公司文書(shū)管理規(guī)則

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔五、文書(shū)管理規(guī)則□總則第一條目的為使文書(shū)管理制度化，以增進(jìn)文書(shū)處理之品質(zhì)及效率，特訂定本規(guī)則。范圍本規(guī)則所稱(chēng)文書(shū)管理，指總管理處各部、室、中心或各公司(含事業(yè)部、業(yè)務(wù)執(zhí)行部門(mén))與外界來(lái)往的文書(shū)(包括電報(bào))及關(guān)系企業(yè)(含公司內(nèi)容)各部門(mén)間來(lái)往文書(shū)(包含簽呈)，自收(發(fā))文至歸檔全部過(guò)程之辦理與控制?！醭修k部門(mén)第三條總收發(fā)部門(mén)總公司各部門(mén)與外界來(lái)往文書(shū)的收發(fā)由總管理處總務(wù)部門(mén)統(tǒng)一辦理，各公司(工廠(chǎng))所在地的總收發(fā)由其所屬總務(wù)部門(mén)辦理?？偸瞻l(fā)部門(mén)負(fù)責(zé)文書(shū)之收受及發(fā)送。第四條管理部門(mén)(一)總管理處各部、室、中心及各公司以公司名義與外界來(lái)、往的文書(shū)，以各公司總經(jīng)理室或管理處為管理部門(mén)；營(yíng)業(yè)、采購(gòu)、工務(wù)、資料、法律、服務(wù)、訓(xùn)練等業(yè)務(wù)部門(mén)的文書(shū)，得以各該業(yè)務(wù)部門(mén)的最高主管部門(mén)為管理部門(mén)。(二)各公司(工廠(chǎng))所在地與外界來(lái)往屬地區(qū)性文書(shū)，以其所在地之經(jīng)理室或管理處(或總務(wù)部門(mén))為管理部門(mén)。(三)關(guān)系企業(yè)各公司、部門(mén)間來(lái)往文書(shū)原則上以廠(chǎng)、處、部、室以上部門(mén)為管理部門(mén)。(四)管理部門(mén)應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)來(lái)往文書(shū)的核稿及收發(fā)、拆封、登記、分文、稽催、校對(duì)、監(jiān)印、檔案管理等事宜；文書(shū)未按規(guī)定處理者，管理部門(mén)不得受理。第五條主辦及會(huì)辦部門(mén)(一)文書(shū)內(nèi)容所涉及的業(yè)務(wù)主辦部門(mén)為該項(xiàng)文書(shū)的主辦部門(mén)，如有涉及其他部門(mén)時(shí)，其他部門(mén)則為該項(xiàng)文書(shū)的會(huì)辦部門(mén)。(二)本企業(yè)各類(lèi)資料對(duì)外統(tǒng)一報(bào)送的主辦、會(huì)辦及提供部門(mén)如表：略□行文第六條行文類(lèi)別(一)函：發(fā)布規(guī)章或臨時(shí)性規(guī)定及對(duì)機(jī)關(guān)團(tuán)體、公司行號(hào)、私人或關(guān)系企業(yè)各公司間及公司內(nèi)各部門(mén)間行文使用。(二)公告：就主管業(yè)務(wù)向公眾或特定對(duì)象宣布時(shí)使用。(三)便函：關(guān)系企業(yè)各公司、部門(mén)間或公司內(nèi)各部門(mén)間業(yè)務(wù)接洽時(shí)使用。(四)簽呈：下級(jí)對(duì)上級(jí)有所請(qǐng)示或報(bào)告時(shí)使用。(五)電報(bào)：業(yè)務(wù)處理須以電報(bào)行文時(shí)使用。(六)表格式公文：政府機(jī)關(guān)規(guī)定之表格式公文及公司人事令等，可依實(shí)際需要印為固定格式使用。(七)其他：1.司法文書(shū)依據(jù)司法部門(mén)規(guī)定程序?qū)嵤?；訴訟文書(shū)，依政府有關(guān)部門(mén)訴訟審議委員會(huì)規(guī)定程序?qū)嵤?.會(huì)議紀(jì)錄及例行表報(bào)等的發(fā)送不必行文。第七條行文名義、署名及印信借用(一)對(duì)關(guān)系企業(yè)外機(jī)構(gòu)行文的名義、署名及用印規(guī)定如下：1.以公司名義由董事長(zhǎng)署名蓋董事長(zhǎng)職章：屬政策性或影響公司重大權(quán)益的行文。2.以公司名義由總經(jīng)理署名蓋總經(jīng)理職章：對(duì)政府各部、會(huì)、局、署及其所屬一級(jí)、二級(jí)機(jī)構(gòu)或省政府、市政府及其所屬一級(jí)機(jī)構(gòu)等之行文。3.以公司名義由總經(jīng)理署名、蓋總經(jīng)理職銜簽字章。①對(duì)省政府、市政府所屬二級(jí)機(jī)構(gòu)等的行文。②對(duì)當(dāng)?shù)厥小⒖h政府及其所屬一級(jí)機(jī)構(gòu)的行文。③對(duì)稅務(wù)、金融機(jī)關(guān)的行文。④總管理處各部、室、中心代表各公司對(duì)外的行文(但本款第六項(xiàng)另有規(guī)定者從其規(guī)定)。4.以公司名義，由經(jīng)理署名、蓋經(jīng)理職銜簽字章。對(duì)本款第二項(xiàng)所列以外的公家機(jī)構(gòu)或公民營(yíng)企業(yè)、法人團(tuán)體的行文。營(yíng)業(yè)、資料、工務(wù)等部門(mén)于各類(lèi)規(guī)章規(guī)定的核決權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)對(duì)客戶(hù)、廠(chǎng)商之行文。5.以部門(mén)名義，由廠(chǎng)處長(zhǎng)署名蓋廠(chǎng)處長(zhǎng)職銜簽字章。營(yíng)業(yè)、資材、工務(wù)等部門(mén)于各類(lèi)規(guī)章規(guī)定的核決權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)對(duì)客戶(hù)、廠(chǎng)商的行文。6.以部門(mén)名義蓋部門(mén)章：①采購(gòu)部門(mén)對(duì)廠(chǎng)商的行文。②人事、服務(wù)、訓(xùn)練、法律等部門(mén)于經(jīng)辦業(yè)務(wù)之權(quán)責(zé)范圍內(nèi)對(duì)公民營(yíng)事業(yè)、民間機(jī)構(gòu)或個(gè)人的行文。7.應(yīng)依本款第四項(xiàng)的名義、署名及用印規(guī)定行文而該行文單位無(wú)經(jīng)理者，得蓋用公司公章行文。8.因環(huán)境特殊或事實(shí)需要，須另行規(guī)定行文名義、署名及印信使用者，應(yīng)專(zhuān)案簽送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長(zhǎng)或總經(jīng)理核準(zhǔn)。(二)關(guān)系企業(yè)各部門(mén)間應(yīng)以部門(mén)名義行文，并依下列規(guī)定簽署、用?。?.正式行文者，以公司名義由總經(jīng)理或事業(yè)部經(jīng)理署名蓋職銜簽字章為之；以業(yè)務(wù)接洽便函行文者，由經(jīng)辦部門(mén)主管及經(jīng)辦人署名，蓋用部門(mén)章。2.總管理處各部、室、中心對(duì)各公司行文的油印函件，蓋用部門(mén)章。3.工務(wù)、資材、會(huì)計(jì)、總務(wù)等服務(wù)部門(mén)對(duì)其他部門(mén)的行文蓋部門(mén)章。4.廠(chǎng)、處以上部門(mén)主管對(duì)其直轄部門(mén)行文以部門(mén)主管之職銜簽字章簽署。(三)公告、人事通知單、聘任書(shū)、獎(jiǎng)狀、契約及依法令或特定業(yè)務(wù)(如進(jìn)出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等)，須加蓋公司或業(yè)務(wù)專(zhuān)用章的文件，均應(yīng)蓋章，并視業(yè)務(wù)需要依規(guī)定加蓋董事長(zhǎng)或總經(jīng)理之職銜簽字章或職章或加蓋于其權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)的部門(mén)主管簽字章或私章。(四)特定簽署人及印信的文件從其規(guī)定。(五)需以對(duì)等身份的簽署人名義復(fù)文者，應(yīng)斟酌實(shí)情處理。第八條行文的判行權(quán)限(一)以董事長(zhǎng)署名行文者，應(yīng)送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長(zhǎng)判行。(二)以總經(jīng)理署名行文者，除總管理處各部室、中心代表各公司對(duì)外行文得由經(jīng)理(主任)判行者外，應(yīng)送各公司總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理判行。(三)以事業(yè)部經(jīng)理署名行文者、應(yīng)送經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈經(jīng)理判行。(四)以部門(mén)名義由廠(chǎng)處長(zhǎng)署名行文者，應(yīng)由部門(mén)主管判行。(五)以部門(mén)名義行文者，應(yīng)由部門(mén)主管判行。(六)以公司名義蓋用公司公章行文者，應(yīng)由經(jīng)理級(jí)人員判行。(七)因?qū)０笜I(yè)務(wù)需要，如進(jìn)出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等使用公司名義，須蓋用董事長(zhǎng)或總經(jīng)理之業(yè)務(wù)專(zhuān)用章者，行文時(shí)應(yīng)經(jīng)各該業(yè)務(wù)部門(mén)主管于授權(quán)之范圍內(nèi)經(jīng)核準(zhǔn)后始得為之。(八)固定格式文書(shū)，應(yīng)由署名的主管于原稿判行后，授權(quán)業(yè)務(wù)主辦部門(mén)主管依式行文?！跷臅?shū)處理程式Ⅰ.通則第九條文書(shū)分類(lèi)(一)類(lèi)：具有專(zhuān)利性、獨(dú)特技術(shù)性的資料及特定列管的業(yè)務(wù)文件，應(yīng)依本規(guī)定第八章規(guī)定辦理。(二)A類(lèi)：凡關(guān)系重大，足以影響公司權(quán)益的文書(shū)，應(yīng)呈總經(jīng)理核閱后始得分文辦理。(三)B類(lèi)：一般文書(shū)及經(jīng)常性業(yè)務(wù)往來(lái)文書(shū)。(四)C類(lèi)：一般通知或參考性的函件無(wú)須呈判者，僅登記分文直接交經(jīng)辦部門(mén)處理后歸檔。