公文處理制度

公文處理制度

第一章

總

則

第一條

為加強(qiáng)管理，推進(jìn)廳（局）機(jī)關(guān)公文處理工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，按照中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作辦法》規(guī)定和文秘工作規(guī)范，結(jié)合廳（局）公文處理工作實(shí)際，制定本制度。第二條

機(jī)關(guān)公文是實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的重要工具。公務(wù)處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作，是衡量機(jī)關(guān)工作效率和質(zhì)量的重要標(biāo)志之一。第三條

要精簡(jiǎn)文件簡(jiǎn)報(bào)，

加強(qiáng)發(fā)文統(tǒng)籌，從嚴(yán)控制發(fā)文數(shù)量、發(fā)文規(guī)格和文件篇幅。凡國(guó)家法律、行政法規(guī)和黨內(nèi)法規(guī)已明確規(guī)定的、現(xiàn)行文件已有部署且仍然適用的，一律不再制發(fā)文件。文件責(zé)任分工方案原則上應(yīng)與文件合并印發(fā)，不單獨(dú)發(fā)文。沒有實(shí)質(zhì)內(nèi)容、可發(fā)可不發(fā)的文件簡(jiǎn)報(bào)，一律不發(fā)。第四條

公文處理工作必須堅(jiān)持實(shí)事求是、準(zhǔn)確規(guī)范、精簡(jiǎn)高效、安全保密的原則。第五條

廳（局）機(jī)關(guān)公文處理工作由辦公室（綜合處）主管。

第二章

公文種類

第六條

廳（局）機(jī)關(guān)的主要公文種類有：（一）決定。適用于對(duì)重要事項(xiàng)作出決策和部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。（二）公報(bào)。適用于公布重要決定或者重大事項(xiàng)。（三）公告。適用于宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。（四）通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。（五）意見。適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見解和處理辦法。（六）通知。適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。（七）通報(bào)。適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。（八）報(bào)告。適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。（九）請(qǐng)示。適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。（十）批復(fù)。適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)。（十一）函。適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。（十二）紀(jì)要。適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。

第三章

公文格式

第七條

公文一般由份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁(yè)碼等組成。（一）份號(hào)。公文印制份數(shù)的順序號(hào)。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號(hào)。用四位3號(hào)黑體阿拉伯?dāng)?shù)字頂格編排在版心左上角第一行。（二）密級(jí)和保密期限。公文的秘密等級(jí)和保密的期限。涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”和保密期限。一般用3號(hào)黑體字，頂格編排在版心左上角第二行。（三）緊急程度。公文傳遞和辦理速度的要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”“加急”，電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特提”“特急”“加急”“平急”。用3號(hào)黑體字頂格編排在版心左上角第一行，同時(shí)標(biāo)注份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度時(shí)，按份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度的順序自上而下分別排列。（四）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志。由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。聯(lián)合行文時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，此時(shí)將主辦機(jī)關(guān)名稱排列在前，也可以單獨(dú)用主辦機(jī)關(guān)名稱。（五）發(fā)文字號(hào)。由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成。年份標(biāo)全稱，使用六角括號(hào)“〔〕”括入。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。（六）簽發(fā)人。上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。（七）標(biāo)題。應(yīng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。一般用20號(hào)XX小標(biāo)宋字體，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形，不應(yīng)使用上下長(zhǎng)度一樣的長(zhǎng)方形或上下長(zhǎng)、中間短的沙漏型。（八）主送機(jī)關(guān)。公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。（九）正文。公文的主體，用來(lái)表述公文的內(nèi)容。一般用3號(hào)仿宋（國(guó)標(biāo)）體字，文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注，一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋字體。（十）附件說(shuō)明。公文附件的順序號(hào)和名稱。在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱，附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱較長(zhǎng)需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件的名稱的首字對(duì)齊。（十一）發(fā)文機(jī)關(guān)署名。署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。（十二）成文日期。署會(huì)議通過(guò)或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。成文日期一般右空四字編排。（十三）印章。公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。含特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章。印章端正、居中下壓成文日期，使成文日期居印章下端位置，印章圖案（國(guó)徽、五角星）或文字不壓成文日期。（十四）附注。公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說(shuō)明的事項(xiàng)。居左二字加圓括號(hào)編排在成文日期下一行。（十五）附件。公文正文的說(shuō)明、補(bǔ)充或者參考資料。附件應(yīng)當(dāng)另面編排，在版記之前。與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件序號(hào)用3號(hào)黑體字定格編排在版心左上角一行。（十六）抄送機(jī)關(guān)。除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。使用4號(hào)仿宋體字，在版記頁(yè)收條分割線之下左右各空一字編排。（十七）印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。公文的送印機(jī)關(guān)和送印日期。一般用4號(hào)仿宋體字，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字。（十八）頁(yè)碼。公文頁(yè)數(shù)順序號(hào)。一般用4號(hào)半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字。第八條

