如何召開體系審核首末次會議

如何召開體系審核首次會議首次會議綱要

首次會議由審核組長主持。

1．簽到與人員介紹

大家早上好!

公司內(nèi)部管理體系審核首次會議現(xiàn)在開始。

請到會的人員在簽到單上簽到。

這是公司的第一次管理體系審核。現(xiàn)在我介紹一下審核小組成員及其分工。

（如是外審，還需請受審核方總經(jīng)理或授權(quán)人介紹公司主要管理人員）。

2．確認(rèn)本次審核的目的和范圍

審核目的：評價公司建立的管理體系是否符合ISO9001（ISO/TS16949）/ISO14001/OHSAS18001標(biāo)準(zhǔn)的要求，是否具備認(rèn)證、注冊條件。

審核范圍：公司所有部門（過程）。

3．確認(rèn)審核準(zhǔn)則

審核準(zhǔn)則：ISO9001（ISO/TS16949）/ISO14001/OHSAS18001標(biāo)準(zhǔn)；管理手冊、程序文件等管理體系文件；適用的法律法規(guī)及其他要求。

4．確認(rèn)審核實(shí)施計劃

現(xiàn)場審核實(shí)施計劃已經(jīng)下發(fā)給各位，請問有無變動或其他問題？希望受審核部門主要負(fù)責(zé)人在計劃的時間里在場等待。

（如是外審，還需請受審核方管理者代表簡介企業(yè)管理體系建立與運(yùn)行情況（掌握在10分鐘內(nèi)））。

5．審核方法和程序介紹

（1）基本方法：抽樣。有一定的風(fēng)險和局限，審核只能觀察樣本。審核員盡可能作到抽樣的代表性、公正性、客觀性以減少風(fēng)險。審核中不提供咨詢，但可對工作的改進(jìn)與發(fā)展提出建議。

1)對質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全方針、目標(biāo)的審核，將在部門內(nèi)部或生產(chǎn)現(xiàn)場抽一部分人員詢問。

2)在部門內(nèi)抽部分人員詢問其職責(zé)。

3)根據(jù)要求及記錄重要性抽3～12份記錄。

4)對種類標(biāo)識按使用情況，在現(xiàn)場進(jìn)行抽查。

（2）審核方式：按部門進(jìn)行審核（對于ISO/TS16949，按過程進(jìn)行審核）。

（3）審核員工作方法：采用提問、觀察、查閱記錄、現(xiàn)場確認(rèn)等方法。

（4）對審核中發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)將開列不符合報告，并要求受審核部門確認(rèn)不符合事實(shí)和提出糾正措施計劃。

不符合的類型：

1）嚴(yán)重不符合。出現(xiàn)下列情況之一，原則上可構(gòu)成嚴(yán)重不符合項(xiàng)

①體系出現(xiàn)系統(tǒng)性失效。如某個要素或某個關(guān)鍵過程在多個部門重復(fù)出現(xiàn)失效現(xiàn)象。例如，在多個部門或多個活動現(xiàn)場均發(fā)現(xiàn)有不同版本的文件同時使用，這說明整個系統(tǒng)文件管理失控。

②體系運(yùn)行區(qū)域性失效（可能由多個輕微不符合組成）。如某一部門或場所的全面失效現(xiàn)象。

③可能產(chǎn)生嚴(yán)重的后果。如可能產(chǎn)生嚴(yán)重質(zhì)量故事/嚴(yán)重環(huán)境污染/嚴(yán)重的職業(yè)健康安全危害；可能導(dǎo)致不合格品裝運(yùn)；可能導(dǎo)致產(chǎn)品或服務(wù)失效或預(yù)期的使用性能嚴(yán)重降低；可能嚴(yán)重降低對產(chǎn)品和過程的控制能力。