(五)其他類(lèi)：與公司業(yè)務(wù)無(wú)直接關(guān)系之表報(bào)、宣傳或印刷函件，無(wú)需收文、登記，可直接送有關(guān)部門(mén)參閱。第十條收發(fā)文登記單(一)第一聯(lián)為收(發(fā))文登記單，收發(fā)人員按流水號(hào)碼順序裝訂存查。(二)第二聯(lián)為催辦單，于送經(jīng)辦部門(mén)簽收文件后，收發(fā)人員收回，按處理期限或待復(fù)日期之先后次序整理，按日核對(duì)催辦。(三)第三聯(lián)為主管催辦單，經(jīng)辦部門(mén)主管于交辦文件后留存，按處理期限或待復(fù)日期之先后整理，以備隨時(shí)稽催督導(dǎo)用。(四)第四聯(lián)為經(jīng)辦人員存查聯(lián)，于文件辦妥后按結(jié)案、未結(jié)案分類(lèi)存查。(五)第五聯(lián)為核查聯(lián)，于文件辦妥時(shí)隨文歸檔，如系代行或授權(quán)判行的文件，由收發(fā)人員轉(zhuǎn)送主管核閱后歸檔。第十一條收(發(fā))文字號(hào)的制定管理(一)對(duì)外行文的字號(hào)1.公司：X1X2(X3)總字第○○○○號(hào)。X1X2為公司簡(jiǎn)稱(chēng)；X3為地區(qū)別，不需分地區(qū)者省略；○○○○為公司收(發(fā))文流水號(hào)。2.事業(yè)部(含直屬部門(mén))：X1X2(X3)X4字第○○○○號(hào)(X4為事業(yè)部或直屬部門(mén)代字，由各公司總經(jīng)理室制定管理)。3.營(yíng)業(yè)部門(mén)：由各公司總經(jīng)理室制定。(二)對(duì)關(guān)系企業(yè)行文的字號(hào)1.由各公司總經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理。2.總管理處各部、室、中心由總管理處總經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理。(三)收發(fā)文編號(hào)1.由文書(shū)管理部門(mén)按年份依流水號(hào)碼一文一號(hào)編列。“業(yè)務(wù)接洽便函”另行編定，亦采流水號(hào)碼一文一號(hào)編列。2.復(fù)文以收文號(hào)碼為發(fā)文號(hào)碼，如有二號(hào)以上來(lái)文并案處理，以最后的收文號(hào)碼為發(fā)文號(hào)碼。3.主動(dòng)發(fā)文號(hào)碼與一般收復(fù)文號(hào)碼采取同一編號(hào)順序。Ⅱ.與外界來(lái)往文件第十二條收文(一)登記、分文來(lái)文由收發(fā)人員拆封后，于“收(發(fā))文登記單”登記收文編號(hào)、收文日期、來(lái)文者、來(lái)文字號(hào)、來(lái)文日期、附件及摘要后，送分文人員依其性質(zhì)判定文書(shū)類(lèi)別、經(jīng)辦部門(mén)，再由收發(fā)人員分發(fā)。(二)文件的分送收發(fā)人員分發(fā)文件，應(yīng)留存“收(發(fā))文登記單”第一聯(lián)，依收文編號(hào)之流水號(hào)碼裝訂之。其余第二、三、四、五聯(lián)連同來(lái)文以“分文專(zhuān)用卷宗”送交經(jīng)辦部門(mén)主管核定“要”“否”答復(fù)及處理期限，記入“收(發(fā))文登記單”第二、三、四、五聯(lián)，第二聯(lián)于當(dāng)天簽收后，夾放于“分文專(zhuān)用卷宗”退還收發(fā)人員，由收發(fā)人員按處理期限的日期先后予以整理為文件催辦之用。(三)文件交辦經(jīng)辦部門(mén)主管將文件批交辦理時(shí)，應(yīng)將經(jīng)辦人姓名記入“收(發(fā))文登記單”第三、四、五聯(lián)，留存第三聯(lián)按處理日期之先后整理稽催督導(dǎo)，第四、五聯(lián)連同文件交經(jīng)辦人辦理。(四)文件處理1.經(jīng)辦人辦理文件時(shí)，應(yīng)將擬辦或復(fù)文擬搞簽呈主管判行。2.經(jīng)辦人應(yīng)將處理經(jīng)過(guò)、結(jié)果或復(fù)文摘要記錄于“收(發(fā))文登記單”第四、五聯(lián)記要聯(lián)記要欄(如不敷使用時(shí)，得以“文書(shū)簽辦單”補(bǔ)充，簽辦單隨同“收(發(fā))文登記單”第五聯(lián)流程處理)，并填記預(yù)定保存期限及銷(xiāo)案或待復(fù)日期后連同來(lái)文(復(fù)文時(shí)需附復(fù)文稿)經(jīng)呈判后打字、校對(duì)再轉(zhuǎn)送文書(shū)管理部門(mén)收發(fā)人員。經(jīng)辦部門(mén)主管于文件判行后，將“收(發(fā))文登記單”第三聯(lián)抽出銷(xiāo)案。3.收發(fā)人員收到辦妥的來(lái)文及“收(發(fā))文登記單”第四、五聯(lián)時(shí)：①如無(wú)需復(fù)文者，依其類(lèi)別編定檔號(hào)填記于第四、五聯(lián)將檔號(hào)及銷(xiāo)案日期轉(zhuǎn)記第一聯(lián)，抽出原留存的第二聯(lián)銷(xiāo)案，并將第五聯(lián)同文件歸檔，將第四聯(lián)退還經(jīng)辦人。②如需復(fù)文者，將復(fù)文及復(fù)文搞送請(qǐng)監(jiān)印人員用印后，復(fù)文封發(fā)投郵；來(lái)文、復(fù)文稿、復(fù)文底本則依其類(lèi)別編寫(xiě)檔號(hào)填記于第四、五聯(lián)后，第五聯(lián)連同來(lái)文、復(fù)文稿、復(fù)文底本歸檔，并抽出原留存的第二聯(lián)銷(xiāo)案(如需待復(fù)者，則將第二聯(lián)依待復(fù)日期的先后整理以備稽催)，再將第四聯(lián)退還經(jīng)辦人。經(jīng)辦部門(mén)如業(yè)務(wù)需要，可以復(fù)文底本留存。4.來(lái)文附件如屬現(xiàn)金、支票、匯票或其他有價(jià)證券等，經(jīng)辦部門(mén)經(jīng)辦人于接到來(lái)文時(shí)，應(yīng)即繳交出納部門(mén)簽收不應(yīng)隨文傳遞。第十三條主動(dòng)發(fā)文(一)擬稿、登記經(jīng)辦人以公文稿箋擬妥文稿，檢附“收(發(fā))文登記單”一式五聯(lián)，填寫(xiě)受文者、類(lèi)別、經(jīng)辦部門(mén)、內(nèi)容摘要、附件、經(jīng)辦人姓名、預(yù)定保存年限及銷(xiāo)案或待復(fù)期限等欄，呈部門(mén)主管會(huì)核稿人員經(jīng)判行，送收發(fā)人員編號(hào)，轉(zhuǎn)打字、校對(duì)后，送交文書(shū)管理部門(mén)收發(fā)人員。(二)發(fā)文處理收發(fā)人員收到發(fā)文文件、原稿“收(發(fā))文登記單”(一式五聯(lián))，即將發(fā)文文件及原稿送請(qǐng)監(jiān)印人員用印。文件封發(fā)投郵后，登記單第一聯(lián)依收發(fā)文編號(hào)的流水號(hào)裝訂；無(wú)須待復(fù)文件，第二、三聯(lián)即予銷(xiāo)案，如須待復(fù)者，第二聯(lián)由收發(fā)人員暫存，第三聯(lián)送經(jīng)辦部門(mén)主管，均依待復(fù)日期的先后整理以備稽催；第四、五聯(lián)連同發(fā)文原稿及底本依其類(lèi)別編寫(xiě)檔號(hào)，將檔號(hào)及銷(xiāo)案日期填記于第一聯(lián)后，第四聯(lián)交還經(jīng)辦人存查，第五聯(lián)連同發(fā)文原稿、底本歸檔。第十四條外界復(fù)文的處理收發(fā)人員及文書(shū)經(jīng)辦部門(mén)收到外界復(fù)文，除按收文程序處理外，收發(fā)人員應(yīng)抽出原發(fā)文的第二聯(lián)銷(xiāo)案，將銷(xiāo)案日期轉(zhuǎn)記原發(fā)文的第一聯(lián)，并將收文日期及字號(hào)轉(zhuǎn)記于原發(fā)文后歸檔的第五聯(lián)，經(jīng)辦部門(mén)接到復(fù)文時(shí)，主管應(yīng)抽出原發(fā)文的第三聯(lián)銷(xiāo)案，經(jīng)辦人應(yīng)于原發(fā)文的第四聯(lián)填記收文日期及字號(hào)。Ⅲ.關(guān)系企業(yè)來(lái)往文件第十五條行文方式(一)正式以公文用紙或油印函件行文者，依本章的規(guī)定處理。一般性的規(guī)定、通知、公告等函件無(wú)需復(fù)文時(shí)，發(fā)文部門(mén)仍辦理發(fā)文手續(xù)，受文部門(mén)則依下列方式處理：1.主管部門(mén)對(duì)其直轄部門(mén)行文時(shí)，受文部門(mén)免辦收文手續(xù)。2.總管理處各部、室、中心及各公司相互行文，由受文公司總經(jīng)理室或部、室、中心文書(shū)管理部門(mén)辦理收文，其轉(zhuǎn)交所屬部門(mén)時(shí)，所屬部門(mén)免辦收文手續(xù)。3.受文部門(mén)依前二項(xiàng)的規(guī)定免辦收文者仍應(yīng)處理呈核后依收文日期先后順序歸檔。(二)以“業(yè)務(wù)接洽便函”行文者，依第十六條規(guī)定辦理。(三)各類(lèi)文書(shū)的行文，應(yīng)就組織層級(jí)需要數(shù)量一次印發(fā)，避免逐級(jí)轉(zhuǎn)文重印延誤時(shí)效。第十六條業(yè)務(wù)接洽便函之處理(一)發(fā)文經(jīng)辦人發(fā)文時(shí)，應(yīng)將接洽內(nèi)容列記于“業(yè)務(wù)接洽便函”第一聯(lián)，并填記文書(shū)類(lèi)別、受文者、待復(fù)期限、附件等各欄，呈請(qǐng)主管判行后另依式填寫(xiě)三聯(lián)連同第一聯(lián)呈主管主管簽署，一并送收發(fā)人員編號(hào)并記載于“收(發(fā))文編號(hào)登記表”再送監(jiān)印人員用印后，由收發(fā)人員將“業(yè)務(wù)接洽便函”第二、三、四聯(lián)送交受文部門(mén)，第一聯(lián)則依待復(fù)日期之先后整理以備稽催。(二)收文受文部門(mén)的收發(fā)人員收到“業(yè)務(wù)接洽便函”第二、三、四聯(lián)，于便函上填記收文時(shí)間、編定收文號(hào)碼并記載“收(發(fā))文編號(hào)登記表”將便函第二、三、四聯(lián)送呈部門(mén)主管批定經(jīng)辦人后，由收發(fā)人員將二、三聯(lián)交由經(jīng)辦人承辦，第四聯(lián)經(jīng)經(jīng)辦人簽收后由收發(fā)人員按發(fā)文部門(mén)要求的待復(fù)日期先后整理，以備稽催。