公文的版式按照《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。第九條

公文使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等，按照有關(guān)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定執(zhí)行。第十條

公文用紙幅面采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的Ａ4型。

第四章

行文規(guī)則

第十一條

行文應(yīng)當(dāng)確有必要，講求實(shí)效，注重針對(duì)性和可操作性。第十二條

向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：（一）原則上主送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)，根據(jù)需要同時(shí)抄送相關(guān)上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)，不抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。（二）向上級(jí)主管部門請(qǐng)示、報(bào)告重大事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)省政府同意或者授權(quán)；屬于職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送上級(jí)主管部門。（三）下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)，如需以廳（局）名義向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示，應(yīng)當(dāng)提出傾向性意見后上報(bào)，不得原文轉(zhuǎn)報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)。（四）請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一事。不得在報(bào)告等非請(qǐng)示性公文中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。（五）除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦事項(xiàng)外，不得以廳（局）名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送公文，不得以廳（局）負(fù)責(zé)人名義向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送公文。第十三條

向下級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則；（一）主送受理機(jī)關(guān)，根據(jù)需要抄送相關(guān)機(jī)關(guān)。重要行文應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送發(fā)文機(jī)關(guān)的直接上級(jí)機(jī)關(guān)。（二）不得以廳（局）文件向市州黨委、政府發(fā)布指令性公文或者在公文中向下級(jí)黨委、政府提出指令性要求。需向市州政府行文時(shí)，以省安委會(huì)或省防汛抗旱指揮部等議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)名義發(fā)文。（三）廳（局）機(jī)關(guān)在職權(quán)范圍內(nèi)可以向市州應(yīng)急管理部門行文。（四）涉及多個(gè)部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，部門之間未協(xié)商一致的，不得向下行文。（五）向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)抄送該下級(jí)機(jī)關(guān)的另一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)。第十四條

廳（局）機(jī)關(guān)必要時(shí)可以與其他同級(jí)機(jī)關(guān)聯(lián)合行文。屬于廳（局）機(jī)關(guān)職權(quán)范圍內(nèi)的工作，不得聯(lián)合行文。廳（局）機(jī)關(guān)與其他省級(jí)部門可以相互行文。廳（局）內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公室（綜合處）外不得對(duì)外正式行文。