④組織違反法律法規(guī)或其他要求的行為較嚴(yán)重。

⑤目標(biāo)指標(biāo)未實(shí)現(xiàn)，且沒有采取必要的措施。

2）輕微不符合。出現(xiàn)下列情況之一，原則上可構(gòu)成輕微不符合項(xiàng)：

①對滿足管理體系過程或體系文件的要求而言，是個別的、偶然的、性質(zhì)輕微的不符合。

②對所審核范圍的體系而言，是個次要的問題。③不太可能導(dǎo)致出現(xiàn)下列結(jié)果的不合格：

——體系失效；

——降低對過程的控制能力；

——不合格產(chǎn)品可能被裝運(yùn)。

（5）本次審核是公司管理體系建立以來進(jìn)行的第一次全面的、系統(tǒng)的審核，目的在發(fā)現(xiàn)問題，因而希望名部門主管及有關(guān)人員積極配合，客觀在回答審核中的問題，并正確對待不符合項(xiàng)I承認(rèn)有疏忽的地方）。（11）受審核主領(lǐng)導(dǎo)表態(tài)：表示感謝，對審核結(jié)論和糾正措施要求作簡短的表態(tài)，并適當(dāng)說明今后的打算。

（12）審核組長再次表示感謝！宣布末次會議結(jié)束。

解讀首次末次會議如何召開首次會議首次會議是實(shí)施審核的開端，是審核組全體成員與受審核方領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員共同參加的會議。首次會議由審核組組長主持，向受審核方介紹具體內(nèi)容及方法，并協(xié)調(diào)、澄清有關(guān)問題，到會人員要有簽到記錄1、

首次會議應(yīng)起到如下作用（１）

傳達(dá)并落實(shí)審核計劃（２）

簡要介紹審核采用的方法和程序（３）

建立審核組與受審核方之間的正式聯(lián)系（４）

提出并落實(shí)審核的有關(guān)要求（５）

澄清并協(xié)調(diào)有關(guān)審核問題2、

首次會議召開程序（１）

會議開始。參加會議人員簽到，審核組組長宣布會議開始（２）

人員介紹（３）

聲明審核目的和范圍（４）

傳達(dá)審核計劃（５）

聲明審核的原則，強(qiáng)調(diào)公正客觀的立場（６）

簡明澄清有關(guān)問題（７）

落實(shí)后勤安排。必要時，應(yīng)對辦公、交通、就餐等問題出安安排（８）

會議結(jié)束。以審核組組長的致謝詞結(jié)束會議以上介紹的首次會議的作用和召開程序，給您起一個指引性的作用，具體的運(yùn)作方法和技巧還有賴于您往日如開會議的經(jīng)驗(yàn)和方法。如何實(shí)施現(xiàn)場審核首次會議結(jié)束后，即進(jìn)入現(xiàn)場審核階段?，F(xiàn)場審核應(yīng)按計劃安排時行，具體的審核內(nèi)容應(yīng)按準(zhǔn)備好的檢查表進(jìn)行。1、

收集客觀證據(jù)（１）

受審核方人員的面談（２）

查閱文件和記錄（３）

現(xiàn)場觀察和核對（對活動和周圍的工作與條件觀察）（４）

對實(shí)際活動及結(jié)果的驗(yàn)證（５）

數(shù)據(jù)圖表和業(yè)績指標(biāo)的匯總、分析（６）

來自其他方面的報告，如顧客所饋、外部報告和中間商的評價等（７）

相關(guān)抽樣方案的水平和確保對抽樣、測量過程實(shí)施質(zhì)量控制的程序（８）

與職能之間的接口有關(guān)的信息應(yīng)注重收集2、

做好現(xiàn)場審核記錄在提問、驗(yàn)證、觀察中，審核員應(yīng)做好記錄，記下審核中聽到、看到的信息，這些記錄是審核員提出報告的真憑實(shí)據(jù)。3、