(三)復(fù)文經(jīng)辦人收到來(lái)文應(yīng)于第三聯(lián)擬具復(fù)文稿并填寫(xiě)銷(xiāo)案或待復(fù)日期，及預(yù)定保存期限(如需簽辦，則以“文書(shū)簽辦單”辦理，簽辦單連同“業(yè)務(wù)接洽便函”第三聯(lián)處理)，經(jīng)主管判行后，依式填寫(xiě)于第二聯(lián)，一并呈主管簽署再送由收發(fā)人員轉(zhuǎn)請(qǐng)用印并抽出原暫存之第四聯(lián)轉(zhuǎn)記銷(xiāo)案或待復(fù)日期，將第二聯(lián)送交受文部門(mén)(原發(fā)文部門(mén))，第三、四聯(lián)編定檔號(hào)填記于檔號(hào)欄后；第三聯(lián)依其類(lèi)別歸檔；第四聯(lián)依收文流水編號(hào)的順序存查。如未結(jié)案，則第四聯(lián)按待復(fù)日期先后整理以備稽催。(四)回文處理發(fā)文部門(mén)的收發(fā)人員收到復(fù)文部門(mén)送達(dá)的便函第二聯(lián)時(shí)，于原暫存的第一聯(lián)注記復(fù)文的收文時(shí)間；第二聯(lián)轉(zhuǎn)送經(jīng)辦人呈閱辦妥并注明預(yù)定保存期限送收發(fā)人員抽出第一聯(lián)銷(xiāo)案，再一并編定檔號(hào)填記于檔號(hào)欄，第一聯(lián)依發(fā)文流水編號(hào)的順序裝訂存查，第二聯(lián)依其類(lèi)別存檔，如未結(jié)案，第一聯(lián)需加注復(fù)文部門(mén)要求的待復(fù)日期，并按此日期的先后整理以備稽催，再行復(fù)文時(shí)，則依發(fā)文程序辦理?！跷臅?shū)處理方式第十七條文書(shū)結(jié)構(gòu)(一)公告：以“主旨”“依據(jù)”“公告事項(xiàng)”三段式斟酌運(yùn)用。(二)函、簽呈：以“主旨”、“說(shuō)明”、“辦法”、“請(qǐng)求、擬辦或建議”三段式斟酌運(yùn)用。(三)業(yè)務(wù)接洽便函：以公文三段式或以條例方式逐點(diǎn)敘述。(四)采用語(yǔ)體文以達(dá)到“簡(jiǎn)、淺、明、確”的要求，可用表格處理的盡量利用表格。第十八條信函處理(一)指名營(yíng)業(yè)、工務(wù)、資材及采購(gòu)人員收受的信函由信封上的記載可認(rèn)為公務(wù)文書(shū)者，應(yīng)視同公務(wù)文書(shū)拆封，如系私事，再予發(fā)還；未能辦認(rèn)為公務(wù)文書(shū)的信函，經(jīng)其本人拆封后如系公務(wù)文書(shū)，應(yīng)交收發(fā)人員依本規(guī)則處理。(二)指名經(jīng)副理以上人員的信函，逕送其本人，如系公務(wù)文書(shū)，再交收發(fā)人員依本規(guī)則辦理。第十九條簽呈處理(一)經(jīng)辦人因特殊案件的處理，需簽請(qǐng)主管核示時(shí)，以簽呈用紙繕寫(xiě)一份行之，簽呈經(jīng)核決并依示辦妥后應(yīng)依類(lèi)別歸檔。(二)經(jīng)辦人簽擬后層呈主管核示，如需呈轉(zhuǎn)經(jīng)(副)理級(jí)以上主管核示者(各公司經(jīng)理室、總經(jīng)理室以及總管理處各部、室、中心為呈總經(jīng)理或董事長(zhǎng)核示者)則于廠(chǎng)(處)長(zhǎng)(部、室主管)簽示后，由廠(chǎng)(處)、部(室)收發(fā)人員登記于“簽呈事務(wù)備查表”轉(zhuǎn)呈經(jīng)(副)理以上主管(各公司經(jīng)理室、總經(jīng)理室及總管理處為總經(jīng)理或董事長(zhǎng))核示，于核示后由廠(chǎng)(處)部(室)收發(fā)人員轉(zhuǎn)記“批示”情形，呈送廠(chǎng)(處)長(zhǎng)(部室主管)核閱后，交由經(jīng)辦人依示辦理，但與會(huì)辦部門(mén)有關(guān)者應(yīng)復(fù)印分送會(huì)辦部門(mén)協(xié)同處理或備查。經(jīng)辦人辦妥后，將簽呈交由廠(chǎng)(處)、部(室)收發(fā)人員編定檔號(hào)填記于簽呈及“簽呈事務(wù)備查表”后，簽呈依其類(lèi)別歸檔。簽呈內(nèi)容不宜為公眾周知者，應(yīng)指定專(zhuān)人專(zhuān)案簽辦。第二十條合約處理(一)訂立或修改合約時(shí)，經(jīng)辦部門(mén)擬稿后判行前，應(yīng)將文稿轉(zhuǎn)送總管理處法律事務(wù)室核稿。判行后依業(yè)務(wù)需要份數(shù)送請(qǐng)繕打、校對(duì)、用印。(二)固定格式的合約書(shū)其原稿應(yīng)依前款規(guī)定經(jīng)核稿判行后使用，經(jīng)辦部門(mén)使用時(shí)依式填寫(xiě)所需份數(shù)呈準(zhǔn)后，直接送請(qǐng)用印。（三）合約書(shū)簽約代表原稿、正本的保管部門(mén)規(guī)定如下表:略保管部門(mén)收到合約書(shū)正本應(yīng)即貼足印花并予銷(xiāo)印后與原稿一并歸檔。其他業(yè)務(wù)有關(guān)部門(mén)均以副本留存?zhèn)溆谩５诙粭l副本及圖書(shū)處理副本視同正式文書(shū)，應(yīng)依規(guī)定處理、歸檔；各類(lèi)圖書(shū)應(yīng)指定部門(mén)集中管理。第二十二條電報(bào)處理電報(bào)視同文書(shū)，依本規(guī)則辦理。第二十三條文書(shū)處理要點(diǎn)(一)經(jīng)辦文書(shū)遇有關(guān)系重大足以影響公司權(quán)益之重要文件，應(yīng)將正本妥為保藏，每有應(yīng)用均以副本或影本層呈處理。(二)為利文書(shū)處理并達(dá)分層負(fù)責(zé)目的，經(jīng)辦人應(yīng)就內(nèi)容要點(diǎn)簽擬意見(jiàn)或選稿隨來(lái)文呈部門(mén)主管核閱批辦，各主管人員應(yīng)對(duì)文案注意見(jiàn)，避免只簽名而無(wú)意見(jiàn)。(三)經(jīng)辦、會(huì)稿、核稿等人員之答名，應(yīng)清晰可辨，不得潦草難認(rèn)。(四)經(jīng)辦文書(shū)應(yīng)視其輕重而定緩急，如案情涉及其他部門(mén)應(yīng)照會(huì)辦理，會(huì)稿案件會(huì)辦部門(mén)應(yīng)按速件處理之。第二十四條文件處理期限(一)收發(fā)人員收文時(shí)，原則上應(yīng)隨到隨送，不得積壓，最遲應(yīng)于文到一小時(shí)送交有關(guān)人員。(二)分文人員的分文時(shí)期，由各公司視其收文數(shù)量自行訂定。(三)經(jīng)辦人員的處理期限。1.速件、電報(bào)、文件等應(yīng)隨到隨辦，于文到一日內(nèi)處理完畢為原則。2.一般案件由部門(mén)主管斟酌經(jīng)辦人的工作量，指定處理期限，一般以文到三日內(nèi)處理完畢為原則。3.來(lái)文定有答復(fù)期限者，應(yīng)盡力于來(lái)文所定期限內(nèi)處理完畢。4.計(jì)劃、試驗(yàn)、研究、開(kāi)發(fā)、規(guī)章修訂、測(cè)定、搜集資料等特殊案件部門(mén)主管應(yīng)斟酌實(shí)際需要分別規(guī)定其處理期限。5.監(jiān)印人員原則上于當(dāng)天完成用印。6.文件歸檔，應(yīng)日案日清，最遲不得逾二日。7.簽呈案件，按分層負(fù)責(zé)的決行層次，由各公司自行訂定時(shí)限。第二十五條文件稽催(一)經(jīng)辦人如未能如期辦妥文件，應(yīng)于處理期限屆滿(mǎn)前，經(jīng)請(qǐng)示部門(mén)主管同意后，以口頭通知文書(shū)收發(fā)人員更改處理期限。(二)收發(fā)人員應(yīng)按日檢查催辦聯(lián)，到期未見(jiàn)辦妥銷(xiāo)案者，應(yīng)先以口頭通知經(jīng)辦部門(mén)主管，如再俟一天仍不見(jiàn)辦妥銷(xiāo)案者，應(yīng)即以“文書(shū)催辦單”一式二聯(lián)，送經(jīng)辦部門(mén)主管交由經(jīng)辦人填注“擬完成日期”及“遲延原因”經(jīng)主管批核后，經(jīng)辦部門(mén)自存一份，一份送還收發(fā)人員繼續(xù)依期稽催，收發(fā)人員應(yīng)隨時(shí)將稽催情形記錄于稽催聯(lián)。第二十六條發(fā)送方式文書(shū)發(fā)送方式分為專(zhuān)送、郵寄(平信、限時(shí)、掛號(hào)、航空)電報(bào)(尋常、加急、書(shū)信、打字)及集運(yùn)等，經(jīng)辦人應(yīng)于文書(shū)底稿上注明。第二十七條文件遞送(一)呈閱文件的遞送方式文件呈閱、呈判、會(huì)辦時(shí)，如為普通案件以淺灰色卷宗遞送，如系，緊急或A類(lèi)案件，則以桔紅色卷宗遞送。(二)部門(mén)間文件的遞送1.發(fā)文及受文部門(mén)在同一廠(chǎng)區(qū)內(nèi)，可以文件直接遞送，如需簽收者，可以自存聯(lián)送請(qǐng)請(qǐng)受文部門(mén)簽收后取回稽催。2.發(fā)文及受文部門(mén)在不同廠(chǎng)區(qū)者，發(fā)文部門(mén)收發(fā)人員需將文件依受文部門(mén)地區(qū)別以(處)、部(室)為單位裝入“內(nèi)部信封”予以遞送，“內(nèi)部信封”僅書(shū)寫(xiě)受文部門(mén)的廠(chǎng)、處、部、室名稱(chēng)不另注明經(jīng)辦人姓名，由受文部門(mén)收發(fā)人員統(tǒng)一拆封分發(fā)。3.各公司于各辦公地區(qū)應(yīng)設(shè)一文件“寄送中心”，總公司為各公司總經(jīng)理室，各公司(工廠(chǎng))所在地為總務(wù)部門(mén)，各“寄送中心”得規(guī)定每日截止收件時(shí)間，以便整理集中裝運(yùn)。4.收發(fā)人員將文件遞交“寄送中心”后，“寄送中心”人員應(yīng)將同一受文部門(mén)之廠(chǎng)(處)部(室)的文件集中整理，開(kāi)具“文件遞送清單”一式三聯(lián)，第一聯(lián)自存，第二、三聯(lián)連同文件匯總裝入地區(qū)別專(zhuān)用“文件袋”寄送。收文地區(qū)之“寄送中心”人員收到“文件袋”拆開(kāi)后，即以“文件遞送清單”第二、三聯(lián)連同文件送交各廠(chǎng)(處)收發(fā)人員簽收后留存第二聯(lián)，第三聯(lián)以當(dāng)天“文件袋”送還原發(fā)文的“寄送中心”存查。5.總管理處各部、室、中心寄送各廠(chǎng)區(qū)的文件，一律遞交各公司的“寄送中心登記轉(zhuǎn)送。6.總公司各“寄送中心”的“文件袋”，需于下午五時(shí)前送交總管理處總務(wù)部門(mén)統(tǒng)一運(yùn)寄。7.原則上文件應(yīng)隨到隨送，不得積壓，“寄送中心”人員須于每日上午上班后30分鐘內(nèi)將“文件袋”內(nèi)文件分送各廠(chǎng)(處)、部(室)收發(fā)人員簽收?！跤⌒泞?印信種類(lèi)第二十八條種類(lèi)(一)公章：各公司向主管機(jī)構(gòu)登記之公司印鑒及特定業(yè)務(wù)專(zhuān)用之公司印信。(二)職章：〖ZK(〗1.董事長(zhǎng)、各公司總經(jīng)理刻有公司名銜及職別的印信。2.刻有職別及特定業(yè)務(wù)專(zhuān)用的主管印信?！