采購部工作流程

第一章貨品采購采購進(jìn)貨流程1、對品種及供應(yīng)商進(jìn)行初步洽談。2、確定進(jìn)貨品種及供應(yīng)商。3、向供貨商索取相關(guān)資質(zhì)文件，轉(zhuǎn)交質(zhì)管部審核。4、協(xié)助質(zhì)管部對供應(yīng)商的業(yè)務(wù)員進(jìn)行合法資格的審查。5、采購合同簽訂。（1）確定采購進(jìn)貨明細(xì)，包括進(jìn)貨品種及數(shù)量，采購計劃報出后的到貨時間；（2）確定相應(yīng)的優(yōu)惠政策；（3）確認(rèn)結(jié)款方式及帶票與否；①帶票月結(jié)②帶票現(xiàn)款③帶票實銷實結(jié)（財務(wù)打款轉(zhuǎn)賬的及時性）6、做出計劃，通知發(fā)貨并跟進(jìn)到貨情況。采購已經(jīng)上報的計劃需保存，留做入庫依據(jù)。二、采購進(jìn)貨分類1、常規(guī)商品進(jìn)貨保證日常銷售采購的商品，對于這類商品的采購流程規(guī)范如下：低于庫存下限品種的收集途徑：采購部自查門店斷貨品種報采購配送中心斷貨報采購部采購品種的篩選，結(jié)合日常門店總銷售量，進(jìn)行采購貨品的確定。采購人員通過電話聯(lián)系或者其他方式直接與廠家訂貨。采購過程中如遇特殊情況需通知門店斷貨原因。2、新品采購新品采購包括：替代品采購、顧客訂購品種采購及常規(guī)新品采購三大類。（1）替代品的采購，功效類似、比現(xiàn)有銷售商品有優(yōu)勢的商品采購。替換商品產(chǎn)生的原因如下：①格過高，貨比三家，處于劣勢。②廠家新品替代老化品種。③毛利低，市場淘汰。（2）顧客訂購品種的采購，顧客必須在門店交訂金，采購部專門為其采購的品種。①采購確定到貨時間，超過約定時間導(dǎo)致門店不能銷售的由采購負(fù)責(zé)。（特殊情況除外）②這類商品采購數(shù)量極少，專訂專銷，采購做好登記，到貨入庫后及時送至訂貨門店。③這類商品不得退貨，到貨后兩個月內(nèi)未售出由店長負(fù)責(zé)（3）常規(guī)新品的引進(jìn)，是為滿足公司發(fā)展的需要引進(jìn)的新品。①結(jié)合本公司實際情況，對現(xiàn)有品類進(jìn)行規(guī)劃，確定新品引進(jìn)。②門店部及采購部每周一次對當(dāng)?shù)厥袌鲞M(jìn)行了解。第二章到貨入庫跟進(jìn)一、落實到貨情況1、查當(dāng)日到貨入庫記錄（1）核對到貨的準(zhǔn)確性，指所到品種與采購計劃的一致性。若廠家發(fā)了未計劃貨品，退單處理。（2）核對到貨入庫正確性，包括廠家、帶票與否及結(jié)款方式等；（3）倉儲部收到貨后嚴(yán)格按照要求驗收，差異必須在到貨的第二個工作日內(nèi)準(zhǔn)確上報采購部。2、審核當(dāng)日入庫人員登記的：新品本、漲價本及效期本。（1）查看到貨新品，跟進(jìn)新品到貨情況。（2）查詢進(jìn)銷存；（3）臨時促銷；要求廠商提前做好方案，與門店部負(fù)責(zé)人溝通。（4）配合廠家統(tǒng)一調(diào)整商品零售價；①廠家必須提供統(tǒng)一的調(diào)價函②下發(fā)通知由門店部具體落實后反饋價格，再進(jìn)行調(diào)整。（5）效期及不動銷退換貨跟進(jìn)退貨及維修一、公司統(tǒng)一要求效期、質(zhì)量問題的退貨1、退貨通知內(nèi)容。①通知退貨的對象（門店、門店經(jīng)理和開單退貨）；②退貨商品明細(xì)；③商品有批號效期的限制④退貨時間段；2、通知途徑。①騰訊通；②手機(jī)短信的方式（騰訊通斷網(wǎng)時）。3、退貨要求：①退貨通知統(tǒng)一由采購部在每個周二、周四十二點前下發(fā)到有關(guān)部門。②采購部在發(fā)退貨通知時，門店必須在規(guī)定的時間內(nèi)嚴(yán)格按照退貨要求完成退貨；④退貨打單員收到退貨后，在供應(yīng)商要求的退貨時間內(nèi)完成，并反饋采購部。二、門店及倉庫自查，發(fā)現(xiàn)效期及質(zhì)量問題的商品，上報采購部，采購部確認(rèn)可以處理的，整理下發(fā)退貨通知。三、配送中心驗收時拒收商品退貨1、破損，批號效期不明商品退貨：2、資質(zhì)不全，不合格商品退貨；3、近效期商品退貨，效期已超過半的商品拒絕收貨；四、返修商品處理1、門店發(fā)現(xiàn)有質(zhì)量問題及顧客返回的商品，先報采購部確認(rèn)處理方式；2、門店憑采購部提供的處理方