文書檔案整理的具體方法

文書檔案整理的具體方法1收集文件材料的收集對象：反映本單位主要職能活動的，應該立卷歸檔的文件材料，包括收、發(fā)文件、內部文件、電報、各種會議文件（包括會議記錄），領導人講話稿，電話記錄、出版物原稿（附原本），各種統(tǒng)計表、照片、錄音、錄像帶等文件材料。第一類：收來文件，指本機關收到的從外機關發(fā)送來，通常又叫收文。第二類：對外文件，指的是本機關(或本部門)對外發(fā)出的文件，通常又叫發(fā)文。第三類：內部文件，指的是本機關擬制的，并且是在本機關內部使用的文件。如：“白頭文件”：（1）會議文件，包括本機關召開各種會議文件材料，包括黨組(黨委)會議、行政領導辦公會、全局性工作會議、專業(yè)會議以及外出參加針對本機關主管業(yè)務的會議，領導外出開會帶回的會議文件材料。（2）本機關擬寫的各項工作計劃、總結、報告、調查、統(tǒng)計、預算、決算報告、財務交接單，本單位制定的規(guī)章制度、以及下級機關報送的各項工作計劃、總結及各種文件材料。（3）合同、協(xié)議、出版物原稿（附原本）（4）重要的來信來訪、領導人批示、領導在公務活動形成的重要信件、電報。（5）會議記錄、會議紀要(包括黨組和行政會議)（6）本機關擬寫的組織沿革、大事記、年鑒、重要的活動剪報等。2分年度按文件所形成的年度歸檔，不同的年度的文件一般不得放在一起歸檔，但跨年度的請示與批復放在復文年歸檔，沒有復文的放在請示年歸檔。3確定歸檔范圍（1）、文件材料歸檔范圍（2）、不歸檔的文件材料的范圍不歸檔范圍文件材料主要有兩部分：一是沒有查考價值的文件;二是重復性文件。4分類（歸檔方法）第一種方法：直接分保管期限。這種方法適用范圍比較廣，絕大多數(shù)單位只要按保管期限來分就可以了，每年編一個流水號。第二種方法：在同一個年度內根據(jù)機關單位機構設置、職責分工、文件的數(shù)量等情況編制分類方案，將文件按分類方案進行立卷，一般采用年度—組織機構（或問題），這種方法對文件資料比較多的單位適用，如區(qū)委辦、政府辦等單位。5立卷（整理成件）在立卷歸檔工作中應注意問題：（1）本單位形成的文件材料是立卷歸檔的重點。（2）立卷歸檔中，不僅要注意收集以紙張為載體的文件材料，還要注意其它載體的文件材料，如反映工作活動的照片、錄音帶、錄像帶、計算機盤片等。（3）要保證文件材料的齊全完整。①正件與附件要齊全完整。文件的正件與附件是具有同等效力，所以凡是有附件的文件，一定要保證正件、附件的齊全完整。②文件的正本與定稿要齊全完整。在歸檔本單位的正式對外發(fā)文時，除了要收集正本即打印本外，還要把定稿即經(jīng)過領導審核簽發(fā)的底稿與文件簽發(fā)單，同時與正本一并收集歸檔。③同一問題的請示、批復要齊全完整。屬同一問題的請示、批復，在歸檔時應齊全完整，不能“分家”，要一并歸檔組卷。（有請示不一定有批復，但有批復就一定要有請示。）（4）、要加強“帳外”文件和業(yè)務文件的歸檔?！皫ね狻蔽募?，是指沒有經(jīng)過收發(fā)登記的文件，是無據(jù)可查的文件，主要包括：領導外出開會、檢查工作帶回的重要的文件材料；機關內部形成的規(guī)章制度、計劃、總結、各種會議記錄等內部文件；各種合同、協(xié)議、簡報、刊物、調研材料、基本數(shù)字統(tǒng)計報表；重要會議或重要活動向新聞媒體發(fā)出的新聞稿；有些不經(jīng)過收發(fā)、卻是本單位業(yè)務活動，直接由單位領導“親啟”的文件材料等。6分保管期限按照國家新的規(guī)定，2006年起的文書檔案的保管期限劃分為永久、定期(分30、10年)兩種。（1）永久、凡是反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的，對本單位、國家建設和歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。（2）定期、凡是反映本單位一般工作活動，在一定時間內對本單位工作有查考利用價值的文件材料，列為定期保管。在定期保管期限內，根據(jù)利用價值可分為30、10年保存。（注意：2006年前的文書檔案的保管期限仍劃分為永久、長期、短期三種，其中長期為16-50年、短期為15年以下。）7文件排列應按其相互之間的聯(lián)系，有條理地進行排列。（1）第一種方法：按時間先后排列，文件落款時間就是歸檔時間，按文件落款時間先后排列。會議文件、統(tǒng)計報表、簡報、刊物、非訴訟性案件材料等成套性文件可以集中排列。（2）第二方法：按上下級關系排列，從大到小順序排列，先排上級機關從國家級—自治區(qū)級—市級—本級—下級機關。在排列各級機關文件時，大家可以先排有文號的文件，在同一文號下，按文號先后順序排列，然后再排白頭文件，對那些白頭文件可以按時間先后排列。8裝訂(1)按件裝訂：一般以每份文件為一件。正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發(fā)文前，被轉發(fā)文在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。發(fā)文裝訂順序：正文—領導簽發(fā)單—底稿；來文裝訂順序：來文—單位處理簽（有領導重要批示才存，只是傳閱簽名的不存。）(2)去除金屬釘，換不銹鋼釘。9編號歸檔文件應依排列次序逐件編號。在文件首頁右