糧K)〗(三)職銜簽字章：各公司廠(chǎng)、處長(zhǎng)以上主管刻有職銜及簽名的印信。(四)部門(mén)章：刻有公司及部門(mén)名銜之印信。如為不得對(duì)企業(yè)外行文之部門(mén)，應(yīng)于部門(mén)章上加注“對(duì)內(nèi)專(zhuān)用”之字樣。(五)校對(duì)章、騎縫章、附件章：刻有公司名銜及“校對(duì)章”或“騎縫章”“附件章”等字樣之印信。第二十九條印信的資料及形式所有印信均為圓形橡皮質(zhì)。Ⅱ.印信使用第三十條監(jiān)印人員(一)各公司公章及董事長(zhǎng)職章之監(jiān)印人員應(yīng)簽請(qǐng)本企業(yè)董事長(zhǎng)核定后任用。(二)特定業(yè)務(wù)專(zhuān)用的圖記及董事長(zhǎng)職章、公章、總經(jīng)理職章之監(jiān)印人員應(yīng)簽請(qǐng)各公司總經(jīng)理核定后任用。(三)各部門(mén)主管的職銜簽字章及部門(mén)章由各部門(mén)主管指定監(jiān)印人員。(四)監(jiān)印人員不在時(shí)，應(yīng)由代理人代為監(jiān)印，代理人的任用應(yīng)依前三款的規(guī)定簽準(zhǔn)或指派。第三十一條印信蓋用(一)行文時(shí)應(yīng)依第八條的規(guī)定判行送請(qǐng)監(jiān)印人員依第七條的規(guī)定于函件、文稿及底本上用印。(二)其他文件需蓋用印信者，經(jīng)辦人應(yīng)填具“蓋用印信申請(qǐng)單”一式二聯(lián)，經(jīng)呈準(zhǔn)后憑以申請(qǐng)用印，監(jiān)印人員除于文件上用印外，還應(yīng)于“蓋用印信申請(qǐng)單”正面加蓋使用的印信，并收存第一聯(lián)，第二聯(lián)退回經(jīng)辦部門(mén)存查。第三十二條印色使用公章、職章以紅色印泥或紅色打印水用印的。Ⅲ.印信管理第三十三條印信的核定及制發(fā)部門(mén)(一)公章、董事長(zhǎng)及各公司總經(jīng)理之職章及職銜簽字章均經(jīng)總管理處董事長(zhǎng)核定，由總管理處總經(jīng)理室為管理部門(mén)統(tǒng)一制發(fā)。(二)總管理處各部、室、中心的部門(mén)章或特定業(yè)務(wù)之主管職章經(jīng)各部(室)經(jīng)理(主任)核定，由總管理處總經(jīng)理室為管理部門(mén)統(tǒng)一制發(fā)。(三)各事業(yè)部經(jīng)理、廠(chǎng)(處)長(zhǎng)的職銜簽字章、特定業(yè)務(wù)之主管職章及各部門(mén)的部門(mén)章經(jīng)各公司總經(jīng)理核定由各公司總經(jīng)理室為管理部門(mén)統(tǒng)一制發(fā)。第三十四條印信登記業(yè)務(wù)主辦部門(mén)需用特定印信或業(yè)務(wù)專(zhuān)用印信向有關(guān)主管機(jī)構(gòu)報(bào)備時(shí)，該印信的登記、更換、撤銷(xiāo)等的手續(xù)，均由該主辦部門(mén)辦理。第三十五條印信申請(qǐng)(一)印信制發(fā)的申請(qǐng)因業(yè)務(wù)需要或組織變更，由主辦部門(mén)填具“請(qǐng)(制)發(fā)印信申請(qǐng)表”一份，送會(huì)印信管理部門(mén)依本規(guī)則第三十三條的規(guī)定呈請(qǐng)核定后由管理部門(mén)制發(fā)。（二)印信換發(fā)的申請(qǐng)1.印信的印文磨損申請(qǐng)換發(fā)時(shí)，由監(jiān)印人員填具“請(qǐng)(換)發(fā)印信申請(qǐng)表”一份，于備注欄拓具印模，敘明制發(fā)日期，送會(huì)印信管理部門(mén)依本規(guī)定第三十三條規(guī)定呈請(qǐng)核定后由管理部門(mén)換發(fā)。2.原有廢舊印信應(yīng)于換發(fā)的印信收到后一周內(nèi)，由監(jiān)印人員依本規(guī)則第三十六條的規(guī)定辦理。(三)印信補(bǔ)發(fā)的申請(qǐng)1.印信毀損或遺失時(shí)，監(jiān)印人員除向該印信登記機(jī)構(gòu)報(bào)備并依法公告作廢外，應(yīng)填具“請(qǐng)(補(bǔ))發(fā)印信申請(qǐng)表”一份，于備注欄敘明原印的種類(lèi)、字體、制發(fā)日期、毀損或遺失經(jīng)過(guò)及失職人員的議處，并會(huì)印信管理部門(mén)依本規(guī)則第三十三條規(guī)定呈經(jīng)核定后，由管理部門(mén)補(bǔ)發(fā)。2.補(bǔ)發(fā)印信的文字體應(yīng)有異于原印信，以資區(qū)別。3.遺失的印信尋獲時(shí)，應(yīng)即交由監(jiān)印人員于二日內(nèi)依本規(guī)定第三十六條規(guī)定辦理。(四)印信增刊的申請(qǐng)1.一種印信以制發(fā)一枚為原則，但如因業(yè)務(wù)需要或受地區(qū)限制需增刊者，由業(yè)務(wù)主辦部門(mén)依本條第一款規(guī)則申請(qǐng)。2.增刊的印信應(yīng)由管理部門(mén)斟酌實(shí)情設(shè)法加以區(qū)別。第三十六章印信繳銷(xiāo)(一)廢舊、撤銷(xiāo)或遺失尋獲的印信，應(yīng)由監(jiān)印人員填具“繳銷(xiāo)印信申請(qǐng)表”一份，送會(huì)印信管理部門(mén)依本規(guī)則第三十三條之規(guī)定呈經(jīng)核定后，檢具繳銷(xiāo)之印信，送繳管理部門(mén)撤銷(xiāo)。(二)印信管理部門(mén)收到繳銷(xiāo)的印信，即斟酌實(shí)情予以保存或截角注銷(xiāo)。第三十七條印信管理(一)各種印信由各監(jiān)印人員負(fù)責(zé)保管，如有遺失或誤用情事由監(jiān)印人員負(fù)完全責(zé)任。(二)印信管理部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)印信之制發(fā)、換發(fā)、補(bǔ)發(fā)、稽查等管理工作，并設(shè)立“印信登記表”拓具印模、樣本，依序裝訂成冊(cè)，以利管理。(三)印信不固定換發(fā)年限，印信管理人員每年至少應(yīng)稽查一次。(四)主管、監(jiān)印人員或印信管理人員交接時(shí)，應(yīng)拓具印模樣本列冊(cè)專(zhuān)案移交，并報(bào)送印信管理部門(mén)?！鯔n案管理Ⅰ.管理部門(mén)第三十八條管理部門(mén)(一)文書(shū)結(jié)案后，原稿由各文書(shū)管理部門(mén)歸檔，經(jīng)辦部門(mén)視實(shí)際需要留存影本。如為特殊案件因業(yè)務(wù)處理需要，原搞須由經(jīng)辦部門(mén)保管者，應(yīng)經(jīng)文書(shū)管理部門(mén)主管同意后妥為保存，文書(shū)管理部門(mén)以影本歸檔，原稿用畢后仍應(yīng)送文書(shū)管理部門(mén)歸檔并換回影本。(二)各公司檔卷分類(lèi)目錄及編號(hào)原則，由各公司總經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理；總管理處各部、室、中心則由各部門(mén)自行編定報(bào)送總管理處總經(jīng)理室。Ⅱ.整理與分類(lèi)第三十九條文件點(diǎn)收文件結(jié)案移送歸檔時(shí)，依如下原則點(diǎn)收：(一)檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應(yīng)即追查歸入。(二)文件如經(jīng)抽存者，應(yīng)有管理部門(mén)主管的簽認(rèn)。(三)文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門(mén)補(bǔ)辦。(四)與本案無(wú)關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門(mén)。(五)有價(jià)證券或其他貴重物品，應(yīng)退回經(jīng)辦部門(mén)，經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)送指定保管部門(mén)簽收后，文件送歸檔。第四十條文件整理點(diǎn)收文件后，應(yīng)依下列方式整理：(一)中文直寫(xiě)文件以右方裝訂為原則，中文橫寫(xiě)或外文文件則以左方裝訂為原則。(二)右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對(duì)準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對(duì)準(zhǔn)左上角理齊釘牢。(三)文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊劃一。第四十一條檔案分類(lèi)案分類(lèi)應(yīng)視案件內(nèi)容、部門(mén)組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素，按部門(mén)、大類(lèi)、小類(lèi)三級(jí)分類(lèi)。先以部門(mén)別區(qū)分，部門(mén)別之后依案件性質(zhì)分為若干大類(lèi)，再在同類(lèi)中依序分為若干小類(lèi)。(二)檔案分類(lèi)應(yīng)力求切合實(shí)用。倘因案件較多，前款三級(jí)不敷應(yīng)用時(shí)得于第三級(jí)之后另增第四級(jí)“細(xì)類(lèi)”。如案件不多，亦可僅使用“部門(mén)”及“大類(lèi)”或“小類(lèi)”二級(jí)。(三)同一“小類(lèi)”(或細(xì)類(lèi))之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個(gè)檔夾不敷使用時(shí)，得分為兩個(gè)以上的檔夾裝訂，并于小類(lèi)(或細(xì)類(lèi))之后增設(shè)“卷次”編號(hào)，以便查考。(四)每一檔夾封面內(nèi)頁(yè)應(yīng)設(shè)“目次表”，案件歸檔時(shí)依序編號(hào)、登錄；并以每一案一個(gè)“目次”編號(hào)為原則。(五)檔號(hào)之表示方式如下A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2A1A2為經(jīng)辦部門(mén)代號(hào)，B1B2為大類(lèi)號(hào)，C1C2為小類(lèi)號(hào)。D1為檔卷卷次，E1E2為檔案目次。第四十二條檔案名稱(chēng)及編號(hào)(一)檔案各級(jí)分類(lèi)應(yīng)賦予一名稱(chēng)，其名稱(chēng)應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以能充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。