第五章

公文辦理

第十五條

公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。第十六條

收文辦理包括簽收、登記、辦理、催辦、清退等環(huán)節(jié)，主要程序是：（一）簽收。對(duì)收到的公文要逐件清點(diǎn)，核對(duì)無(wú)誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時(shí)間。（二）登記。登記文件要將密級(jí)、緩急時(shí)限、發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題、來(lái)文單位、件數(shù)、收文時(shí)間、處理情況逐項(xiàng)登記和編號(hào)。緊急件隨收隨處理，一般文件也要在當(dāng)天登記處理。（三）辦理。閱知性公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要，由辦公室（綜合處）主管負(fù)責(zé)人確定閱知范圍后分送。批辦性公文應(yīng)當(dāng)由辦公室（綜合處）主管負(fù)責(zé)人提出擬辦意見，報(bào)廳（局）相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)處室、單位辦理；需要兩個(gè)以上處室、單位辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。辦公室（綜合處）對(duì)傳閱和辦理的公文應(yīng)當(dāng)隨時(shí)掌握去向，不得漏傳、誤傳、延誤。辦理和傳閱的文件不得滯留，傳閱類文件不得超過(guò)2天，辦理類文件不得超過(guò)1周。辦理周期較長(zhǎng)的，文件材料應(yīng)先行歸檔，辦理過(guò)程中使用復(fù)印件。（四）催辦。辦公室（綜合處）應(yīng)嚴(yán)格文件傳閱催辦手續(xù)，及時(shí)了解掌握公文的辦理進(jìn)展情況，督促承辦處室、單位按期傳閱、辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當(dāng)由專人負(fù)責(zé)催辦。避免漏傳、誤傳和延誤。（五）清退。承辦（傳閱）處室、單位按照辦理程序辦理后，應(yīng)按照要求及時(shí)將公文退還辦公室（綜合處）文件管理人員，清退時(shí)必須直接與管理人員核實(shí)文件名稱、份數(shù)無(wú)誤后，簽字認(rèn)可。第十七條

發(fā)文辦理包括擬稿、核稿、簽發(fā)、傳遞、歸檔等環(huán)節(jié)，主要程序有：（一）擬稿1.起草文件要深入調(diào)查研究，充分進(jìn)行論證，廣泛聽取意見，全面準(zhǔn)確地反映客觀情況，符合國(guó)家法律法規(guī)和黨的路線方針政策，完整準(zhǔn)確地體現(xiàn)工作意圖。文種正確，格式規(guī)范。一切從實(shí)際出發(fā)，分析問(wèn)題實(shí)事求是，所提政策措施和辦法切實(shí)可行，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。內(nèi)容簡(jiǎn)潔，主題突出，觀點(diǎn)鮮明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確，文字精練。時(shí)間、地點(diǎn)、數(shù)據(jù)、引文都要準(zhǔn)確。2.起草文件要用廳（局）發(fā)文稿紙。擬稿人應(yīng)注明處室名稱、姓名和日期。（二）核稿1.凡處室、單位代廳（局）起草的文件，首先由處室、單位負(fù)責(zé)人嚴(yán)格把關(guān)，審核簽名后，送辦公室（綜合處）有關(guān)負(fù)責(zé)人核稿。2.辦公室（綜合處）有關(guān)負(fù)責(zé)人復(fù)核簽署意見后，送廳（局）領(lǐng)導(dǎo)審簽。3.經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿，應(yīng)當(dāng)退回起草處室、單位并說(shuō)明理由；符合發(fā)文條件但內(nèi)容需作進(jìn)一步研究和修改的，由起草處室、單位修改后重新報(bào)送。（三）簽發(fā)1.廳（局）公文應(yīng)當(dāng)按審批權(quán)限和職責(zé)分工由廳（局）長(zhǎng)、副廳（局）長(zhǎng)審批簽發(fā)。重要公文和上行文由廳長(zhǎng)簽發(fā)。簽發(fā)人簽發(fā)公文，應(yīng)當(dāng)簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。2.聯(lián)合行文由廳（局）主辦的，按程序廳（局）領(lǐng)導(dǎo)先審簽，然后會(huì)簽。外單位主辦需廳（局）會(huì)簽的，由廳（局）有關(guān)處室負(fù)責(zé)核稿，再由辦公室（綜合處）復(fù)核后送廳（局）領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。3.廳（局）領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，由發(fā)文處室、單位到辦公室（綜合處）統(tǒng)一編號(hào)、印刷、用印。（四）分發(fā)發(fā)文處室將文件按要求裝訂封裝后，送辦公室（綜合處）交換和郵寄。發(fā)文處室要嚴(yán)格按照發(fā)送范圍、數(shù)量分發(fā)，防止漏發(fā)誤發(fā)。交換的文件，發(fā)文處室應(yīng)在文件左上方或信封上注明需交換的單位名