評價審核證據(jù)，形成審核發(fā)現(xiàn)（１）

對所收集到的客觀證據(jù)應(yīng)進(jìn)行整理、分析、篩選，在此基礎(chǔ)上得出審核證據(jù)與審核發(fā)現(xiàn)。在審核時，應(yīng)統(tǒng)一審核記錄表格形式，并規(guī)定填寫和保存要求（２）

對所收集的審核證據(jù)，審查組應(yīng)據(jù)據(jù)審核準(zhǔn)則進(jìn)行評價，以形成審核發(fā)現(xiàn)（３）

審核發(fā)現(xiàn)可分為合格項(xiàng)或不合格項(xiàng)，審核組應(yīng)在適當(dāng)?shù)膶徍穗A段對審核發(fā)現(xiàn)進(jìn)行評審，特別是在與受審核方舉行末次會議之前4、

靈活運(yùn)用現(xiàn)場審核策略（１）

操作流程審核策略及選用。操作流程審核策略適用于操作流程性強(qiáng)、確定性強(qiáng)的審核對象。該策略審核思路清晰，方法簡便，容易發(fā)現(xiàn)“接口”問題或“系統(tǒng)失效”。在審核設(shè)計開發(fā)、生產(chǎn)和用務(wù)提供的控制度、內(nèi)部審核等時可采用該策略（２）

組織結(jié)構(gòu)審核策略及選用。當(dāng)審核質(zhì)量方針、質(zhì)量職能的分配與落實(shí)、內(nèi)部溝通、文件控制時可采用該策略（３）

選擇過程審核策略及選用。在進(jìn)行質(zhì)量管理體系審核、休購、顧客滿意調(diào)果、數(shù)據(jù)分析等時經(jīng)常采用該策略（４）

選擇過程審核策略及選用。該策略的適用性與選擇部門審核策略相同（５）

重點(diǎn)發(fā)散審核策略及選取用。在審核數(shù)據(jù)分析、顧客投訴、設(shè)計和開發(fā)更改的控制、不合格品、糾正和預(yù)防措施等時可采用該策略（６）

溯源審核策略及選用。在審核資源管理、管理評審、質(zhì)量目標(biāo)、過程監(jiān)視和測量、過程確認(rèn)、產(chǎn)品的監(jiān)視和測量實(shí)施等時可采用該策略（７）

問題審核策略及選用。在審核不合格品控制、顧客投訴、退貨、顧客滿意等時往往需要運(yùn)用該策略（８）

現(xiàn)場院掃描審核策略及選取用。標(biāo)準(zhǔn)中的一些條款、要求，必須親臨現(xiàn)場觀察才能得出結(jié)論，如產(chǎn)品標(biāo)識和檢驗(yàn)狀態(tài)、工作環(huán)境、在用測量設(shè)備技術(shù)狀態(tài)、設(shè)備操作與維護(hù)、工藝紀(jì)律、貯存、搬運(yùn)、包裝、防護(hù)等。5、

掌握審核基本技巧6、

控制現(xiàn)場審核使其不偏離原定軌道（１）

忠于審核目的。堅(jiān)定地按照計劃安排和檢查清單進(jìn)行，不要因各種二擾而輕易轉(zhuǎn)移審核視線，偏離審核目的（２）

保持審核節(jié)奏。即按計劃有序協(xié)調(diào)地進(jìn)行，服從審核組組長指揮，審核員之間彼此充分溝通、協(xié)調(diào)、互補(bǔ)（３）

召開審核小組會。在末次會議之前應(yīng)召開一次小組會，對審核結(jié)果進(jìn)行歸納、分析，并做出評價，研究末次會議審核組發(fā)言內(nèi)容（４）

控制審核計劃。通常應(yīng)依照審核計劃和檢查表進(jìn)行審核，只有當(dāng)認(rèn)為改變審核計劃可以更好地達(dá)到審核目的時，才可適當(dāng)變更（５）

控制審核進(jìn)行。審核工作應(yīng)按照預(yù)定的時間安排完成，如果出現(xiàn)了不能按預(yù)定時間完成的情況，審核組組長應(yīng)及時做出調(diào)整（６）