(二)各級(jí)分類(lèi)、卷次及目次的編號(hào)，均以十進(jìn)阿拉伯?dāng)?shù)字表示；其位數(shù)使用視案件多寡及增長(zhǎng)情形而斟酌決定。(三)檔案分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)經(jīng)確定后，應(yīng)編制“檔案分類(lèi)編號(hào)表”，即將所有分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。(四)檔案分類(lèi)各級(jí)編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來(lái)組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增繁時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。(五)檔案分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類(lèi)編號(hào)對(duì)照表，以免混淆。第四十三條檔號(hào)編定(一)案件如系新案，應(yīng)就“檔案分類(lèi)編號(hào)表”，查明該案件所屬類(lèi)別及其卷次、目次順序編列檔號(hào)。(二)案件如可歸屬前案，應(yīng)查明前案之檔號(hào)予以同號(hào)編列。(三)檔號(hào)以一案一號(hào)為原則，遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類(lèi)者，應(yīng)先確定其主要類(lèi)別，編列檔號(hào)。(四)檔號(hào)應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的案件，應(yīng)將檔號(hào)填寫(xiě)于案件首頁(yè)的左上角；左方裝訂者則填寫(xiě)于右上角。Ⅲ.歸檔與檔案清理第四十四條保存期限(一)歸檔文件，應(yīng)依目次號(hào)順序以活頁(yè)方式裝訂于相關(guān)類(lèi)別的檔夾內(nèi)，并視實(shí)際需要使用“見(jiàn)出紙”注明目次號(hào)碼，以便翻閱。(二)檔夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔夾內(nèi)所含案件的分類(lèi)編號(hào)及名稱(chēng)，以便查檔。第四十五條保存期限文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：(一)永久保存：1.公司章程；2.股東名簿；3.組織規(guī)程及辦事細(xì)則；4.董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄；5.財(cái)務(wù)報(bào)表；6.政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；7.不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；8.工程設(shè)計(jì)圖；9.其他經(jīng)核定須永久保存的文書(shū)。(二)10年保存：1.預(yù)算、決算書(shū)類(lèi)；2.會(huì)計(jì)憑證；3.事業(yè)計(jì)劃資料；4.其他經(jīng)核定須保存10年的文書(shū)。(三)5年保存：1.期滿(mǎn)或解除之合約；2.其他經(jīng)核定保存5年的文書(shū)。(四)1年保存：結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。(五)規(guī)章由規(guī)章管理部門(mén)永久保存，使用部門(mén)視其有效期間予以保存。第四十六條檔卷清理(一)管檔人員應(yīng)隨時(shí)拂拭檔案架，維護(hù)檔案清潔，以防蟲(chóng)蛀腐朽。每年年度更換時(shí)，依第四十五條的規(guī)定清理一次，已屆保存期限者，得予銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀前應(yīng)造冊(cè)呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，必要時(shí)向主管官署報(bào)備，并于目次表之附注欄內(nèi)注明銷(xiāo)毀日期。(二)保管期限屆滿(mǎn)的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者，管檔人員應(yīng)將“收(發(fā))文登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上，并在第五聯(lián)上注明部分銷(xiāo)毀之日期。Ⅳ.調(diào)卷第四十七條調(diào)卷程序(一)各部門(mén)經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需調(diào)閱檔案時(shí)，應(yīng)填具“調(diào)卷單”經(jīng)其部門(mén)主管(科長(zhǎng)以上)核準(zhǔn)后持向管檔人員調(diào)閱。(二)管檔人員接到“調(diào)卷單”經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并于“調(diào)卷單”上填注借出日期，將檔案交與調(diào)卷人員?！罢{(diào)卷單”則依預(yù)定歸還日期之先后整理，以備稽催。(三)于檔案室當(dāng)場(chǎng)借閱者，得免填“調(diào)卷單”。(四)檔案歸還時(shí)，經(jīng)管檔人員核查無(wú)訛并于“調(diào)卷單”填注歸還日期及簽章確認(rèn)后，檔案即行歸入檔夾?！罢{(diào)卷單”由管檔人員留存?zhèn)洳?。第四十八條調(diào)卷管理(一)“調(diào)卷單”以一單一案為原則，借閱時(shí)間最長(zhǎng)以一周為限，如有特殊情形欲延長(zhǎng)調(diào)閱期限時(shí)，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。(二)調(diào)卷人員對(duì)于所調(diào)案件，不得抽換增損，如有拆開(kāi)必要時(shí)，亦須報(bào)明原因，請(qǐng)管檔人員負(fù)二責(zé)處理。(三)調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)調(diào)卷變更登記，不得私自授受。(四)調(diào)閱案件限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)者，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)之案件，應(yīng)經(jīng)文書(shū)管理部門(mén)主管同意?！跷募谒氖艞l范圍(一)生產(chǎn)設(shè)備設(shè)計(jì)圖：具有專(zhuān)利性與獨(dú)特性之機(jī)械設(shè)計(jì)圖，以及生產(chǎn)設(shè)備布置圖。術(shù)性的資料：獨(dú)特技術(shù)性的操作標(biāo)準(zhǔn)，與外人技術(shù)合作或外人技術(shù)指導(dǎo)資料，產(chǎn)品配方，產(chǎn)品開(kāi)發(fā)，改良或試驗(yàn)資料，國(guó)外現(xiàn)場(chǎng)實(shí)習(xí)報(bào)告及其他技術(shù)上屬于性之資料。(三)業(yè)務(wù)性之資料：銷(xiāo)售成本資料，市場(chǎng)情報(bào)，國(guó)外業(yè)務(wù)考察報(bào)告及其他業(yè)務(wù)上屬于性之資料。(四)其他經(jīng)廠(chǎng)處長(zhǎng)以上主管認(rèn)為有必要列入文件管理之一切資料。第五十條保管部門(mén)(一)外來(lái)文件應(yīng)以各公司總經(jīng)理室為保管部門(mén)；經(jīng)各公司總經(jīng)理核準(zhǔn)得于事業(yè)部、研究所或工廠(chǎng)所在地保存者，應(yīng)以事業(yè)部經(jīng)理室、研究所所長(zhǎng)室、駐廠(chǎng)經(jīng)(副)理室或總經(jīng)理指定之部門(mén)為保管部門(mén)。(二)屬技術(shù)、開(kāi)發(fā)、工務(wù)、營(yíng)業(yè)等部門(mén)自行建立之專(zhuān)業(yè)性文件，應(yīng)以各事業(yè)部經(jīng)理室或廠(chǎng)區(qū)文書(shū)管理部門(mén)為保管部門(mén)。(三)總管理處各部、室、中心之文件，屬各該部門(mén)承辦之專(zhuān)責(zé)性質(zhì)者，應(yīng)以各該部、室、中心為保管部門(mén)。(四)各保管部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人經(jīng)各公司總經(jīng)理核定(總管理處由總經(jīng)理核定)，負(fù)責(zé)文件收發(fā)、登記及歸檔等事務(wù)。第五十一條外來(lái)文件處理(一)外來(lái)文件由代表公司取得該文件的人員徑送該公司總經(jīng)理室文件保管人員，以“收(發(fā))文登記單”一式五聯(lián)登記，呈請(qǐng)總經(jīng)理核派經(jīng)辦人(主辦人)及指定處理期限后，其分文、經(jīng)辦、復(fù)文或主動(dòng)發(fā)文均依第四章之規(guī)定流程處理。唯其遞送均應(yīng)親自為之，不得假手他人。(二)若文件內(nèi)容影響公司權(quán)益重大時(shí)，保管人員于文件分類(lèi)辦理時(shí)，應(yīng)以影本為之，原文件由保管人員妥藏。(三)主辦人于文件處理期間，需負(fù)保密全責(zé)；如需分派其所屬人員辦理時(shí)，則于每日上班以“文件傳遞記錄卡”注明時(shí)間、用途由經(jīng)辦人簽章后，“文件傳遞記錄卡”由主辦人留存，密件交經(jīng)辦人辦理。于當(dāng)日下班(或完工)時(shí)主辦人應(yīng)負(fù)責(zé)將密件收回，并于“文件傳遞記錄卡”填注收回時(shí)間，由經(jīng)辦人簽認(rèn)后隨“收(發(fā))文登記單”第五聯(lián)與密件一并歸檔。(四)密件辦妥后由主辦人親自遞送或封妥簽章交予文書(shū)管理部門(mén)收發(fā)人員寄送。第五十二條自創(chuàng)之專(zhuān)業(yè)性文件處理(一)隸屬性技術(shù)、開(kāi)發(fā)、工務(wù)、營(yíng)業(yè)等部門(mén)的工作人員于承辦特定項(xiàng)目之業(yè)務(wù)所建立的資料，應(yīng)視同文件，依本章的規(guī)定辦理。(二)前款各項(xiàng)文件的經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)于每月底編制翌月的“工作計(jì)劃表”寫(xiě)明交辦的特定業(yè)務(wù)工作主題、內(nèi)容摘要、經(jīng)辦人及預(yù)定完成期限等，經(jīng)主管核定后，一份自存，一份送保管部門(mén)存查。