地點(diǎn)一.剛上班,馬上下班不宜召開,避免人在心不在的情況,以“在工作狀態(tài)”為準(zhǔn).二.考慮主要參會人員的時間安排,要有二手方案備用.三.會議室安靜,考慮隔音效果.現(xiàn)場擺設(shè)根據(jù)具體情況調(diào)整,課桌式,Ｕ形等.七基本會議保障一.基本會議制度,統(tǒng)一會議基本規(guī)則.[遲到?工作未完成?人身攻擊?敵對情況?開小會?大嘴巴?…..]二.對不適宜列入會議制度中的情況[如會議沉默、過分繁瑣、轉(zhuǎn)移話題、跑題、自言自語、插話、重復(fù)觀點(diǎn)、消積問題等]有要預(yù)判和對應(yīng)話術(shù)