審核氣氛。審核組組長應(yīng)時刻注意審核工作的進(jìn)展情況（７）

控制審核范圍。從內(nèi)部審核的目的出發(fā)，審核中常有擴(kuò)大審核范圍的情況出現(xiàn)，當(dāng)要改變審核范圍時應(yīng)征得審核組組長的同意，必要時審核員有權(quán)擴(kuò)大抽樣范圍和抽樣數(shù)量（８）

不合格控制。所有的不合格項(xiàng)均應(yīng)報告審核組組長，審核組組長每天都應(yīng)對不合格項(xiàng)進(jìn)行審查（９）

與受審核方溝通。審核期間，審核組組長應(yīng)定期就審核的狀況和任何相關(guān)的問題與受審核方進(jìn)行適當(dāng)?shù)臏贤ǎǎ保埃┢渌刂?。?yīng)注意對客觀證據(jù)的確認(rèn)，不定時復(fù)查；對違反審核經(jīng)律或不利于審核正常進(jìn)行的言行及時糾正；對革些意外情況應(yīng)及時妥善處理總之，現(xiàn)場審核相當(dāng)重要，應(yīng)按照以上方法和要求進(jìn)行有效開展和控制。如何召開末次會議內(nèi)部審核進(jìn)行結(jié)束階段，該準(zhǔn)備召開末次會議了。職業(yè)經(jīng)理人在如開末次時必須掌握以下事項(xiàng)：1、

明確末次會議任務(wù)（１）

向受審核方介紹審核情況，以使他們能夠清楚地了解審核的結(jié)果，并予以確認(rèn)。（２）

報告審核發(fā)現(xiàn)（重點(diǎn)在不合格項(xiàng)）和審核結(jié)論（３）

提出后續(xù)工作要求（糾下措施、跟蹤審核等）（４）

結(jié)束現(xiàn)場審核2、

宣讀末次會議內(nèi)容對受審核方在整個審核期間的合作表示感謝，要真誠具體，但不必聲勢很大，過分熱情。（１）

重申審核目的和范圍?？紤]到參加末次會議的人員不一定以加過首次會議。審核組組長應(yīng)重申一次。（２）

強(qiáng)調(diào)審核的局限性。審核是抽樣進(jìn)行的，存在一定風(fēng)險。但審核組應(yīng)盡量使這種抽樣具有代表性，使審核意見具有公正性。（３）

宣讀不合格項(xiàng)報告（可選擇主要部分）（４）

提出糾下措施要求。審核組向受審核方提出采取糾正措施的要求，包括確定糾正措施的時間，完成糾正措施的期限，驗(yàn)證糾正措施的方法等（５）

宣讀審核意見。審核組組長宣布審核意見，并說明審核報告的發(fā)布時間、方式及其他后續(xù)工作要求（６）

受審核方領(lǐng)導(dǎo)表態(tài)，并對糾正做出承諾（７）

會議結(jié)束，審核方表示謝意3、

末次會議的注意事項(xiàng)（１）

末次會議不僅是第三方審核結(jié)束時的一個重要會議，也是內(nèi)部審核結(jié)束時的一個重要會議，不能省略（２）

末次會議的重點(diǎn)應(yīng)是圍繞著不合格項(xiàng)提出糾正措施及要求（３）

審核結(jié)果、意見涉及到的重要部門和人員應(yīng)到會，以便實(shí)施糾正，所有到會的人員應(yīng)簽到（４）

末次會議的召開時間是在審核計劃中確定的，應(yīng)保持審核風(fēng)格和良好的氛圍（５）

末次會議應(yīng)有會議記錄，并保存，記錄應(yīng)包括到會人員的簽到（６）

有些不合格項(xiàng)的受審核方已在末次會議前采取了糾正措施，經(jīng)審核員驗(yàn)證也較為滿意的