第五十三條經(jīng)辦方式(一)經(jīng)辦人應(yīng)于辦公場(chǎng)所處理文件，不得擅自攜帶外出或轉(zhuǎn)借、出示于他人，處理期間并應(yīng)妥善收存，防止他人輕易取得或翻閱。(二)經(jīng)辦人不得請(qǐng)托他人代抄、代描文件，非經(jīng)經(jīng)理級(jí)以上主管核準(zhǔn)者，亦不得擅自復(fù)制。(三)經(jīng)辦人如因公確需攜帶文件外出時(shí)，應(yīng)呈經(jīng)理級(jí)以上主管(專(zhuān)業(yè)性文件得呈廠(chǎng)、處長(zhǎng))核準(zhǔn)后為的。(四)經(jīng)辦人如未能于規(guī)定期限內(nèi)處理完竣，應(yīng)于到期前簽呈交辦之主管核準(zhǔn)延長(zhǎng)處理期限并聯(lián)絡(luò)保管人員延緩稽催。第五十四條歸檔(一)外來(lái)文件于主辦人辦妥并經(jīng)總經(jīng)理核定保存期限后，應(yīng)將文件連同“收(發(fā))文登記單”第四、五聯(lián)及“文件傳遞記錄卡”送交保管人員簽收，編定檔號(hào)，依其類(lèi)別登入“文件保管備查簿”，第四聯(lián)送回主辦人存查，第五聯(lián)連同文件歸檔。(二)內(nèi)部自行建立之文件，經(jīng)辦人辦妥并經(jīng)廠(chǎng)、處長(zhǎng)核定保存期限后，應(yīng)將文件類(lèi)別、內(nèi)容摘要、預(yù)定保存期限等填入“文件送件單”，隨文件送交保管人員編定檔號(hào)并簽收后，“文件送件單”退回經(jīng)辦人存查，文件由保管人員依類(lèi)歸檔并將其名稱(chēng)及歸檔編號(hào)登入“文件保管備查簿”。第五十五條檔案整理(一)保管人員應(yīng)將每月增加的文件，于翌月五日前填更“文件增列表”呈總經(jīng)理(專(zhuān)業(yè)性者呈經(jīng)理)核閱。并于每年年底清理檔卷，將認(rèn)為已無(wú)需繼續(xù)保管或已消失性質(zhì)的文件，造具“文件銷(xiāo)毀表”呈報(bào)總經(jīng)理(專(zhuān)業(yè)性者呈經(jīng)理)核準(zhǔn)后銷(xiāo)毀或送回原經(jīng)辦部門(mén)按一般文書(shū)辦理歸檔。(二)保管人員應(yīng)于每月底查對(duì)“文件增列表”及“出國(guó)計(jì)劃書(shū)”或“工作計(jì)劃表”，如有應(yīng)送而未送歸檔者，則以便函稽催經(jīng)辦部門(mén)送交歸檔。(三)文件應(yīng)單獨(dú)成立檔卷，與其他一般文件分開(kāi)保管。第五十六條調(diào)卷(一)各部門(mén)需調(diào)閱文件時(shí)，除依第四十八條規(guī)定方式辦理外，經(jīng)辦人填具“調(diào)卷單”注明調(diào)閱期間及用途，應(yīng)經(jīng)調(diào)閱部門(mén)廠(chǎng)處長(zhǎng)證明并送保管部門(mén)主管同意后，始得調(diào)卷。(二)保管人員接到經(jīng)核準(zhǔn)之“調(diào)卷單”，應(yīng)即開(kāi)立“文件傳遞記錄卡”一份，連同密件交予調(diào)卷人簽收后，“文件傳遞記錄卡”由保管人員留存。用畢歸還時(shí)，密件經(jīng)保管人員點(diǎn)收無(wú)誤后，將歸還時(shí)間填記于“文件傳遞記錄卡”并經(jīng)調(diào)卷人簽認(rèn)后一并存檔。第五十七條副本文件需影、復(fù)印時(shí)，應(yīng)呈經(jīng)理以上主管(專(zhuān)業(yè)性者呈廠(chǎng)處長(zhǎng)以上主管)核準(zhǔn)后，交由保管人員印發(fā)，并將份數(shù)登記于“文件保管備查簿”；副本(含復(fù)印件)視同正本依本規(guī)則的規(guī)定辦理。第五十八條文件管理經(jīng)辦人、保管人員或調(diào)卷人員應(yīng)妥善管理經(jīng)手的文件；倘有下列情形之一者，依人事管理規(guī)則第十四條或第三十六條的規(guī)定議處：(一)拆散原案顯有弊端者。(二)原案被污損、抽換、涂改或遺失者。(三)擅自將文件攜帶外出，轉(zhuǎn)借或出示于人及其他宣泄情事者。(四)調(diào)卷逾期拒不歸還而不申述理由者。(五)擅自請(qǐng)托他人代抄、代描、復(fù)印或打字、印刷者。(六)文件分辦傳遞時(shí)，未以“文件傳遞記錄卡”記載或未于分辦當(dāng)日下班(或完工)時(shí)收回(繳回)妥藏者。□附則第五十九條文件處理日數(shù)的統(tǒng)計(jì)(一)各收發(fā)人員根據(jù)“收(發(fā))文登記單”第一聯(lián)，業(yè)務(wù)接洽便函第一聯(lián)(發(fā)文)及第四聯(lián)(收文)分別造具“文件處理統(tǒng)計(jì)表”一式二份，于翌月五日前，一份呈送經(jīng)理核閱后存經(jīng)理室備查(全公司的“文件處理統(tǒng)計(jì)表”應(yīng)呈總經(jīng)理核閱后存總經(jīng)理室備查)，一份自存。(二)處理日數(shù)計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)1.收文案件：自總收文之日起至復(fù)文發(fā)出或文件歸檔之日止，所需日數(shù)扣除例假日后為實(shí)際處理日數(shù)。2.發(fā)文案件：自文件發(fā)出之日起至其銷(xiāo)案之日止，所需日數(shù)扣除例假日后，為實(shí)際處理日數(shù)。第六十條文書(shū)用紙(一)對(duì)關(guān)系企業(yè)外機(jī)構(gòu)之行文以公文用紙為之。對(duì)客戶(hù)或廠(chǎng)商行文得以印有公司名銜的書(shū)函。(二)關(guān)系企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)間的行文以“業(yè)務(wù)接洽便函”為之，但公司間的行文亦得以公文用紙。(三)電報(bào)以電報(bào)專(zhuān)用紙。(四)簽呈以簽呈專(zhuān)用紙。第六十一條文件處理之稽查各公司總經(jīng)理室應(yīng)不定期派員稽查各部門(mén)之文書(shū)處理情形并隨時(shí)予以輔導(dǎo)，如有異常應(yīng)即通知經(jīng)辦部門(mén)主管處理之。第六十二條實(shí)施與修改本辦法經(jīng)營(yíng)決策委員會(huì)通過(guò)后實(shí)施，修改時(shí)亦同。精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔北京首信股份有限公司檔案管理文書(shū)歸檔工作程序工作工作標(biāo)準(zhǔn)工作內(nèi)容工作程序工作程序各各業(yè)務(wù)部門(mén)總裁辦公室平時(shí)歸卷準(zhǔn)備平時(shí)歸卷準(zhǔn)備1、熟悉公司的機(jī)構(gòu)設(shè)置及職能、歸檔文件的范圍。21、熟悉公司的機(jī)構(gòu)設(shè)置及職能、歸檔文件的范圍。2、購(gòu)置必要的裝具。3、擬制當(dāng)年歸卷類(lèi)目表。每年一月份完成當(dāng)年文件材料歸卷的準(zhǔn)備工作，類(lèi)目齊全。根據(jù)本部門(mén)的業(yè)務(wù)情況及上年形成文件情況，準(zhǔn)備好本部門(mén)平時(shí)歸卷的類(lèi)目卷夾。文件管理員將本部門(mén)的各類(lèi)文件分類(lèi)歸入相應(yīng)的類(lèi)目卷盒。合同、協(xié)議簽完一周內(nèi)向總裁辦歸檔。指導(dǎo)本部門(mén)做好賬外文件的平時(shí)歸卷工作。平時(shí)歸卷文件管理員將本部門(mén)的各類(lèi)文件分類(lèi)歸入相應(yīng)的類(lèi)目卷盒。合同、協(xié)議簽完一周內(nèi)向總裁辦歸檔。指導(dǎo)本部門(mén)做好賬外文件的平時(shí)歸卷工作。平時(shí)歸卷將審批完的呈批件及時(shí)退各部門(mén)文件管理員。將以股份公司名義的發(fā)文分類(lèi)歸入卷盒。上級(jí)文件分類(lèi)歸卷歸卷準(zhǔn)確及時(shí)。每季有檢查。發(fā)文正件與底稿齊全。文件材料的整理按公司檔案分類(lèi)原則和整理方法，對(duì)平時(shí)歸卷的文件進(jìn)行檢查和調(diào)整。文件材料的整理按公司檔案分類(lèi)原則和整理方法，對(duì)平時(shí)歸卷的文件進(jìn)行檢查和調(diào)整。剔除不需歸檔的文件和重份文件。排列卷內(nèi)文件，對(duì)卷內(nèi)文件太多的卷，進(jìn)行適當(dāng)分卷(每卷在150頁(yè)以?xún)?nèi))。按卷內(nèi)文件排列順序編寫(xiě)件號(hào)和每件的頁(yè)號(hào)。5、、拆除文件上的金屬物。6、對(duì)無(wú)裝訂線(xiàn)的窄邊文件進(jìn)行加寬。7、修復(fù)破損文件。8、取齊文件右側(cè)和下沿，按單份文件進(jìn)行裝訂。填寫(xiě)案卷標(biāo)題。調(diào)整后的案卷符合質(zhì)量要求調(diào)整后的案卷符合質(zhì)量要求(詳見(jiàn)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn))。填填寫(xiě)目錄和備考表裝盒11、計(jì)算機(jī)打印卷內(nèi)目錄。2、填寫(xiě)備考表（填寫(xiě)方法參見(jiàn)“案卷質(zhì)量要求”）。3、將整理好的案卷裝盒。11、字跡清晰、準(zhǔn)確無(wú)誤。2、卷內(nèi)目錄、備考表各欄填寫(xiě)齊全。3、卷內(nèi)目錄與文件相符無(wú)誤。擬寫(xiě)案卷題名擬寫(xiě)案卷題名根據(jù)卷內(nèi)文件內(nèi)容擬寫(xiě)案卷題名，題名包括文件的制發(fā)機(jī)關(guān)、主題內(nèi)容、文種。標(biāo)題結(jié)構(gòu)完整，概括全面、簡(jiǎn)明扼要，能充分揭示卷內(nèi)文件的主題內(nèi)容，便于查閱。根據(jù)卷內(nèi)文件內(nèi)容擬寫(xiě)案卷題名，題名包括文件的制發(fā)機(jī)關(guān)、主題內(nèi)容、文種。標(biāo)題結(jié)構(gòu)完整，概括全面、簡(jiǎn)明扼要，能充分揭示卷內(nèi)文件的主題內(nèi)容，便于查閱。移交歸檔1、填寫(xiě)移交清單一式兩份，向總裁辦移交。移交歸檔1、填寫(xiě)移交清單一式兩份，向總裁辦移交。2．雙方履行簽字手續(xù)，各保存一份。按時(shí)移交，清點(diǎn)無(wú)誤，手續(xù)完備。填寫(xiě)案卷封皮按規(guī)定逐項(xiàng)填寫(xiě)封面欄目。2填寫(xiě)案卷封皮按規(guī)定逐項(xiàng)填寫(xiě)封面欄目。2、填寫(xiě)卷內(nèi)文件的案卷號(hào)、目錄號(hào)。封面各欄及卷內(nèi)文件的案卷號(hào)、目錄號(hào)填寫(xiě)準(zhǔn)確無(wú)誤、無(wú)漏。編制案卷目錄移交歸檔排列案卷與編號(hào)按檔號(hào)編制案卷目錄。在公司保存一年后，向首信集團(tuán)總部移交歸檔。編制案卷目錄移交歸檔排列案卷與編號(hào)按檔號(hào)編制案卷目錄。在公司保存一年后，向首信集團(tuán)總部移交歸檔。交接雙方清點(diǎn)無(wú)誤后，履行簽字手續(xù)，各保存一份案卷目錄。1案卷排列符合規(guī)定。2、檔號(hào)編制準(zhǔn)確無(wú)誤。1、按《郵電工業(yè)企業(yè)檔案實(shí)體分類(lèi)辦法》進(jìn)行排列案卷。2、編制檔號(hào)。案卷目錄清晰無(wú)誤。移交手續(xù)完備。 附件二關(guān)于歸檔案卷的質(zhì)量要求總的質(zhì)量要求:遵循文件材料的形成的規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同價(jià)值,便于保管和利用。具體應(yīng)做到以下幾點(diǎn):一、歸檔文件必須齊全完整。凡是在職能活動(dòng)中形成的對(duì)今后有查考利用價(jià)值的文件材料,均應(yīng)收集歸檔。歸檔文件材料種類(lèi)、份數(shù)及每份文件的頁(yè)數(shù),均應(yīng)齊全完整。二、遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),層次分明。在歸檔的文材料中,應(yīng)當(dāng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件分別組在一起,不得分開(kāi)；一個(gè)項(xiàng)目的材料,要把項(xiàng)目從立項(xiàng)到結(jié)束形成的材料組在一起,準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程,盡量做到一事一卷。中國(guó)最大的資料庫(kù)下載三、卷內(nèi)文件的排列:卷內(nèi)文件材料應(yīng)保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即:批復(fù)在前,請(qǐng)示在后；正件在前,附件在后；印件在前,定稿在后；會(huì)議記錄依會(huì)議時(shí)間順序排列,會(huì)議文件要按文件的重要程度順序排列,重要的在前；一般工作形成的材料,結(jié)論性的文件在前,依據(jù)性的文件在后；產(chǎn)品銷(xiāo)售合同應(yīng)按銷(xiāo)售產(chǎn)品種類(lèi)組卷,再按供貨時(shí)間依序排列；上級(jí)政策性規(guī)定的普發(fā)文件按問(wèn)題單獨(dú)組卷,卷內(nèi)文件依其重要程度排列?？萍嘉募呐帕袌?zhí)行GB/T11822-89國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。四、區(qū)分不同價(jià)值:各類(lèi)文件根據(jù)其不同的內(nèi)容都有不同的保存價(jià)值。組卷過(guò)程中盡量根據(jù)不同的保管期限分別組卷。文件數(shù)量很少或一件事密不可分的文件，可不必因價(jià)值不同而拆開(kāi)組卷。五、跨年度材料的處理:除產(chǎn)品、項(xiàng)目、設(shè)備、儀表、基建項(xiàng)目檔案外,不同年度的文件不能放在一起立卷,但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù),放在批復(fù)年立卷；沒(méi)有批復(fù)放在請(qǐng)示年立卷,跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷,跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議放在開(kāi)幕年立卷。六.具有長(zhǎng)期保存的案卷,卷內(nèi)文件有圓筆和鉛筆字跡,要用藍(lán)黑墨水或碳素墨水筆重抄或復(fù)印,連同原件一同歸檔。七.卷內(nèi)文件的編號(hào)：每一本案卷的卷內(nèi)文件按“件”編號(hào)，每件文件用鉛筆編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，在文件首頁(yè)的右上角蓋“件號(hào)章”,并將件號(hào)和每件文件的頁(yè)數(shù)填寫(xiě)清楚。（“件號(hào)章”的其它項(xiàng)，由總裁辦檔案人員填寫(xiě)）。圖紙?jiān)谟蚁陆蔷帉?xiě)頁(yè)號(hào)。八、裝訂與裝盒：卷內(nèi)文件以“件”為單位，采取三孔一線(xiàn)的方式進(jìn)行裝訂。然后，按“件”號(hào)順序排列裝盒，一盒為一卷。九、卷內(nèi)目錄的填寫(xiě):凡是組成的案卷,都應(yīng)填寫(xiě)卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)目錄表的各項(xiàng)要填寫(xiě)齊全。序號(hào)：填寫(xiě)文件的件號(hào)。文號(hào)：填寫(xiě)文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào),合同可填寫(xiě)合同號(hào)。責(zé)任者：應(yīng)填寫(xiě)文件形成的部門(mén)或以印章為準(zhǔn)。題名：填寫(xiě)文件標(biāo)題，一般應(yīng)照實(shí)抄錄，不要隨意更改和簡(jiǎn)化；沒(méi)有標(biāo)題或不能說(shuō)明文件內(nèi)容的標(biāo)題，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容自擬標(biāo)題，外加〔〕；會(huì)議記錄應(yīng)在卷內(nèi)目錄的文件題名下寫(xiě)明會(huì)議的主要內(nèi)容。合同、協(xié)議在此欄內(nèi)填寫(xiě)合同內(nèi)容及對(duì)方單位。日期：填寫(xiě)文件形成的時(shí)間，填寫(xiě)時(shí)可省略“年”、“月”、“日”，用“.”表示。沒(méi)有責(zé)任者、年、月、日的文件要考證清楚責(zé)任者和年、月、日。頁(yè)號(hào)：填寫(xiě)每份文件的頁(yè)數(shù)。十、備考表的填寫(xiě):每個(gè)案卷必須附有備考表。卷內(nèi)文件的情況說(shuō)明,都應(yīng)填在備考表內(nèi),若無(wú)情況可說(shuō)明,也應(yīng)將立卷人姓名填上,檢查人由單位領(lǐng)導(dǎo)或案卷質(zhì)量審核者簽名。十一、案卷題名的擬寫(xiě)：每份案卷都應(yīng)根據(jù)卷內(nèi)文件內(nèi)容擬寫(xiě)題名。題名主要由三個(gè)部分組成：文件的主要制發(fā)機(jī)關(guān)、案卷內(nèi)文件主題（文件中心內(nèi)容）和文種。也可突出年代特征，即：在制發(fā)機(jī)關(guān)后加文件形成的年代。用印有“北京首信股份公司”卷盒的股份公司內(nèi)部文件，可以省略文件制發(fā)機(jī)關(guān)。十二、歸檔照片、錄像片、錄音帶要寫(xiě)清載體的攝制時(shí)間、地點(diǎn)、所反映事情的內(nèi)容,攝制人。照片要連同底片一起歸檔。十三.歸檔的電子文檔要附有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)應(yīng)填寫(xiě)編號(hào)、套別、名稱(chēng)、密級(jí)、保管期限和軟、硬平臺(tái)等。股份公司檔案實(shí)體體系圖黨群工作類(lèi)(A)經(jīng)營(yíng)管黨群工作類(lèi)(A)經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)(C)生產(chǎn)技術(shù)管理類(lèi)(D)產(chǎn)品類(lèi)(E)會(huì)計(jì)檔案類(lèi)(I)設(shè)備儀器類(lèi)(H)基本建設(shè)類(lèi)(G)科學(xué)技術(shù)研究類(lèi)(F)行政管理類(lèi)(B)紙質(zhì)檔案聲、像檔案（錄音、錄像、照片）(Y紙質(zhì)檔案聲、像檔案（錄音、錄像、照片）(Y、X、Z)電子檔案（光盤(pán)、軟盤(pán)）（G、R）實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、證件）（SW）說(shuō)明：股份公司的黨群工作類(lèi)檔案主要是各種協(xié)會(huì)的管理、其它方面由集團(tuán)總部管理。附件三檔案實(shí)體分類(lèi)編號(hào)辦法1總則1.1為了貫徹執(zhí)行國(guó)家檔案局頒發(fā)的《工業(yè)企業(yè)檔案分類(lèi)試行規(guī)則》和《郵電工業(yè)檔案實(shí)體分類(lèi)編號(hào)辦法》,提高檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化水平,更好地為企業(yè)經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)、管理工作服務(wù)、特制定本辦法。1.2檔案分類(lèi)原則,是以公司全部檔案為對(duì)象,根據(jù)管理職能,結(jié)合檔案內(nèi)容和形成特點(diǎn),保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系,便于科學(xué)管理和開(kāi)發(fā)利用。2檔案類(lèi)別的設(shè)置2.1檔案的類(lèi)別共設(shè)置十個(gè)大類(lèi),即:黨群工作類(lèi)、行政管理類(lèi)、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)、生產(chǎn)技術(shù)管理類(lèi)、產(chǎn)品類(lèi)、科學(xué)技術(shù)研究類(lèi)、基本建設(shè)類(lèi)、設(shè)備儀器類(lèi)、會(huì)計(jì)檔案類(lèi)、干部職工檔案類(lèi)。2.2根據(jù)職能活動(dòng)和檔案形成的特點(diǎn),每個(gè)大類(lèi)下設(shè)置若干個(gè)二級(jí)類(lèi)目(屬類(lèi)),不設(shè)置三級(jí)類(lèi)目(詳見(jiàn)附表)。2.3錄音、錄像、照片、計(jì)算機(jī)軟盤(pán)(磁盤(pán))和其它非紙質(zhì)載體形式的檔案,其形成和反映的內(nèi)容、作用與紙質(zhì)載體檔案有著不可分割的聯(lián)系,不單獨(dú)設(shè)置類(lèi)目,視其內(nèi)容特征同紙質(zhì)載體檔案對(duì)應(yīng)分類(lèi)編號(hào)。2.4各部門(mén)根據(jù)分類(lèi)辦法組織整理案卷,以利于分類(lèi)標(biāo)識(shí)和管理。3分類(lèi)標(biāo)識(shí)方法3.1企業(yè)檔案實(shí)體分類(lèi)的標(biāo)識(shí)符號(hào)采用英文字母順序標(biāo)識(shí)一級(jí)類(lèi)目(大類(lèi))；采用阿拉伯?dāng)?shù)字“雙位制”標(biāo)識(shí)二級(jí)類(lèi)目(屬類(lèi))。3.2檔案實(shí)體排架和編號(hào)要反映十個(gè)基本大類(lèi),從實(shí)際出發(fā),做到科學(xué)合理,經(jīng)濟(jì)實(shí)用,保證利用檔案的系統(tǒng)性、有效性。3.2.1黨群工作類(lèi)（A）、行政管理類(lèi)（B）、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)（C）、生產(chǎn)技術(shù)管理類(lèi)（D）的案卷排架,按大類(lèi)一年度一屬類(lèi)進(jìn)行排列,不區(qū)分保管期限特征(但同一屬類(lèi)內(nèi)按照永久、長(zhǎng)期、短期順序排列)，案卷順序號(hào)按大類(lèi)流水編號(hào),流水號(hào)編制到“999”時(shí),重新從“1”另行編號(hào),并用案卷目錄號(hào)加以區(qū)別。檔案編號(hào)(檔號(hào))由全宗號(hào)、目錄號(hào)、分類(lèi)號(hào)、案卷順序號(hào)構(gòu)成(全宗號(hào)是檔案館給企業(yè)的編號(hào)，故企業(yè)暫不標(biāo)識(shí))。檔案編號(hào)(檔號(hào))標(biāo)識(shí)舉例示意:A1.A12.010┃┃┃┃┃┃┃┃┃┃┃┗━━━━案卷順序號(hào)┃┃┃┃┃┗━━━━━━━━分類(lèi)二級(jí)類(lèi)目(屬類(lèi)代號(hào))┃┗━━━━━━━━━分類(lèi)一級(jí)類(lèi)目(大類(lèi)代號(hào))┗━━━━━━━━━━━━目錄號(hào)（A類(lèi)的第一本目錄）3.2.2產(chǎn)品類(lèi)（E）、科研類(lèi)（F）、基本建設(shè)類(lèi)（G）、設(shè)備儀器類(lèi)（H）的案卷排架a)根據(jù)公司產(chǎn)品特點(diǎn),產(chǎn)品檔案原則上按大類(lèi)一屬類(lèi)一項(xiàng)目進(jìn)行排列,案卷順序號(hào)按屬類(lèi)流水編號(hào)（適用于手機(jī)產(chǎn)品）,同樣將順序號(hào)編制到“999”時(shí)重新從“1”另行編號(hào)。對(duì)于項(xiàng)目少的產(chǎn)品,可以將多種屬類(lèi)混合流水編號(hào),用分類(lèi)號(hào)加以區(qū)別，流水編號(hào)辦法同前。b)設(shè)備儀器類(lèi)，按設(shè)備類(lèi)、儀器類(lèi)分別排架,各按技術(shù)性文件和管理性文件分別流水編號(hào),不同屬類(lèi)用分類(lèi)號(hào)區(qū)別,流水號(hào)編制辦法同前類(lèi)。c)產(chǎn)品、基建、設(shè)備儀器類(lèi)檔案的編號(hào)由目錄號(hào)、分類(lèi)號(hào)、項(xiàng)目(型號(hào))代號(hào)、案卷順序號(hào)構(gòu)成。舉例示意:E1.E21.C2000.001┃┃┃┃┃┃┃┃┃┗━━━━━案卷順序號(hào)┃┃┃┗━━━━━━━產(chǎn)品型號(hào)(項(xiàng)目代號(hào))┃┃┗━━━━━━━━━━━分類(lèi)號(hào)二級(jí)類(lèi)目(屬類(lèi))┃┗━━━━━━━━━━━━分類(lèi)號(hào)一級(jí)類(lèi)目(大類(lèi))┗━━━━━━━━━━━━━━目錄號(hào)（產(chǎn)品檔案第一本目錄）3.2.3科學(xué)技術(shù)研究類(lèi)按大類(lèi)分科研課題排列,案卷順序號(hào)按大類(lèi)流水編號(hào),流水編號(hào)辦法同前四大類(lèi)編制辦法。檔號(hào)(檔案編號(hào))由目錄號(hào),分類(lèi)號(hào),課題代號(hào),案卷順序號(hào)構(gòu)成。3.2.4會(huì)計(jì)檔案的排架編號(hào),按大類(lèi)一屬類(lèi)一年度進(jìn)行排列,案卷順序號(hào)按屬類(lèi)流水編號(hào),流水編制到“999”時(shí),重新從“1”另行編號(hào),用目錄號(hào)加以區(qū)別。檔號(hào)(檔案編號(hào))由目錄號(hào)、分類(lèi)號(hào)、案卷順序號(hào)構(gòu)成。3.2.5干部職工檔案類(lèi),按《干部檔案工作條例》的有關(guān)規(guī)定，分干部、工人順序編號(hào)。3.2.6特殊載體檔案，按載體類(lèi)別分別編號(hào)。即：按照片、錄音帶、錄像片、軟盤(pán)、光盤(pán)、實(shí)物分別編號(hào)，用特殊載體（TZ）?類(lèi)別[照片（Z）、錄音帶（Y）、錄像帶（X）、軟盤(pán)（R）光盤(pán)（G）、實(shí)物（SW）]?順序號(hào)標(biāo)識(shí)。示例：TZ?R?001；TZ?Z?001……。4附則本辦法由總裁辦負(fù)責(zé)實(shí)施并解釋。附表：檔案實(shí)體分類(lèi)編號(hào)表檔案實(shí)體分類(lèi)編號(hào)表一級(jí)類(lèi)目名稱(chēng)二級(jí)類(lèi)目名稱(chēng)分類(lèi)號(hào)基本范圍黨群工作類(lèi)（A）黨務(wù)綜合A11黨委綜合性工作，黨委有關(guān)會(huì)議，黨員代表大會(huì)，黨委辦公室及其他黨務(wù)性工作等。組織工作A12黨的組織建設(shè)，整黨建黨，黨員及黨員中層干部管理，黨費(fèi)管理，統(tǒng)戰(zhàn)工作等。宣傳工作A13理論教育，各種工作活動(dòng)宣傳，思想政治工作，精神文明建設(shè)等。紀(jì)檢工作A14黨風(fēng)治理，黨紀(jì)檢查，案件審理工作等。工會(huì)工作A15職工代表大會(huì)，職工民主管理，勞動(dòng)競(jìng)賽，勞動(dòng)福利，女工工作，文體活動(dòng)，組織建設(shè)，會(huì)費(fèi)管理，先進(jìn)職工管理，技術(shù)比賽。共青團(tuán)工作A16組織建設(shè)，思想政治工作，團(tuán)員大會(huì)，團(tuán)員管理，團(tuán)費(fèi)管理，青少年工作等。協(xié)會(huì)工作A17協(xié)會(huì)業(yè)務(wù)綜合性管理工作，各專(zhuān)業(yè)學(xué)會(huì)，協(xié)會(huì)工作，各群眾團(tuán)體活動(dòng)工作等。行政管理類(lèi)（B）政務(wù)工作B11綜合性工作，政策法規(guī)，司務(wù)會(huì)議，經(jīng)理辦公室工作，文秘機(jī)要保密工作，干部會(huì)議，信息工作，機(jī)構(gòu)設(shè)置。人事管理B12人事業(yè)務(wù)綜合管理，干部、職工管理，干部考核任免、聘用，職稱(chēng)評(píng)定、聘任，獎(jiǎng)懲、出國(guó)政審，勞務(wù)出口，離退休管理工作等。勞動(dòng)管理B13勞資綜合管理，定編定員、勞動(dòng)調(diào)配，勞動(dòng)工作計(jì)劃與統(tǒng)計(jì)，工資管理，勞動(dòng)保護(hù)等。教育工作B14教育業(yè)務(wù)綜合管理，普通教育，中專(zhuān)和職業(yè)教育，職工在職業(yè)務(wù)技術(shù)教育和培訓(xùn)等。審計(jì)監(jiān)察B15審計(jì)業(yè)務(wù)綜合管理，專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)工作活動(dòng)，法律事務(wù)，政紀(jì)監(jiān)察，違紀(jì)案件審理工作等。檔案實(shí)體分類(lèi)編號(hào)表一級(jí)類(lèi)目名稱(chēng)二級(jí)類(lèi)目名稱(chēng)分類(lèi)號(hào)基本范圍行政管理類(lèi)（B）武裝保衛(wèi)B16社會(huì)治安，民兵工作，槍支彈藥管理，消防、交通管理，刑事案件審理，人防工作等。行政事務(wù)B17職工生活福利，房產(chǎn)管理，食堂，商店，幼兒園，第三產(chǎn)業(yè)管理工作，醫(yī)療衛(wèi)生，衛(wèi)生監(jiān)督與管理職工防病治病，計(jì)劃生育工作等。外事工作B18外事業(yè)務(wù)綜合管理，企業(yè)涉外活動(dòng)（出訪(fǎng)，考察，外賓接待，商務(wù)意向談判，）等。經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)（C）綜合管理C11企業(yè)改革，企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略決策，經(jīng)營(yíng)方針、目標(biāo)管理，企業(yè)改制、投資管理，承包合同，市場(chǎng)預(yù)測(cè)，經(jīng)營(yíng)法規(guī)，企業(yè)管理制度，工作標(biāo)準(zhǔn)等。計(jì)劃統(tǒng)計(jì)C12綜合計(jì)劃管理，企業(yè)中、長(zhǎng)期經(jīng)營(yíng)計(jì)劃，年（季）度計(jì)劃，各項(xiàng)專(zhuān)業(yè)計(jì)劃，各種計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表，綜合性統(tǒng)計(jì)分析，進(jìn)出口計(jì)劃管理工作等。財(cái)務(wù)管理C13財(cái)會(huì)業(yè)務(wù)綜合管理，資金固定資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)管理，成本管理，價(jià)格管理，財(cái)務(wù)計(jì)劃、會(huì)計(jì)管理，稅務(wù)、外匯、關(guān)貿(mào)、信貸和優(yōu)惠政策管理等，資產(chǎn)評(píng)估物資管理C14物資綜合業(yè)務(wù)管理，物資供應(yīng)，倉(cāng)庫(kù)管理，廢舊物資處理、進(jìn)口物資合同等。產(chǎn)品銷(xiāo)售C15市場(chǎng)分析，用戶(hù)調(diào)查，商務(wù)洽談，產(chǎn)品銷(xiāo)售合同（包括出口合同）、協(xié)議，用戶(hù)工程設(shè)計(jì)、安裝、開(kāi)通，售后服務(wù)、廣告宣傳等。生產(chǎn)技術(shù)管理類(lèi)（D）生產(chǎn)調(diào)度D11生產(chǎn)組織，調(diào)度指揮工作，外協(xié)加工等。能源管理D12能源消耗定額管理，節(jié)能降耗工作等。安全管理D13安全生產(chǎn)管理，工傷事故處理，職工安全教育等。環(huán)境保護(hù)D14環(huán)境保護(hù)檢測(cè)與控制，污染治理等。案實(shí)體分